Язык и стиль распорядительных инструктивно-методических документов. Коммерческая корреспонденция

Распорядительные документы

Руководство любой организации наделяется правом изда­ния распорядительных документов. От того, на­сколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты его работы.

В юридическом плане распорядительные документы отно­сятся к нормативным правовым актам. С помощью распоряди­тельных документов разрешаются возникающие в сфере управ­ления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкрет­ные учреждения, структурные подразделения, должностные лица и сотрудники.

Какие требования предъявляются к языку и стилю, распорядительной документации? Основная задача документов такого вида – прида­ние юридической силы тому или иному действию руководите­ля. В связи с этим язык и стиль документации этого типа отли­чается жесткой регламентированностью, стандартизацией язы­ковых моделей. Использование сложившихся формулировок: освободить от занимаемой должности…; контроль за испол­нением возложить на…; создать комиссию в составе…; уста­новить причины нарушения…; назначить… на должность… и др. – указывает на то, каким именно действиям придается юри­дический статус.

К распорядительным документам относятся решение, приказ, постановление. Рассмотрим некоторые из этих документов.

Решение

Решение – это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельнос­ти. Ключевым словом текста решения является глагол РЕШИЛ (РЕШИЛА, РЕШИЛИ), например: " Коллегия РЕШИЛА …" или " Совет директоров РЕШИЛ …"

Приказ

Приказ – это распоряжение руководителя, служебный документ (правовой акт) повседневного управления, содержащий нормы, обязательные для исполне­ния подчиненными. В деятельности организаций различают­ся: приказы 1) по организационным вопросам, 2) основной деятель­ности и 3) личному составу. Приказы оформляются на специаль­ном бланке – бланке приказа – или общем бланке организации с указанием вида документа – ПРИКАЗ. Обязательными рек­визитами приказа являются: наименование вышестоящей орга­низации (если она имеется), название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

Заголовок приказа должен быть кратким и четко выражать основное содержание документа: о чем? Например: " Об организации Института современных технологий управления "; " Об увеличении уставного капитала общества ".

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В первой части документа указывается обоснование или причина составления документа. Во второй час­ти излагается решение руководителя. Если содержание доку­мента не нуждается в пояснении, то его текст содержит только вторую (распорядительную) часть.

Распорядительная часть приказа излагается в повелитель­ной форме от первого лица и начинается словом "ПРИКАЗЫ­ВАЮ". Пункты, кото­рые включают управленческие действия, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например: ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Создать комиссию в составе …; 2. Назначить Ковалева Н.Н. председателем комиссии.

В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения. Например: ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Начальнику учебного управления Дорохову М.И. подготовить предложения по составу группы административного управления …; 2. Бухгалтерии открыть отдельный расчетный счет Института ….

Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется арабскими цифрами. Например: Срок представления – 25.03.11.

В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполне­нием распорядительных документов. Например: 3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за со­бой.