Види структурних одиниць проекту залежно від його розмірів

Рівень	Мала організація	Середня організація	Велика організація	Комплексна організація
	Загальна організація	Загальна організація	Загальна організація	Комплексна організація
	Відділи	Дивізіони	Компанії	Організаціяіндиві-дуальнихпроектів
	Групи	Відділи	Дивізіони	Компанії
		Групи	Відділи	Дивізіони
			Групи	Відділи
				Групи

На основі структури розбиття робіт та організаційної структури проекту будується так звана матриця розподілу відповідальності, приклад якої представлений в табл. 2.2. Матриця "приписує" кожному пакету робіт конкретних виконавців. Матриця відповідальності зв'язує пакети робіт з організаціями-виконавцями на основі WBS та OBS. В матриці визначаються основні виконавці по пакетах робіт.

Структура ресурсів(Resource Breakdown Structure — CBS) — ієрархічно побудований графік, який фіксує необхідні на кожному рівні ресурси. Використовується для аналізу засобів, необхідних для досягнення цілей та підцілей проекту. Наприклад:

1-й рівень — фінансові ресурси;

2-й рівень — матеріально-технічні, трудові;

3-й рівень — будівельні матеріали, машини, обладнання;

4-й рівень — складовані, нескладовані ресурси.

Структура витрат (Cost Breakdown Structure — CBS) — ієрархічний графік, який фіксує вартість елементів проекту на кожному рівні.

CBS утворюється за алгоритмом, аналогічним алгоритму кодування WBS і OBS. Перший рівень — це всі витрати на проект. Другий рівень — основні елементи CBS; матеріали, вузли, комплектуючі; витрати на утримання устаткування; трудові витрати; інші витрати. Третій та четвертий рівні — подальша розбивка. Наприклад, для трудових витрат це будуть витрати на добір і навчання кадрів, четвертий рівень — це оплата праці. Ця структура дає можливість збирати інформацію про витрати, аналізувати та готувати звіти по витратах будь-якого з підрозділів або елементу робіт.

На сьогодні застосовуються два основні підходи цього методу:

1. Створення тільки WBS (структуризація в одному розрізі);

2. Створення WBS і OBS (у розрізі — проект і організаційні підрозділи).

Двоспрямована структуризація проекту полягає в поєднанні робочої та організаційної структури проекту. Вона передбачає:

1) робочу структуру проекту (WBS);

2) організаційну структуру проекту (OBS);

3) облік витрат;

4) опис робочих пакетів;

5) систему кодування;

6) словник "Витрати-час-ресурси" – (CTR – „Cost – Time – Resource”).

Розподіл WBS здійснюється до робочого пакета, a OBS — до рівня груп, які виконують найнижчий рівень робіт. Кількість рівнів залежить від розміру проекту.

Поєднання робочої та організаційної структур дає можливість інтегрувати, планувати, контролювати роботу та порівнювати її виконання по підрозділах і в цілому по організації. Якщо зобразити робочу структуру по горизонталі, а організаційну структуру — по вертикалі, то отримаємо на перетині елементи двоспрямованої структури (рис. 2.2).

Кожний з елементів має свої ресурси, свій бюджет, що створює систему обліку витрат. За це відповідає менеджер-обліковець, який входить до складу адміністративної групи.

Кодування робіт проекту

Необхідним компонентом інформаційної системи управління проектами є система кодування. Вона допомагає структурувати проект, визначити елементи обліку витрат, WBS і OBS та встановити їх взаємовідносини.

У кодуванні використовуються багатоцифрові номери або комбінації цифр і літер, кожна з яких має свій зміст, своє значення. Кожний кодовий номер відповідає певним витратам, WBS або OBS рівню та елементу, а також вказує на взаємовідносини у структурах. Кожний рівень структури представлено частиною коду. Одна частина представляє робочу структуру, друга — організаційну. Пов'язуючи їх, отримуємо витрати, притаманні цим структурам та їхнім окремим елементам.

 

 

Робоча структура проекту (WBS)

 

Організаційна структура проекту (OBS)

Рис. 2.2. Приклад двоспрямованої структури проекту

Кодування WBS:

1. Код першого рівня. Проект кодується одно- чи двозначним числом. Тому дані, закодовані початковою цифрою у робочій структурі, належать до цього рівня. Вона представляє загальну структуру проекту.

2. Код другого рівня. Наступні одна чи дві цифри коду представляють елементи WBS другого рівня. Якщо використовується цифрова нумерація, то можна нумерувати дев'ять елементів, літерна — відповідно до літери абетки.

3. Код третього рівня. Для наступного рівня додається ще одна цифра. Кодування OBS аналогічне WBS. Перша цифра представляє організацію в цілому, друга — відділи, третя — групи.

Коли комбінуються два коди, затрати визначаються стосовно WBS і OBS. Наприклад, код 81-44, де перші дві цифри визначають витрати, необхідні для здійснення роботи, яка належить до елемента 81 WBS. Код 44 OBS визначає ці витрати як роботу і відповідність елементу 44 OBS. Зі створенням структур WBS і OBS та кодуванням потрібно створити словник, який визначав би елементи й облік витрат (див. табл. 2.4).

Словник може бути розширений визначенням обсягу робіт, витрат, ресурсів та обмежень за часом. Це може бути подано у вигляді каталогу "Витрати-час-ресурси".

Таблиця 2.4

CTR-словник

Номер	Код роботи	Зміст роботи	Витрати, грн.	Тривалість, дні	Необхідні ресурси
	136-76	Обмін валюти			Фахівець із валютних операцій; Касир; Приміщення банку

Триспрямована структура проекту створюється додаванням до двоспрямованої структури третьої — структури витрат (Cost Breakdown Structure— CBS).