Для цього варто перейти в режим конструктора

2. У вікні бази даних на вкладці Форми виділите значок тільки, що створеної форми " Клієнти " і клацніть на кнопці Конструктор, розташованої у верхній частині вікна бази даних. Форма " Клієнти " у вікні конструктора повинна виглядати подібно як на малюнку.

Можливе вікно буде потрібно трохи розтягти, щоб нижче форми залишалося вільне місце. Як видно з малюнка, конструктор розрізняє на формі три області:

· всі елементи керування – поля, напису, і списки майстер помістив в область даних, під панеллю Область данных

· область заголовка, позначена панеллю Заголовок форми

· область примітки, позначена панеллю Примечание форми.

Області заголовка і примітки залишаються порожніми. Нехай вони такими і будуть: задача полягає в тім, щоб розширити область даних униз, звільняючи місце для підлеглої форми, але при цьому не торкнутися порожньої області застосування.

3. Помістите покажчик миші на верхній край панелі Примечание формы, у результаті покажчик повинний прийняти вид "двунаправленной" стрілки (не помильтеся!, - на нижньому краї панелі покажчик також приймає вид "двунаправленной" стрілки, однак нас цікавить саме ^{верхній} край). Захопите верхній край панелі Примечание формы мишею і перетягнете його вниз, як показано на малюнку.

4. Далі в частину області, що звільнилася, даних необхідно помістити елемент керування Подчиненная форма/отчет. Для цього варто використовувати панель елементів керування.

Примітка: Якщо панель елементів керування не видна, відкрийте її командою Вид > Панели нструментов > Панель элементов.

5. Знайдіть на панелі елементів кнопку Подчиненная форма/Отчет і клацніть по ній.

6. Перемістите покажчик миші на вікно конструируемой форми (при цьому він здобуває вид хрестика зі значком підлеглої форми) і, натиснувши ліву кнопку миші в одному з кутів вільної області форми (у нижній частині вікна)розтягніть прямокутник, що з'явився, до протилежного кута, і потім відпустите кнопку миші. У результаті в зазначене місце буде поміщена підлегла форма, а на екрані з'явиться діалогове вікно, що представляє перший крок Мастера подчиненных форм.

Створення підлеглої форми за допомогою Мастера подчиненных форм.

1. Установите перемикач у позицію Имеющиеся формы, а в поле списку виділите пункт " Операции по клиенту ". Клацніть по кнопці Далее.

2. Наступне діалогове вікно визначає поле зв'язку між головною і підлеглою формами. У даному випадку можна залишити настроювання за замовчуванням без змін. Просто клацніть по кнопці Далее.

3. На останньому кроці майстра необхідно задати напис над підлеглою формою – нехай вона називається Операции по клиенту.

4. Завершити роботу майстра щигликом на кнопці Готово.

 

Поки підлегла форма залишається виділеним елементом головної форми, необхідно виконати ще одну операцію. Якщо закрити тепер вікно конструктора з підтвердженням збереження, неважко буде переконатися відкривши форму Клиенты, що в області підлеглої форми відображаються тільки ті операції, що зв'язані з поточним клієнтом для головної форми.

 

Оскільки конструктор форм уже небагато був розглянутий, виконаємо ще одну дію, яка необхідна для забезпечення цілісності даних. Справа в тім, що форма клієнти, така, яка вона є в даний момент, дозволяє вносити зміни в таблицю Операції. Це неправильно і чревате помилками – для введення записів операцій повинні використовуватися призначені для цього засоби, а підлегла форма Операции по клиенту служить тут для відображення операцій, а не для їхнього введення. Тому варто заборонити введення даних у форму Операции по клиенту. Для цього необхідно виконати наступну послідовність дій:

Заборона зміни даних, відображуваних формою:

1) Відкрийте вікно бази даних на вкладці Форми

2) Виділите символ форми Операции по клиенту

3) Клацніть по кнопці Конструктор

4) Виберіть у меню Вид команду Свойства. У результаті відкриється вікно властивостей форми.

 

Примітка: Зверніть увагу, це вікно може відображати властивості й інших об'єктів, зокрема, областей форми чи елементів керування, розміщених на ній. Щоб воно відображало властивості усієї форми, послідовність кроків повинна бути в точності такий, як описано вище.

 

5) На вкладці Данные вікна властивостей форми виберіть значення " Нет " для полів " Разрешить удаление ", " Разрешить изменение ", " Разрешить добавление и Ввод данных ".

6) Після цього вікно властивостей і усе вікно конструктора можна закрити, підтвердивши збереження змін макета форми.

 

Тепер форма " Клиенты " дозволить вводити і змінювати дані тільки з таблиці " Клиенты ". Дані про операції по клієнту можна буде тільки переглядати. Форми " Клиенты " і " Все операции " тепер цілком придатні для введення даних і перегляду вмісту таблиць. У роботу з формами можна внести безліч інших доповнень і удосконалень.

 

7. КОНТРОЛЬНІ ПИТАННЯ.

1. Чи може форма, створена майстром, містити дані з декількох таблиць?

2. Який режим дозволяє створювати форму на основі тільки однієї таблиці?

