Вимоги до керування документарними процесами

ПЕРЕДМОВА

1 РОЗРОБЛЕНО: Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства (УНДІАСД) Державного комітету архівів України

РОЗРОБНИКИ: 1. Антоненко, канд. іст. наук; О. Загорецька, канд. іст. наук; С. Кулешов, д-р іст. наук (керівник розроблення)

2 ПРИЙНЯТО ТА НАДАНО ЧИННОСТІ: наказ Держспоживстандарту України від 2 грудня 2005 р. № 345 з 2007-04-01

3 Національний стандарт відповідає міжнародному стандарту ІSО 15489-1:2001(Е) Information and documentation – Records management – Part 1: General (Інформація та документація. Керуван­ня документаційними процесами. Частина 1. Основні положення), окрім підрозділів 7.1 j); 9.2 с) 3); 9.9 а); d)

Ступінь відповідності — модифікований (МОD) Переклад з англійської (еn)

4 УВЕДЕНО ВПЕРШЕ

 

Право власності на цей документ належить державі. Відтворювати, тиражувати і розповсюджувати його повністю чи частково

на будь-яких носіях інформації без офіційного дозволу заборонено. Стосовно врегулювання прав власності треба звертатися до Держспоживстандарту України

Держспоживстандарт України, 2007

 

ДСТУ 4423-1:2005

ЗМІСТ

с. Національний вступ....................................................................................................................V

1 Сфера застосування...................................................................................................................1

2 Нормативні посилання.................................................................................................................2

3 Терміни та визначення понять....................................................................................................2

4 Переваги керування документаціиними процесами.................................................................З

5 Регуляторне середовище............................................................................................................4

6 Політика та обов'язки..................................................................................................................5

6.1 Загальні принципи....................................................................................................................5

6.2 Політика.....................................................................................................................................5

6.3 Обов'язки...................................................................................................................................5

7 Вимоги до керування документаціиними процесами...............................................................6

7.1 Принципи програм керування документаціиними процесами..............................................6

7.2 Характеристики службового документа.................................................................................6

7.2.1 Загальні положення...............................................................................................................6

7.2.2 Автентичність..........................................................................................................................7

7.2.3 Достовірність............................................................................................................................7

7.2.4 Цілісність.................................................................................................................................7

7.2.5 Придатність для користування..............................................................................................7

8 Розробляння та впроваджування документаційних систем............................;........................7

8.1 Загальні положення..................................................................................................................7

8.2 Характеристики документаційних систем...............................................................................8

8.2.1 Вступ........................................................................................................................................8

8.2.2 Достовірність інформації........................................................................................................8

8.2.3 Цілісність.................................................................................................................................8

8.2.4 Відповідність...........................................................................................................................8

8.2.5 Всебічність..............................................................................................................................9

8.2.6 Систематичність.....................................................................................................................9

8.3 Розробляння та впроваджування документаційних систем...................................................9

8.3.1 Загальні положення................................................................................................................9

8.3.2 Документування дій зі службовими документами.................................................................9

8.3.3 Фізичне зберігання носіїв інформації та їх захист................................................................9

8.3.4 Розподіл функцій керування..................................................................................................9

8.3.5 Конвертування та переміщування........................................................................................9

8.3.6 Доступ, пошук та користування..............................................................................................9

8.3.7 Строки зберігання та передавання службових документів до архіву

або вилучання їх для знищування......................................................................................10

8.4 Методика розробляння та впроваджування документаційних систем................................10

8.5 Припинення функціювання документаційних систем.........................................................11

9 Документаційні процеси та їх контролювання.........................................................................11

9.1 Визначання службових документів, що підлягають долучанню

до документаційних систем................................................................................................... 11

9.2 Визначання строків зберігання службових документів........................................................ 11

9. 3 Долучання службових документів до документаційних систем...........................................12

9.4 Реєстрування..........................................................................................................................13

9.5 Класифікування......................................................................................................................13

