Етап Р. Розробляння документаційної системи

Цей етап охоплює перетворення стратегії та тактики, обраних на етапі Е, у план створення документаційної системи, що містить вимоги, визначені та задокументовані на етапі С, і виправляє недоліки в організації керування документаційними процесами, виявлені на етапі D.

На етапі Р, як і на інших етапах цієї методології, застосовують поняття системи у широкому розумінні, охоплюючи як людей та процеси, так і засоби та технологи. Тому цей етап може містити:

а) розробляння змін до наявних систем, процесів та методик,

b) адаптацію або інтегрування технологічних рішень, та

с) визначання, як найкраще запровадити ці зміни, щоб поліпшити керування документаціи­ними процесами в організації.

На практиці часом важко побачити, де закінчується визначання стратегії для документацій них систем (етап Е) та починається розробляння систем для оформляння цієї стратегії (етап F). Проте необхідно зосередитися окремо на стратегії, щоб вимоги до створювання та зберігання службових документів були практично здійсненними, послідовними та належним чином долуче­ними до документаційної системи.

На цьому етапі залучають фахівців з керування документаціиними процесами та інших експертів, які працюють з користувачами, щоб розробити інструкції, які найкраще відповідають вимогам до документації. Це сприяє розумінню користувачами прийнятності системи, вони її розу­міють та використовують відповідно до своїх планів.

Результати етапу Р містять:

а) проектні плани розробляння, наочну модель вирішення завдань, обов'язки та часову послідовність,

b) звіти з ґрунтовними результатами періодичного аналізування проекту,

с) документи про зміни до вимог, підписані як представниками користувача, так і групи розробників,

d)опис проекту,

e) правила функціювання системи,

f) специфікації системи,

g) діаграми, що містять архітектуру та складники системи,

h) моделі, що містять різні складники системи: процеси, інформаційні потоки та інформаційні об'єкти,

і) ґрунтовні вимоги для створювання або придбання технологічних складників: програмно­го та апаратного забезпечення,

j)плани файлів,

k плани, що показують, як проект буде об'єднано з наявними системами та процесами,

l) плани первинного навчання і тестування, та

m) план впроваджування системи.

3.2.8 Етап G. Впроваджування документаційної системи

Мета етапу G — шляхом системного аналізування визначити та розробити прийнятну стра­тегію, щоб впровадити план, розроблений на етапі Р. Цей план забезпечує загальний огляд того, як мають діяти разом різні складники системи (процеси, процедури, люди та технологія).

Об'єднання нових або вдосконалених документаційних систем з офісними системами кому­нікації та робочими процесами може виявитися комплексною роботою, що потребуватиме висо­кого рівня звітності та фінансових витрат. Такі ризики можна мінімізувати шляхом ретельного планування та документування процесу впроваджування.

Після завершення цього етапу організація матиме інтегровану в її структуру з мінімальними змінами ділової діяльності удосконалену методику керування документаціиними процесами, яка сприятиме організаційним вимогам до акредитування згідно з системою якості та окупить довго­строкові інвестиції, зроблені на етапах А — F.

Результатом цього етапу є така документація:

а) ґрунтовний проектний план з викладом структури обраної стратегії,

b) документально оформлені політика, процедури та стандарти,

с) навчальні матеріали,

d) порядок документування процесів конвертування та поточних процедур переміщування інформації,

e) документація, потрібна для акредитування відповідно до системи якості,

f) звіти про виконання, та

g) звіти керівництву.

3.2.9 Етап Н. Аналізування після впровадження системи

Мета етапу Н — оцінити ефективність документаційної системи, проаналізувати процес розвитку системи для того, щоб усунути недоліки та встановити режим відстежування протягом дії системи.

Етап Н охоплює:

а) аналізування того, чи службові документи створені та систематизовані згідно з потребами ділової діяльності та пов'язані відповідним чином з робочими процесами, частиною яких вони є,

b) опитування керівництва, персоналу та інших зацікавлених сторін,

с) здійснювання обстеження,

d) перевіряння документації, підготовленої під час попередніх стадій проекту розробляння системи, та

e) нагляд за операціями та їх вибіркове перевіряння.

Здійснюючи перше після впровадження перевіряння роботи документаційної системи, а потім проводячи періодичні перевіряння, організація гарантує постійне вертання своїх інвести­цій у документаційну систему, щоб засвідчити, що службові документи, які вона створює, і доку-ментаційні процеси, якими вона керує, відповідають її діяльності. Аналізування, проведене після впровадження системи, зменшить для організації ризик невдалого функціювання системи, а з часом передбачить важливі зміни у вимогах до документації та організаційних потребах, що зумовить новий цикл розробляння.

Після завершення етапу Н організація матиме:

а) розроблену та прийняту методологію об'єктивного оцінювання документаційної системи,

b) задокументовані діяльність системи і процес розробляння, та

с) поданий керівництву звіт про результати та рекомендації.

Оскільки робочі процеси та документаційні системи змінюються, треба періодично вживати заходів, описаних на етапах С—Н, як показано на рис.1.