| Рабочие процедуры | Содержание работ | Ожидаемые результаты |
| 1. Приемка товара. 2. Размещение и укладка грузовых единиц. 3. Организация хранения и освежения запасов. 4. Комплектование отправок. 5. Перемещение товаров внутри склада. 6. Выдача товаров получателям. 7. Складской учет остатков. 8. Инвентаризация имущества на складе. | Проверка соответствия количества, качества и комплектности товара товаросопроводительным документам. Разработка адресной системы, выбор способов укладки. Временное или длительное хранение, периодическое освежение запасов, учет особенностей грузовых мест. Выбор рациональной технологии отбора: ручной, механизированный, кросс-докинг, самообслуживание. Новый товар размещается в зоне длительного хранения, с истекающими сроками - ближе к зоне выдачи. Упаковка, пакетирование, консолидация, уплотнение продукции, оформление документов. Двойной учет на складе и в службах, выявление ошибок и злоупотреблений, остатков товара на складе. Сопоставление фактического нали-чия имущества на складе учетным данным. | Соответствие, недос-тача, издишки, некомп-лект, брак. Стеллажная или штабельная укладка. Учет характера и ценности товаров, спроса и потерь, тех-ники безопасности. Формирование партий товаров по заказам потребителей. Соблюдение сроков годности товаров. Проверка тары и маркировки, коли-чества мест. Оперативный и ана-литический контроль движения продукции. Создание комиссии, выявление потерь и их списание. |
Приемка продукции на складе производится путем сравнения наличия продукции с накладной поставщика, может осуществляться слепая приемка, когда накладная утеряна или отсутствует по другой причине, неполная слепая проверка.
При слепой приемке приходится привлекать товароведа для идентификации товаров, подсчитывать его количество, оформлять акт приемки. При неполной слепой приемке проверяют по накладной только наименование товара, но не его количество. Этот метод применяется при приемке наливных, насыпных и некоторых скоропортящихся товаров (например: овощи навалом, живая рыба), когда при погрузке и в пути следования возможны потери. Работник склада проверяет соответствие товарных наименований накладной, затем производит подсчет количества товара и заносит полученные данные в накладную поставщика.
В случае необходимости проверка количества производится в каждом грузовом месте. При обнаружении недостачи составляется акт о приемке продукции, к котором указывается номер транспортной накладной и счет-фактуры, количество недостающего товара, его общая стоимость, предполагаемые причины недостачи, лица, участвующие в приемке, их подписи и дата составления акта. После обнаружении недостачи и составления акта необходимо уведомить поставщика о результатах приемки.
При выявлении излишков принятой продукции получатель незамедлительно сообщает об этом отправителю (поставщику).
В зависимости от условий, зафиксированных в договоре поставки, приемка продукции по качеству может проводиться с применением частичной или полной выборки товаров.
При обнаружении несоответствия качества поступившей продукции товаросопроводительным документам склад обязан приостановить дальнейшую приемку и составить акт, в котором указывается количество осмотренной продукции и характер выявленных при приемке дефектов. После этого получатель должен уведомить поставщика об обнаружении некачественной продукции, дальнейшая приемка может производиться с участием представителя поставщика, с независимым экспертом либо с получателем в одностороннем порядке.
Размещениетоваров на складе обязательно должно предусматривать адресную систему, когда каждому месту хранения присваивается код (адрес), обозначающий номер склада, номер этажа или зоны, номер стеллажа (штабеля), номер вертикальной секции и номер полки. Адрес товара может иметь 4-5 и более знаков, который указывается в ярлыках, чеках, спецификациях, ведомостях инвентаризации и комплектовочных листах.
Например: адрес А1739 означает А,Б,В - зона хранения (теплый, холодный склад, холодильник); 17 - номер стеллажа; 3 - номер вертикальной секции; 9 - номер полки. Адреса наносят яркой краской на стеллажи или на разметку пола.
Размещение товаров на складе может предусматривать стеллажную или штабельную укладку. Стеллажную укладку применяют для затаренных и штучных товаров. При этом рекомендуется:
тарные места укладывать маркировкой к проходу;
однородные товары укладывать на стеллажи по обе стороны одного прохода, чтобы при укладке и отборе был короче путь работника;
если одной ячейки мало, то товар размещают на стеллаже выше в той же вертикальной секции, чтобы адрес хранения отличался лишь номером полки;
на верхних ярусах стеллажей размещают товары длительного хранения, а также товары, отпускаемые со склада не менее целого грузового места или поддона.
При размещении товаров в помещениях размеры отступов должны составлять: от стен 0,7 м, от приборов отопления - 0,2- 0,5 м, от источников освещения - 0,5 м, от пола - 0,15-0,3 м.
Штабельную укладку применяют для товаров в мешках, кипах, кулях, ящиках, бочках в трех вариантах: прямая или пирамидальная укладка, в перекрестную или обратную клетку. При прямой укладке ящиков и бочек одинакового размера грузовые места ставятся строго и ровно друг на друга.
