політика уряду щодо ситуації в галузі;
традиції в суспільстві, які можуть сприяти або заважати змінам;
цінності та пріоритети, яким віддають перевагу клієнти (здоров'я, охорона навколишнього середовища та ін.);
ресурси, які є наявними для реалізації планів організації;
події, які можуть впливати на хід змін.
3. Демографічна ситуація в області, районі:
кількість людей, які зайняті в виробництві даної галузі, з них: за формами власності;
вік, освіта, національність, склад сім'ї, співвідношення чоловіків і жінок, традиції, релігія, культура, звички.
Якщо підібрано запитання і зроблено аналіз суспільного та громадського фактору, а також проаналізовано стан виробництва в регіоні, аналіз переходить до фази постановки запитань та визначення конкретних економічних та управлінських проблем організації:
кількість та склад персоналу, стаж, вік, освіта;
соціально-культурна характеристика (цінності, управління, звички, релігійна належність, участь у соціальному житті, традиції, готовність до змін і т.д.)
товари, які виробляються або послуги, що надаються;
результативність;
знання технологій;
технічне та матеріальне забезпечення;
реалізація продукції;
по яких проблемах необхідна допомога і т.д.
Завдяки динамічній природі аналізу, усі питання, напевне, не будуть визначені на даному етапі. Якщо зібрані усі відповіді на питання і усі нові дані, зроблено виміри і спостереження, якщо люди, залучені до аналізу, прийшли до нових висновків, то будуть виявлятися нові питання, особливо якщо результати аналізу матимуть далекосяжні наміри. Але не слід підіймати подальші питання, якщо вирішено основне питання чи досягнута мета і стають можливими практичні рішення.
Фаза 5. Визначення джерел відповідей на питання.
Якщо визначені питання для ситуаційного аналізу, необхідно передбачити джерела отримання відповідей на них. Зрозуміло, що вивчення навіть невеликого аспекту діяльності організації потребує різносторонньої інформації, отриманої з різних джерел. В іншому випадку може мати місце упередженість, суб'єктивність, недостовірність. Саме тому в якості джерел ми можемо використовувати;
· державні та місцеві урядові організації чи відділи з метою отримання: інформації про точку зору спеціалістів та керівників; існуючих числових даних про рівень народжуваності та смертності; міграції; про умови проживання; безробіття; про валовий продаж; перепис населення; про кількість нових бізнесів; про забруднення та якість води; про заходи збереження води і ґрунту; положень закону та політики, які обумовлюють діяльність цих агенцій чи відділів;
· незалежних експертів з метою отримання: висновків спеціалістів; звітів про проведені дослідження та статті; програмних звітів по схожих подібних ситуаціях; даних опитувань; аналізу минулих ситуацій; допомоги та довідок про додаткові специфічні дані та джерела отримання відповідей; інтерпретації законів, історії та політики.
· приватні та бізнесові асоціації для: даних про продаж; думок; тенденцій;
· загальна характеристика населення та конкретних клієнтів, на яких націлена діяльність організації: цінностей, нагальних потреб, прагнень та мрій на майбутнє; рівень доходів; вік; сімейний стан; місце роботи;
· популярні засоби масової інформації, такі як телебачення, газети, радіо, журнали для отримання даних про: поточні питання та позиції; тенденції на ринку товарів; місцеві новини соціального характеру; аналіз новин; місцеві події;
· спеціальні служби;
· споживачі.
Як показують ці джерела даних, список майже нескінченний. Часто буває, що усі необхідні дані, що є в комп'ютері, книгах, звітах чи агенціях, не будуть знайдені. необхідно використовувати непрямі дані, що характеризують даний процес чи тенденцію. Фаза 5 вважається завершеною, коли дані визначені, а також знайдено інші джерела отримання відповідей на ключові аналітичні питання.
Як тільки стають визначеними ключові питання в рамках кожного напрямку аналізу, можна переходити до наступної сходинки по визначенню людей чи груп, які даватимуть відповіді на ці питання.
