Определение документа в стандартах и словарях по делопроизводству и архивному делу

Первый государственный стандарт, в котором была дана де­финиция "документа", предназначенная для потребностей де­лопроизводства и архивного дела, — ГОСТ 16487-70 "Делопро­изводство и архивное дело. Термины и определения". Первая редакция этого стандарта (1970 г.) давала такое определение: "Документ — средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, яв­лениях объективной действительности и мыслительной де­ятельности человека"¹. Указание на "специальный материал", необходимый для "закрепления информации", но без опреде­ления способа закрепления, дает возможность допустить, что в этой дефиниции речь шла о значении Документа III, хотя для делопроизводства и архивного дела более подходящим было бы значение Документа IV. При обсуждении этого стандарта было высказано ряд замечаний и предложений, призванных улуч­шить дефиницию документа.

В частности, отмечалось, что слово "средство" — нейтраль­ное, оно не имеет точного содержания, ибо его можно понимать по-разному. Документ действительно является средством за­крепления информации, потому что именно благодаря доку­менту информация сохраняется и передается во времени. Но "средство закрепления информации" можно понимать и в том смысле, что это "авторучка и чернила, кисть, типографская краска и матрицы и т. д."², которые, безусловно, не являются документами. Поэтому от слова "средство" в определении "до­кумента" позже вынуждены были отказаться.

Высказывание "различным способом" тоже не понравилось пользователям стандарта. Было предложено заменить его на "созданным человеком способом". Указание "на специальном материале" в этом случае казалось ненужным.

Отмечали, что характеристика "информации" в этой дефи­ниции документа практически соответствовала понятию "со­циальная информация", поэтому было решено от любой харак­теристики информации в определении документа отказаться.

В результате вторая редакция того же стандарта (1983 г.) — ГОСТ 16487—83 — дала такое определение "документа": "Мате­риальный объект с информацией, закрепленной созданным че­ловеком способом для ее передачи во времени и пространстве".

Эта дефиниция "документа" действительно стала более обоб­щенной, чем предыдущая. Однако объем понятия, определяе­мого ею, значительно больше, чем в Документе IV. Документ согласно такой дефиниции равняется или Документу III, как в предыдущей редакции стандарта, или Документу I, потому что "закрепление информации созданным человеком способом" присуще документу в любом значении. Даже предметы, кото­рые сохраняются в естественнонаучном музее, приспособлены для передачи информации в обществе именно "созданным че­ловеком способом". Однако, невзирая на отсутствие четкой квалификации объема понятия "Документ", его дефиниция из ГОСТа 16487—83 оказалась наиболее долговечной (в России она действовала до 1998 г.).

Государственный стандарт Украины ДСТУ 2732—94 "Де­лопроизводство и архивное дело. Термины и определения" предложил еще одно определение документа: "Материальный объект, содержащий в зафиксированном виде информацию, оформленный в заведенном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством юридическую силу"¹. Огра­ничения объема понятия "документ" здесь касаются не харак­теристики материала, из которого сделан "объект", и не спосо­ба фиксации информации, а способа "оформления" документа и наличия у него "юридической силы". К сожалению, выска­зывание "оформленный в заведенном порядке" не объясняет, какой именно порядок имеется в виду. Документы в любом значении нуждаются в "оформлении" в определенном поряд­ке, только этот порядок — разный для Документа VIII и Доку­ментов VII, IV, I.

Юридическую силу тоже имеют документы в разном значе­нии. Не вызывает возражений юридическая сила Докумен­та VIII, Документа VII. В значении Документа VI документами также считаются только такие записи, которые отражают юри­дические факты, но не все из них имеют официальную юриди­ческую силу из-за отсутствия оформления, характерного для Документа VII.

Можно допустить, что приведенная дефиниция соответству­ет значению Документа VII. Но все издания, которые можно отнести к значению Документа IV, тоже оформляются в заве­денном порядке и имеют в соответствии с действующим зако­нодательством юридическую силу, хотя бы благодаря тому, что любое издание осуществляется под ответственность опре­деленных лиц или учреждений: автора, редактора, издатель­ства и т. п.