Пирамидальная укладка предполагает в каждом верхнем ряду на одно место меньше и каждое верхнее место устанавливается на два нижних. В перекрестную клетку укладывают ящики различных размеров, при этом верхние ящики укладывают поперек нижних. В обратную клетку укладывают, как правило, мешки.
При штабелировании пакетов на поддонах их укладывают в прямую кладку до трех ярусов по высоте с уступами и смещением к центру штабеля. Крупногабаритные и тяжеловесные грузы должны укладываться в один ряд на подкладках.
Хранениетоварно-материальных ценностей на складе как правило носит временный характер, так как финансовые средства, вложенные в запасы, не принимают участия в процессе производства и обращения, а снижение размеров запасов материальных средств считается одним из существенных резервов повышения эффективности деятельности предприятий в условиях рыночных отношений.
Исключениями являются функции складов по сглаживанию неравномерности производства и потребления сельскохозяйственной продукции путем сезонной заготовки, хранение в межсезонных период и постепенной выдачи, например. овощей и фруктов в торговую сеть, зерна и подсолнечника для переработки в муку и масло.
Более длительные сроки хранения продукции предусмотрены законодательством для складов государственного или мобилизационного резерва. Так как часть продукции длительного хранения имеет ограниченные сроки годности, то технология складского хранения предусматривает периодическое освежение этих запасов. При освежении запасов вначале закладывается на хранение партия новой продукции и только потом аналогичная партия продукции с истекающими сроками хранения выдается для текущего использования.
Хранение товаров на складе организуется с учетом принципов однородности продукции, влияния размеров и массы грузовых мест, активности потребительского спроса, ценности товаров, сокращения потерь продукции, сохранения жизни и здоровья работников и населения вблизи складов.
Близкие по характеристике товары целесообразно группировать в одной зоне хранения, что способствует сокращению времени на комплектование отправок. Крупногабаритные и тяжелые грузовые места также необходимо хранить в одной зоне, так как для их укладки и выдачи заказчикам требуется специальные приспособления и подъемно-транспортное оборудование. Товары повышенного спроса должны храниться вблизи мест выдачи заказчикам.
Ценные товары, такие как драгоценности, произведения искусства, точные измерительные приборы, дорогие лекарства, а также алкогольные напитки и табачные изделия часто подвергаются хищениям, поэтому их хранение должно осуществляться в отдельных помещениях с сигнализацией, в сейфах с секретными замками, что способствует предупреждению хищений.
Одним из основных условий сокращения потерь товаров на складе является соблюдение режимов хранения: температуры, влажности воздуха и совместимости продукции, а также санитарно-гигиенического состояния складских помещений.
Скоропортящиеся продукты должны храниться в отдельных помещениях, требуют соблюдения температурного режима за счет регулирования отопления и применения холодильного оборудования, проверки сроков годности, регулярного контроля состояния продукции специалистами с необходимым оборудованием и приборами. Режимы влажности и чистоты воздуха поддерживаются специальным оборудованием с использованием вентиляции, а также применением влагопоглощающих веществ. Режим освещения поддерживается необходимых количеством осветительных приборов.
Стекло, хрусталь и фарфор в целях сохранности изделий и их качеств также требуют особых условий хранения и подготовки к транспортировке с применением соответствующей упаковки.
Склады в соответствии с предназначением и особенностями продукции, принятой на ответственное хранение, должны быть оборудованы необходимыми средствами сигнализации и пожаротушения. Работники склада должны быть ознакомлены с правилами обращения с взрывоопасными, легковоспламеняющимися, пожароопасными, ядовитыми веществами, обеспечены средствами защиты и уметь ими пользоваться для защиты своего здоровья и жизни, а также населения вблизи объектов работ.
Требуемое санитарно-гигиеническое состояние складских помещений соблюдается регулярной и тщательной уборкой, дератизацией по истреблению грызунов, дезодорацией по устранению результатов разложения органических веществ, дезинфекцией по уничтожению болезнетворных микроорганизмов, дезинсекцией по борьбе с насекомыми и клещами.
Комплектование отправок заключается в формировании партий товаров по заказам потребителей. На производственных предприятиях по разовым требованиям, по лимитным или заборным картам отбираются, как правило, полуфабрикаты, комплектующие изделия и вспомогательные материалы. В торгово-посреднических фирмах по заказам потребителей разрабатывается комплектовочный лист (маршрутная карта).
Отбор может осуществляться индивидуально по отдельным заказам или же комплексно, то есть укомплектование одновременно нескольких заказов. Применяются несколько технологий комплектования отправок:
схема комплектации "человек к товару", когда комплектовщик перемещается между адресами отбора, или "товар к человеку" при полной автоматизации процессов укладки и отбора товаров;
механизированный отбор предусматривает использование подъемно-транспортного оборудования для комплектации крупных отправок товаров на поддонах, что характерно для распределительных центров;
ручной отбор применяется при отпуске небольшого количества товаров с их укладкой на тележки и доставкой на участок комплектации;
технология переотправки (кросс-докинг) или перемещения через зону хранения (9, с. 210) состоит в том, что после поступления товаров на склад, например по железной дороге, они без раскладки и хранения сортируются, грузятся в транспортные средства, например в автомобили, и отправляются заказчикам. Такая технология наиболее прогрессивна, но требует четкого согласования всех бизнес-процессов;
индивидуальный отбор товара для каждого заказа одним комплектовщиком или комплексная отборка товара одного заказа несколькими комплектовщиками в разных секторах склада;
объединение зоны приемки и отпуска товара, что приводит к экономии площади склада, но затрудняет работу персонала;
технология самообслуживания, когда покупатели самостоятельно отбирают необходимые товары и предъявляют их для проверки и оплаты.