Фаза 6. Методи збору даних для аналізу та методів їх обробки
Існує досить багато різних методів для збору даних та аналізу. Але застосування того чи іншого методу залежатиме від того, на які запитання ми хочемо отримати відповіді. Основними методами збору даних є:
· опитування; особисте інтерв'ю;
· анкетування;
· спостереження,
· вимірювання,
· соціального опитування,
· експертних оцінок.
Найбільш часто практикується опитування клієнтів та робота з експертами.
Опитування можна проводити також по-різному - за допомогою поштових анкет, особистих чи телефонних інтерв'ю. Найбільш ефективним методом є особисте інтерв'ю
Оскільки при опитуванні можна зібрати дані не лише статистичного характеру, а і зрозуміти рівень усвідомлення чи сприйняття людиною того чи іншого питання, то опитування є засобом, який дозволяє залучити клієнтів до проведення аналізу психологічно.
Опитування має бути простим і коротким. Спілкування має бути ясним і чітким. Обов'язково необхідно пояснити мету опитування і для чого збираються дані, їх використання.
Керівники можуть організовувати засідання експертних рад для вивчення ситуації, яка аналізується. Після розгляду питань, складається конкретний план проведення ситуаційного аналізу (таблиця 4.2).
Таблиця 4.2
План проведення ситуаційного аналізу щодо стратегічних питань
| Діяльність | Період часу (дні) | Відповідальні |
| Збір існуючих даних, що мають відношення до питань, які ставляться | ||
| Проведення опитування | ||
| Провести зібрання членів. На зборах демонструються: · Графіки та таблиці по сучасних, існуючих даних, проблемах та подіях в організації · Презентація про результати дослідження Базуючись на матеріалах презентацій, визначити, які, на думку присутніх на зборах людей, будуть пріоритети діяльності організації в майбутньому · "Аналіз на місці" першочергових проблем | ||
| Складання проекту звіту, включаючи виконавче резюме про найвищі пріоритети на наступні 3-5 років |
Фаза 7. Збір даних і спостереження та узагальнення
Як тільки буде визначено існуючі дані, що відповідатимуть питанням, необхідно їх інтерпретувати.
Дані — це те, що подано числами, символами та словами, отриманими в результаті прямого спостереження процесу або об'єкта, тобто те, що фіксується в документах, передається засобами зв'язку, обробляється на комп'ютері, але не залежить від змісту.
Інформація в управлінні соціальними системами — це відповідним чином задокументовані або публічно оголошені дані, відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому природному середовищі і які використовуються в управлінській діяльності (управлінському процесі, управлінських відносинах).
Основними видами інформації є:
· статистична інформація;
· масова інформація;
· інформація про діяльність державних органів влади та органів місцевого і регіонального самоврядування;
· правова інформація;
· інформація про особу;
· інформація довідково-енциклопедичного характеру;
· соціологічна інформація.
Статистична інформація - це офіційна документована державна інформація, що дає кількісну характеристику подій та явищ, які відбуваються в економічній, соціальній, культурній та інших сферах життя України.
Державна статистична інформація підлягає систематичному відкритому публікуванню. Забезпечується відкритий доступ громадян, наукових закладів та інших зацікавлених організацій до неопублікованих статистичних даних.
Масова інформація - це публічно поширювана друкована та аудіовізуальна інформація.
Друкованими засобами масової інформації є періодичні друковані видання (преса) - газети, журнали, бюлетені тощо і разові видання з визначеним тиражем.
Аудіовізуальними засобами масової інформації є: радіомовлення, телебачення, кіно, звукозапис, відеозапис тощо.
Порядок створення та організації діяльності окремих засобів масової інформації визначаються законодавчими актами про ці засоби.
Інформація державних органів та органів місцевого і регіонального самоврядування - це офіційна документована інформація, яка створюється в процесі поточної діяльності законодавчої, виконавчої та судової влади, органів місцевого і регіонального самоврядування. Основними джерелами цієї інформації є: законодавчі акти України, інші акти, що приймаються Верховною Радою та її органами, акти Президента України, підзаконні нормативні акти, ненормативні акти державних органів, акти органів місцевого і регіонального самоврядування.
Правова інформація - це сукупність документованих або публічно оголошених відомостей про право, його систему, джерела, реалізацію, юридичні факти, правовідносини, правопорядок, правопорушення і боротьбу з ними та їх профілактику тощо.
