Подотчетные лица – это работники организации, которые получили денежные средства на расходы, связанные с осуществлением деятельности организации.
Работнику выдаются денежные средства на определенные цели согласно письменному заявлению подотчетного лица. В соответствии с Указанием о порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства (утв. Банком России 11.03.2014 № 3210-У) подотчетному лицу не могут быть выданы денежные средства, если он не отчитался по ранее полученным суммам.
Письменное заявление подотчетного лица составляется в произвольной форме и должно содержать запись о сумме наличных средств и о сроке, на который они выдаются, а также подпись руководителя и дату.
Законодательные ограничения по сроку и размеру выдаваемых подотчетных сумм отсутствуют. Главным критерием должны быть здравый смысл и производственная необходимость.
При осуществлении расчетов с подотчетными лицами следует помнить, что первой операцией должная быть выдача денег, а второй – отчет за их использование.
Если организация выдает сотруднику доверенность, то он действует от имени своей организации и все документы, которые он получит от других организаций, будут оформлены на имя организации, которую он представляет. Он получит накладную, счет-фактуру (что позволит принять НДС к вычету). Доверенность выписывается в одном экземпляре, регистрируется в специальном журнале регистрации доверенностей и выдается на руки работнику, у бухгалтера остается корешок от доверенности, в котором указываются все ее реквизиты. Поскольку работник представляет свою организацию в другой организации, то доверенность и остается в той другой организации. Когда работник вернется к работодателю, бухгалтер в корешке доверенности сделает отметку о выполнении поручения. В доверенности указывается дата ее выдачи и срок действия. Если в доверенности не указан срок действия, то такая доверенность действует 1 год со дня выдачи. Если в доверенности не указана дата ее выдачи, то такая доверенность недействительна.
Если сотрудник доверенности не имеет, для других организаций он – частное лицо. В этом случае ему оформят при покупке кассовый и товарный чек. В любом случае эти расходы могут быть приняты организацией.
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.
Авансовый отчет сдается в бухгалтерию вместе со всеми оправдательными документами, упомянутыми в отчете. Бухгалтер принимает отчет и документы, отрывает от отчета по линии отреза расписку, заполняет ее и отдает подотчетному лицу. Эта расписка служит оправданием для сотрудника, что все документы сданы им бухгалтеру. Теперь за утерю чеков, накладных и т. д. отвечает бухгалтер.
Авансовый отчет должен быть утвержден руководителем. Без этого бухгалтер не может принимать его к учету. После того, как руководитель подписывает авансовый отчет, сотрудник считается отчитавшимся перед фирмой за сумму, утвержденную в отчете. Остаток денежных средств должен быть возвращен (чаще всего в кассу, реже – на расчетный счет). Если по отчету организация должна сотруднику, то сотруднику выдают эту сумму (обычно из кассы).
Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.
Что делать, если подотчетное лицо не возвращает денежные средства и не отчитывается, либо не возвращает остаток подотчетных сумм?
В Трудовом кодексе РФ предусмотрено, что удержания из заработной платы работника производятся для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях (ст. 137 ТК РФ). Работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника этой суммы не позднее 1 месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания (и лучше, если он подтвердит это письменно). В любом случае общий размер удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%. Если же работник возражает против суммы или срока возврата, или имеет другие претензии к организации, отношения придется выяснять в суде.
Организация может принять решение простить долг сотруднику, это право работодателя. Тогда будет считаться, что работник получил доход и с такого дохода следует удержать налог на доходы физических лиц.
В любом случае, независимо от того, принято ли решение удерживать суммы, идти в суд или простить долг, должен быть издан приказ руководителя. Бухгалтер не имеет право предпринимать каких-либо действий без этого приказа.
Направление работника в командировку до 01.01.2015 г. осуществлялось на основании приказа руководителя. Командированный работник – это лицо, связанное с организацией трудовым договором и направленное по заданию работодателя в командировку. На основании приказа выписывалось командировочное удостоверение (если командировка на территории РФ). Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 внесены изменения в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10. 2008 № 749. Эти изменения привели к отмене командировочных удостоверений, служебного задания, определяющего цель командировки, и отчета по командировке. В соответствии с п. 3 Положения работники направляются в командировку на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Согласно п. 7 Положения фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).
Если работник отправляется в зарубежную командировку, командировочное удостоверение, по-прежнему не выписывается.
Работнику должны быть выданы денежные средства на будущие расходы. Прежде всего, организация должна определить, как будут оплачиваться расходы на проезд и проживание сотрудника. Организация может приобрести билеты и оплатить гостиницу по безналичному расчету, но может выдать денежные средства командированному сотруднику, и он будет оплачивать это сам.
Пример
Организация приобретает билеты (предположим, стоимостью 23 600 руб., в т. ч. 3600 НДС) и потом передает их командированному. Тогда последовательность операций такая:
Дт 60 Кт 51 23 600 руб. – произведена оплата за билеты;
Дт 50-3 Кт 60 20 000 руб. – билеты приняты к учету;
Дт 19 Кт 60 3600 руб. – выделен НДС;
Дт 71 Кт 50-3 20 000 руб. – выданы билеты командированному лицу.
Если работник в командировке будет рассчитываться за все сам, то, выдав денежные средства из кассы, организация выполнила свои обязанности по обеспечению его расходов на проживание и проезд.
Выдача денег из кассы в подотчет отражается записью:
Дт 71 Кт 50
Наряду с оплатой расходов в командировке по проезду и проживанию командированное лицо получает суточные. Суточные полагаются за каждый день командировки, причем день отъезда и приезда считаются целыми днями независимо от того, утром или вечером отбывает или прибывает транспортное средство. Размер суточных определяется приказом руководителя.
Возвратившись из командировки, работник до 01.01.2015 г. представлял руководству отчет о выполнении командировочного задания. На основании п. 26 Положения теперь не требуется представления отчета о выполненной работе в командировке.
С 01.01.2015 г. в течение трех дней по возвращению из командировки работник должен представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.
Стоимость проезда и проживания законодательно не ограничивается.
Для учета расчетов с подотчетными лицами используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
