У вас уже є головний документ і зв'язане з ним джерело даних, що відфільтроване і розсортоване за допомогою запиту. Здавалося б, можна виконати злиття і роздрукувати результат. Однак перед цим краще перевірити правильність злиття.
1. Продовжуючи працювати з документом попередньої вправи, клацніть на кнопці (Поиск ошибок) панелі інструментів (Слияние), яка знаходиться праворуч від кнопки (Диалоговое окно "Слияние"). Відкриється вікно діалогу (Поиск ошибок) з перемикачем, який має три положення, як показано на малюнку.
· Перше положення перемикача дозволяє одержати повідомлення про усі виявлені помилки без виконання злиття.
· Вибравши друге положення перемикача, ви одержите як саме злиття, так і повідомлення про всі помилки, повідомлення про які послідовно з'являються у вікнах діалогу.
· Третє положення перемикача ініціює генерацію злиття і, в окремому документі, зберігає звіт про помилки.
2. Виберіть положення перемикача (Создать только отчет об ошибках).
3. Клацніть на кнопці ОК. При правильному виконанні всіх операцій у злитті не виявиться ніяких помилок. У противному випадку з'явиться відповідне повідомлення про помилку.
4. Клацніть на кнопці (Поля/Данные), яка знаходиться праворуч від кнопки (Добавить поле Word). Ви побачите, що поля головного документа заміняться на дані однієї з записів джерела даних.
5. За допомогою кнопок (Следующая запись) і (Предыдущая запись) панелі інструментів Слияние переглядіть всі екземпляри документа, що відповідають конкретним записам джерела даних. Зверніть увагу, що записи про організації, ім'я яких не Фантом, відсутні, тому що вони відфільтровані запитом через невідповідність назви організації значенню Фантом. Проте, у цьому режимі попереднього перегляду ви зможете спостерігати всі записи, але при остаточному злитті ряд записів будуть пропущені через наявність у головному документі поля (Пропустить запись если) з відповідними умовами.
6. Знову клацніть на кнопці (Поля / Данные), щоб повернути відображення полів.
7. Нарешті прийшов час виконати злиття. Клацніть на кнопці (Диалоговое окно Слияние).
8. У вікні діалогу, що відкриється, клацніть на кнопці (Объединить).
9. У списку, (Назначение) вікна діалогу (Слияние), що розкриється, виберіть один із трьох режимів злиття:
· (Новый документ) - створює документ Word, у якому послідовно на окремих сторінках розміщуються всі екземпляри, побудовані на основі злиття;
· (Принтер) - друкує результат злиття на принтер;
· (Электронная почта) - відправляє кожен екземпляр злиття потрібному адресату по електронній пошті. Щоб указати, яке поле джерела даних містить адреси електронної пошти, клацніть на кнопці (Настройка) і виберіть потрібне поле в списку вікна діалогу, що відкрилося, потім клацніть на кнопці ОК. (У цьому ж вікні діалогу можна увести вміст поля (Тема) електронних повідомлень.)
Виберіть пункт " Новый документ ", якщо принтер у вас до комп'ютера не підключений.
10. Виберіть у перемикачі (Строки, содержащие только пустые поля данных) нижнє положення, якщо потрібно, щоб рядки з полями даних не пропускалися навіть у тому випадку, якщо вони порожні.
11. Клацніть на кнопці (Объединить). Далі результат злиття може буде відправлений:
· у новий документ, файлу якого потрібно дати відповідне ім'я,
· на принтер,
· по електронній пошті.
У першому випадку знову створений документ з'явиться на екрані і його можна буде зберегти в окремому файлі на твердому диску і при бажанні роздрукувати.
Контрольне завдання:
Як контрольну вправу необхідно роздрукувати наклейки на конверти для листів, створених на цьому занятті за допомогою злиття.
1. Відкрийте документ Лист.dос, а потім відкрийте вікно діалогу (Слияние).
2. Клацніть на кнопці (Создать) і виберіть пункт (Наклейки).
3. У вікні діалогу, що відкрилося, виберіть варіант створення нового документа.
4. Клацніть на кнопці (Получить данные) і виберіть як джерело даних файл Гості.dос.
5. Клацніть на кнопці (Настройка основного документа).
6. У вікні діалогу (Параметры наклейки) настройте формат наклейок на конверти.
7. У вікні діалогу (Создание наклеек) додайте в текст наклейок поля (Имя), (Фамилия), (Индекс) и (Адрес), забезпечив їх відповідними підписами.
8. Закрийте вікно діалогу (Слияние).
9. Клацніть на кнопці (Поля/Данные) і перегляньте усі записи.
10. Перевірте злиття на відсутність помилок.
11. Виконайте злиття в новий документ.
12. Перевірте правопис і граматику отриманого документа. При цьому не забувайте пропускати усі власні імена (але не вносить їх у словник Word).
13. Поверніться в головний документ, об'єднаєте його з джерелом даних і роздрукуйте злиття.
Контрольні питання
1. Яким способом існуючий файл можна указати як джерело даних?
2. Як перейти до потрібного запису?
3. Як швидко виконати злиття в новий документ?
4. Яку перевагу дає призначення однакових правил сортування для листів і наклейок на конверти?
ПрактичнЕ заняття № 4.3 (2 год.)
Автоматизація виконання операцій с документами у MS Word за допомогою макросів.
Мета практичного заняття:
Вивчити методи та способи автоматизації основних прийомів форматування документів за допомогою макросів та мови Visual Basic for Application.
Перелік питань для вивчення:
1. Створення макросу за допомогою засобу запису.
2. Створення макросу за допомогою редактора Visual Basic.
