Разделы в режиме конструктора

Секрет освоения режима Конструктор — понимание назначения пяти его разделов. Не­смотря на то, что некоторые из них можно оставить пустыми, в каждый отчет они включа­ются практически в неизменном порядке.

■ Заголовок отчета (Report Header). Этот раздел выводится один раз в начале отчета, на первой странице. Именно в него вставляются заголовки, эмблемы и ваши имя и фамилия.

■ Верхний колонтитул (Page Header). Этот раздел появляется сразу под Заголовком отчета на первой странице и в верхней части каждой последующей страницы. Это место для вставки номеров страниц, а в простых табличных отчетах, таких как каталог товаров, он также применяется для размещения заголовков столбцов.

■ Область данных (Detail). Этот раздел отображается сразу после Верхнего колонтитула и является сердцем всех отчетов. Хитрость заключается в том, что Область данных выводится один раз для каждой записи вашего отчета. В простом табличном отчете этот раздел представляет единственную строку.

■ Нижний колонтитул (Page Footer). Этот раздел отображается в нижней части каждой страницы. Если вы не пользуетесь Верхним колонтитулом для вывода номеров страниц, этот раздел предоставляет вам еще одну возможность.

■ Примечание отчета (Report Footer). Этот раздел выводится один раз в конце любого отчета. Его можно использовать для печати сводных данных, знаков авторского права, даты вывода на печать и других сведений.

Содержимое описанных разделов выглядит совершенно иначе чем то, что вы видели в других режимах, поскольку не отображает реальные данные. Вместо данных разделы содержат заполнители, в которые программа Access может каждый раз вставлять необходимую информацию, когда формируется отчет. Если вы создаете отчет о товарах, Access извлекает мнения из полей ProductCategoryID, ProductName, Price и Description и затем переме­щает их в соответствующие поля.

Понадобится некоторое время для того, чтобы вы освоили манипулирование данными в режиме Конструктор. Прежде всего, нужно научиться изменять размер каждого раздела. Эта возможность полезна, т. к. в разных отчетах для каждой области отводятся различные по объему пространства. На рис. 11.2 показано, как изменять размер разделов.

 

Рис. 11.2. Для изменения размера раздела переместите указатель мыши к границе, расположенной под разделом, размер которого нужно изменить. Перетащите с помощью мыши границу вниз (для увеличения его размера) или вверх (для сокращения отведенного пространства). Дальше ваша задача — разместить содержимое внутри раздела для того, чтобы заполнить доступное пространство. В данном примере раздел Область данных расширяется

 

 

Примечание

Если вы не хотите использовать раздел, его размер можно свести практически к нулю. По­смотрите на раздел Примечание отчета на рис. 11.1. Он присутствует, но не будет виден, по­скольку в этот отчет не включены примечания. Помимо этого можно скрыть разделы колонтитулов.

Просто щелкните правой кнопкой мыши отчет и выберите команду Колонтитулы стра­ницы для того, чтобы удалить разделы колонтитулов в отчете. (Щелкните кнопкой мыши эти команды еще раз для того, чтобы снова отобразить эти разделы.)

 

 

Об элементах управления

Конструктор предлагает иное представление вашего отчета. Программа Access отображает все содержимое отчета с помощью элементов управления: графических объектов, содержа­щих текст, изображения и форматирование. Каждый элемент управления — это отдельный объект. Вы можете изменить его внешний вид или перетащить его вдругое место (иногда может понадобиться сначала вытащить его из табличного макета).

На рис. 11.3 показаны элементы управления в отчете, представляющем каталог товаров. На рисунке видны не все элементы, поскольку не осе столбцы попали в поле зрения.

 

Рис. 11.3. В отчете о товарах есть элементы управления для отображения заголовка, номеров страниц, заголовков столбцов и данных. У каждого элемента управления есть тонкая граница черного цвета, которая помогает выделить элемент и изменить его размер в Конструкторе. Нараспечатке эти границы не видны

 

 

Примечание

Небольшая странность на рис. 11.3 может удивить вас. На рисунке есть несколько полей ввода, которые выглядят, скорее, как подписи. Подобное отображение объясняется содер­жимым этих элементов управления. Как вы узнаете чуть позже в этой главе, в отчетах эле­мент управления Подпись применяется для неизменного текста, а элемент управления Поле — для переменного содержимого (основанного на текущей дате, текущей записи, текущей странице и т. д.).

