Використовуючи в документах дієслова, слід враховувати такі особливості:
1. У документах використовуються тільки книжні дієслова та їх форми: домінувати, активізувати, регламентувати, пропонувати.
2. Для ділових паперів характерне використання нейтральної форми інфінітива на - ти (виступати, вимагати, погоджувати, складати). Варіанти форми інфінітива на - ть (писать, виступать, забезпечувать) вживаються лише в усному мовленні та художній літературі. Для ділових паперів вона не прийнятна.
Неозначена форма дієслова в адміністративному й законодавчому різновидах найчастіше виступає на означення неминучості, обов’язковості дії: Обов’язок кожного громадянина України – поважати національну гідність інших громадян, зміцнювати дружбу націй у нашій багатонаціональній державі.
3. Найбільш поширеною дієслівною формою в офіційно-діловому стилі є дієслова теперішнього часу зі значенням позачасовості, які вживаються у першій або третій особі: ми вимагаємо, дирекція звертається, фірма пропонує, приймальна комісія працює.
4. Дієслова теперішнього часу вживаються на позначення майбутнього, коли підкреслюється обов’язковість виконання дії: Нарада розпочинається о 10 годині; Конференція завершує роботу завтра.
5. Помилковим є вживання форм давноминулого часу: проект узгодили були – проект узгодили.
6. Дієслова недоконаного виду у ділових паперах, як правило, позначаються складеними (аналітичними) формами: буде розпочинатися (замість розпочинатиметься), будемо перераховувати (замість перераховуватимемо), буде забезпечуватись (замість забезпечуватиметься). Проста (синтетична) форма недоконаного виду переважає у всіх стилях окрім офіційно-ділового та наукового.
7. Дієслова доконаного виду утворюють просту форму майбутнього часу: виконаємо, сплатимо, профінансуємо. Доконаний вид у ділових паперах твориться за рахунок префіксації: завідувати, запроектувати.
8. Форми наказового способу використовуються в ділових паперах дещо своєрідно. Форми власне наказові (іди, пиши, робіть) вживаються лише в усному мовленні. У писемному мовленні переважає інфінітив та описові лексичні засоби. Інфінітив, вживаний у наказах та розпорядженнях, надає висловлюванню категоричного характеру (доручити, звільнити, призначити). Менш категоричними є безособові форми на - но,- то. Вони констатують факт і застосовуються в різних інструкціях, статутах та ін. (заборонено, прийнято, недопустимо).
9. Для офіційно-ділового стилю характерні переважно прості форми першої особи множини наказового способу: проголосуймо, виконаймо, напишімо (складена: давайте проголосуємо, давайте виконаємо). У російській мові форми першої особи множини наказового способу можуть бути простими і складеними: бежим, встанем, летим. Складена утворюється за допомогою частки давайте: давайте смотреть, давайте писать, давайте прочитаем. Українській мові подібні форми невластиві.
10. Дієслово бути в усіх особах однини і множини вживається у формі є. Іноді, під впливом російської мови, замість форми є у ролі зв’язки використовуються особові форми дієслова являтися: Підприємство являється юридичною особою. Така заміна є порушенням норми. В українській мові дієслово являтися вживається зі значенням «з’являтися, примарюватися, снитися».
11. Стилістично розрізняються форми із суфіксами -ува (-юва) і -а (-я): витискувати і витискати, витягувати і витягати, доповнювати і доповняти, замінювати і заміняти,затрачувати і затрачати. Перші варіанти використовуються в офіційно-діловому та науковому стилях, другі – частіше використовуються у розмовному і художньому стилях.
12. Помилковим є вживання слова пробачитися у першій особі. Не слід говорити пробачаюсь. Краще вжити дієслово у другій особі: пробачте, прошу пробачення, вибачте, прошу вибачення.
13. Порушенням норми є неправильне вживання особових закінчень: бор я ться (замість бор ю ться), смі я ться (замість смі ю ться), біж у ть (замість біж а ть).
14. Чергування постфіксів -ся, -сь у дієсловах теперішнього, минулого й давноминулого часу підпорядковано правилам милозвучності. Перед наступним приголосним слід уживати форми на -ся: ознайомлюся з документацією. Перед голосним слід уживати форми на -сь: двері відчинились одразу.
15. Неприпустимим є використання у ділових документах короткої форми дієслова 3-ї особи однини: знає – зна, буває – бува, питає – пита, співає – співа, виглядає – вигляда. Перші варіанти є стилістично нейтральними, другі належать до розмовних форм, що вживаються у розмовному мовленні та художніх текстах. В усіх інших стилях вживається лише повна форма: повідомляє, доручає, зазначає, вимагає тощо.
