Задачи и технология организации закупочной деятельности

Цели и задачи закупок, прежде всего, должны быть направлены на сокращение логистических затрат на оплату ресурсов, их транспортировку, складирование и хранение. Поэтому задачи закупочной деятельности традиционно сводятся к решению следующих основных вопросов:

что закупать?

сколько закупать?

у кого закупать?

на каких условиях закупать?

Закупочная деятельность может решаться эффективно при наличии выбора материальных ресурсов различного качества и цены у различных поставщиков на определенных условиях, включая объемы, сроки и надежность поставок. С учетом условий и возможности выбора параметров закупок закупочная деятельность обычно последовательно охватывает следующие процессы:

определение потребности в запасах и поставках материальных ресурсов;

исследование состояния рынка товарных продавцов с учетом качества и цены сырьевых ресурсов, их территориального расположения и издержек на товародвижение;

выбор наиболее выгодных поставщиков по установленным критериям их оценки;

реализация закупок путем согласования ассортимента, объемов и цены ресурсов, а также стоимости услуг;

сопровождение и контроль осуществления поставок по объемам, срокам и сохранности качества ресурсов;

формирование бюджета закупок, ориентированного на минимальные удельные издержки на товародвижение и достижение конкурентоспособности на насыщенном рынке;

анализ взаимосвязи закупок с производством, складированием, сбытом и транспортировкой.

На первый взгляд содержание закупочной деятельности достаточно простое и состоит в поиске вариантов сочетающих три основные критерии выбора: цена – качество ресурсов – своевременность их поставок. Однако служба материально-технического снабжения в логистической цепи не должна ориентироваться только на собственные интересы работы, так как при этом могут снижаться общие результаты деятельности предприятия в целом. Поэтому особенности закупочной деятельности службы материально-технического снабжения в условиях рынка определяются влиянием ряда системных факторов.

Во-первых, возможна закупка материальных ресурсов по самой низкой на рынке цене. Такие возможности появляются при закупке значительной партии материальных ресурсов с большой оптовой скидкой. Однако при этом накопленные запасы могут быть полностью не востребованы в производственном процессе, что приведет к появлению, так называемых «неликвидов», потерям ресурсов и снижению результатов работы предприятия.

Во-вторых, при организации закупок можно отдать предпочтение качеству материальных ресурсов, особенно если имеет место несущественное различие цены с повышением сортности. Однако известно, что идеальным считается достижение равнопрочности компонентов сложных изделий, поэтому превышение требований к качеству их отдельных элементов далеко не всегда оправдано.

В-третьих, одним из основных требований к системе материально-технического снабжения по праву считается его бесперебойность, отчего нередко наблюдается тенденция к росту размеров создаваемых запасов материальных ресурсов. Однако известно, что наибольшие резервы повышения эффективности логистических систем находятся в возможностях оптимизации размеров запасов, так как содержание излишних запасов вызывает дополнительные затраты на строительство и содержание складов, оплату труда складских работников, освещение и отопление хранилищ.

В-четвертых, эффективным считается оперативность снабжения за счет закупок и поставок ресурсов небольшими партиями "под заказ". Однако при резких колебаниях спроса возможно неоправданное увлечение работников службы материально-технического снабжения технологией «доставка точно в срок», когда за срочность поставок ресурсов приходится существенно доплачивать поставщикам.

В-пятых, экономия на стоимости ресурсов возможна при укрупнении поставок за счет поиска попутных грузов. Однако реализовать процессы совмещения различных партий грузов, поставляемых в один адрес, весьма трудоемко и снабженческие органы различных компаний неохотно идут между собой на такие обоюдно полезные контакты.

В-шестых, в технологическом процессе производства процессы снабжения являются как бы первичными по сравнению с планированием производства и сбытом готовой продукции, что абсолютно справедливо при недостаточно насыщенном рынке. В условиях насыщенного рынка и высокого уровня конкуренции не имеет смысла запускать производство продукции, которая может быть не востребована покупателями. Тем более нецелесообразно закупать ресурсы для производства, когда недостаточно исследован покупательский спрос и предложения потенциальных конкурентов.

Таким образом, в соответствии с тянущим принципом организации производства первичными являются маркетинговые исследования предпочтений покупателей, в соответствии с ними определяется производственная программа, и только тогда возможно объективно оценить потребность организации в материальных ресурсах.

Таким образом, на первом этапе процесса закупочной деятельности (Табл. 11.2) рассчитывается общая потребность и цена требуемых материальных ресурсов. Для этого нужна производственная программа, которая в соответствии с маркетинговым прогнозом определяется на год с учетом вероятного рыночного спроса на продукцию. Учитывается также удельный расход ресурсов, а также с учетом интенсивности рыночного спроса и мощности предприятия выбирается режим работы производственного персонала.

Затем определяются максимальные размеры производственных и технологических запасов, принимается решение о размерах страховых запасов с учетом надежности работы видов транспорта. В результате формируется общая потребность и цена требуемых материальных ресурсов.

На втором этапе проводится маркетинговое исследование товарных рынков в целях выявления продавцов, условия закупок, оплаты ресурсов, а также услуг по выполнению поставок. В результате формируется список потенциальных поставщиков ресурсов, ведутся предварительные переговоры, оценивается информация о наличии у них опыта поставок и надежности поставщиков.

Таблица 11.2.