Управління проектом припускає його розбивку на окремі блоки, які є самостійними об'єктами планування, обліку, організації й координування, тобто побудову структури проекту.
Структуризація проекту – розбивка проекту на складові компоненти, що підлягають управлінню, а також організація зв’язків та взаємовідносин між цими компонентами.
Декомпозиція (структуризація) проекту означає поділ проекту на окремі компоненти, елементи, модулі, тобто виокремлення окремих рівнів ієрархії. Прийнята структура проекту з виділеною ієрархією постійних елементів утворює основу інформаційної мови проекту, на якій будуть спілкуватися всі учасники проекту і буде вестися документація.
Отже, процес структуризації проекту є невід'ємною частиною загального процесу планування проекту і визначення його мети, а також підготовки зведеного (генерального) плану проекту та матриці розподілу відповідальності й обов'язків.
До основних задач структуризації проекту потрібно віднести наступні:
розбиття проекту на блоки, що піддаються управлінню;
розподіл відповідальності за різні елементи проекту й узгодження робіт із структурою організації (ресурсами);
точна оцінка необхідних витрат – коштів, часу та матеріальних ресурсів;
створення єдиної бази для планування, складання кошторисів і контролю за витратами;
перехід від загальних, не завжди конкретно сформульованих цілей до певних завдань, виконуваних підрозділами компанії;
визначення комплексів робіт підрядів.
Структура проекту – це сукупність взаємопов'язаних елементів і процесів проекту, які представлені з різним ступенем деталізації. В термінах управління проектами структура проекту представляє собою "дерево" орієнтованих на продукт компонентів, представлених обладнанням, роботами, послугами й інформацією, отриманими в результаті реалізації проекту.
Структура проекту необхідна для визначення продукції, яку необхідно розробити або виробити, і зв'язує елементи роботи, які належить виконати, як між собою, так і з кінцевою метою проекту.
Структура проекту повинна відповідати наступним вимогам:
кожний рівень ієрархії повинен мати закінчений вигляд або охоплювати всю суму частин проекту, представлених на даному рівні деталізації;
сума характеристик елементів проекту на кожному рівні ієрархії структури повинна бути однаковою;
нижній рівень декомпозиції проекту повинен містити елементи (модулі), на основі яких можуть бути чітко визначені всі дані, необхідні та достатні для управління проектами (функціональні характеристики, обсяги робіт, вартість, необхідні ресурси, виконавці, зв'язки з іншими елементами і т. ін.).
Найбільш важливими сферами використання структурних моделей проекту є:
пошук, визначення та аналіз цілей проекту;
побудова та вибір альтернативних рішень по реалізації проекту;
попереднє планування проекту по укрупнених моделях (фазових, сіткових і т. ін.);
визначення ресурсів, термінів, вартості робіт;
проектний аналіз (визначення життєздатності проекту);
фінансовий план проекту;
організація проекту;
проектні роботи і система документації проекту;
детальне планування робіт (календарні плани робіт, графіки постачання, бюджетування);
підписання й управління контрактами;
оперативне планування робіт;
моніторинг проекту;
регулювання ходу робіт;
управління забезпеченням проекту;
складання виконавчих (фактичних) моделей і графіків, аналіз результатів та накопичення досвіду.
Такий перелік використання структурних моделей неповний, але яскраво відображає важливість ролі структурних моделей і методології управління проектами.
Структуризація проекту дозволяє більш конкретно сформулювати для всіх учасників проекту перелік виконуваних ними робіт, проміжні й кінцеві результати, які повинні бути отримані ними на визначених стадіях створення проекту, а також встановити між роботами раціональні інформаційні зв'язки.
Зрозуміло, методика структуризації проекту залежить, насамперед, від його специфіки й умов створення. У цьому відношенні вона завжди індивідуальна. Проте процес структуризації можна розглядати як типовий, що складається з ряду послідовно виконуваних процедур, зображених на рис. 2.1.
Рис. 2.1. Процес структуризації проекту
Здійснити на практиці структуризацію не так легко, як здається на перший погляд. Здійснення цього процесу є порівняно легшим стосовно "відчутних" (речовинних) проектів, наприклад, пов'язаних із будівництвом, а не з розробкою програмного забезпечення ("інтелектуальних" проектів).
Послідовність дій по структуризації проекту може бути представлена у вигляді схеми, на якій виділені 5 рівнів (або етапів) розбиття (див. табл. 2.1 та перелік відповідних дій).
Таблиця 2.1