9.5.1 Класифікування напрямів ділової діяльності.....................................................................13

9.5.2 Системи класифікації...........................................................................................................13

9.5.3 Словниковий контроль.........................................................................................................13

9.5.4 Індексування.....*...................................................................................................................13

9.5.5 Розміщування номерів та індексів......................................................................................13

9.6 Зберігання та обробляння......................................................................................................14

9.7 Доступ........................................................................................................................................14

9.8 Контролювання руху службових документів та користування ними..................................14

9.8.1 Загальні положення..............................................................................................................14

9.8.2 Контроль строків виконання дій зі службовими документами..........................................15

9.8.3 Контроль за місцезнаходженням службових документів..................................................15

9.9 Передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування...........15

9.10 Документація з керування документаційними процесами..................................................16

10 Відстежування та здійснювання перевіряння.........................................................................16

11 Навчання....................................................................................................................................16

Покажчик.........................................................................................................................................17

Додаток НА Перелік національних стандартів України, посилання на які є

в цьому стандарті......................................................................................................21

Додаток НБ Порівняльна таблиця визначення понять для термінів згідно

з цим стандартом та згідно з ДСТУ 2732:2004........................................................22

Додаток НВ Перелік національних відхилів та їхні

пояснення..................................................................................................................23

Додаток НГ Абетковий покажчик українських термінів...............................................................23

 

ДСТУ 4423-1:2005

 

НАЦІОНАЛЬНИЙ ВСТУП

Цей стандарт є переклад ІSО 15489-1:2001(Е) Information and documentation – Records management — Рагt 1: General (Інформація та документація. Керування документаційними проце­сами. Частина 1. Основні положення) з окремими технічними змінами.

Технічний комітет, відповідальний за цей стандарт в Україні, — ТК 144 «Інформація та доку­ментація».

Стандарт містить вимоги, які відповідають чинному законодавству.

Перелік національних стандартів України, згармонізованих із міжнародними стандартами, по­силання на які є в цьому стандарті, наведено у національному додатку НА.

Порівняльну таблицю визначення понять для термінів, використаних у цьому стандарті та згідно з ДСТУ 2732:2004, наведено у національному додатку НБ.

До стандарту було внесено окремі зміни, зумовлені правовими та іншими нормативними ви­могами до організації діловодства й архівної справи в Україні. Технічні відхили та додаткову інфор­мацію було долучено безпосередньо до пунктів, яких вони стосуються, їх позначено рамкою і за­головком «Національний відхил», «Національне пояснення» або «Національна виноска». Перелік технічних відхилів із поясненнями наведено в національному додатку НВ.

Копії міжнародних стандартів, на які є посилання в цьому стандарті, можна замовити в Голов­ному фонді нормативних документів.

До цього стандарту внесено такі редакційні зміни:

— вираз «цей міжнародний стандарт», «ця частина ІSО 15489» замінено на «цей стандарт»;

— структурні елементи стандарту «Титульний аркуш», «Передмова», «Національний вступ», «Терміни та визначення понять» і «Бібліографічні дані» — оформлено згідно з вимогами комплексу стандартів «Національна стандартизація».

У цьому стандарті є посилання на:

— ІSО 9001:2001, який в Україні впроваджено як ДСТУ ІSО 9001-2001,

— ІSО 14001:1996, який в Україні впроваджено як ДСТУ ІSО 14001-97.

 

V

ДСТУ 4423-1:2005 НАЦІОНАЛЬНИЙ СТАНДАРТ УКРАЇНИ

ІНФОРМАЦІЯ ТА ДОКУМЕНТАЦІЯ

КЕРУВАННЯ

ДОКУМЕНТАЦІЙ НИМИ ПРОЦЕСАМИ

Частина 1. Основні положення

ИНФОРМАЦИЯ И ДОКУМЕНТАЦИЯ

УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ

Часть 1. Основне положення

Information and documentation

Records management

Рагt 1. General

Чинний від 2007-04-01

СФЕРА ЗАСТОСУВАННЯ

Цей стандарт поширюється на сферу керування документаційними процесами¹) в організа­ціях, державних або приватних, для внутрішніх та зовнішніх користувачів.