3. Яка панель інструментів активізується при відкритті форми?

4. Відкіля вибирається текст при автоматичному формуванні підпису поля у формі?

5. Які панелі використовуються при конструюванні форми?

6. Чи зберігає у формі елемент керування Поле такі властивості як Поле со списком, Список, задані при його визначенні в таблиці?

7. Для чого призначена панель елементів конструктора форм?

8. Як у режимі конструктора переглянути доступні у формі поля?

9. Де зберігатися посилання на джерело записів форми?

10. Де розміщена кнопка, по якій створюється елемент керування Надпись?

11. По якій команді проглядаються властивості елемента керування?

12. Яка кнопка дозволяє переключатися з режиму конструктора в режим форми і назад?

13. Чи можна у формі за допомогою кнопок переходу по записах зробити поточним новий запис?

 

ПРАКТИЧНЕ ЗАНЯТТЯ № 2.12

СТВОРЕННЯ ЗВІТІВ

1. ЦІЛЬ РОБОТИ.

Освоїти прийоми створення звітів і графічного представлення даних у СУБД ACCESS.

2. ЗАДАЧІ РОБОТИ

Створення звітів різних типів і їхнє редагування.

3. ЗМІСТ РОБОТИ

1. Відкрити базу даних Работа с клиентами, створену раніше.

2. Створити звіт Список операций за допомогою
Мастера отчетов.

3. Відредагувати вид отриманого звіту за допомогою Конструктора отчетов.

4. Зміните порядок сортування і виконаєте угруповання в отриманому звіті.

4. ВИМОГИ ДО ЗВІТУ

Звіт про пророблену роботу повинний містити файл бази даних на дискеті з виконаним завданням.

6. ЗАГАЛЬНІ теоретичні ПОЛОЖЕННЯ

Звіти являють собою найкращий засіб представлення інформації з бази даних у виді друкованого документа. У порівнянні з іншими методами виводу даних на друк звіти володіють двома принциповими перевагами:

· звіти надають широкі можливості для угруповання й обчислення проміжних і загальних підсумків для великих наборів даних;

· звіти можуть бути використані для одержання красиво оформлених матеріалів, наклейок і інших документів.

Джерелом даних для звіту може бути таблиця чи запит. Крім даних, отриманих з таблиць, у звіті можуть відображатися обчислені по вихідним даним значення, наприклад, підсумкові суми. Звіти і форми мають багато загального, однак на відміну від форм, звіти не призначені для введення і виправлення даних у таблицях. Вони дозволяють тільки переглядати і друкувати дані. У звіті неможливо змінити вихідні дані за допомогою елементів керування, як це можна зробити за допомогою форм.

В основному звіти застосовуються для перегляду «картини в цілому», тому часто базуються на богатотабличных запитах.

6.1. Основні відомості про звіти

Мал.1. Вид вікна Новый отчет

Для створення звіту у вікні бази даних вибираємо пункт Отчет у списку кнопки, Открыть новый об'єкт на панелі інструментів, чи кнопки Создать на вкладці Отчеты. Access виведе на екран вікно діалогу Новый отчет, представлене на Мал.1. Access показує ім'я обраного джерела в поле зі списком у нижній частині вікна діалогу.

6.1.1. Вибір майстра по розробці звітів

У вікні діалогу Новый отчет можна вибрати один із шести варіантів.

· Конструктор - дозволяє створювати звіт «з нуля» і редагувати вже створений звіт.

· Мастер отчетов - запускає основного майстра для створення звітів, що дозволяє вибрати поля для звіту, задати формати, умови угруповання і підсумкові функції.

· Автоотчет: в столбец - цей майстер створює звіт, у якому кожен запис базового запиту чи таблиці представлений у виді простого списку, що містить назви і значення полів.

· Автоотчет: линейный -у звіті цього типу дані записи базового запиту чи таблиці виводяться в одному рядку. Якщо таблиці базового запиту зв'язані відношенням «один-ко-многим», то майстер створює групу для даних, що надходять з боку відносини «один», але не обчислює ніяких підсумкових значень. При створенні звіту використовується останній стиль, що був обраний у майстру звітів чи застосований за допомогою автоформату в конструкторі звітів.

· Мастер диаграмм - цей майстер допомагає побудувати діаграму і створює в звіті вільну рамку об'єкта OLE із упровадженою діаграмою Microsoft Graph.

· Почтовые наклейки - цей майстер дозволяє вибрати поля з іменами й адресами, форматувати їх і створити звіт для друку поштових наклейок. Ви можете вибрати будь-який тип і настроїти розмір наклейок.

6.1.2. Розділи звіту при використанні Конструктора отчета

Порожній макет звіту містить розділи Верхний колонтитул, Нижний колонтитул, між якими знаходиться Область данных.

Додати чи видалити верхній і нижній колонтитули можна за допомогою команди Вид ® Колонтитулы. При створенні звіту можна задати заголовок, що буде надрукований тільки на самому початку звіту, і примітку, що буде надрукована наприкінці звіту. Щоб додати в звіт ці розділи, виберіть команду
Вид ® Заголовок ® Примечание отчета.