 

 

Для того чтобы чувствовать себя свободнее в Конструкторе, поэкспериментируйте с простым отчетом. (Если у вас под рукой нет отчета, можно загрузить из Интернета БД Boutique Fudge с примерами к данной главе; см. Web-страницу "Missing CD" на сайте

www.missingmanuals.com.) Далее перечислены некоторые задания, которые полезно проде­лать самостоятельно.

■ Перетащите с помощью мыши с одного места на другое элементы управления в разделах Заголовок отчета и Нижний колонтитул.

■ Измените размер элемента управления в разделе Заголовок отчета или Нижний колонтитул, перетащив с помощью мыши черную границу, окружающую элемент.

■ Измените порядок вывода столбцов, переместив с помощью мыши их заголовки в разделе Верхний колонтитул или поля в разделе Область данных. Когда перемещается столбец, программа Access автоматически реорганизует остальные столбцы. Программа действует так же, как при изменении порядка отображения столбцов в Режиме макета.

■ Выделите элемент управления и измените его форматирование с помощью группы ленты Инструменты конструктора отчетов | Конструктор -* Шрифт (Report Design Tools | Design →Font). Этот метод можно применять как к элементам в разделах верхнего и нижнего колонтитулов, так и к заголовкам столбцов и отдельным полям.

Когда вы завершите изменения, щелкните правой кнопкой мыши заголовок вкладки и выберите другой режим (например, Представление отчета, Режим макета или Предварительный просмотр) для того, чтобы увидеть, как будет выглядеть напечатанный отчет. Когда вы закроете отчет, программа Access предложит сохранить выполненные вами изменения.

Вы должны уметь делать в Конструкторе все, что вы делали для настройки отчета в Ре­жиме макета. Конечно, удобнее применять Режим макета для выполнения большинства этих задач. Но как вы увидите в следующем разделе, Конструктор предоставляет больше возможностей для отказа от типичного табличного отчета и организации ваших данных лю­бым понравившимся вам способом.

 

 

Удаление полей из макета

В простом отчете программа Access группирует все поля в нечто, именуемое макетом. На самом деле макет — это контейнер, который позволяет легко работать с группами полей. Эта новинка появилась в Access 2007; она предоставляет несомненные удобства, с которыми вы познакомились в главе 10:

■ когда вы перемещаете заголовок столбца, данные этого столбца перемещаются вместе с ним и наоборот;

■ когда вы переносите столбец в новое место, программа Access соответствующим образом реорганизует другие столбцы;

■ когда вы расширяете столбец, Access отодвигает все следующие за ним стоящие на пути столбцы. Аналогично, когда вы сжимаете столбец, следующие столбцы сдвигаются для заполнения освободившегося пространства.

Без макета вы не смогли бы перемещать столбцы так быстро. Каждый раз, когда нужно было внести изменение в один столбец, пришлось бы кропотливо переносить все остальные столбцы. В отчете с несколькими десятками полей этот процесс доставил бы множество хлопот.

Несмотря на то, что макеты — это маленькие чудесные удобства, они становятся смири­тельной рубашкой, если вы хотите организовать данные иначе. Допустим, вы хотите взять отчет с каталогом товаров и сделать его похожим не на инвентарную опись, а на розничное издание, показанное на рис. 11.4. С помощью макета это сделать не удастся, поскольку поля

всегда заключены в жесткую табличную структуру. Такого результата можно добиться, только если вытащить поля из табличного макета и затем скомпоновать их вручную.

 

Рис. 11. 4. В этой версии отчета, содержащего каталог товаров, не используется табличный макет — все элементы управления "плавающие". Программа Access по-прежнему создает отчет так же, как и в случае применения табличного макета — она выводит раздел Область данных для каждой строки. Единственное отличие— способ компоновки данных в разделе Область данных

 

Примечание

Не путайте макеты и Режим макета. Макет — это контейнер, компонующий набор элементов управления. Режим макета — это способ отображения вашего отчета и изменения различных его параметров. Вы можете применять Режим макета, даже если не используете макетные контейнеры (layout containers).

