Розробляння та впроваджування документарних систем

Документаційні системи мають забезпечувати своєчасний та ефективний доступ до службо­вих документів та їхній пошук, необхідний для безперервної ділової діяльності та задоволення ви­мог, пов'язаних зі звітністю.

Щоб забезпечити цілісність службових документів у документаційних системах треба перед­бачити контроль за доступом. У системах має бути передбачено зберігання контрольних журналів або застосовування інших методів, які засвідчують, що службові документи ефективно захищені від несанкціонованого користування, змінення або знищування.

ДСТУ 4423-1:2005

керівного складу та провідних працівників, використовуючи анкети опитування, роблячи огляд сис­теми в дії, перевіряючи посібники із запроваджування процедур, матеріали з навчання та іншу документацію, роблячи вибіркові перевіряння якості службових документів й методів обліковування. Аналізувати та оцінювати функціювання системи, ініціювати та контролювати дії, спрямовані на коригування, встановити режим постійного відстежування і регулярної' експертизи.

8.5 Припинення функціювання документаційних систем

Коли документаційна система припиняє функціювати або втрачає повноваження, службові документи до неї більше не долучають, але доступ до них залишається. Службові документи можна вилучити із системи згідно з чинними інструкціями про строки зберігання і передавання службо­вих документів до архіву або вилучення їх для знищування чи згідно із стратегією конвертування та переміщування інформації. Процес припинення функціювання системи треба документально оформити, оскільки це потрібно для дотримання автентичності, достовірності, придатності для ко­ристування та цілісності службових документів, які все ще перебувають у системі, охоплюючи пла­ни конвертування інформації або відображання даних (див. підрозділ 7.2).

9 документаційні процеси та їх контролювання

9.1 Визначання службових документів, що підлягають долучанню до документаційних систем

Визначання того, які службові документи треба долучати до документаційної системи, базуєть­ся на результатах аналізування вимог регуляторного середовища, вимог ділової діяльності та звітності, ризику не долучити службові документи. Залежно від типу організації, правового і соці­ального контексту, в якому вона діє, ці вимоги можуть відрізнятися.

Службові документи створюють і отримують на різноманітних носіях, використовуючи постійно змінювані технології. Первинна характерна ознака службових документів — це їх динамічна при­рода, їх можуть створювати різні автори, їх можна представити різними версіями у різних формат­них, у різні періоди часу.

Коли ділові чи особисті дії зобов'язують організацію або особу діяти, роблять організацію або особу підзвітними чи документують дію, рішення або процес прийняття рішень, їх потрібно долу­чати до документаційної системи у вигляді службових документів та пов'язати з метаданими, що характеризують їх специфічний діловий контекст.

9.2 Визначання строків зберігання службових документів

Рішення про те, як довго треба зберігати службові документи в документаційних системах, базуються на оцінюванні вимог регуляторного середовища, вимог ділової діяльності й звітності та ризиків. Попередньо для прийняття таких рішень потрібно залучити підрозділ, що здійснює специ­фічну ділову діяльність, призначену посадову особу, яка керує документаційними процесами, та, за потреби, інших працівників згідно із зовнішньою та внутрішньою політикою та нормами керуван­ня документаційними процесами, вимогами до службових документів, пов'язаними із специфічною діловою діяльністю. Статутні або інші регулятивні вимоги можуть встановлювати мінімальні стро­ки зберігання або підпорядковування рішенню таких повноважних органів, як архів або аудитори. Під час визначання строків зберігання службових документів треба враховувати права і інтереси всіх зацікавлених сторін. Не треба приймати рішення для того, щоб обмежити права доступу.

Процесом зберігання службових документів треба керувати, щоб

а) відповідати поточним та майбутнім потребам ділової ДІЯЛЬНОСТІ.

