Применение фильтра по форме

Существует еще одно средство фильтрации, действующее в формах: фильтр по форме. По сути "фильтр по форме" преобразует форму в полнофункциональную форму поиска (search form). С помощью этой формы поиска вы задаете одно или несколько условий отбора. Затем вы применяете фильтр для отображения записи (или записей), соответствующей условиям отбора.

Несмотря на то, что фильтр по форме можно применять на листе данных, он проявляет себя во всей красе в формах. Фильтр по форме особенно удобен для поиска единственной

трудно обнаруживаемой записи. (Если вы хотите применить фильтр для извлечения группы записей, обычно легче воспользоваться любым другим вариантом фильтрации.) Далее описан способ применения фильтра но форме.

1. Выберите на ленте Главная → Сортировка и фильтр → Дополнительно → Изменить фильтр.

Программа Access переведет форму в режим поиска. В этом режиме форма остается прежней, но все ее поля становятся пустыми.

Если средство "фильтр по форме" уже использовалось, и вы вернулись к нему для того, чтобы изменить параметры фильтрации, следует начать с удаления набора установлен­ных прежде фильтров. Для этого щелкните правой кнопкой мыши пустое место в облас­ти формы и выберите команду Очистить бланк (Clear Grid).

2. Перейдите в поле, которое хотите использовать для фильтрации.

В нем появится стрелка, признак раскрывающегося списка.

3.

Щелкните кнопкой мыши стрелку раскрывающегося списка и выберите значение, которое хотите включить в результаты.

В раскрывающемся списке отображаются все значения из разных записей таблицы (рис. 12.10). Когда вы выберите одно значение, оно появится в поле в кавычках.

 

Рис. 12.10. На рисунке представлена форма Customers в режиме фильтра по форме. С помощью раскрывающегося списка вы можете быстро найти клиента по фамилии или найти имя, набрав несколько первых букв, вместо прокрутки списка, как здесь показано. В данном примере набор букв "Ra" приводит к выводу первого буквенного совпадения: фамилии Randawa

4. Если хотите применить фильтр к нескольким полям, вернитесь к пункту 2.

Задайте несколько условий отбора, если одно условие включает в результат больше сов­падений, чем вам хотелось бы. Если вы не помните фамилию клиента, можно применить

фильтр к полю FirstName. Но если у клиента распространенное имя, может быть, при­дется применить фильтр к еще одному полю, например City.

Если не нужны точные совпадения, можно создать более сложные фильтры с помощью выражения. Задайте <10 для поиска числовых значений, меньших 10, и Like Jon* для поиска текстовых значений, таких как "Jones", "Jonathon" и "Jonson". Фильтрация осо­бенно эффективна в случае полей с датами. В разд. "Построение условий отбора " главы 6 приводится много примеров условий отбора.

5. Если вы хотите выполнить несколько операций фильтрации и объединить результаты, щелк­ните кнопкой мыши вкладку Или и задайте дополнительные условия отбора (рис. 12.11).

 

Рис. 12.11. Вкладка Или отображается в нижней части формы. Когда вы щелкаете вкладку Или, на экране появляется вторая копия формы поиска, в которую можно вставить дополнительные условия отбора. При каждом щелчке кнопкой мыши вкладки Или на экране появляется еще одна вкладка Или. Этот процесс можно повторить и заполнить десяток форм поиска за один раз, но для таких излишеств редко есть разумные основания

 

Если заполнить первую форму Найти так, что в ней ищутся записи с фамилией "Gorfinkel", и вторую форму поиска с именем "Jehosophat", в ваши результаты будут включены все записи с фамилией Gorfinkel и все записи с именем Jehosophat. Но если оба эти условия отбора поместить на одну форму поиска, будут отобраны только записи о людях с именем и фамилией Jehosophat Gorfinkel.

6. Щелкните правой кнопкой мыши пустое место на поверхности формы и выберите команду Применить фильтр (Apply Filter/Sort).

Программа Access переключается в нормальное представление формы и применяет ус­ловия фильтрации. В нижней части формы между кнопками переходов и полем поиска

появится словосочетание С фильтром (Filtered), сообщающее о том, что отображаются не все записи.

Если вы решили не применять фильтр, закройте форму Найти. Программа Access перей­дет к нормальному отображению формы и не будет применять никаких условий отбора.

 

 

Подсказка

Для удаления условий отбора, но сохранения их под рукой и применения в дальнейшем, выбе­рите на ленте Главная → Сортировка и фильтр → Применить фильтр. Для повторного при­менения фильтра позже, щелкните мышью кнопку Применить фильтр еще раз. Access хранит самые последние заданные условия отбора вместе с формой, поэтому они всегда доступны.