Следовательно, данное в ДСТУ 2732—94 определение не позволяло точно установить объем понятия "документ". Ско­рее всего, "документ" в этой трактовке не превышал уровня Документа VII, но возможно, что эта дефиниция соответство­вала значению Документа IV.

С другой стороны, документами в этом государственном стандарте считаются как официальные документы ("создан­ные организацией или должностным лицом и соответственно оформленные"), так и документы личного происхождения ("созданные лицом вне сферы его служебной деятельности"). Степень юридической силы и соответствующее оформление у официальных документов и документов личного происхожде­ния разные. Следовательно, дефиниция "документа" в этом стандарте недостаточно четко устанавливала границы этого понятия.

Следующая редакция российского стандарта "Делопроиз­водство и архивное дело. Термины и определения" — ГОСТ Р 51141—98 — приравняла "документ" к "документированной информации" (последний термин приводится как синоним к первому) и дала такое его определение: "Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяю­щими ее идентифицировать". В этом же стандарте объяснялось, что "реквизит документа" — это "обязательный элемент оформ­ления официального документа", а "официальный документ" — "документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке".

Данная дефиниция, по-видимому, равняется значению До­кумента VII. Однако перечень видов документов отрицает та­кой вывод. Например, в стандарте приводится определение "документа личного происхождения" как "документа, со­зданного лицом вне сферы его служебной деятельности или вы­полнения общественных обязанностей". Напрашивается вы­вод: для сохранения логики нужно было бы либо "реквизиты" трактовать шире, не только как элемент официального доку­мента, либо считать их обязательными не для документа вооб­ще, а только для официальных документов. В первом варианте дефиниция документа из ГОСТа Р 51141—98 может равняться значению Документа IV, если содержанием документа являет­ся только записанная информация, или даже значению Доку­мента I, если информация не ограничивается определенной знаковой формой.

В настоящее время дефиниция документа в ГОСТе Р 51141— 98 признается российскими документоведами наилучшей¹, но в научной литературе вызывает много замечаний². Специалисты в отрасли делопроизводства предлагают к определению доку­мента добавить признак "задействованный в документооборо­те" и еще некоторые, характерные именно для делопроизвод­ственных документов. В итоге предложенная белорусским документоведом Юрием Нестеровичем дефиниция документа имеет такой вид: "Документ — носитель документированной информации (имеющей социальную и правовую значимость) с реквизитами, служащий единицей документооборота (либо ве­дения делопроизводства) и единицей (либо элементом) системы хранения (либо фиксации) [информации. — Г. Ш.] в органах власти и управления, государственных и общественных учреж­дениях (выражаясь на языке теоретической социологии — в со­циальных организациях и учреждениях)"¹. Конечно, такая де­финиция значительно сужает объем понятия "документ", не дает возможности использовать его за пределами делопроиз­водства, даже в архивном деле во всем его разнообразии.

Другой подход продемонстрировали составители украин­ского терминологического словаря "Архивистика", в котором документ определяется как "запись информации на матери­альном носителе, основная функция которого — сохранение и передача информации в пространстве и времени"². Эта дефини­ция, предложенная для отрасли архивного дела, может быть распространена на все сферы деятельности, связанной с доку­ментами. Наряду с основным термином "документ" здесь опре­делены также "документ текущего делопроизводства" — как "документ, который обращается в учреждении до завершения его выполнения, передачи в архивный подраздел или отправ­ления другому учреждению (лицу)" и "архивный документ" — как "документ, прекративший выполнять свою основную социальную функцию, ради которой был создан, но благодаря своей исторической, научной, культурной ценности, весомос­ти как источника информации сохраняется в архиве или под­лежит архивному хранению".

Аналогичный подход характерен для следующей редакции украинского стандарта "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения понятий: ДСТУ 2732:2004". Документ определяется здесь как "информация, зафиксированная на ма­териальном носителе, основная функция которого — хранить и передавать ее во времени и пространстве"³. В примечании уточняется знаковый характер информации (это — запись) и то, что могло бы соответствовать расширенной трактовке рек­визитов: "жанровые характеристики записи информации" (табл. 1.1).