Джерелами правової інформації є Конституція України, інші законодавчі і підзаконні нормативні правові акти, міжнародні договори та угоди, норми і принципи міжнародного права, а також ненормативні правові акти, повідомлення засобів масової інформації, публічні виступи, інші джерела інформації з правових питань.
Інформація про особу - це сукупність документованих або публічно оголошених відомостей про особу.
Основними даними про особу (персональними даними) є: національність, освіта, сімейний стан, релігійність, стан здоров'я, а також адреса, дата і місце народження.
Джерелами документованої інформації про особу є видані на її ім'я документи, підписані нею документи, а також відомості про особу, зібрані державними органами влади та органами місцевого і регіонального самоврядування в межах своїх повноважень.
Інформація довідково-енциклопедичного характеру - це систематизовані, документовані або публічно оголошені відомості про суспільне, державне життя та навколишнє природне середовище.
Основними джерелами цієї інформації є: енциклопедії, словники, довідники, рекламні повідомлення та оголошення, путівники, картографічні матеріали тощо, а також довідки, що даються уповноваженими на те державними органами та органами місцевого і регіонального самоврядування, об'єднаннями громадян, організаціями, їх працівниками та автоматизованими інформаційними системами. Система цієї інформації, доступ до неї регулюються бібліотечним, архівним та іншим галузевим законодавством.
Соціологічна інформація - це документовані або публічно оголошені відомості про ставлення окремих громадян і соціальних груп до суспільних подій та явищ, процесів, фактів.
Основними джерелами соціологічної інформації є документовані або публічно оголошені відомості, в яких відображено результати соціологічних опитувань, спостережень та інших соціологічних досліджень.
Джерелами інформації є носії інформації: документи та інші носії інформації, які являють собою матеріальні об'єкти, що зберігають інформацію, а також повідомлення засобів масової інформації, публічні виступи.
Документ - це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно -, відео -, фотоплівці або на іншому носієві.
Первинний документ - це документ, що містить в собі вихідну інформацію.
Вторинний документ - це документ, що являє собою результат аналітико-синтетичної та іншої переробки одного або кількох документів.
Режим доступу до інформації - це передбачений правовими нормами порядок одержання, використання, поширення і зберігання інформації.
За режимом доступу інформація поділяється на відкриту інформацію та інформацію з обмеженим доступом.
Держава здійснює контроль за режимом доступу до інформації.
Завдання контролю за режимом доступу до інформації полягає у забезпеченні додержання вимог законодавства про інформацію всіма державними органами, підприємствами, установами та організаціями, недопущенні необґрунтованого віднесення відомостей до категорії інформації з обмеженим доступом.
Інформація з обмеженим доступом за своїм правовим режимом поділяється на конфіденційну і таємну.
Конфіденційна інформація - це відомості, які знаходяться у володінні, користуванні або розпорядженні окремих фізичних чи юридичних осіб і поширюються за їх бажанням відповідно до передбачених ними умов.
Громадяни, юридичні особи, які володіють інформацією професійного, ділового, виробничого, банківського, комерційного та іншого характеру, одержаною на власні кошти, або такою, яка є предметом їх професійного, ділового, виробничого, банківського, комерційного та іншого інтересу і не порушує передбаченої законом таємниці, самостійно визначають режим доступу до неї, включаючи належність її до категорії конфіденційної, та встановлюють для неї систему (способи) захисту.
Виняток становить інформація комерційного та банківського характеру, а також інформація, приховування якої являє загрозу життю і здоров'ю людей.
До таємної інформації належить інформація, що містить відомості, які становлять державну та іншу таємницю, розголошення якої завдає шкоди особі, суспільству і державі.
