Связь с бухгалтерскими программами

Бухгалтерские программы достаточно качественно ведут учет всех первичных документов и строят на его основе журнал хозяйственных операций. Однако нестандартные расчеты на основе информации из журнала операций некоторые программы выполнить не могут. Кроме того, может понадобиться выполнить расчеты на основе информации из некоторых расчетных форм, например оборотной ведомости. В любом случае, нужно передать данные из бухгалтерской программы в Excel для дальнейших вычислений. Сразу следует отметить, что обратная задача, то есть передача информации из Excel в бухгалтерскую программу, практически невыполнима. Большинство программ не позволяет импортировать данные в формате Excel, а писать специальные программы для такого импорта достаточно трудоемко и вряд ли полезно. Программы, позволяющие такой импорт, например ПАРУС, выдвигают жесткие требования к формату таблиц Excel и четко регламентируют назначение импорта. Никаких произвольных данных вы ввести в программу не сможете. То есть, мы рассмотрим только передачу информации из бухгалтерской программы в Excel, а не наоборот.

Большинство программ позволяют сохранить отчеты в формате Excel. В этом случае вы можете в дальнейшем работать с ними, как с любыми другими файлами. Например, экспортировав журнал проводок, вы можете задать собственные формулы для обработки и получения нестандартных отчетов. К сожалению, в некоторых программах, например в Инфо-Бухгалтер, экспорт в Excel реализован так, что вы не сможете воспользоваться вычислениями. Все числа помещаются не в ячейки таблицы, а в надписи. Фактически получается просто рисунок документа, не подходящий для работы. Отдельные программы не позволяют экспортировать в Excel. В этом случае часто вы можете выделить нужные строки редактируемого документа, например журнала операций, и скопировать их в буфер обмена. После этого вы можете вставить в таблицу Excel данные из буфера обмена и работать с ними обычным способом. Если программа, например Турбо Бухгалтер, позволяет экспортировать документ в текстовый файл, то вы можете прочитать его из Excel, однако при двойном преобразовании из таблицы в текст и снова в таблицу может потеряться структура, так что информацию будет трудно обработать.

Во всех программах информация из разных документов, журналов и отчетов переносится в Excel различными способами. Например, отчет можно просто сохранить в формате Excel, а для экспорта первичного документа следует воспользоваться буфером обмена. наиболее удобная связь с Excel реализована в программах 1С:Бухгалтерия, ПАРУС, ИНФИН, а наименее удобна для экспорта в Excel программа Турбо Бухгалтер. При использовании бухгалтерской программы Инфо-Бухгалтер экспорт в Excel выполнить чрезвычайно легко, но формат полученных данных неудобен для расчетов. Из программы БЭСТ экспортировать некоторую информацию можно с помощью генератора отчетов, предназначенного для печати отчетов в Windows.

Excel может читать информацию из стандартных баз данных. Многие бухгалтерские программы хранят информацию в базах формата dBase или Paradox, которые легко используются Excel для чтения. Однако часто информация в базах носит служебный характер, и получить нужные данные бывает достаточно сложно. Кроме того, часто информация хранится в кодировке ДОС, а не в кодировке Windows, используемой Excel. В этом случае все русские слова невозможно прочитать, хотя все числа читаются правильно.

Попробуйте все варианты получения информации из вашей бухгалтерской программы: экспортируйте в формат Excel, перенесите информацию через буфер обмена и попытайтесь открыть для чтения базу данных. Если вы получите полезную информацию, можете с помощью Excel попытаться ее обработать.