Усі елементи, описані в цьому стандарті, рекомендовано використовувати, щоб забезпечити створення, долучення легітимних службових документів та керування їх обігом. Процедури, які до­помагають забезпечити керування документаційними процесами згідно з принципами та елемен­тами, описаними в цьому стандарті, надано у ІSО/TR 15489-2 (Настанови).

Цей стандарт:

— стосується керування службовими документами всіх видів, на всіх носіях, які організація або будь-яка фізична особа створила або отримала в процесі здійснення своєї діяльності;

— надає рекомендації у сфері визначення обов'язків організацій щодо службових документів і політики в сфері документування та пов'язаних із ним процедур, систем і процесів;

— забезпечує нормативними вимогами до керування документаційними процесами у межах системи керування якістю відповідно до ІSО 9001 та ІSО 14001;

— надає рекомендації з розробляння та впроваджування документаційних систем, але

— не стосується архівних документів у архівних установах. Цей стандарт призначено для використання:

— керівниками організацій;

— фахівцями у сфері документування, інформаційного та технологічного керівництва;

— іншим персоналом організацій;

— іншими особами, які зобов'язані створювати документи та працювати з ними.

 

1) У певних країнах керування документаційними процесами також охоплює і архівні документи. Керування архівними документаційними процесами не входить до сфери застосування цього стандарту.

 

Видання офіційне

 

ДСТУ 4423-1:2005

2 НОРМАТИВНІ ПОСИЛАННЯ

Наведені нижче нормативні документи містять положення, які через посилання у тексті, ста­новлять положення цього стандарту. У разі датованих посилань пізніші зміни до будь-якого з цих видань або перегляд їх не застосовують. Проте сторонам, зазначеним в угодах, що базуються на положеннях цього стандарту, рекомендовано визначити можливість застосування найостанніших видань нормативних документів, наведених нижче. У разі недатованих посилань рекомендовано звертатися до новітніх видань зазначеного нормативного документа. Членам ІSО та ІЕС надають реєстри чинних на цей час міжнародних стандартів.

ІSО 5127²⁾ Information and documentation - Vocabulary

ІSО 9001 Quality management systems - Requirerments

ІSО 14001 Environmental management systems – Specification with guidance for use/

НАЦІОНАЛЬНЕ ПОЯСНЕННЯ

ІSО 5127 Інформація та документація. Словник*

ІSО 9001 Системи керування якістю. Вимоги

ІSО 14001 Системи керування захистом навколишнього середовища. Склад та опис еле­ментів і настанови щодо їх застосування.

* Міжнародною організацією зі стандартизації видано оновлений ІЗО 5127:2001 ІпСогтаііоп апсі сіоситепіаііоп — УосаЬиІагу.

З ТЕРМІНИ ТА ВИЗНАЧЕННЯ ПОНЯТЬ

У цьому стандарті застосовано такі терміни та визначення понять.

Визначення понять інших термінів, ужитих у цьому стандарті, наведено в ІSО 5127.

3.1 ДОСТуП (access)

Право, можливість, засоби пошуку, використання або відновлення інформації

3.2 відповідальність (accountabiliti)

Принцип, за яким особи, організації та спільноти відповідають за свої дії, та за яким від них можна вимагати пояснення своїх дій

3.3 контроль строків виконання дій зі службовими документами (action tracking)

Процес, під час якого здійснюють контроль строків, відведених для виконання дій уповнова­женими здійснювати таку діяльність

3.4 уповноважена архівна установа (archival authority )(archival agency)(archival institution) (archival programme)

Установа відповідальна за відбір, приймання та зберігання архівних документів, організацію доступу до них та знищення інших документів