Не підлягають обов'язковому наданню для ознайомлення за інформаційними запитами офіційні документи, які містять у собі:
інформацію, визнану у встановленому порядку державною таємницею;
інформацію про оперативну і слідчу роботу органів прокуратури, МВС, СБУ, роботу органів дізнання та суду у тих випадках, коли її розголошення може зашкодити оперативним заходам, розслідуванню чи дізнанню, порушити право людини на справедливий та об'єктивний судовий розгляд її справи, створити загрозу життю або здоров'ю будь-якої особи;
інформацію, що стосується особистого життя громадян;
документи, що становлять внутрівідомчу службову кореспонденцію (доповідні записки, переписка між підрозділами та інше), якщо вони пов'язані з розробкою напряму діяльності установи, процесом прийняття рішень і передують їх прийняттю;
інформацію, що не підлягає розголошенню згідно з іншими законодавчими або нормативними актами. Установа, до якої звернуто запит, може не надавати для ознайомлення документ, якщо він містить інформацію, яка не підлягає розголошенню на підставі нормативного акта іншої державної установи, а та державна установа, яка розглядає запит, не має права вирішувати питання щодо її розсекречення;
інформацію фінансових установ, підготовлену для контрольно-фінансових відомств.
Вимірювання - це процес збору даних. Коли люди вимірюють, вони визначають якість та кількість, розміри певних об’єктів у відповідності з правилами.
По своїй побудові вимірювання, в результаті якого з'являються дані, є лише зразком ситуацій, які були оцінені та за якими велись записи. Незалежно від типу, якості чи джерела, слід враховувати, що дані не розкривають усієї історії чи змісту. Навіть опитування та анкети, які складаються для того, щоб виміряти конкретні, цілеспрямовані змінні, навмисне упускають багато чого з програмної ситуації. Досить часто загальна картина та реальні життєві взаємозв'язки залишаються осторонь від вимірів та збору даних. Так, наприклад, те, що ви знаєте кількість осіб у сім'ї, не дає повної картини про неї, так само як інформація про кількість дітей не дасть повної картини про родину. Звичайно, що люди, які проводять аналіз, можуть зібрати більше даних, щоб заповнити ці пробіли. Чим більше даних зібрано для повної картини, тим тіснішим буде наближення до реальної ситуації. Таким чином, постає питання достатності інформації.
Фаза 7 складається з використання матеріалів та планів, підготовлених у фазах 1-6. Вона є критичним кроком, який потребує чіткого розуміння. Адже якщо плани чи рішення, які з'явилися у фазах 1-6, не виконуються чи не використовуються, тоді попередня робота не має практичного застосування. Також важливим є те, як використовуються поточні спостереження та існуючі дані. Без взаємозв'язку усіх статистичних даних, матеріалів, звітів та інших документів не буде ніякої користі.
Фаза 8. Узагальнення та обробка даних
Зазвичай після збору даних і спостережень необхідна їх обробка за допомогою експертних, математичних, економічних, статистичних методів аналізу.
Після цього проводять узагальнення (формулюють висновки) - як підсумок різних відповідей на кожне питання анкети чи на інші спостереження.
§ Етап завершення ситуаційного аналізу.
Фаза 9. Порівняння і пояснення даних
Як уже відмічалось, дані - поняття абстрактне. Щоб надати цим абстракціям значення, потрібно пов'язати абстрактні дані з критеріями (з чим ми будемо порівнювати дані) та питаннями. Кількісні дані повинні підходити до якісної природи ситуації. Оскільки самі по собі цифри є безплідними (не мають практичного значення), вони повинні додаватися до чогось, що надасть їм змісту та значення. Фаза 9 вважається завершеною, якщо порівняння дає змогу інтерпретувати дані у зв'язку із встановленими критеріями.
При порівнянні спостережень та фактів можна робити висновки по майже усіх змінних чи даних, отриманих раніше.
Порівняння можна робити з різною метою. Співробітники можуть порівнювати з тим, щоб побачити, чи те, що очікується, буде схожим або ж відмінним від фактичного? Так, наприклад, співробітники можуть слідкувати за клієнтами, з якими вони регулярно працювали з тим, щоб побачити, чи вони відрізняються від нових клієнтів.
Існуючі чи щойно отримані дані мають зміст чи значимість тільки тоді, коли вони прирівнюються до критеріїв, які відображають зрозумілі, важливі та бажані цінності.
Фаза 10. Формулювання висновків по основних проблемах
Викладають найбільш важливі наукові та практичні результати, одержані в результаті аналізу, які повинні містити формулювання розв'язаної проблеми (задачі), її значення для організації і практики управління. У висновках необхідно наголосити на якісних та кількісних показниках здобутих результатів, обґрунтувати достовірність результатів, викласти рекомендації щодо їх використання.
