Сокращение слов и словосочетаний в документе

В тексте документа допускаются общепринятые сокращения. В их числе:

1) сокращения общего характера:

т.е. – то есть и др. – и другие

и т.д. – и так далее и пр. – и прочие

и т.п. – и тому подобное

2) ссылки на части текста, иллюстрации, таблицы:

разд. – раздел см. – смотрите гл. – глава

п. – пункт ср. – сравните т. – тома

табл. – таблица с. – страница экз. – экземпляр

3) Различные сокращения (при названиях):

 

обл.	–	область		ж.-д.	–	железнодорожный
р-н	–	район		с.-х.	–	сельскохозяйственный
г.	–	город		им.	–	имени
с.	–	село		ин-т	–	институт

 

4) сокращения при цифрах:

 

млрд.	–	миллиард		млн.	–	миллион
тыс.	–	тысяча		р.(руб.)	–	рубль
г., гг.	–	год, годы		кв.	–	квартал

 

5) название единиц измерения (при цифрах):

 

м	–	метр		т	–	тонна
см	–	сантиметр		кг	–	килограмм
мин	–	минута		г	–	грамм
с	–	секунда		ч	–	час

 

6) Названия ученой степени, звания, должности (при фамилии):

 

зав.	–	заведующий	преп.	–	преподаватель
акад.	–	академик	к.э.н.	–	кандидат экономических наук
д-р	–	доктор	к.т.н.	–	кандидат технических наук
проф.	–	профессор	доц.	–	доцент

 

7) буквенные аббревиатуры:

РФ – Российская Федерация

РАН – Российская академия наук

ВЦ – вычислительный центр

ПК – персональный компьютер

ОРД – организационно-распорядительная документация

ЧП – частное предприятие

СП – совместное предприятие

НПО – научно-производственное объединение

КБ – коммерческий банк

ТНК – транснациональная компания

и др.

ЛИЧНЫЕ ДЕЛОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Слово документ происходит от лат. documentum, что означает "доказательство, свидетельство". В русский язык оно вошло в Петровскую эпоху: документами стали называть деловые бумаги, имевшие пра­вовую значимость.

Существует около 60 видов управленческих документов. Служебные документы делятся на несколько больших групп по своему функциональному значению: 1) личные – заявление, автобиография, резюме и др.;2) директивные и распорядительные – приказ, распоряжение, решение;3) адми­нист­ративно-организационные – устав, положение, должностная инструкция;4) информационно-справочные – акт, справка, докладная записка, протокол; 5) деловые письма – письмо-запрос, письмо-напоминание, письмо-отказ и др.;6) финансовые и учетные документы – платежные ведомости.

Каждый человек, поступая в учебное заведение или устраиваясь на работу, должен представить ряд личных документов, в частности: заявление, автобиографию, резюме. Как правильно их написать? Какова форма составления этих личных документов? Какие конструкции следует предпочесть? Рассмотрим образцы некоторых личных документов.

Заявление

Заявление – это документ, содержащий просьбу, предложение или жалобу какого-либо лица, адресованный органи­зации или должностному лицу учреждения.

Заявление пишется по следующей форме:

1.Наименование адресата (кому); пишется вверху, справа.

2. Имя, отчество и фамилия подавшего заявление (чье, кого).

3. Должность или адрес автора. Если заявление пишется на имя сотрудника той же орга­низации, в которой работает автор заявления, то по­следний должен указать свою должность. Если заявле­ние адресовано в чужую организацию, то по­дающий заявление указывает свой домашний адрес.

4. Слово ЗАЯВЛЕНИЕ пишется в середине листа большими (заглавными) буквами, но не с заглавной буквы (не: Заявление). После слова ЗАЯВЛЕНИЕ точка не ставится.

Внимание! Вся заголовочная часть: кому–кого–что (ЗАЯВЛЕНИЕ) – представляет собой единую конструкцию, поэтому ни точка, ни запятая после наименования адресата и сведений об авторе не ста­вятся.

5. Текст заявлениясодержит точное изложение просьбы, предложения или жалобы и опись прилагаемых документов, если в этом есть необходи­мость.

6. Подпись заявителя ставится внизу справа.

7. Дата подачи заявлениядолжна быть проставленаниже подписи и слева.

Внимание! Подпись должна быть разборчивой, а не сложной и ви­тиеватой.

Число и год пишутся цифрами, а месяц обозначается сло­вами (10 октября 2006 г.).

В заявлении недопустимы слова с уважением, ува­жаемому и подобные.