Инструктивно-методические документы

К инструктивно-методическим документам относятся служебная записка, протокол, распоряжение, указание и др. Рассмотрим некоторые из этих документов, наиболее часто встречающихся в деловой практике.

Служебная записка

Служебная записка – это документ, адресованный руковод­ству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Различают несколько видов слу­жебных записок: докладные, аналитические, обзорные, инфор­мационно-статистические и др.

Служебная записка состоит из заголовка, све­дений об адресате и разработчике, даты написания, наименова­ния темы, основного текста, подписи разработчика, указаний на приложения.

Текст служебной записки оформляется на специальном бланке с логотипом организации или на обычных листах бума­ги формата А4.

Образец служебной записки

ОАО "КОЛОРИТ"	Директору предприятия
Отдел рекламы	А.Т. Гущину
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
07.04.2009	(Резолюция руководителя)
О дополнительном финансировании заказа № 174/15
В связи с ростом цен на полиграфические услуги во II квартале 2009 г. и изменением сметы затрат прошу выделить дополнительно _______ тысяч руб. для завершения работ по заказу № 174/15.
Начальник отдела	(Подпись) И.Р. Логинов
(Отметка об исполнении)

Протокол

Протокол – это документ, содержащий запись выступлений участников собрания, совещания, заседания, конференции и принятых по обсуждаемым на них вопросам решений.

Различают два типа протоколов: простые (или крат­кие), называемые еще протоколами решений, и сложные (или полные). В простых протоколах указывают только повестку дня, фамилии докладчиков, фамилии выступивших в прениях и принятые решения. В сложных протоколах фиксируется весь ход и результаты собрания, заседания, конференции и т.п., а также вопросы и выступления присутствующих, предложения и решения.

Протокол составляется по следующей форме:

1. Название документа (ПРОТОКОЛ) пишется в середи­не строки заглавными буквами.

2. Номер протокола (протоколы нумеруются в пределах календарного года).

3. Дата заседания.

4. Вводная часть, где указываются:

1) фамилии и инициалы председателя, секретаря и присутствующих на заседании или совещании (при необходимости указываются должности присутствую­щих);

2) повестка дня с указанием докладчиков.

Вопросы в повестке дня необходимо располагать таким образом, чтобы наиболее важные и сложные стояли первыми. Вопросы перечисляются в именительном па­деже. Наименование должности, инициалы и фамилию пишут в родительном падеже.Например: Перспективы развития объединения "Стройинвест" до 2009 года. Доклад директора объеди­нения "Стройинвест" П.К. Молотова;

5. Основная часть протокола, где фиксируется весь ход совещания, собрания, конференции, встречи и т.п.

Основная часть текста протокола состоит из позиций в соответствии с пунктами повестки дня. Каждую позицию ну­меруют арабскими цифрами. Текст позиции строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (это ключевые слова протокола). Например:

Протокол -один из наиболее распростра­ненных видов документов в сфере делового общения. Текст протокола должен быть кратким, ясным, точным и со­держать информацию, по существу характеризующую ход обсу­ждения вопросов.

Коммерческая корреспонденция

 

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческих сделок. От того, насколько грамотно и убедительно составлено коммер­ческое письмо, зависит в конечном итоге успех будущей сдел­ки.

Коммерческую корреспонденцию составляют такие виды писем, как письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), пись­мо-ответ (на запрос, предложение), письмо-претензия (рекла­мация).

Коммерческий запрос

Коммерческий запрос – это документ, представляющий собой обращение лица (организации), желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах и т. и.) и (или) направить предложение на поставку товара (обращение продавца к покупателю). Письма-запросы применяются в тех случаях, когда не представляется возможным лично или по телефону решить данный вопрос, а также с целью иницииро­вать адресата на более активные действия, в частности на от­ветное послание.

Запрос должен быть кратким, со ссылкой на соответ­ствующие нормативные материалы, достигнутые договоренно­сти, прежние письма.

В содержание коммерческого запроса, как правило, входят такие аспекты, как наименование товара (услуг) и условия, на которых автору запроса желательно получить товар. Возможно, это количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки и условия платежа.

При составлении письма-зап­роса могут быть использованы следующие стандартные языковые выра­жения: Просим выслать нам предложение на поставку…; Просим Вас сообщить нам, можете ли Вы…; Мы будем благодарны, если Вы информируете нас о воз­можности поставить нам…

Образец письма-запроса

01.01.2011 № 20-345/651	ООО «Кнорус»
О запросе предложения на учебную литературу
Уважаемый господин Логвинов Е.П.! На основании Торгового соглашения, заключенного 04.12.09, просим прислать нам Ваше предложение на 300 учебников по дисциплине «Русский язык и культура речи/Под ред. Максимова … с поставкой в течение I квартала 2010 г. ежемесячно равными партиями. Поставка должна быть произведена на условиях __________________________ ________
Заранее благодарим. Заведующий библиотекой НОУ СУГТИ	С.А. Сафарова

Если продавец может сразу удовлетворить просьбу покупателя и поставить интересующий его товар, он направля­ет ему предложение (оферту).

Письмо-предложение (оферта)

Письмо-предложение (оферта) – это заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конк­ретных условий. Предложение может быть направлено в ответ на запрос покупателя, импортера либо по инициативе продав­ца, экспортера. При составлении предложения используются следующие стандартные языковые модели: В ответ на Ваш запрос от… мы предлагаем Вам…; Качество товара соответствует образцам, высланным Вам вместе с каталогом…; Товар сертифицирован (снабжен сертификатом качества)… и др.

Образец оферты (трафаретное письмо)

 

Благодарим за запрос от ____________ и сообщаем, что можем предложить Вам _____________________________­­­­__________ в количестве

(наименование товара)

Качество –

Упаковка –

Цена –

Срок поставки –

Условия платежа –

Настоящее предложение действительно до ______________

 

С уважением

Подпись

Ответ на предложение (оферту)

Ответ на предложение (оферту) может со­держать согласие на условия предложения, подтверждение принятия предложения. В этом случае сделка считается окончательно закон­ченной. Принятием предложения является выдача заказа или заключение контракта.