На даному етапі проведення ситуативного аналізу керівники повинні зробити висновки та аналіз даних, результатів та спостережень, а також написати їх на папері з тим, щоб можна було їх показати іншим членам команди.
Фаза 11. Обговорення висновків з учасниками аналізу.
Зауваження і пропозиції інших членів команди зважуються, обмірковуються і призводять до зміни попередньо зроблених висновків. Слід відмітити, що висновки повинні бути добре продумані і зважені, а не швидкі і поверхневі.
Фаза 12. Визначення потреб організації в майбутньому.
На основі сформованих висновків визначають перспективні тенденції розвитку ситуації та будують плани, що дозволяють повною мірою використати усі можливості, що відкриваються та уникнути загроз.
У процесі визначення потреб організації в майбутньому – плануванні - застосовують такі основні методи: екстраполяції, балансовий, нормативний, техніко-економічних розрахунків, економіко-математичного моделювання, експертні, математико-статистичний, програмно-цільові, та інші.
Метод екстраполяції полягає у визначенні динаміки проміжних та кінцевих планових показників в певні періоди часу і перенесенні виявленої динаміки у майбутнє. Це найбільш прості та поширені методи планування, вони ще називаються „плануванням від досягнутого”. Застосовуються у короткостроковому плануванні організацій, що мають бюрократичну структуру управління та діють у стабільному бізнес-середовищі.
Недоліком екстраполяційних методів планування є неможливість урахування всіх змін у розвитку організації та зовнішнього середовища.
Балансовий метод це спеціальний прийом прогнозування, заснований на зіставлення взаємопов'язаних показників господарської діяльності. Використання балансового методу є доцільним, коли існує зв'язок між окремими показниками відображеними у формі балансу, тобто рівних підсумків, отриманих у результаті низки різноманітних зіставлень цих показників.
Балансові методи реалізуються шляхом розробки системи балансів – ресурсних, вартісних і трудових.
Даний метод ґрунтується на горизонтальному та вертикальному аналізі.
Горизонтальний аналіз – це визначення в процесі аналізу абсолютних та відносних змін величин різних статей балансу за звітний період;
вертикальний аналіз – це розрахунок питомої ваги окремих статей у загальній валюті балансу, тобто вивчення структури статей доходів та видатків на звітну дату.
Нормативні методи полягають у тому, що за основу планових завдань на певний період (а відповідно і за основу балансів) приймаються норми витрат різних ресурсів (сировини, матеріалів, обладнання, робочого часу, грошей) на одиницю продукції, наприклад:
· норма часу – величина витрат робочого часу, визначена для виконання робіт чи їх елементів одним працівником чи групою працівників певної кваліфікації за певних організаційно-технічних умов.
· норма праці – обсяг роботи в натуральному обчисленні (кілограми, метри, штуки), який повинен бути виконаним за одиницю робочого часу (годину, зміну, місяць) одним працівником чи групою працівників певної кваліфікації;
· норма обслуговування – визначений обсяг роботи по обслуговуванню певної кількості об'єктів (станків, одиниць техніки) протягом певного часу за визначених організаційно-технічних умов;
· норма чисельності працівників – кількість працівників відповідного процесійно-фахового складу, необхідних для виконання певних виробничих чи управлінських функцій чи обсягів праці; за допомогою таких норм визначаються кількість працівників, необхідних для обслуговування обладнання, робочих місць, а також витрати праці по професіям, спеціальностям, групам робіт.
Метод експертних оцінок – це метод прогнозування та оцінки майбутніх результатів дій на підставі передбачень спеціалістів. Експертні методи планування ґрунтуються на використанні оцінок, думок і точок зору фахівців щодо цілей і термінів розвитку організації, підрозділів, способів їх досягнення та потреб у необхідних ресурсах. Його сутність полягає в тому, що спеціалісти висловлюють свою думку про важливі та реальні цілі об'єкта, його функції, про найліпші способи досягнення цих цілей, про значущість або вагомість факторів (властивостей, вимог) та ймовірні терміни виконання заходів, про критерії вибору найліпшого проектного рішення. Для отримання найбільш якісного судження до участі в експертизі залучаються спеціалісти, що мають високий професійний рівень та великий практичний досвід у галузі поставленої проблеми, володіють здатністю адекватного відображення тенденцій розвитку та цікавляться поставленою проблемою. При простій експертній оцінці використовують точки зору безпосередніх керівників лінійних підрозділів та служб. Розширена експертна оцінка проводиться групою компетентних працівників. Цей метод набув широкого застосування в стратегічному планування.