3.5 Класифікування (classification)

Систематизоване ідентифікування та розташовування напрямків ділової діяльності і (або) службових документів згідно з категоріями відповідно до логічно структурованих умов, ме­тодів та процедурних правил, представлених у системі класифікації

3.6 система класифікації (classification system)

Дивись класифікування (3.5)

3.7 конвертування (conversion)

Процес зміни перезаписування інформації документа з одного носія на інший або з одного формату на інший

Дивись переміщення (3.13)

3.8 знищування (destruction )

Процес знищування або вилучання службових документів без можливості їх відновлення

3.9 передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування (disposition)

Певні процеси, пов'язані зі зберіганням, знищуванням та передаванням службових документів, документально оформлених у номенклатурах справ або інших засобах

3.10 документ (document)

Зафіксована інформація або об'єкт, який може трактуватися як окрема одиниця

3.11 індексування (indexing)

Процес установлювання умовних познак для полегшення пошуку службових документів і (або) інформації

3.12 метадані (metadata)

Дані, які описують контекст, зміст і структуру службових документів та керування ними про­тягом певного часу

3.13 переміщування (migration)

Перехід службових документів з однієї системи до іншої, під час якого зберігаються автен­тичність, цілісність, достовірність цих документів та можливість ними користуватися

Дивись конвертування (3.7)

3.14 забезпечення збереженості (preservation)

Процеси та операції, пов'язані із забезпеченням технічного та інтелектуального збереження автентичних службових документів у часі

3.15 службові документи (record)

Інформація, яку організація або фізична особа створила, отримала та зберігає як свідчення або інформацію згідно з правовими зобов'язаннями чи в процесі виконання основної діяльності

3.16 керування документаційними процесами (records management)

Галузь керування, яка відповідає за ефективний та систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, використанням, передаванням до архіву та вилученням для знищення службових документів, охоплюючи процеси відбирання та зберігання в документальній формі свідчень та інформації про ділову діяльність

3.17 документаційна система (records system)

Інформаційна система, яка містить службові документи, керує документаційними процесами та забезпечує доступ до службових документів у часі

3.18 реєстрування (registration)

Надання службовому документу унікальних ідентифікаційних даних під час його долучання до документаційної системи

3.19 контроль (tracking)

Створення, долучання та зберігання інформації про рух та використання службових документів

3.20 передавання (transfer) (custody)

Зміна права контролю за службовими документами та власності на них і (або) відповідаль­ності за дії з цими документами

3.21 передавання (transfer) (movement)

Переміщування службових документів з одного місця до іншого.

4 ПЕРЕВАГИ КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЙНИМИ ПРОЦЕСАМИ

Керування документаційними процесами організовує практичну роботу як службових осіб, які керують документаційними процесами, так і будь-якої особи, яка створює службові документи або користується ними в процесі своєї ділової діяльності. Керування документаційними процесами в організації охоплює:

а) впровадження політики і застосовування стандартів,

b) визначення обов'язків і повноважень,

с) визначення процедур, інструкцій та ознайомлення з ними персоналу,

d) забезпечення низки послуг, пов'язаних із питаннями керування службовими документами та користування ними,

e) розробляння, реалізування та керування спеціалізованими системами для керування до-кументаційними процесами, та

f) інтегрування керування документаційними процесами у ділові системи та процеси.

Службові документи містять інформацію, що є цінним ресурсом та важливим чинником діло­вої діяльності. Щоб захистити та зберегти службові документи як свідчення дій для організацій та суспільства, застосовують системний підхід до керування документаційними процесами. Резуль­татом реалізації' системи керування документаційними процесами є джерело інформації' про ділову діяльність, яке може забезпечити подальші дії, прийняття рішень, звітність нинішнім й майбутнім зацікавленим сторонам. Службові документи дають можливість організаціям:

— здійснювати ділову діяльність на засадах регулярності, ефективності та відповідальності,