1) зберігати інформацію про минулі і нинішні рішення та діяльність як частини корпора­тивної пам'яті для інформаційного забезпечення прийняття рішень та діяльності в теперішньому і в майбутньому часі;

2) зберігати свідчення про минулу та теперішню діяльність для задоволення звітних зобов'язань;

3) ліквідувати систематично і санкціоновано якомога раніше непотрібні службові документи;

4) зберігати контекст службового документа, що зробить можливим для майбутніх корис­тувачів оцінити автентичність та достовірність службових документів, навіть у випадках, коли документаційні системи, в яких вони зберігаються, були закриті або зазнали значних змін;

b) відповідати правовим вимогам, забезпечивши відповідне оформлення документів, розумі­ння та виконання вимог регуляторного середовища, яке застосовується під час керування документаційними процесами специфічної ділової діяльності, та

с) відповідати поточним і майбутнім потребам внутрішніх і зовнішніх зацікавлених сторін:

1) визначати законні та позовні інтереси зацікавлених сторін у зберіганні службових до­кументів довше, ніж це потрібно самій організації. Зацікавлені сторони можуть бути діловими парт­нерами, клієнтами та іншими особами, яких торкаються рішення або дії організацій тощо, яким організація може надавати доступ до своїх службових документів згідно з вимогами звітності, на­приклад, аудитори, регулятивні органи та слідчі органи, архівні установи або дослідники;

2) визначати та оцінювати правові, фінансові, політичні, соціальні або інші позитивні вигоди від зберігання службових документів з метою слугувати інтересам науки і суспільства в цілому, та

3) дотримуватися інструкцій відповідних архівних органів у разі їх придатності.

Національний відхил

3) дотримуванням інструкцій відповідних архівних органів.

До службових документів тривалого зберігання належать такі, що:

— забезпечують свідчення та інформацію про політику і діяльність організації;

— забезпечують свідчення та інформацію про взаємодію організації з клієнтами, яких вона обслуговує;

— документують права й обов'язки фізичних осіб та організацій;

— сприяють формуванню документальної пам'яті організації для наукових, культурних та істо­ричних цілей, та

— містять свідчення та інформацію про діяльність, що представляє інтерес для внутрішніх і зовнішніх зацікавлених сторін.

9.3 Долучання службових документів до документаційних систем

Метою долучання службових документів до документаційних систем є

— встановлювання взаємозв'язків між службовим документом, автором та службовою потре­бою, що зумовила його створення,

— розміщування службового документа з його взаємозв'язками в документацій ній системі,

— встановлювання його зв'язків з іншими службовими документами.

Цей процес можна провести через розміщення детальних метаданих, які містять, доповню­ють, пов'язують інформацію про певний службовий документ незалежно від його формату. На стадії розробляння цей процес долучають до процедур документаційної системи. Такі метадані є суттє­вими для відстежування, повноважень, статусу, структури та цілісності службового документа в будь-який момент та подання його зв'язків з іншими службовими документами.

Перелік методів, що забезпечують долучання службових документів, може бути таким:

а) класифікування та індексування, що дають можливість встановити відповідні зв'язки, гру­пування, найменування, забезпечення секретності, дозвіл на користування та пошук, передаван­ня до архіву та вилучання для знищування і виявляння службових документів, життєво важливих для діяльності організації;

b) систематизування у логічній послідовності, незалежно від виду носія: фізичний чи елект­ронний, що полегшує наступне користування і одержування довідок;

с) реєстрування, що засвідчує наявність службового документа в документаційній системі;

d) функціювання систем, які в процесі ділової діяльності мають:

1) забезпечувати створення метаданих, що описують діловий контекст;

2) забезпечувати свідчення того, де знаходиться службовий документ;

3) виявляти, яка дія невиконана;

4) виявляти, хто має доступ до службового документа;

5) виявляти, коли цей доступ мав місце, та

6) забезпечувати свідчення дій, що здійснювалися зі службовим документом.

9.4 Реєстрування

У документаційній системі, де застосовують процеси реєстрування:

а) службові документи реєструють, коли долучають їх до документаційної системи;

b) до закінчення реєстрування жоден процес не може впливати на службовий документ.

Основна мета реєстрування — засвідчити, що службовий документ було створено або долу­чено до документаційної системи, а додатковою перевагою є те, що реєстрування полегшує по­шук службових документів. Воно містить запис короткої описової інформації або метаданих про службовий документ та надання службовому документу ідентифікатора — умовної познаки, уні­кальної для цієї системи. Реєстрування формалізує долучення службового документа до докумен­таційної системи.

Службові документи треба реєструвати Тільки на одному рівні у межах документаційної сис­теми. В електронному середовищі документаційні системи можна проектувати так, щоб реєстру­вання службових документів відбувалося автоматично, прозоро для користувача діловою сис­темою, до якої службовий документ долучають, та без втручання фахівця з керування документаційними процесами.

9.5 Класифікування

9.5.1 Класифікування напрямів ділової діяльності