Відповідно до вимог Загального положення про юридичну службу міністерства, іншого органу виконавчої влади, державного підприємства, установи та організації, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26.11.2008 року № 1040, організація претензійної роботи, проведення аналізу її результатів та здійснення контролю за її проведенням віднесено до завдань юридичної служби вказаних органів, установ та організацій.
Юридична служба, виконуючи вказане завдання, повинна керуватися, в тому числі, і Рекомендаціями Міністерства юстиції України про порядок ведення претензійної та позовної роботи на державному підприємстві, в установі, організації, які підготовлені з метою надання практичної та методичної допомоги керівникам, юрисконсультам та працівникам структурних підрозділів підприємств відповідно до положень Господарського процесуального кодексу України.
Так, відповідно до вказаних Рекомендацій, з урахуванням специфіки діяльності підприємства, його функціональних особливостей та структури, видається наказ чи затверджується положення (інструкція) про порядок ведення претензійної роботи, де чітко розподіляються обов'язки структурних підрозділів: служб, відділів, управлінь (далі-структурні підрозділи) по підготовці і розгляду претензій. У кожному структурному підрозділі наказом (розпорядженням) керівника ця функція покладається на конкретних працівників.
Здійснення контролю за додержанням структурними підрозділами встановленого на підприємстві порядку пред'явлення і розгляду претензій, покладається на юридичну службу.
Структурний підрозділ та юридична служба ведуть відповідні журнали обліку претензій, пред'явлених підприємством та до нього (додатки 1, 2).
Претензія після правової оцінки юридичної служби підписується керівником підприємства та надсилається адресатові рекомендованим листом чи вручається під розписку.
Структурний підрозділ та юридична служба реєструють претензію в журналі обліку, здійснюють контроль за своєчасним надходженням відповідей від підприємств та організацій, яким були пред'явлені претензії.
У разі необхідності може бути надіслано лист-нагадування про прискорення надання відповіді на претензію, який підписується в тому ж порядку, що і сама претензія.
Про фактичне виконання претензії юридична служба здійснює відповідний запис в журналі обліку претензій, пред'явлених підприємством (додаток 1).
Якщо претензія відповідачем відхилена повністю або частково без належних підстав, залишена без відповіді, претензійні матеріали з висновком та документами, що обґрунтовують безпідставність цього відхилення, передаються відповідними структурними підрозділами в юридичну службу для підготовки позову. Необхідна кількість екземплярів документів визначається в кожному окремому випадку залежно від числа відповідачів та ведення позовного провадження.
При перевірці матеріалів претензії слід з'ясувати такі обставини:
- наявність всіх документів, що підтверджують обґрунтованість претензії;
- правильність складання розрахунку;
- наявність правових підстав для визнання чи відхилення претензії.
Після первинної правової оцінки, претензійні матеріали у визначений на підприємстві строк передаються юридичною службою у відповідні підрозділи для надання висновку по суті претензійних вимог. Матеріали передаються під розписку.
Структурний підрозділ, який отримав претензійні матеріали, повинен у встановлений на підприємстві строк перевірити їх та надати письмовий висновок щодо обґрунтованості претензійних вимог.
У разі необхідності структурний підрозділ проводить звірку розрахунків, службову перевірку та інші дії, що забезпечують врегулювання спору в претензійному порядку. Висновок повинен бути підтверджений відповідними документами.
Висновок з претензійними матеріалами передається в юридичну службу.
Юридична служба, з урахуванням висновку, готує проект відповіді про відхилення або визнання (повне, часткове) претензії.
Відповідь на претензію підписується уповноваженою особою підприємства після візування її керівником структурного підрозділу, головним бухгалтером, юридичною службою та надсилається рекомендованим листом, листом з оголошеною цінністю чи вручається під розписку.
Претензія з копією відповіді та доказами її відправлення (квитанція про рекомендований лист, лист з оголошеною цінністю чи розписка про вручення) залишаються в юридичній службі.
Результати розгляду вносяться в журнал обліку претензій, пред'явлених підприємству (додаток 2).
4.
