Во всех языковых культурах официально-деловая письменная речь формируется по мере развития государственного аппарата. Формирование официально-деловой письменной речи в первую очередь связано с необходимостью документально закреплять правовые отношения юридических и частных лиц. Документированием во всем мире называют процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Правила документирования устанавливаются правовыми актами государства.
Документирование в деловом общении имеет особое значение: ссылка на устную договоренность может быть опровергнута или подвергнута сомнению. Но если та же договоренность или распоряжение имеют форму документа, то считается, что ссылка на него обоснована юридически.
Итог документирования – создание документа.
Сегодня можно говорить об интернациональных свойствах документов, поскольку в международной практике они служит инструментом делового общения, языковым средством фиксации деловой, управленческой, служебной информации.
К любому документу в любой стране предъявляются следующие общие требования: 1) достоверность; 2) актуальность; 3) аргументированность; 4) полнота информации; 5) лаконизм (краткость) изложения.
1. Достоверность. Факты, приведенные в документе, должны быть правильно отобраны и тщательно проверены. В каждом факте должна содержаться только объективная информация, необходимая для конкретного случая.
2. Актуальность. Количество приводимых в документе фактов должно быть достаточным для подтверждения того или иного суждения, а сами факты – важны именно в данный момент и в данной ситуации.
3. Аргументированность. Любое деловое письмо и служебный документ должны быть аргументированными, т.е. убедительными. "Искусство убеждать" в деловой переписке особенно важно, так как оно обусловлено необходимостью приобрести заказчика или потребителя продукции, сторонника или единомышленника в деловых взаимоотношениях.
Основным условием придания аргументированности документу является доказательность. Правильно отобранные и точные факты, убедительные доказательства – то, что необходимо любому деловому служебному документу или деловому письму.
4. Полнота информации. Информация в деловой переписке не должна быть избыточной, здесь нет места повторам и сведениям, не имеющим прямого отношения к делу. Полнота информации – одно из главных условий, обеспечивающих практическую и правовую ценность документа.
5. Лаконизм. Лаконизм в официальной переписке достигается с помощью готовых речевых формул и сочетается с принципом достаточности информации. Документ должен содержать достаточную для принятия обоснованного решения информацию, но в то же время быть кратким, написанным по существу.
Функции документа
Любой документ одновременно выполняет несколько функций, что позволяет ему удовлетворять различные потребности делового общения.
Выделяют общие и специальные функции документа.
Общие функции:
1) информационная: любой документ создается для сохранения информации;
2) социальная: документ порожден той или иной социальной потребностью;
3) коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры;
4) культурная: документ – это средство закрепления и передачи культурных традиций, отражения этапов развития цивилизации.
Специальные функции:
1) управленческая: документ является инструментом управления. Это плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы.
2) правовая: документ – средство закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Правовую функцию выполняют законодательные и правовые нормативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время;
3) исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества.
Названные функции имеют интернациональный характер и определяют общие для разных языковых культур требования к документу.
Реквизиты документа
Юридическая сила документа обеспечивается комплексом его реквизитов. Реквизиты – это обязательные элементы оформления документа. К основным (обязательным) реквизитам документа относятся:
наименование автора документа;
наименование адресата;
подпись;
дата;
номер документа;
гриф утверждения;
печать.
Совокупность реквизитов и схема их расположения на бланке составляют формуляр документа. Формуляр регламентирован стандартами, принятыми в той или иной стране. Например, если документ адресован зарубежному партнеру, наименование организации-адресанта на иностранный язык не переводится и печатается на бланке латинским шрифтом.