— надавати послуги на засадах процесуальної послідовності та рівноправності,

— підтримувати та документувати формування політики організації та прийняття керівних рішень,

— забезпечувати послідовність, неперервність та продуктивність здійснення адміністративних дій та керування в організації,

— сприяти ефективному здійсненню діяльності в межах усієї організації,

— забезпечити неперервність діяльності організації у випадку надзвичайної ситуації,

— відповідати правовим та регуляторним вимогам, охоплюючи архівну, аудиторську та нагля­дову діяльність,

— забезпечити захист та підтримування в судових позовах, охоплюючи керування ризиками, пов'язане з наявністю або відсутністю свідчень організаційної діяльності,

— захистити інтереси організації та права працівників, клієнтів та нинішніх і майбутніх заці­кавлених сторін,

— підтримувати та документувати поточну та майбутню дослідницьку і проектну діяльність, інші розробляння та науково-технічні результати, так само як й історичні дослідження,

— забезпечувати свідчення ділової, особистої та культурної діяльності,

— встановлювати ділову, особисту та культурну ідентичність, та

— зберігати корпоративну, особисту або колективну задокументовану пам'ять.

РЕГУЛЯТОРНЕ СЕРЕДОВИЩЕ

Усім організаціям необхідно визначити правове поле, вимоги якого впливають на їх діяльність та документування їхньої діяльності. Політика та функціювання організацій мають відображати за­стосування регуляторного середовища до процесів їхньої діяльності. Документуючи свою діяль­ність, організація повинна гарантувати її відповідність вимогам регулятивного середовища.

Вимоги регуляторного середовища містять

а) статутне і прецендентне право та правила, якими керуються у специфічному для певної галузі та загальному середовищі діяльності, охоплюючи закони та інструкції, які безпосередньо стосуються службових документів, архівів, доступу, права на приватну таємницю, свідчень, елект­ронної комерції, захисту даних та інформації,

b) обов'язкові норми практичної діяльності,

с) добровільні кодекси усталеної практики,

d) добровільні кодекси поведінки й етики, та

e) очікування суспільством належної діяльності у певній галузі або організації.

Характер організації або галузі, до якої вона належить, зумовлює набір регулятивних склад­ників (кожного окремо чи в поєднанні), найприйнятніших для керування документаційними проце­сами у цій організації.

6 ПОЛІТИКА ТА ОБОВ'ЯЗКИ

6.1 Загальні принципи

Організація, яка керується положеннями цього стандарту, має запровадити, задокументу­вати, дотримуватися та поширювати політику, процедури та методику керування документаціини­ми процесами, щоб задовольнити інформаційні запити, які виникають у процесі її ділової діяльності та стосуються певних свідчень, звітів, інших відомостей.

6.2 Політика

Організаціям треба визначити та задокументувати політику керування документаціиними про­цесами. Мета політики — створення та керування автентичними, достовірними та придатними для користування службовими документами, здатними забезпечувати виконання ділових функцій та діяльність в організації так довго, наскільки це потрібно. Організації забезпечують поширення і реалізацію політики керування документаціиними процесами на всіх рівнях організації.

Політику приймає вищий рівень керівництва організації і поширює на всю організацію. Вста­новлюють відповідальність за відповідність діяльності політиці.

В основу розробляння політики покладено аналізування діяльності. Визначають ті ділянки, де законодавство, інструкції, інші норми та методики мають найбільше застосування під час створення службових документів, пов'язаних із діяльністю організації. Розробляючи політику, треба врахувати організаційне середовище організації та економічні міркування/Політику треба регулярно перегля­дати для того, щоб вона завжди відображала чинні вимоги до ділової діяльності.

