Тонкая настройка с помощью панели

Когда группировка задана, у вас появляются дополнительные возможности:

§ можно вставить дополнительную сортировку в пределах каждой подгруппы;

§ можно выполнить сводные вычисления для каждой группы;

§ можно расставить разрывы страниц в начале каждой новой группы.

Любой из этих вариантов легче всего добавить с помощью панели Группировка, сорти­ровка и итоги (Group, Sort, and Total). Для ее отображения в Конструкторе выберите па ленте Инструменты конструктора отчетов | Конструктор → Группировка и итоги → Груп­пировка и сортировка (Report Design Tools | Design → Grouping & Totals → Group & Sort)

или в Режиме макета — Работа с макетами отчетов | Формат → Группировка и итоги → Группировка и сортировка (Report Layout Tools | Formatting → Grouping & Totals → Group & Sort).

Рис. 11.20. Конструктор предоставляет самый легкий способ добавления содержимого в раздел заголовка каждой группы. В отчет ProductCatalog можно вставить в раздел Заголовок группы 'ProductCategoryID' дополнительные поля из таблицы ProductCategories (например, поле Description)

Панель Группировка, сортировка и итоги выводится в нижней части окна программы. На рис. 11.21 показан примерный вид экрана при отображении отчета (см. рис. 11.19) с то­варами, сгруппированными по категориям.

Рис. 11.21. У данного отчета один уровень сортировки (по полю CategoryName в алфавитном порядке) и один уровень группировки (по полю ProductCategorylD). Для отображения дополнительных параметров для каждого уровня выберите его и щелкните мышью кнопку Больше (обведена). На рис. 11.22 показаны параметры группировки, которые можно изменить

Рис. 11.22. Панель Группировка, сортировка и итоги позволяет быстро задать подсчет промежуточных итогов, включение разделов заголовка и примечания и установку разрывов страниц для каждого имеющегося уровня группировки

В следующих разделах описываются функциональные возможности панели Группиров­ка, сортировка и итоги.

Сортировка...

Позволяет выбрать поле, применяемое для сортировки. На рис. 11.21 поля сортируются по полю CategoryName и затем группируются по полю ProductCategorvID.

Группировка...

Предоставляет возможность задать поле, применяемое для группировки. Этот параметр позволяет моментально включить группировку.

Сортировка от А до Я/от минимального к максимальному

Изменяет порядок сортировки. Точное название параметра зависит от типа данных, можно сортировать текст в алфавитном порядке, числа по возрастанию или убыванию или даты в хронологическом порядке.

По всему значению

Заставляет программу Access создавать индивидуальную группу для каждого отдельного значения в поле группировки. Если вы группируете по полю ProductCategoryID, этот параметр обеспечивает размещение каждой категории товаров в отдельной группе. Иногда подобный подход приводит к созданию слишком большого количества групп, что затрудняет последующий анализ (и расходует груды бумаги). В подобных ситуациях необходимо формировать более крупные группы, включающие больше записей. Если группируются то­вары по ценам или заказы по датам, возможно, лучше группировать по диапазону значений, как показано на рис. 11.23.

С итогами...

Промежуточные итоги — самое популярное свойство группировки. Они позволяют сравнивать количественно одну группу с другой. Панель Группировка, сортировка и итоги позволяет выполнять вычисления промежуточных итогов любых числовых полей (рис. 11.24).

Рис. 11.23. В случае дат или числовых полей можно выбрать создание группы, включающей целый диапазон значений. В данном примере группы формируются по цене с интервалом 5 долларов. В первую группу включены товары с ценой менее 5 долларов, во вторую — с ценами от 5 до 9.99 долларов и т. д.

В зависимости от того, что вы хотите получить, можно сосчитать количество значений, суммировать их, вычислить средние или определить максимальные и минимальные значе­ния в группе. Эту информацию можно поместить в заголовок, который выводится в начале каждой группы, или в примечание, следующее в конце. В завершение вы можете дополнить отчет финальным общим итогом, который суммирует все промежуточные.

С заголовком...

Щелкните кнопкой мыши эту область для вставки текстового заголовка, который выводит­ся в заголовке категории, в начале каждого раздела категории. Конечно, можно вставить заголовок и без помощи панели посредством добавления элемента управления Подпись в Конструкторе, но этот параметр предоставляет быстрый и удобный способ.

Рис. 11.24. В данном примере список товаров группируется по категории, передняя для каждой категории цена выводится в примечании (обведено)

С разделом заголовка/С разделом примечания

Можно вставить раздел заголовка в начале каждой группы и раздел примечания в конце. После добавления этих разделов в них можно вставить любое содержимое в Конструкторе. Чаще всего их используют для вывода информации, относящейся к группе в целом, отобра­жают промежуточные итоги или рисуют разделительные линии с помощью элемента управ­ления Линия.