К инструктивно-методическим документам относятся служебная записка, протокол, распоряжение, указание и др. Рассмотрим некоторые из этих документов, наиболее часто встречающихся в деловой практике.
Служебная записка
Служебная записка – это документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Различают несколько видов служебных записок: докладные, аналитические, обзорные, информационно-статистические и др.
Служебная записка состоит из заголовка, сведений об адресате и разработчике, даты написания, наименования темы, основного текста, подписи разработчика, указаний на приложения.
Текст служебной записки оформляется на специальном бланке с логотипом организации или на обычных листах бумаги формата А4.
Образец служебной записки
| ОАО "КОЛОРИТ" | Директору предприятия |
| Отдел рекламы | А.Т. Гущину |
| СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА | |
| 07.04.2009 | (Резолюция руководителя) |
| О дополнительном финансировании заказа № 174/15 | |
| В связи с ростом цен на полиграфические услуги во II квартале 2009 г. и изменением сметы затрат прошу выделить дополнительно _______ тысяч руб. для завершения работ по заказу № 174/15. | |
| Начальник отдела | (Подпись) И.Р. Логинов |
| (Отметка об исполнении) |
Протокол
Протокол – это документ, содержащий запись выступлений участников собрания, совещания, заседания, конференции и принятых по обсуждаемым на них вопросам решений.
Различают два типа протоколов: простые (или краткие), называемые еще протоколами решений, и сложные (или полные). В простых протоколах указывают только повестку дня, фамилии докладчиков, фамилии выступивших в прениях и принятые решения. В сложных протоколах фиксируется весь ход и результаты собрания, заседания, конференции и т.п., а также вопросы и выступления присутствующих, предложения и решения.
Протокол составляется по следующей форме:
1. Название документа (ПРОТОКОЛ) пишется в середине строки заглавными буквами.
2. Номер протокола (протоколы нумеруются в пределах календарного года).
3. Дата заседания.
4. Вводная часть, где указываются:
1) фамилии и инициалы председателя, секретаря и присутствующих на заседании или совещании (при необходимости указываются должности присутствующих);
2) повестка дня с указанием докладчиков.
Вопросы в повестке дня необходимо располагать таким образом, чтобы наиболее важные и сложные стояли первыми. Вопросы перечисляются в именительном падеже. Наименование должности, инициалы и фамилию пишут в родительном падеже.Например: Перспективы развития объединения "Стройинвест" до 2009 года. Доклад директора объединения "Стройинвест" П.К. Молотова;
5. Основная часть протокола, где фиксируется весь ход совещания, собрания, конференции, встречи и т.п.
Основная часть текста протокола состоит из позиций в соответствии с пунктами повестки дня. Каждую позицию нумеруют арабскими цифрами. Текст позиции строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (это ключевые слова протокола). Например:
Протокол -один из наиболее распространенных видов документов в сфере делового общения. Текст протокола должен быть кратким, ясным, точным и содержать информацию, по существу характеризующую ход обсуждения вопросов.
Коммерческая корреспонденция
Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческих сделок. От того, насколько грамотно и убедительно составлено коммерческое письмо, зависит в конечном итоге успех будущей сделки.
Коммерческую корреспонденцию составляют такие виды писем, как письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-ответ (на запрос, предложение), письмо-претензия (рекламация).
Коммерческий запрос
Коммерческий запрос – это документ, представляющий собой обращение лица (организации), желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах и т. и.) и (или) направить предложение на поставку товара (обращение продавца к покупателю). Письма-запросы применяются в тех случаях, когда не представляется возможным лично или по телефону решить данный вопрос, а также с целью инициировать адресата на более активные действия, в частности на ответное послание.
Запрос должен быть кратким, со ссылкой на соответствующие нормативные материалы, достигнутые договоренности, прежние письма.
В содержание коммерческого запроса, как правило, входят такие аспекты, как наименование товара (услуг) и условия, на которых автору запроса желательно получить товар. Возможно, это количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки и условия платежа.
При составлении письма-запроса могут быть использованы следующие стандартные языковые выражения: Просим выслать нам предложение на поставку…; Просим Вас сообщить нам, можете ли Вы…; Мы будем благодарны, если Вы информируете нас о возможности поставить нам…
Образец письма-запроса
| 01.01.2011 № 20-345/651 | ООО «Кнорус» |
| О запросе предложения на учебную литературу | |
| Уважаемый господин Логвинов Е.П.! На основании Торгового соглашения, заключенного 04.12.09, просим прислать нам Ваше предложение на 300 учебников по дисциплине «Русский язык и культура речи/Под ред. Максимова … с поставкой в течение I квартала 2010 г. ежемесячно равными партиями. Поставка должна быть произведена на условиях __________________________ ________ | |
| Заранее благодарим. Заведующий библиотекой НОУ СУГТИ | С.А. Сафарова |
Если продавец может сразу удовлетворить просьбу покупателя и поставить интересующий его товар, он направляет ему предложение (оферту).
Письмо-предложение (оферта)
Письмо-предложение (оферта) – это заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. Предложение может быть направлено в ответ на запрос покупателя, импортера либо по инициативе продавца, экспортера. При составлении предложения используются следующие стандартные языковые модели: В ответ на Ваш запрос от… мы предлагаем Вам…; Качество товара соответствует образцам, высланным Вам вместе с каталогом…; Товар сертифицирован (снабжен сертификатом качества)… и др.
Образец оферты (трафаретное письмо)
Благодарим за запрос от ____________ и сообщаем, что можем предложить Вам _______________________________________ в количестве
(наименование товара)
Качество –
Упаковка –
Цена –
Срок поставки –
Условия платежа –
Настоящее предложение действительно до ______________
С уважением
Подпись
Ответ на предложение (оферту)
Ответ на предложение (оферту) может содержать согласие на условия предложения, подтверждение принятия предложения. В этом случае сделка считается окончательно законченной. Принятием предложения является выдача заказа или заключение контракта.
