Самостоятельное выполнение работы

Самостоятельное выполнение исследователями работы с целью ее изучения позволяет путем самонаблюдения установить важнейшие требования к работнику, предъявляемые рабочим процессом. Самонаблюдение позволяет иногда лучше определить трудности и ограничения, связанные с выполнением данной профессиональной деятельности.

Значение анализа работы для процесса отбора

Анализ работы - это необходимая предпосылка эффективного отбора кадров. Установленные в результате анализа работы требования к кандидатам позволяют последовательно решить две задачи:

1) отсеять работников, не отвечающих установленным минимальным требованиям;

2) выявить лучших кандидатов, в наибольшей степени соответствующих выработанным критериям.

Требования к должности могут служить основой для подготовки плана интервью с кандидатом на вакантную должность. Отдельные вопросы интервью при этом должны быть увязаны с теми функциями, которые работнику придется выполнять в случае занятия данной вакансии, и направлены на то, чтобы выяснить, обладает ли кандидат качествами, необходимыми для успешной работы в данной должности или на данном участке работы. Требования к должности закладывают основные ориентиры также и для профориентационной работы, давая более четкую картину труда по данной специальности для молодежи, только планирующей свое профессиональное будущее.

Должностные инструкции

Должностные инструкции определяют основное содержание работы, которая должна выполняться работником, занимающим данную должностную позицию; в ней указано, что представляет собой данная работа, какие виды деятельности и какие обязанности она включает в себя, ответственность и полномочия, место работника в формальной структуре подразделения (организации), квалификационные требования к нему.

Грамотно составленная должностная инструкция позволяет четко зафиксировать функциональные обязанности, права и ответственность каждого работника, отделить «свойственные» функции от «несвойственных» и определить систему взаимоотношений между руководителями и подчиненными им работниками. Должностные инструкции не только определяют должностные функции, ответственность и полномочия работников, но также упорядочивают взаимоотношения персонала и потоки информации внутри организации.

Нередки случаи, когда должностные инструкции оказываются устаревшими, явно не отвечающими сегодняшним требованиям к работнику, выполняющему данную профессиональную деятельность или занимающему данную должность, а то и вовсе отсутствуют. В организациях, где руководство понимает значение этого инструмента для оптимального использования потенциала человеческих ресурсов, отдел персонала регулярно пересматривает должностные инструкции, указывая, что они «проверены» или «исправлены» с учетом требований сегодняшнего дня.

При отборе новых работников должностные инструкции дают ценную информацию о тех требованиях и критериях, на основании которых можно отличить «плохих» или негодных кандидатов от перспективных.

Должностные инструкции содержат, как правило, следующие пункты:

• полное наименование должности;
• в чьей компетенции находятся вопросы назначений, перемещений и увольнений работников, занимающих данную должность;
• кому подчинен работник, занимающий данную должность;
• кому дает распоряжения работник, занимающий данную должность;
• цели, которые руководство предприятия ставит для данной должности;
• основные рабочие функции, которые должен выполнять работник занимающий данную должность;
• результаты труда, показатели, на основании которых оценивается данная работа, и порядок оценки труда работников;
• права, которые необходимы для выполнения возложенных рабочих функций:
• ответственность, которую несет работник занимающий данную должность;
• квалификационные требования к работнику на данной должности (образование, специальность, опыт работы).

Содержание должностной инструкции

Наименование должности. Наиболее простой является ситуация, когда данная работа, данная должность уже имеют конкретное название, отраженное в существующих нормативных документах. Если же речь идет о новом направлении профессиональной деятельности, то ее название должно в максимальной степени точно отражать содержание работы. При этом перед администрацией может вставать проблема такого названия работы, которое позитивно воспринимается как самим работником, так и другими людьми. Так если специальность «огранщик алмазов» звучит достаточно престижно, то профессии работников выполняющих предварительные операции, предшествующие огранке алмазов звучат значительно менее привлекательно: «распиловщик алмазов», «обдирщик алмазов». Иногда можно придумать работе название, повышающее ее привлекательность для потенциальных кандидатов, если это помогает их привлечение (так, можно назвать вакантную должность «специалист по дизайну производственных помещений», если трудно найти уборщицу). Но в целом название работы должно отвечать реальному ее содержанию. Нет смысла присваивать название «руководитель» или «менеджер» должности или работе, если отсутствуют люди, которыми нужно управлять.

В чьей компетенции находятся вопросы назначений, перемещений и увольнений работников, занимающих данную должность. Если для рядовых работников сложностей здесь не возникает, то когда речь идет о должностях ведущих специалистов или о представителях высшего руководства, необходимо точно указать, на каком уровне принимаются соответствующие решения (на уровне генерального директора, Совета директоров, Правления компании и др.).

Кому подчинен и перед кем отчитывается сотрудник о проделанной работе. Имеются множество случаев, когда исполнители на вопрос «кому вы подотчетны» не могут дать четкий ответ. Если такое наблюдается, то это явно указывает на то, что в организации творится неразбериха.

Непосредственные подчиненные сотрудника. Здесь записывается уровень на ступень ниже должности, по которую составляется инструкция. При этом возможно некоторое недопонимание. Например, начальник отдела может сказать: «Мне непосредственно подчиняется 17человек», имея в виду при этом всех сотрудников своего подразделения, на самом же деле непосредственно ему подчинены четыре мастера и два специалиста. Такие проблемы могут возникать особенно часто в случаях разделенной или совмещенной ответственности. Эти проблемы должны быть разрешены еще до составления должностных инструкций.

Общая цель работы. Цель работы следует формулировать кратко. Формулировка цели работы должна давать четкое представление о роботе и о тех результатах, которые должны быть получены в итоге. Например, руководитель производственного подразделения обеспечивает выполнение производственных планов подразделения в том объеме и с тем качеством, которые предусмотрены в согласованном плане работ, при минимальных затратах.

Основные рабочие функции. Сведения об основных направлениях деятельности и задачах составляют главную часть должностных инструкций. Необходима классификация работы по основным задачам, каждая из которых должна быть представлена отдельным пунктом. Каждая задача должна быть определена одним предложением, максимум - двумя. Число основных направлений работы следует по возможности ограничить семью, но каждое из основных направлений деятельности может состоять из ряда подзадач. При описании работы руководителя задачи могут быть перечислены в соответствии с очередностью их решения порядке, в последовательности, отражающей их значимость или на основании какой-либо другой логики. Когда описания содержат слишком много функций (направлений работы), начинаются повторения и неясности. Устранению повторов и нахождению пробелов (неописанных функций) в должностных инструкциях способствует процесс объединения отдельных задач в основные направления.