Лінійка з розподілами по верхньому і лівому краях вікна звіту допомагають планувати розташування даних на сторінці. Змінити розмір будь-якого відділу можна, перетягнувши його границю. У кожнім розділі Access виводить сітку.

6.1.3. Вікно звіту і його інструменти

Панель елементів містить усі кнопки для всіх елементів керування, які можна використовувати при створенні звіту. Це поля, написи, малюнки, прапорці і т.д.

Щоб відкрити цю панель потрібно вибрати команду Вид – Панель элементов, або клацнути на кнопці Панель элементов на панелі інструментів. Кнопка Другие элементы надає доступ до всіх елементів керування Active (у тому числі до елемента керування Календарь) встановленим у системі.

Щоб розмістити в звіті конкретний елемент керування, клацніть на відповідній кнопці на панелі елементів, натисніть кнопку миші, протягнете покажчик миші до того місця, де повинний бути елемент, і відпустите кнопку.

Список полів спрощує розміщення в звіті приєднаних елементів керування (елементів керування, зв'язаних з полями таблиці чи запиту). Він відкривається щигликом на кнопці Список полей на панелі інструментів чи вибором команди Вид4Список полей. У рядку заголовка списку полів Access виводить ім'я базової таблиці чи запиту.

Щоб створити приєднаний елемент керування за допомогою списку полів, виберете його тип, клацнувши на відповідній кнопці на панелі елементів. Потім перетягнете поле зі списку в потрібне місце звіту. Якщо кнопка не обрана, типом елемента керування за замовчуванням є Поле.

У вікні властивостей можна установити властивості самого звіту, його розділів і елементів керування. Набір властивостей, представлених у ньому залежить від об'єкта.

Щоб відкрити вікно властивостей, виділяємо потрібний об'єкт і клацаємо на кнопці Свойства на панелі чи інструментів вибираємо команду Вид 4Свойства.

Мал. 2. Вікно звіту.

Сортування та угруповання

Звіти представляють можливість групувати виведену інформацію за допомогою вікна Сортировка и группировка. Щоб відкрити його, клацніть на кнопку Сортировка и группировка на панелі інструментів чи виберіть команду Вид®Сортировка и группировка. У вікні Сортировка и группировка можна визначити до 10 полів чи виражень, що будуть використовуватися в звіті для угруповання даних. Перший елемент списку визначає основну групу, а наступні підгрупи усередині груп.

Мал. 3. Вікно Сортировка и группировка.

 

У першому рядку стовпця Поле/выражение розкривається список полів базової чи таблиці запиту. Почавши введення зі знака рівності (=), можна ввести в цьому стовпці вираження, що містить посилання на будь-яке поле базової таблиці чи запиту.

За замовчуванням Access сортує значення по зростанню. Для зміни порядку сортування виберіть значення По убыванию в списку, що розкривається, що з'являється після щиглика в осередку стовпця Порядок сортировки.

У звіті повинне бути зарезервоване місце для заголовка кожної групи і примітки, у якому можуть виводитися підсумкові поля. Щоб додати в звіт ці розділи, установите для властивостей Заголовок группы і Признак группы значення Да. Крім того, можна попросити Access виводити всі детальні дані для даного рівня угруповання на одній сторінці (якщо це можливо), вибравши для тієї ж властивості значення Вся група.

6.2.2. Завдання діапазонів угруповання.

Для кожного поля чи вираження, заданого у верхній частині вікна сортування й угруповання, можна установити властивості Группировка та Интервал. Звичайно дані групуються за кожним значенням поля чи вираження. Але записи можна групувати не тільки за окремим значенням, але і по діапазонах значень. Вид і розмір діапазону залежать від типу даних поля чи вираження.

При угрупованні по текстовому полю можна починати нову групу при зміні першого чи декількох початкових символів значення поля. Наприклад, щоб утворити по одній групі для кожної букви алфавіту, визначите створення нової групи при зміні першої букви значення поля – таким чином, ви одержите групу записів, у яких значення поля починається з букви А, групу записів зі значенням поля, що починається з букви Б, і т.д.

Щоб задати угруповання по перших символах, установите для властивості Группировка значення По первым знакам, а в осередку властивості Интервал уведіть число початкових символів, по яких ви хочете утворювати групи.

Для чисел можна установити властивість Группировка в значення Интервал. У цьому випадку властивість Интервал визначає діапазони угруповання. Access обчислює діапазони, починаючи з 0. Якщо задати інтервал, рівний 10, то будуть формуватися групи значень від –20 до –11, від –10 до –1, від 0 до 9, від 10 до 19, від 20 до 29 і т.д.

Для полів дати/времени можна установити як значення властивості Группировка так і одиниці виміру як По годам, По кварталам, По месяцам, По суткам, По дням, По часам, По минутам. Для властивості Интервал укажіть число одиниць виміру, якщо ви хочете проводити угруповання по визначеному відрізку часу. Наприклад, якщо ви хочете створити групи з інтервалом у два роки, установите для властивості Группировка значення По годам, а в осередку властивості Интервал уведіть 2.