Повноваження та обов'язки в межах організації

Організація визначає повноваження та обов'язки всіх працівників, що беруть участь в керу­ванні документаційними процесами. Це стосується таких категорій:

а) На вище керівництво покладено найвищий рівень відповідальності за забезпечення роз­робляння та впроваджування успішної програми керування документаційними процесами. Підтримування вищим керівництвом виявляється у наданні ресурсів нижчому рівню. Вище керів­ництво стимулює відповідність вимогам керування документаційними процесами у межах всієї організації.;

b) Фахівці з керування документаційними процесами несуть основну відповідальність за впроваджування ІSО 15489-1. Зокрема, вони розробляють загальну політику щодо керування документаційними процесами, процедури та стандарти для організації і запроваджують процеси, описані у розділі 4 ІSО 15489-1.

с) Керівники виробничих підрозділів або організаційних відділів відповідають за те, щоб їхні працівники створювали та зберігали службові документи як невід'ємну частину своєї роботи, відповідно до встановленої політики, процедур та стандартів. Вони забезпечують ресурсами, необхідними для керування документаційними процесами, та підтримують зв'язок із фахівцями з керування документаційними процесами з усіх питань, наведених у розділі 4 І5О 15489-1.

d) Інші працівники в організації мають специфічні обов'язки, пов'язані зі службовими доку­ментами. Зокрема, це стосується персоналу, відповідального за забезпечення збереженості,персоналу, відповідального за розробляння та впроваджування систем із застосуванням інфор­маційних та комунікаційних технологій, та персоналу, відповідального за дотримання відповід­ності вимогам.

e) Всі працівники створюють та зберігають документи як частину своєї повсякденної роботи і мають робити це відповідно до встановленої політики, процедур та стандартів. Це також стосу­ється передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування лише згідно з наданими повноваженнями у цій сфері.

Коли розробники запроваджують програму керування документаційними процесами в органі­зації, важливо, щоб вони врахували норми, закладені у політиці організації.

З СТРАТЕГІЯ, РОЗРОБЛЯННЯ ТА ВПРОВАДЖУВАННЯ

Вступ

Розділ 8 ІSО 15489-1 описує основні характеристики документаційних систем та надає базові поняття для їх впроваджування. У цьому розділі описано положення пункту 8.4 ІSО 15489-1. У розділі наведено рекомендації з розробляння та впроваджування систем для керування документаційними процесами.

3.2 Розробляння та впроваджування документаційної системи

3.2.1 Загальні засади

Треба зауважити, що етапи цього процесу — це деталізування загального викладу пункту 8.4 ІSО 15489-1: етап А пов'язаний з позицією переліку а), етап В з позицією переліку b) тощо.

Умовні познаки:

---- ► Первинний зв'язок

Зворотний зв'язок

(Джерело: Національний архів Австралії та Архів штату Новий Південний Уельс) Рисунок 1 — Розробляння та впроваджування документаційних систем