Технология работы
1. Откройте окно параметров встречи двойным щелчком на теме или на пустой строке в ежедневнике (рис.12).
2. Рассмотрите вкладку Встреча.
3. Выполните следующие действия:
• измените тему встречи;
• укажите место встречи;
• отключите флажок оповещения;
• установите параметры занятости: занят, свободен, под вопросом, нет на работе.
4. Свяжите встречу с контактом. Для этого щелкните на кнопке Контакты в нижней части диалогового окна и в открывшемся списке контактов выберите имя контактного лица, с которым запланирована встреча.
Задание 4. Заметки и вложения
Обычно при встрече обсуждаются какие-то деловые вопросы. Вы можете в окне встречи сделать заметки, примечания, какие вопросы предполагается обсудить, предложения по обсуждаемым темам и прочее. Если к встрече готовится документ, то его можно либо напрямую вставить в окно встречи, либо связать с ней.
Заметки и вложения к встрече.
Технология работы
1. Откройте окно встречи (см. Задание 1).
2. В текстовом поле для заметок к встрече запишите текст: “ Обговорити терміни роботи, кількість учасників і коло їхніх питань ”.
3. Прикрепите к встрече созданный и сохраненный на компьютере файл. Для этого:
· щелкните на кнопке Добавить файл (или меню Вставка > Файл);
· в окне обзора найдите нужный файл и щелкните на кнопке Вставить (значок файла появится в окне).
4. Вы можете также вставить содержимое файла. Для этого:
· выберите в меню Вставка > Обьект;
· в диалоговом окне установите переключатель Создать из файла;
· щелкните на кнопке Обзор и в диалоговом окне выберите имя файла;
· закройте диалоговые окна щелчком на кнопке ОК и убедитесь, что содержимое файла появилось в поле заметок.
Задание 5. Планирование повторяющихся встреч
В работе есть встречи, которые периодически повторяются. Например, доклад директору производится в начале каждого рабочего дня, подписание документов — в конце рабочего дня, раз в неделю проводятся совещания, посвященные планированию предстоящей работы и отчету о проделанной работе. Все перечисленные виды встреч можно отметить в календаре как повторяющиеся. В этом случае они автоматически будут записаны на запланированные дни.
Научитесь создавать повторяющуюся встречу. Технология работы
1. Создайте в календаре несколько встреч, которым затем будет присвоен признак повторения (табл. 3).
Таблица 2. Повторяющиеся события
| День недели | Время | Тема | Признак повторения |
| Понедельник | 9.00-9.30 | Просмотр почты | ежедневно |
| Понедельник | 9.30-10.00 | Доклад директору | ежедневно |
| Понедельник | 16.30-17.00 | Подписание документов | ежедневно |
| Понедельник | 10.00-11.00 | Планерка | каждую неделю |
| Вторник | 13.00-14.30 | Прием по личным вопросам | каждую неделю |
| Пятница | 16.00-17.00 | Итоги работы | каждую неделю |
2. Задайте признак повторения для встречи. Для этого:
· двойным щелчком откройте окно встречи;
· на панели инструментов щелкните на кнопке Повторение;
· в диалоговом окне Повторение встречи (рис.13) установите необходимые параметры повторения;
· закройте окно встречи и найдите в календаре другие даты, на которые автоматически будет записана повторяющаяся встреча.
Рис.13. Задание параметров повторяющейся встречи
Задание 6 Планирование собраний и событий
Собрание предполагает приглашение нескольких участников. Программная среда Оutlook позволяет выбрать участников из папки Контакты и автоматически послать им приглашения. Этот вид работы напрямую связан с возможностью групповой работы в сети. Событие — это мероприятие на весь день.
Научитесь назначать собрание и событие.
Технология работы
1. Откройте повторяющуюся встречу Планерка (см. Задание 5).
2. Щелкните на вкладке Доступность участников. При переходе на эту вкладку встреча автоматически преобразуется в собрание.
3. Для выбора участников и отправки им приглашений щелкните на кнопке Другие. Откроется адресная книга.
4. Выберите участников собрания.
5. В сформированном списке щелкните на значке отправки приглашения рядом с каждым участником и выберите пункт отправлять или не отправлять приглашения.
ПРИМЕЧАНИЕ. Если вы работаете в сети, то приглашения будут автоматически посланы по указанным в папке Контакты адресам.
6. При формировании папки Контакты все даты рождений и годовщин автоматически записываются в ежедневник на соответствующие дни как события. Такая запись в нужный день напомнит вам о необходимости поздравить партнера, что является признаком учтивости в деловом общении. Событие указывается в заголовочной части листа ежедневника. Просмотрите ежедневник и убедитесь, что в дни рождений ваших сотрудников и партнеров внесена соответствующая запись (рис.14).
Рис.14. Повторяющееся событие: день рожденья
7. Создайте событие на весь день Семинар менеджеров. Для этого:
• двойным щелчком откройте новую встречу;
• установите флажок Целый день;
• задайте остальные параметры встречи: тему, место, дату, время, участников.
Задание 1. Создание задачи
В окне папки Календарь расположена Панель задач (см. рис.11). Задача, в отличие от Встречи, не имеет конкретной даты и времени выполнения. Она имеет лишь определенную дату начала и срок выполнения. Задачи хранятся в отдельной папке с одноименным названием. Панель задач в календаре связана с папкой Задачи (рис.15).
Вы можете установить следующие параметры задачи:
· указать тему задачи;
· назначить дату начала и срок исполнения;
· отслеживать стадии завершенности: не началась, выполняется, завершена, отложена, в ожидании;
· указывать процент исполнения задачи;
· поручить задачу другому исполнителю и контролировать исполнение;
· связать задачу с контактом;
· прикрепить файл или записать заметки;
· изменить представление сведений о задаче в окне.
Рис.15. Папка Задачи
Многие из этих параметров аналогичны параметрам встречи. Научитесь создавать задачи и задавать их параметры. Технология работы
1. Рассмотрите представление информации о задачах в папке Календарь (см. рис.11) и в папке Задачи (рис.15). Они во многом совпадают.
2. Перейдите в папку Задачи.
3. Для создания задачи щелкните на строке с надписью “ Щелчок добавит элемент (Задача)”. Таким способом вы можете задать тему, срок исполнения и еще некоторые параметры задачи. Запишите тему “ Приказ об утверждении графика отпусков ” и укажите срок исполнения в раскрывающемся календарике, затем нажмите Еntег.
4. Чтобы ввести подробные сведения о задаче, двойным щелчком откройте окно параметров задачи (рис.16).
5. Введите дату начала, состояние, процент завершенности задачи. Установите флажок оповещения.
6. Прикрепите к задаче файл с приказом (см. Задание 4).
7. Создайте еще несколько задач на следующие 5 дней:
• собрать сведения об отпусках;
• составить план проведения семинара;
• составить список участников семинара;
• разослать телефонограммы участникам семинара.
Рис.16. Окно параметров задачи
Задание 8. Поручение задачи другому лицу и контроль исполнения
Секретарь не только самостоятельно выполняет задания директора, но и может по его указанию поручить выполнение задачи другому сотруднику и осуществлять контроль исполнения.
Программная среда Оutlook позволяет поручить задачу любому лицу из папки Контакты. При поручении задачи она автоматически пересылается по сети сотруднику, который становится владельцем задачи. Порученная задача хранится в папке секретаря, который таким образом имеет возможность контролировать ход ее выполнения.