Важное значение для делопроизводства и архивного дела имеют представленные в ДСТУ 2732:2004 определения таких разновидностей документа, как служебный документ — "до­кумент, созданный или полученный учреждением (или другим субъектом ведения хозяйства) в процессе деятельности", доку­мент личного происхождения — "документ, созданный физи­ческим лицом вне служебной деятельности или который со­держится в его частном собрании" и личный документ — "документ, удостоверяющий личность владельца, его права, обязанности, общественное положение, а также могущий со­держать биографические и (или) другие сведения о нем". Опре­делено также понятие "документация" — как "совокупность служебных документов, объединенных по признаку прина­длежности к определенной отрасли, сфере, направлению де­ятельности учреждения или его подраздела".

Понятие "реквизит" отнесено здесь только к служебным до­кументам: это — "информация, зафиксированная в служебном документе для его идентификации, организации обращения и (или) предоставления ему юридической силы".

Приведено также отдельное определение архивного доку­мента, которое по содержанию, в основном, совпадает с тол­кованием, зафиксированным в словаре "Архивистика", но не­много отличается формулировкой: "документ, прекративший выполнять функцию, ради которой был создан, но сохраняе­мый или подлежащий хранению, учитывая его ценность для лица, общества или государства, а также для владельца, в час­тности и как движимое имущество".

Украинские исследователи уделяют значительное внимание изучению международных стандартов и словарей по отраслям архивного дела и делопроизводства и согласованию с ними укра­инских национальных стандартов, правил и т. п. С точки зрения определения документа значительный интерес представляет на­учно-практический комментарий к правилам архивного описания¹, где отмечается: "Согласно словарю ISAD(G) любая фик­сированная информация безотносительно к носителю, происхождению или любой другой характеристике, определя­ется как "документ" {document). Традиционно термин "record" считается официальным соответствием нашему "служебный документ" (то есть документу официального происхождения па стадии динамического существования). Соответственно, все производные от "record" рассматриваются как такие, которые обозначают объекты или процессы делопроизводственной сфе­ры. Согласно словарю ISAD(G), этим понятием обозначается фиксированная информация — как официального, так и лично­го происхождения, независимо от вида или носителя, образо­ванная в пределах тех документальных систем, которые мы со­относим с документационным фондом — совокупностью документов, образуемой (благодаря непосредственному созда­нию и/или получению, сбору) одним (единоличным или коллек­тивным) создателем в процессе его деятельности/жизни и де­ятельности с определенной функциональной (текущей или личной) деловой целью" [выделено авт.].

Важно также следующее замечание: "Если под понятием "фиксированная информация" понимать целостную информа­ционную запись, представленную на материальном носителе, поскольку фиксация предусматривает такое представление, в том числе как на внешних, так и на внутренних носителях, то, соответственно, можно трактовать такую запись как инфор­мационную единицу в материальной форме. В таком случае понятие "document" можно рассматривать в целом как соот­ветствующее распространенному у нас сейчас общему обозна­чению объекта коммуникационно-документальной сферы, а понятие "record" — как соответствующее определению доку­мента как общего объекта делопроизводства и архивного дела. Автор подчеркивает, что "объектом архивного описания может быть только тот документ, который потерял перво­начальную функцию". В содержании ISAD(G) используется

также термин "item" в значении "наименьшей информацион­ной и/или материальной единицы, которая является базовой единицей в архивных процессах".

Таким образом, следует отметить стремление украинских документоводов и архивистов к установлению достаточно ши­рокого значения понятия "документ", которое равнялось бы Документу IV и могло охватить материалы разного происхож­дения и содержания, создаваемые и функционирующие в об­ществе, а после выполнения своего непосредственного назна­чения подлежащие хранению в архивах вследствие своей общественной значимости.

3.2. Современные определения документа в информатике (в разных сферах информационной деятельности). Документ IV как "записанная информация"

В "Толковом словаре по основам информационной деятель­ности" приводится такое определение "документа": "Социаль­ная информация, зафиксированная на любом материальном носителе в целях ее хранения, распространения и использова­ния. В научно-информационной, библиотечно-библиографической деятельности под документом подразумеваются глав­ным образом произведения печати, а также неопубликованные, аудиовизуальные и другие документальные источники инфор­мации"¹.

