Розділ 2. Короткий опис електронних таблиць Excel

 

Електронні таблиці в більшості випадків застосовуються для автоматизації рутинних операцій. На відміну від текстових редакторів і програм для Інтернету, вони мало схильні до доробок. Тому користувач завжди може розраховувати на те, що, освоївши будь-яку версію електронної таблиці, йому не потрібно буде перенавчатися знову, коли на комп'ютері з'явиться інша аналогічна програма.

Запуск програми Excel

При інсталяції пакету програм Microsoft Office ярлики програм, які його становлять, розміщуються як в Меню „Пуск” Windows, так і можуть розміщуватися безпосередньо на Робочому столі. Тому запуск програми Excel може здійснюватися двома способами:

· шляхом подвійного натиснення на ярлик , у випадку, якщо він знаходиться на Робочому столі;

· через вибір потрібної програми в Меню „Пуск”, як це показано на Рис.5.

 

Рис.5. Шлях запуску програми Excel через меню „Пуск”

Загальний вид вікна Excel

Після запуску Excel на екрані відкривається його вікно, зовнішній вигляд якого надано на рис. 6.

Самий верхній рядок вікна інформує про те, що створена нова книга Microsoft Excel (нова електронна таблиця) – Книга1. Після збереження файлу з таблицею в цьому рядку буде представлена назва, яку користувач дасть своєму файлу в процесі збереження. Якщо відкрити файл з якою-небудь раніше створеною таблицею, в рядку буде назва файлу, наприклад Мій файл-xls. Розширення „xls” указує, що це файл електронної таблиці, створеною програмою Excel.

Нижче за заголовок знаходиться рядок з назвами меню. Кожне меню об'єднує команди, згруповані за будь-яких загальних ознаках: Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Сервис, Данные, Окно, Справка. Натиснення мишею на імені меню розкриває вікно із списком команд, причому жирно виокремлені тільки ті команди, які доступні (тобто які можуть бути виконані) в даний момент часу. Біля ряду команд зліва від імені є значки, які також можуть бути знайдені в різних Панелях інструментів.

При повсякденній роботі з Excel можна помітити, що перелік доступних команд в меню непостійний. Це результат дії сервісної функції Excel, яка дозволяє бачити тільки ті команди, які частіше за все використовуються. Для відображення всіх доступних команд в меню слід натиснути мишею на значку , який знаходиться внизу вікна меню.

 

Рис. 6 Зовнішній вигляд вікна Excel

 

Праворуч від назв багатьох команд є значок , який означає, що при наведенні покажчика миші на цей пункт відкривається підміню, де перераховані різні варіанти даної команди.

Нижче за рядок головного меню програми Excel розташовані Панелі інструментів, на яких знаходяться екранні кнопки-піктограми, що ілюструють виконувані ними команди. Всі кнопки-піктограми на панелях інструментів дублюють аналогічні команди в меню. Опис основних Панелей інструментів і команд, які їх становлять, буде наведений далі.

На рис. 6 видно, що майже весь простір екрану розкреслений тонкими лініями на прямокутники – це робочий простір Excel, який називається „Рабочим листом”. Тут можна проводити обчислення, створювати графіки і малюнки.

Панелі інструментів

Панелі інструментів служать для зручності вживання команд, що викликаються найбільш часто. Користувач може управляти кількістю відображених панелей інструментів для збільшення ефективності роботи. Для входу в меню управління панелями інструментів слід натиснути правою кнопкою миші в області якої-небудь панелі інструментів. В меню, що з'явилося, відображені у даний момент панелі інструментів помічені прапорцями. У більшості випадків для повсякденної роботи рекомендується залишати настройку панелей за умовчанням, коли відображаються Панелі інструментів Стандартна і Форматування. Далі детально розглянуті команди, що відносяться до цих двох Панелей інструментів.

Програма Excel залежно від виконуваних в даний момент операцій може автоматично відкривати додаткові панелі інструментів.

Число кнопок на будь-якій панелі інструментів можна міняти, натиснувши мишею на значку . В цьому випадку з'являється продовження відповідної панелі інструментів, де розташовуються кнопки-піктограми, що використовуються рідко. Якщо підвести покажчик миші до відповідної кнопки-піктограми і натиснути на ній, то вона з'явиться у відповідній Панелі інструментів.