Експертні оцінки можуть бути одноразовими і багаторазовими.
До переваг експертних методів планування відносяться залучення фахівців, узгодження точок зору, незначні витрати. Недоліками методів експертних оцінок є суб'єктивність точок зору, складність зібрання та обробки даних.
Математико-статистичні методи планування зводяться до оптимізаційних розрахунків на основі різного роду моделей. До найбільш простих моделей відносяться статистичні, наприклад, кореляційна модель, яка відображує взаємозв'язок двох змінних величин. Виходячи з неї, можна з певною мірою вірогідності передбачити подію Б, якщо відбулася зв'язана з нею подія А. Статистичні моделі допомагають розрахувати майбутні прибутки, планувати фінансові операції на основі поточних вкладень і заданих відсоткових ставок.
Фаза 13. Корекція мети (завдань) організації
Формулювання цілей в конкретних формах створює вихідну базу відліку для наступних господарських та соціальних рішень щодо діяльності організації. Ця фаза дозволяє проводити зміни в ідеології роботи організації, дозволяє не допускати виникнення проблемних ситуацій в майбутньому.
Основні терміни:
Аналіз – це загальнонауковий метод, який передбачає розкладання об’єкту аналізу як цілого на елементи з наступним встановленням взаємозв'язків між ними з метою вироблення управлінського рішення. Аналіз передбачає збір, класифікацію, систематизацію, збереження й обробку інформації з метою управління.
Вториннийдокумент - це документ, що являє собою результат аналітико-синтетичної та іншої переробки одного або кількох документів.
Документ - це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно -, відео-, фотоплівці або на іншому носієві.
Інформація державних органів та органів місцевого і регіонального самоврядування - це офіційна документована інформація, яка створюється в процесі поточної діяльності законодавчої, виконавчої та судової влади, органів місцевого і регіонального самоврядування.
Інформація довідково-енциклопедичного характеру - це систематизовані, документовані або публічно оголошені відомості про суспільне, державне життя та навколишнє природне середовище.
Інформаціяпроособу - це сукупність документованих або публічно оголошених відомостей про особу.
Конфіденційнаінформація - це відомості, які знаходяться у володінні, користуванні або розпорядженні окремих фізичних чи юридичних осіб і поширюються за їх бажанням відповідно до передбачених ними умов.
Масова інформація - це публічно поширювана друкована та аудіовізуальна інформація.
Первиннийдокумент - це документ, що містить в собі вихідну інформацію.
Правоваінформація - це сукупність документованих або публічно оголошених відомостей про право, його систему, джерела, реалізацію, юридичні факти, правовідносини, правопорядок, правопорушення і боротьбу з ними та їх профілактику тощо.
Режимдоступу до інформації - це передбачений правовими нормами порядок одержання, використання, поширення і зберігання інформації.
Ситуаційний аналіз – це метод (підхід), при якому вивчаються події й умови (історія), що сприяли появі даної виробничої ситуації, досліджуються процеси й обставини, що відбуваються в зовнішньому і внутрішнім середовищі в сьогоденні, здатні вплинути на прийняте управлінське рішення і його наслідки.
Соціологічна інформація - це документовані або публічно оголошені відомості про ставлення окремих громадян і соціальних груп до суспільних подій та явищ, процесів, фактів.
Статистична інформація - це офіційна документована державна інформація, що дає кількісну характеристику подій та явищ, які відбуваються в економічній, соціальній, культурній та інших сферах життя України.
Екстраполяції метод полягає у визначенні динаміки проміжних та кінцевих планових показників в певні періоди часу і перенесенні виявленої динаміки у майбутнє.