Само определение здесь не дает возможности понять, о ка­ком значении "документа" идет речь. Его можно отнести даже к Документу I, потому что и в предметах естественного проис­хождения, когда они используются для передачи информации о них, передается именно социальная информация, то есть функционирующая в обществе, где организатором информиро­вания (коммуникантом) является человек и приемником информации — тоже человек. Приведенные примеры документов дают нечеткое представление о значении Документа IV, пото­му что перечень заканчивается бесконечным "и другие доку­ментальные источники информации".

В том ясе словаре, только в другом разделе, дается другое оп­ределение "документа": "Материальный объект, содержащий в зафиксированном виде информацию, оформленную установ­ленным порядком и имеющую в соответствии с действующим законодательством правовое значение" [Там же, с. 58]. Эта де­финиция больше всего соответствует значению Документа VII, хотя может распространяться и на Документ IV.

"Терминологический словарь по библиотечному делу и смежным отраслям знания" определяет "документ" как "мате­риальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования"¹. В этой дефиниции указывает­ся, что отличительной чертой документа является то, что ин­формация в нем подается в виде текста, звукозаписи или изо­бражения. Очевидно, что "текст" здесь понимается только как словесный и письменный. Этому значению соответствует и де­финиция "текста" в данном словаре: "Тематически взаимосвя­занная последовательность высказываний или одно высказы­вание, выраясенное с помощью определенной системы знаков, а также письменная фиксация высказываний".

Кроме того, в этом определении документа "предназначен­ность для передачи во времени и пространстве с целью сохране­ния и общественного использования" представлена в качестве характерной черты "материального объекта", а не "информа­ции", в отличие от приведенной выше дефиниции из "Толково­го словаря по основам информационной деятельности". Следу­ет отметить, что эти высказывания не являются равнозначными. Информация в документе всегда предназначена для передачи в процессе коммуникации, то есть передачи во времени и (или) пространстве. Она всегда фиксируется с целью ее сохранения и последующего использования общественным субъектом в об­щественной практике. Что же касается документов как мате­риальных объектов, то сами они не всегда предназначаются для передачи во времени и пространстве. Например, не пред­назначены для передачи во времени так называемые доку­менты временного использования, которые уничтожаются после их применения. Есть также документы, не предназна­ченные для передачи в пространстве, потому что они по своей материальной форме или конструкции не пригодны для этого (например, скала с надписью, дом с мозаичной картиной или даже книга в форме кодекса очень большого размера).

Документы не всегда создаются с целью их сохранения (на­пример, подготовительные материалы к какому-то труду). Что касается "общественного использования", то оно может счи­таться общей чертой всех документов, потому что все они явля­ются предназначенными для использования в обществе, даже в том случае, когда потребителем информации из того или ино­го документа будет лишь один человек. Однако документы можно различать по объему той аудитории, на которую они рассчитываются при их создании: предназначенные для конк­ретного человека, для определенной группы пользователей, для не определенного точно круга потребителей информации.

Следовательно, последняя дефиниция толкует "документ" как Документ IV, но сужает его объем, потому что избирает среди всех документов, где информация зафиксирована спосо­бом записи, только такие, которые по замыслу предназначены для их сохранения и передачи во времени и пространстве.

Кроме того, по этому определению к документам будут отно­ситься только такие, содержание которых изложено знака­ми письменными, звуковыми и изобразительными. Не входят в этот перечень документы, где информация зафиксиро­вана способом тиснения (например, брайлевские издания) или технического кодирования, предназначенные для использова­ния непосредственно машиной (например, программы для ЭВМ на машинном носителе).

С точки зрения всего вышесказанного наиболее пригодным для использования в разных сферах информационной деятель­ности определением документа является представленное в международном стандарте ISO 5127 "Документация и инфор­мация. Словарь". Оно звучит так: "Записанная информация, которая может использоваться в качестве единицы [или опре­деленной части, общности — Г. Ш.] в документационном про­цессе"¹. При этом "записанная информация" толкуется как "информация, которая накапливается в, на или при носителе данных", а "носитель данных" — как "средство, в, на или при котором накапливаются данные, которые представляются или передаются". Документационный процесс, или "документа­ция" (в первом значении по стандарту), понимается как "дли­тельный и систематический сбор и обработка записанной ин­формации с целью ее накопления, поиска, использования или передачи". Следовательно, все операции "документационного процесса" выполняются с "записанной информацией", которая одновременно считается документами. Здесь все термины свя­заны друг с другом и имеют определенный смысл, когда рас­сматриваются как составляющие процесса социальной комму­никации. Записанная информация может быть только социальной, потому что запись информации — это человечес­кое деяние, не присущее природе.