Команди Панелі инструментів „Стандартная”

На Панелі інструментів „Стандартная” (рис.7) зібрані кнопки-піктограми, які управляють командами, що використовуються найбільш часто. Більшість малюнків на кнопках-піктограмах ілюструє дії, які виконуються тією або іншою командою. Далі стисло описуються команди, для яких встановлені кнопки-піктограми за умовчанням. Про властивості решти команд можна дізнатися в довідковій системі Excel, яка викликається натисненням клавіші F1 або з меню Довідка.

 

 

Рис.7. Панель інструментів „Стандартная”

 

При роботі з Excel команди, що використовуються часто, можна викликати за допомогою клавіш швидкого доступу (клавіш, за допомогою яких у будь-який момент, коли ви працюєте з програмою, можна викликати приписані їм команди). Підказка про клавіші швидкого доступу в меню указується праворуч від назви команди. Знак + в цих командах означає, що ці клавіші необхідно натискувати одночасно.

На цій сторінці клавіші швидкого доступу указуються в дужках поряд із зображенням кнопки-піктограми відповідної команди.

Створити (Ctrl + N) ‑ здійснює створення нового документа з „порожньою” електронною таблицею.

Відкрити (Ctrl + О) - команда служить для відкриття документа, який збережений раніше. Для його пошуку у файловій системі відкривається вікно Провідника, в якому необхідно знайти потрібний користувачу файл.

Зберегти (Ctrl + S) ‑ для збереження поточної електронної таблиці (з якою в даний момент працює користувач) на вінчестері або гнучкому диску натисніть на цій кнопці-піктограмі. Якщо таблиця записується на вінчестер вперше, відкриється вікно, в якому необхідно ввести ім'я файлу або згодитися з пропозицією зберегти файл під ім'ям „Книга1”, вказаним за умовчанням в рядку Ім'я файлу.

Повідомлення ‑ команда, за допомогою якої запускається алгоритм передачі поточної електронної таблиці по електронній пошті. Користувачу необхідно просто виконувати вказівки, що з'являються на екрані. Необхідно також мати на увазі, що:

· для передачі файлу з таблицею по електронній пошті у користувача повинно бути активовано з'єднання з Інтернет;

· передача здійснюється тільки на адреси, доступ до яких здійснюється з використанням стандартних поштових програм Microsoft.

Друк (Ctrl + Р) – за цією командою на принтері роздруковується поточний аркуш електронної таблиці в тому вигляді, як це встановлено за умовчанням у настройках принтера. Оскільки завдання на принтер пересилається негайно, без можливості вплинути на параметри друку, краще користуватися командою Друк, доступною в меню Файл. В цьому випадку в діалоговому вікні можна встановити параметри.

Попередній перегляд - дозволяє проглядати зовнішній вигляд таблиці в тому вигляді, як вона виглядатиме після друку.

Перевірка орфографії (F7) ‑ за допомогою цієї команди можна перевірити орфографію і позбавитися помилки в тексті.

Вирізати (Ctrl + X), Вставити (Ctrl + V), i Копіювати (Ctrl + С) ‑ ці три команди працюють з буфером обміну Windows і дозволяють скопіювати або вирізати будь-який об'єкт і вставити його як в інше місце таблиці, так і в інший додаток, наприклад в Word.

Формат за зразком ‑ команда, яка дозволяє відформувати вміст будь-яких комірок у форматі, заданому в зразковій комірці, що використовується. Щоб скористатися цією командою, необхідно навести курсор на ту комірку, в якій вміст відформатовано так, як вам потрібно, а потім мишею виділити ті комірки, вміст яких потрібно відформотувати.

Відмінити (Ctrl + Z) ‑ команда дозволяє відмінити помилково проведені дії (у тому числі і декілька дій, виконаних підряд).

Повернути ‑ повертає ті операції, які користувач випадково відмінив.

Додавання гіперпосилання (Ctrl + K) ‑ за допомогою цієї команди створюється зв’язок (гіперпосилання) між коміркою і будь-яким об'єктом, що знаходиться як в середині книги Excel, з якою ви працюєте, так і у зовнішньому файлі, який може містити діаграму, таблицю або інші необхідні елементи. Гіперпосилання також може вказувати на документ, розташований на веб-сайті / мережі Інтернет.

Автосума ‑ дана команда дозволяє спростити підсумовування вмісту групи комірок.

Сортування за збільшенням ‑ команда дозволяє провести сортування даних в стовпці або рядку електронної таблиці. Аналогічно діє команда Сортування по убуванню.

Майстер діаграм ‑ виклик діалогового вікна Майстра діаграм, який дозволяє без особливих зусиль створити діаграму.