Перемещение товаров внутри склада связано, прежде всего, с соблюдением сроков их годности, так как прибывающие партии товара размещаются в зоне длительного хранения, а с истекающими сроками хранения подлежат перемещению ближе к зоне комплектования. На практике нередко на стеллажах или в штабелях крупными цифрами отмечаются даты поступления каждой крупной партии товаров.
Выдача товаров потребителям сочетается с их подготовкой к транспортировке и может включать:
упаковку в древесину, бумагу, картон, пластику, стружку, вату, ткань, пенопласт;
обандероливание как обертывание упакованного груза или неупакованной штучной продукции бумажной лентой;
пакетирование грузовых единиц с помощью пакетоформирующих машин (палетайзеров) или путем укладки тарно-штучных грузов (мешков, ящиков, коробок) на поддон;
разборку негабаритных и тяжеловесных грузов путем снятия агрегатов и отдельных узлов, выступающих за допустимые транспортные габариты;
консолидации нескольких мелких отправок в один адрес в одну партию, соответствующую грузоподъемности транспортного средства;
уплотнение продукции, например бумажной макулатуры, для сокращения объема и придания грузовой единице окончательной формы и размера, удобного для грузообработки.
Подготовленная к транспортировке партия грузов проверяется путем наружного осмотра тары и маркировки, подсчета количества отгружаемой продукции (массы, количества мест), загружается в транспортные средства и закрепляется с соблюдением правил техники безопасности. Оформляются необходимые документы (транспортная накладная. счет-фактура, отгрузочная спецификация, упаковочный лист, приемосдаточный акт, сертификат качества, технический паспорт, инструкция по установке и использованию по назначению).
Учетдвижения товаров на складе осуществляется материально ответственным лицом на основании первичных документов по приходу и выдаче товарно-материальных ценностей. Такой учет носит оперативный характер и позволяет на любой фиксированный период времени определить остаток продукции на складе.
Кроме того, в службах снабжения и сбыта предприятия или в коммерческом (финансовом) отделе торговой фирмы ведется аналитический учет фактического наличия продукции на складе по всей номенклатуре, а также определяется динамика изменений спроса и прогнозируются объемы грузооборота склада на будущие периоды.
Двойной учет движения товаров на складе производится по одним и тем же приходно-расходным документам, которые со склада передаются в службы предприятия с отметками материально ответственного лица о приеме или выдаче товарно-материальных ценностей, что позволяет своевременно выявить ошибки в учете и исключать злоупотребления. При внедрении автоматизированной системы учета наличия и движения товарно-материальных ценностей формируется единая информационная база данных, резко сокращается трудоемкость работ по учету.
Кроме документального учета на основании проводки документов ведется периодическая проверка фактического состояния запасов на складе, которая носит характер инвентаризации.
Инвентаризация проводится в целях сопоставления наличия фактического имущества на складе учетным данным. Различают периодическую сплошную инвентаризацию с приостановлением работы склада, а также выборочную (непрерывную) проверку, когда блокируются только те ячейки (стеллажи), которые подлежат проверке по графику.
Правила проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей регламентированы "Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств" Министерства финансов РФ от 13 июня 1995 года с уточнениями от 8 ноября 2010 года.
Инвентаризация обязательна перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при смене материально-ответственных лиц, при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей, в случае стихийных бедствий, пожара, аварий и других чрезвычайных ситуаций.
Для проведения инвентаризаций создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, ее состав утверждает руководитель предприятия. Сведения о фактическом наличии имущества заносятся в инвентаризационные описи или акты, которые подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица.
Нередко руководство предприятия вынуждено принимать решение о сокращении расходов на контроль товарно-материальных ценностей различной стоимости, так как контроль наличия дешевых товаров обходится дороже, чем их стоимость. Поэтому данные о наличии малоценных товаров, например канцелярских кнопок, болтов или шайб, принимаются на веру записям по карточкам учета.
В процессе хранения товарно-материальных ценностей на складе, подготовки их к отпуску и выполнения других операций могут возникать потери, которые не превышают норм естественной убыли и учитываются отдельной строкой, своевременно списываются при контроле остатков товаров. Недопустимые потери товаров в результате порчи, боя, лома, хищений или неудовлетворительных условий хранения подлежат списанию по актам после административного расследования причин и наказания виновных.
Вопросы для контроля знаний:
1. Предназначение складов.
2. Состав складского хозяйства.
3. Классификация складов.
4. Общие требования к складам.
5. Правила приемки грузов.
6. Дополнительные требования к складам.
7. Укладка грузовых единиц.
8. Размещение товаров на складе.
9. Технология складской деятельности.
10. Порядок проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей.