Определение документа через понятие "информация", а не "материальный объект" некоторыми специалистами воспри­нимается как неоправданное искажение понятия "документ". Например, известный российский документовед Ким Борисо­вич Гельман-Виноградов считает, что в такой формулировке не обозначено обязательное наличие материальной составляющей в документе, и предлагает свой вариант дефиниции: "Документ — материальный объект, содержащий запись семантической информации"². Однако ясно, что информация может быть за­писана только на (в) материальном (вещественном) носителе, следовательно "материальность" объекта-документа в дефини­ции международного стандарта никуда не исчезает, невзирая на то, что главным определяющим словом здесь является "информация". Очевидно, для того, чтобы подчеркнуть этот факт, в новой редакции стандарта — ISO 5127:2001 "Информация и документация. Словарь" — дается почти тоже самое определе­ние документа, только с уточнением: "Записанная информа­ция или материальный объект...". А свойство семантичности присуще любой записи социальной информации.

На наш взгляд, в определении документа как "записанной информации", то есть Документа IV, документ — это тоже ма­териальный (субстанциальный) объект, что и позволяет фик­сировать информацию, чтобы она не исчезала с течением вре­мени. Главное внимание здесь направлено на характер информации ("записанная"), что является целесообразным. Стандартизированная дефиниция документа позволяет опери­ровать как с документами с такими фрагментами "записанной информации", которые нельзя отделить как вещевой объект. Например, статья в журнале, заметка в газете, справочная ста­тья в энциклопедии и т. п. могут рассматриваться как отдель­ные самостоятельные документы, и они, безусловно, имеют материальную (вещественную) основу, но отделить их как ве­щевые объекты, как правило, невозможно без повреждения полидокумента, в состав которого они входят.

Определение "документа" как "записанной информации" целесообразно также в том случае, когда речь идет о машино­читаемых документах, в частности, таких, которые существу­ют не на отдельных носителях, а в памяти ЭВМ. И здесь, на наш взгляд, "материальность" документа не исчезает, а приоб­ретает другой вид¹.

Аналогичные определения приводятся в украинском госу­дарственном стандарте ДСТУ 2392—94 "Информация и доку­ментация. Базовые понятия. Термины и определения". "Доку­мент" здесь определяется как "записанная информация, которая может рассматриваться как единица в ходе осуществления информационной деятельности"¹. В примечании к это­му положению указано, что "это определение касается не толь­ко рукописных и печатных материалов на бумаге или в виде микроформ (книг, журналов, диаграмм, карт), но и материа­лов непечатного происхождения (машиночитаемых записей, фильмов, звуковых, а также трехмерных объектов или реа­лий)".

Сергей Георгиевич Кулешов критиковал последнее опреде­ление за то, что документ толкуется в нем достаточно широко, учитывая наличие трехмерных объектов². На наш взгляд, это замечание было не корректным, потому что главным в данном определении является понятие "записи информации", а запись может быть осуществлена даже в трехмерном объекте, если это, например, запись способом голографии. В то же время сам термин "запись" налагает определенные ограничения относи­тельно трехмерных объектов.

В 1995 г. С.Г. Кулешов отмечал, что "вместо словосочетания "запись информации" целесообразно употреблять слово "текст", указав, что он представляет собой логическую после­довательность языковых и неязыковых знаков"³. Действитель­но, совокупность языковых знаков традиционно называется "текстом" (см., например, определение текста в "Терминологи­ческом словаре по библиотечному делу...", упоминавшееся выше). Однако термином "текст", как правило, ограничива­лись "текстовые документы" (то есть такие, где информация подается в словесном виде), в отличие от "нетекстовых" (в ко­торых информация подана не словесными знаками), и назы­вать все документы текстами — значит, нарушить традицию.