Малювання ‑ дана команда викликає Панель інструментів Малювання, яка розташовується внизу вікна. За допомогою кнопок, розташованих на ній, можна прикрасити документ малюнками.

Масштаб ‑ це меню використовується для зміни видимих розмірів комірок, наприклад, щоб не напружувати зір або побачити повністю всю таблицю. Зміна масштабу документа корисна, коли не всі стовпці або рядки документу видні на екрані.

Довідка по Microsoft Excel ‑ ця команда викликає довідкову систему по Microsoft Excel, дублюючи клавішу F1.

Команди Панелі інструментів „Форматирование”

На Панелі інструментів „Форматирование” (рис.8) зібрані найуживаніші команди, які дозволяють надати електронним таблицям Excel необхідну форму і зовнішній вигляд. Крім того, можна оформити таблиці таким чином, щоб інформація могла легко сприйматися користувачем, наприклад, виділивши їх за допомогою кольорових ліній або груп комірок, що відформували.

 

 

Рис.8. Панель інструментів „Форматирование”

 

Шрифт і Розмір ‑ два меню які дозволяють встановити назву і розмір шрифту. Звичайно різні шрифти використовують, коли вимагається сформувати документ для друку. В решті випадків можна застосовувати шрифт, встановлений за умовчанням, крім випадків, коли така зміна необхідна для зорового виокремлення окремої інформації, що становить вміст таблиць, або для виокремлення різних заголовків.

Напівжирний (Ctrl + В), курсив (Ctrl + І) і підкреслений (Ctrl + U) ‑ за допомогою цих команд надають особливе оформлення тексту, наприклад, щоб виділити слово, число або всю комірку. Часто напівжирним шрифтом виділяють шапки таблиць, а курсивом - коментарі.

По лівому краю, по центру, по правому краю ‑ ця група команд потрібна для розміщення тексту усередині комірок. Часто ці команди служать для форматування вмісту комірок з числами щодо комірок з текстом, оскільки за умовчанням текст розташовується по лівому краю комірки, а числа ‑ по правому.

Об'єднати і помістити в центрі ‑ команда дозволяє об'єднати декілька суміжних комірок для створення красивих заголовків таблиць або комірок, які займають декілька стовпців.

Грошовий формат, Процентний формат, Формат з роздільниками ‑ ці команди використовуються тоді, коли в комірках представлені не просто цифри, а гроші і відсотки. Вони не тільки перетворюють значення в комірці, але і додають символ відсотків або грошової одиниці.

Збільшити розрядність, зменшити розрядність ‑ ці команди управляють числом відображених після коми десяткових знаків. При цьому вміст в комірці, що форматується, не міняється.

Зменшити відступ, Збільшити відступ ‑ за допомогою цих команд управляють відступом від початку в першому рядку абзаців в тексті. Ці команди часто використовуються, оскільки клавіша табуляції Tab служить в Excel для переходу до іншої комірки.

Межі ‑ одна з команд, що використовуються, для малювання рамок навкруги таблиць. У підміню можна вибрати потрібний варіант малювання.

Колір заливки ‑ команда дозволяє встановити в комірках кольоровий фон. Наприклад, можна виділяти комірки з формулами, які не вимагають ручного введення даних, щоб уникнути порушення структури таблиці.

Колір шрифту ‑ ця команда використовується для виокремлення тексту в комірках. В меню, що розкривається, можна вибрати бажаний колір.

Користувач може самостійно додавати або прибирати кнопки-піктограми з командами і формувати свої особисті Панелі інструментів. Для цього необхідно натиснути правою кнопкою миші на області Панелей інструментів і у вікні, що з'явилося, вибрати пункт „Настройка”. Після чого відкриється вікно настройки Панелей інструментів (рис.9), в якому необхідно вибрати закладку „Команды”. Потім необхідно просто перетягувати вибрані кнопки-піктограми мишею на Панель інструментів.

 

Рис. 9. Вікно настройки Панелей інструментів

Робочий аркуш Excel

Для того, щоб можна було визначити адресу комірки, „Рабочий лист” оточений смугами з цифрами і буквами. Адреса будь-якої комірки складається з буквеного позначення стовпця і номера рядка, на перетині яких вона знаходиться. Наприклад, А1, С12 і т. д.

Користувач може спеціально виокремити робочу область. Для цього, після введення первинного масиву інформації і формування таблиці, необхідно увійти до режиму Попереднього перегляду (рис.10) і вибрати у верхній частині екрану пункт Розмітка екрану, після чого робоча область залишиться виокремленою білим кольором, а решта буде забарвлена в сірий колір.