6.3 Обов'язки

Обов'язки та повноваження у сфері керування документаціиними процесами визначають, вста­новлюють та поширюють на всю організацію з метою конкретизації персональної відповідальності за проведення необхідних дій у разі виникнення специфічної потреби створення та долучення служ­бових документів до документаційних систем. Ці обов'язки встановлюють для всіх працівників організації, охоплюючи службових осіб, які керують документаціиними процесами, фахівців із су­міжних інформаційних сфер, керівників організації, інших керівних працівників, системних адмі­ністраторів та тих, для кого створення службових документів є частиною їхньої роботи. Обов'яз­ки фіксують у посадових інструкціях та подібних до них службових документах. Специфічні обо­в'язки керування та звітності за керування документаціиними процесами покладають на службо­ву особу з відповідними повноваженнями в організації. Призначення відповідальних осіб може визначатися законодавством.

Перелік обов'язків у сфері керування документаціиними процесами такий:

а) Фахівці з керування документаціиними процесами відповідають за всі аспекти керування документаціиними процесами, охоплюючи розробляння, реалізацію та ведення документаційних систем та їх операції, а також за навчання користувачів роботі з питань керування документаціи­ними процесами та документаціиними системами, оскільки вони впливають на роботу окремих осіб;

b) Керівні працівники відповідають за підтримування запровадження політики керування до­кументаціиними процесами в організації;

с) Системні адміністратори відповідають за забезпечення того, щоб, за потреби, вся службо­ва документація була для персоналу точною, доступною та чіткою.

d) Усі працівники зобов'язані точно та повно задокументовувати свою діяльність і звітувати про це.

До процесу планування та впровадження політики і процедур керування документаціиними процесами можна залучати архівні установи.

ВИМОГИ ДО КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАРНИМИ ПРОЦЕСАМИ

7.1 Принципи програм керування документаційними процесами

Службові документи створюють, отримують та використовують у процесі ділової діяльності³*. Щоб підтримувати безперервну ділову діяльність, яка відповідає законодавчим та регуляторним вимогам, та забезпечити необхідну звітність, організації мають створювати, зберігати автентичні, достовірні та придатні для користування службові документи і забезпечувати збереженість й цілісність цих службових документів так довго, як це необхідно. Для цього організації треба зап­ровадити та виконувати всебічну програму керування документаційними процесами, яка охоплює

а) визначання того, які службові документи треба створювати під час кожного робочого про­цесу та яку інформацію необхідно долучати до службових документів,

b) прийняття рішень щодо форми та структури службових документів, які створюють і долу­чають, та які технології треба використовувати,

с) визначання метаданих, які треба створювати разом зі службовими документами у процесі документування, які зв'язки встановлювати між ними та як ними керувати,

d) визначання вимог до пошуку, передавання службових документів і користування ними у робочих процесах та іншими користувачами, а також визначання тривалості їх зберігання, щоб задовольнити ці вимоги,

e) прийняття рішення щодо організації службових документів відповідно до вимог користування,

f)оцінювання ризиків, якщо неможливо мати легітимні службові документи про діяльність організації,

g) забезпечування збереженості службових документів та з часом доступу до них, щоб задо­вольнити вимоги ділової діяльності та очікування суспільства,

h) узгоджування політики організації' з чинними правовими та регуляторними вимогами й нормами,

i) забезпечування зберігання службових документів у безпечному та надійному середовищі,

j)забезпечування зберігання службових документів лише протягом того строку, коли вони не­обхідні або потрібні, та

Національний відхил

І) строки зберігання службових документів мають відповідати строкам, зазначеним у нормативно-правових актах

k) виявляння та оцінювання можливостей для поліпшення ефективності, дієвості або якості цих процесів, рішень та дій для покращання службових документів та керування документуванням.

Правила створювання та долучання службових документів і метаданих про службові докумен­ти треба застосовувати у процедурах, спрямованих на керування всіма робочими процесами, що потребують відомостей про діяльність.

Планування безперервної ділової діяльності та заходів у випадку непередбачених обставин ма­ють забезпечити визначання службових документів, що важливо для безперервного функціювання організації, як частини аналізування ризиків діяльності, захищеної та відновлюваної за потреби.