 

 

Далее приведены действия, необходимые для преобразования основанного на таблич­ном макете каталога товаров в свободную от табличной структуры версию, показанную на рис. 11.4.

1. Перейдите в Режим макета (щелкните правой кнопкой мыши заголовок вкладки и вы­берите команду Режим макета).

Выможете удалить поля в Конструкторе, но результаты будут не столь удачны. Когда поле удаляется в Режиме макета, программа Access автоматически убирает его в сторону и отводит ему немного собственного пространства. Когда же поле удаляется в Конструк­торе, программа Access оставляет его на прежнем месте. Поскольку за полем все еще стоит табличный макет, в результате вы получаете груду элементов управления, лежа­щих друг на друге, что очень затрудняет их компоновку.

2. Найдите поле, которое хотите удалить из макета. Щелкните правой кнопкой мыши заголовок столбца и выберите Макет → Удалить (Layout → Remove).

Повторите этот пункт для удаления всех полей, которые хотите реорганизовать. Решите, хотите ли вы поместить одни поля в макет, а другие извлечь из макета, или же удалить все поля из табличного макета (как показано на рис. 11.4).

Для одновременного удаления нескольких полей держите нажатой клавишу <Shift>, ко­гда щелкаете столбцы кнопкой мыши, и далее выберите Макет → Удалить (Layout → Remove). (Или для выбора всех столбцов щелкните кнопкой мыши крошечную пикто­грамму из перекрещенных стрелок, появляющуюся в правом верхнем углу отчета.)

3. Теперь перед вами груда полей в вашем отчете. Щелкните правой кнопкой мыши заголовок вкладки и перейдите в Конструктор.

Можно размещать поля и в Режиме макета, но большинство пользователей находят это сложным, поскольку в Режиме макета одновременно отображается несколько записей. Возможно, их будет легче разместить в Конструкторе, применяя шаблоны разделов.

4. Увеличьте раздел Область данных, перетащив с помощью мыши его нижнюю границу (как показано на рис. 11.2).

В простом отчете вам требуется ровно одна строка для размещения записи. Но когда вы­полняется пользовательская компоновка, почти всегда требуется больше пространства.

5. Перетащите мышью элемент Поле для каждого поля записи в нужное место Области данных и затем задайте ему соответствующий размер.

Возможно, потребуется некоторая перекомпоновка, прежде чем вы разместите все поля в нужных местах. Поскольку данные теперь не в табличном макете, программа Access не убирает их автоматически с дороги. Вам придется все располагать вручную и следить за тем, чтобы поля не перекрывались.

6. В разделе Верхний колонтитул выберите заголовок столбца для одного из полей раздела Область данных. Либо нажмите клавишу <Delete> для его удаления, либо перетащите его с помощью мыши в Область данных.

Нет смысла помещать заголовок столбца в верхнюю часть страницы, если поле больше не является частью таблицы. Если данные говорят сами за себя, заголовок им и не требу­ется. Тем не менее вы можете перетащить с помощью мыши заголовок столбца в Область данных и поместить его рядом с соответствующими данными так, чтобы он служил заго­ловком для них. Отчет на рис. 11.4 содержит заголовки для полей UnitsInStock (единиц в запасе) и UnitsOnOrder (единиц в заказах).

7. Если вы еще не сделали этого, выделите все поля и задайте для них нужное форматирование.

В Конструкторе можно форматировать данные во многом так же, как и Режиме макета. Просто выделите поле, а затем используйте группу ленты Инструменты конструктора отчетов | Конструктор → Шрифт. Держите нажатой клавишу <Shift>, если хотите выде­лить (а потом и отформатировать) несколько элементов управления одновременно.

Когда закончите, перейдите в Режим макета или в Представление отчета для просмотра внесенных изменений. На рис. 11.5 показана окончательная компоновка переделанного от­чета с каталогом товаров, приведенного на рис. 11.4.

Рис. 11.5. После удаления полей из табличного макета их можно размещать как угодно — даже перекрывать один элемент управления другим для более сжатого вывода