 

 

Рис. 10. Вікно попереднього перегляду Excel

 

Межі робочої області будуть відзначені синьою лінією (рис.11).

Рис. 11. „Рабочий лист” Excel в режимі Розмітки сторінки

 

У тих випадках, коли необхідно збільшити розміри робочої таблиці (додати нові рядки або колонки), необхідно навести маркер миші на синю смугу межі робочої області і перетягнути її на потрібну кількість рядків або стовпців. Так можна встановити бажаний розмір таблиці.

За умовчанням, при створенні нової електронної таблиці Excel формує не один „Рабочий лист”, а три, і всі вони називаються книгою Excel. Назви цих „Рабочих листов” можна знайти у лівому нижньому кутку екрану (рис. 12). За умовчанням вони називаються „Лист 1, Лист 2, Лист 3”. Ярлик активного в даний час „Рабочего листа” забарвлений в білий колір, ярлики інших – в сірий колір.

 

 

 

Рис. 12. Область управління „Рабочими листами”

 

Користувач може змінювати назви „Рабочих листов”. Для цього необхідно натиснути правою кнопкою миші на ярлику листа і в меню (рис. 13), що відкрилося, вибрати пункт „Переименовать”.

 

 

Рис. 13. Меню управління „Робочими листами”

 

Для виокремлення на „Рабочем столе” суміжних коміркок необхідно натиснути лівою кнопкою миші на першій комірці діапазону і, не відпускаючи, переміщати покажчик миші, виокремлюючи необхідні комірки. Якщо необхідно виокремити декілька окремо розташованих діапазонів комірок, то при їх виокремленні необхідно тримати натисненою клавишу Ctrl (рис.14).

 

Рис. 14. Виокремлення груп комірок

 

Рядок формул

Коли користувач натискує клавіші на клавіатурі, всі символи, що вводяться, з'являються в комірці, яка в даний момент активна - виокремлено рамкою. Одночасно ці ж символи з'являються в полі, розташованому в рядку, що знаходиться над ”Рабочим листом”, - в Рядку формул.

Excel розрізняє, коли вводиться текст, а коли цифри. Текст відцентровано за лівим краєм комірки, а число – за правим (рис.15).

Рис. 15. Введення тексту і числа в комірку

Що стосується помилок при введенні чисел, то вони, перш за все, торкаються введення неправильного знаку, що відділяє цілу частину числа від його дробової частини в десяткових дробах. Річ у тому, що в англомовній версії Excel як роздільник використовується крапка, а у версії, розробленій для Росії і України ‑ кома. На рис.16 показано, як розрізняється вміст комірки А1, в якому знаходиться текст „15.7” (притиснутий до лівого краю комірки), і комірки A3, куди введено число 15,7 (відцентроване за правим краєм комірки).

 

 

Рис. 16. Помилки при введенні роздільника в десяткових дробах

 

Зліва в Рядку формул знаходиться Поле імені, в якому відображається адреса активної комірки. Адреса складається з імені стовпця і номера рядка. При цьому для позначення імені стовпця використовується латинський алфавіт, причому для визначення адреси комірки можна вводити як прописні, так і рядкові букви, наприклад f5 чи F5. Еxсе1 самостійно переводить рядкові символи в прописні .

Адреса активної комірки в Полі імені з'являється автоматично, коли користувач переходить до тої або іншої комірки. Але можливе і ручне введення адреси в це поле, внаслідок чого після набору конкретної адреси і натиснення клавіші Enter активним стає комірка з цією адресою, а вікно оглядання таблиці переміщується так, щоб ця комірка була видна в правому нижньому кутку вікна.

Якщо виокремити декілька комірок, то до тих пір, поки кнопка миші не відпущена, у Полі імені відображається розмір області захоплених рядків і стовпців, наприклад Символ R позначає рядки (англійською „рядок” ‑ row), C ‑ стовпці (англійською „стовпець” ‑ column), а цифри ‑ число рядків і стовпців.

Введення формул

Специфічна особливість електронних таблиць полягає в тому, що вони дозволяють автоматизувати обчислення. Для цього у відповідну комірку вводиться формула, по якій обчислюється значення і відображується в комірці.

Щоб програма зрозуміла, що в комірку вводиться формула, необхідно натиснути на клавішу =, а далі набрати вираз, який необхідно обчислити, наприклад, =15*6-9. Сама формула відображається тільки в Рядку формул, а безпосередньо в комірці відображається тільки результат обчислень (рис. 17).