Если текстом будем считать любую последовательность язы­ковых и неязыковых знаков, то можно считать, что любой до­кумент (например, изобразительный, музыкальный) имеет текст, потому что социальная информация может передавать­ся только в знаковой форме, через определенные превращения семиотического характера, то есть через определенный "текст". Кроме того, понятие "текст" имеет еще и более широкое значе­ние, соответственно которому "текстом" считается не только любая запись информации, но и любой материальный объект или явление (или их совокупность), если их рассматривать с позиций семиотики. В этом отношении понятие Документа IV не отличается от Документа I. Следовательно, сказать, что "до­кумент — это текст", значит, еще ничего не сказать об отличи­тельных чертах документа как объекта информационной де­ятельности.

В 2000 г. С.Г. Кулешов изменил свою точку зрения отно­сительно высказывания "запись информации" в определении документа, принял ее как возможный элемент дефиниции документа и предложил следующее определение: "Документ — запись информации, соответствующая характеристикам оп­ределенного жанра или номинала, зафиксированная на мате­риальном носителе, основной функцией которого является со­хранение и передача информации во времени и пространстве"¹. В такой дефиниции понятие "документ" приравнивается зна­чению Документа IV и не противоречит международному стан­дарту ISO 5127 "Информация и документация. Словарь", оха­рактеризованному выше.

В 2004—2006 гг. появились труды Евгения Александровича Плешкевича, который стремится рассмотреть понятие "доку­мент", существующее в документоведении, с позиции инфор­мационного методологического подхода. С нашей точки зре­ния, этот подход вполне согласуется с предложенным нами информационно-коммуникационным подходом и функцио­нальным определением документа (см. тему 2). Отличие состо­ит в том, что Е.А. Плешкевич видит документ в информацион­но-коммуникационном процессе на месте сообщения, а не канала коммуникации. Он определяет документ как "инфор­мационное сообщение, зафиксированное на материальном но­сителе и включенное в информационно-документационную систему с помощью метаинформации, которая содержится в реквизитах"¹. В то же время "информационно-документационная система" характеризуется как "искусственно созданная сложная система социальной информации, в рамках которой происходит информационное и документационное обеспечение социальной деятельности, и где основным коммуникационным каналом выступает документный канал"².

Характеристика сообщения как информационного, на наш взгляд, является излишней, потому что сообщение не может быть каким-либо иным (неинформационным). Понятие "доку­ментного канала" коммуникации, очевидно, предусматривает, что информация от коммуниканта к реципиенту передается с помощью документа, являющегося одновременно и каналом коммуникации, и сообщением, которое передается. Сущест­венным дополнением к нашей дефиниции можно считать ука­зание на включенность документа в информационно-докумен­тационную систему с помощью метаинформации, которая содержится в реквизитах. "Реквизиты документа" этот автор трактует достаточно широко, как любые "информационные элементы", обеспечивающие включение документа в конкрет­ную информационно-документационную систему³.

По определению Е.А. Плешкевича, информационно-документационная модель общества состоит из трех информационно-документационных систем: оперативной, обеспечивающей документирование новой информации и выполняющей опера­тивные функции; ретроспективной, в которой документы на­ходятся в состоянии покоя; и диахронной, обеспечивающей передачу и функционирование в обществе наиболее ценной ин­формации, которая не теряет со временем своего значения⁴. В каждой информационно-документационной системе, по мне­нию автора, функционируют соответствующие документы: оперативные, ретроспективные (или архивные) и диахронные (соответствующие понятию "документа-книги")¹. Студентам предлагается сравнить определение "диахронного документа" с определением книги автором данного учебного пособия (см. тему 9) и соотношением книги с первоначальными и архи­вными документами (см. рис. 9.4).

Можно согласиться с тем, что существует особая информационно-документационная система, в которой функционируют документы, объединяемые понятием "книга". Однако называть эту систему и соответствующие документы диахронными, что якобы отличает их от других систем и документов, считаем не­корректным, поскольку любой документ обеспечивает переда­чу информации во времени и потому является средством диахронной коммуникации.

В целом положительно оценивая предложенную Е.А. Плешкевичем теорию документа, считаем необходимым последую­щее ее развитие и согласование с международными и государс­твенными стандартами и словарями в отрасли информацион­ной деятельности.