 

 

Рис. 17. Приклад формули в комірці

 

Наприклад, при зміні прискорення (комірка А2) Excel автоматично перерахує значення сили по формулі, яка знаходиться в комірці С2. При цьому в цій комірці буде відображений тільки результат обчислень (рис.18). Для полегшення введення адреси комірок у формули необхідно використовувати спеціальну функцію Excel по підстановці у формулу адреси, вибраної за допомогою миші комірки, що позбавляє від грубих помилок. Для цього потрібно вибрати комірку, в якій буде записана формула, і натиснути клавішу (=). Для введення першої адреси комірки необхідно натиснути мишею на потрібній комірці. Комірка, адреса якої підставляється у формулу, виділяється пунктирною рамкою, а сама адреса з'являється в рядку формул і в активній комірці (рис.18, а). Далі користувач повинен ввести потрібний арифметичний оператор (складання, віднімання, множення, ділення) і натиснути мишею на іншій комірці (рис.18, б). Для завершення введення формули натисніть клавішу Enter. В результаті цих дій в комірці з'явиться обчислене по вашій формулі значення. Для того, щоб побачити саму формулу, а не результат її дії, виберіть знову ту ж комірку.

а	б

Рис. 18. Введення адреси комірки у формулу

 

Під час введення даних або формул в комірки, в Рядку формул з'являються три кнопки-піктограми .

Вставка функції - викликає віконне меню вибору стандартних формул Excel (рис. 19).

 

Рис. 19. Вікно Майстра функцій Excel

Відміна ‑ дія цієї команди дублює клавішу Esc, відміняючи помилкове введення з клавіатури.

Введення ‑ підтвердження закінчення введення формули (аналогічно натисненню клавіші Enter).

Функція підсумовування

Однією з найчастіше використовуваних стандартних функцій Excel є функція підсумовування. Часто необхідно підсумувати кілька значень, що містяться у суміжних комірках. Можна, звичайно, писати у формулі адреси всіх комірок, які потрібно враховувати, наприклад =B2+C2+D2+E2. Проте це є зайве. Простіше вказати діапазон комірок і застосувати до них вбудовану функцію підсумовування СУММ.

Щоб не вводити назву цієї функції, можна натиснути мишею на значку що активує роботу Майстра автопідсумовування. В результаті в активній комірці з'явиться рядок =СУММ() (рис.20, а).

У круглих дужках необхідно вказати адреси комірок, вміст яких необхідно підсумувати. Для цього на клавіатурі можна через крапку з комою вказати перелік адрес потрібних комірок, або вказати діапазон комірок у форматі В2:Е2, де В2 ‑ комірка початку, а Е2 ‑ кінця діапазону.

Проте є і інший спосіб. Можна виділити мишею необхідні комірки і натиснути клавішу Enter, або (що частіше застосовується до підсумовування несуміжних комірок) тримаючи натиснутою клавішу Ctrl виділяти необхідні комірки (рис.20, б).

Натиснення клавіші Enter закінчує введення формули. Excel проводить обчислення, показуючи результат в комірці, де знаходиться формула (рис.20, в).

В даному прикладі в результаті обчислень по формулі, що введена у комірці А2 з'явиться 0, оскільки в комірках В2, С2, D2 і Е2 ніяких даних немає. Якщо ж ввести в них числа, в комрці А2 з'явиться результат підсумовування (рис.20, г).

а	б
в	г

Рис. 20. Використовування функції СУММ: а) введення формули в комірку; б) вказівка діапазону підсумовування; в) немає даних для підсумовування; г) в комірці представлений результат підсумовування

 

Табличний процесор Excel являє собою ідеальне середовище для виконання розрахунків різної складності без особливих витрат на програмування. Крім того, додаток дозволяє виконати такі важливі функції, як створення та вставка в книгу формул, діаграм, організаційних структур; вставка в книгу малюнків, об’єктів з екрана ПК; вставка в книгу об’єктів із середовища текстового процесора Word та пакету підготовки презентацій PowerPoint; імпорт в книгу реляційних таблиць із СУБД Access; сортування даних таблиці; автоматизація обробки даних.

Головна функція додатка – автоматизація обробки інформації, яка представлена у вигляді таблиць. Процес автоматизації включає такі етапи, як побудова формул; використання функцій; створення інформаційних і формульних зв’язків між аркушами та книгами; використання елементів управління; побудова макросів; створення панелей або меню користувача з елементами управління.