Становлення документознавства пов'язано з історією накопичення знань про документ. Безперечно, тут необхідна конкретизація самого поняття документа. Оскільки терміносистема документознавства буде аналізуватися у наступному розділі, то поки приймемо таку характеристику ознак документа, яка буде значною мірою задовольняти всі дисципліни так званого документально-комунікаційного циклу. На нашу думку, їм відповідають формулювання, викладені у статті В.Д.Банасюкевича та А.М.Сокової:
а) документ як матеріальний об'єкт повинен містити інформацію, зафіксовану будь-яким способом (письмо, графіка, зображення, звукозапис);
б) носій інформації повинен бути спеціально призначеним для фіксації інформації;.
в) зафіксована інформація повинна мати вербальну ідентифікацію (пояснення природною мовою)*;
г) мета фіксації інформації — її зберігання та передавання (14, с.15).
Виходячи з даних вимог до матеріального об'єкта, який може вважатися документом, поставимо питання: коли і що зумовило появу таких об'єктів як типових, котрі винятково виконували функції зберігання і передавання інформації у просторі та часі? Слід відзначити, Що з приводу причин генезису документа висловлено багато думок фахівцями традиційного документознавства або суміжних з ним наук. Наведемо деякі з них.
Так, К.Г.Мітяєв вважав, що виникнення документа було зумовлено потребами у нових носіях інформації, що компенсували недоліки живого слова як засобу її передачі (156, с. 122). Причому поява писемності і документа, на його думку, е синхронними подіями. Майже так само пояснюються причини виникнення документа у першому радянському посібнику з документознавства, однак тут зауважується, що такі матеріальні предмети, на яких фіксувалася інформація, виконували у давнину, в основному, функцію свідчення, що у подальшому і дало підстави для назви цих об'єктів латиною "документум" (тобто "доказ", "свідчення") (85, с. 10). Один з авторів цього посібника в окремій публікації пов'язує появу систем документації з розвитком держави і апарату управління (134, с. 17).
Фахівець з історичного джерелознавства масової документації Б.Г.Литвак висловлює припущення, що документ виник як фіксатор незвичайного у буденному житгі (135, с. 51). Він ілюструє це прикладом зміни правових норм документальної фіксації, але такий висновок може бути справедливим для будь-яких подій у соціумі.
Відомий дослідник у галузі дипломатики С.М.Каштанов пов'язує появу документів із створенням писемного права у різних його формах в процесі утворення державної влади (94, с. 16). Така позиція є цілком зрозумілою, оскільки об'єктом дослідження дипломатики є стародавні акти — юридичні документи переважно періоду феодалізму.
Свого часу ми вже аналізували історичні витоки документальної фіксації інформації (119, с. 83-88; 123). Було зроблено висновок, що з самого початку документальної фіксації інформації вона мала певні жанрові характеристики, а дискретний носій — конкретну орієнтацію на використання його як об'єкта, що призначений тільки для зберігання і передавання цієї інформації.
Документ — це не тільки об'єкт, виріб. Це — явище. Явище оформлення нового способу фіксації інформації, каналу комунікації. І саме головним моментом виникнення документа, формування його як явища є ознака типовості такого роду об'єктів з уніфікованим способом фіксації інформації і зовнішньою формою. Така уніфікованість дозволяла чітко ідентифікувати ці об'єкти як справжні, що підтверджувало, кажучи сучасною мовою, їхню юридичну силу. У Цьому плані значну роль відіграла і печатка власника. Такі зауваги дуже важливі, зважаючи на те, до якої сфери належали перші документи, бо це були не тільки правові відносини.
Генезис документальної форми фіксації інформації припадає на У-ІУ тис. до н. е. і пов'язується з потребами економічного життя народжуваної у ті часи чи не найдавнішої держави у світі — Шумеру. Ці прадокументи мали вигляд глиняних бірок (чи етикеток) зі знаками, що позначали предмети та їх кількість, котра пересилалася з одної о населеного пункту в інший. Бірки мали отвори і прив'язувалися до цих предметів або до тари, в якій ті відправлялися. Деякі дослідники пов'язують систему знаків, що фіксувалася в цих "супроводжувальних" документах з початковим етапом розвитку шумерського письма (33; 49, с. 69-71, 324-328). Розвиток шумерської державності привів до формування у 111 тис. до н.е.* різних напрямів документальної фіксації інформації, яка відбивала майже всі сфери діяльності життя шумерського суспільства. Глиняні шумерські таблички — це не тільки міфи, ліричні роздуми, побутові сцени, епізоди навчання, а й викладені оповідною формою "історичні" події (де, правда, багато міфологічного), ведення судових процесів, положення окремих законів тощо. (113). У державно-господарському житті така рефлексія зумовлена ще й бідністю природних ресурсів Шумеру, що спричинило широкомасштабний їх облік та звітність про використання. Скажімо, на кожне плодове дерево у момент його саджання заводилася табличка, в якій щорічно фіксувалася кількість плодів, а також факт зрублення (після звернення у вищі інстанції і наявності довідки про дозвіл!) і складування (38, с. 147-156). Кількість текстів, котрі залишила шумерська бюрократія, вражаюча (їх більше ста тисяч) і це тільки поверхня айсберга, оскільки, на думку фахівців, зараз археологами розкопано не більше десяти відсотків території міст-держав Шумеру.
З накопиченням юридичних та господарських документів виникла необхідність їхньогоспеціального зберігання в державних установах та храмах (котрі також часто виконували функції перших). Зокрема, в храмовому комплексі Шумеру Джемдет-Наср археологами знайдено близько 500 тисяч документів та їхніх фрагментів, що в основному містять державно-господарські записи, інформацію правового змісту, а також є "зошитами" учнів, які переписували тексти, робили вправи. Шумерська математика подає чудові приклади обслуговування господарських завдань, фіксуючи в табличках, наприклад, різні норми посіву зерна на певній площі, врожайності, постригу овець, людино-днів на побудову стіни з цегли тощо (34. с. 35).
Характерно, що давньовавилонською слово "табличка" — Ічрри, відповідало також значенню будь-який "текст", "лист", "документ", хоча були й інші терміни, якими позначалися контракти, угоди, документ з печаткою, просто документ (55, с. 18-22). Можливо в Шумері існувало архівне зберігання офіційних документів, що відокремлювалися від "оповідних" текстів. Так, найдавніші реєстри останніх — це дві шумерські глиняні таблички III тис. до н.е. з переліком назв літературних творів. Самюель Крамер — вчений, який прочитав їх, звернув увагу на досить цікаві факти. По-перше, у сумі таблички включають назви 130 творів, з яких 43 в обох табличках збігаються. По-друге, написані вони однією особою, але послідовність творів була різною. Називаючи умовно ці документи "бібліотечними каталогами", він висловлює думку, що списки були створені перед тим, як сховати таблички з текстами творів в якесь сховище чи, навпаки, для розстановки їх на полицях в "будинку табличок", а особливості розташування назв у списках, можливо, були пов'язані з розмірами табличок (113, с. 246-250). Маючи на увазі, мабуть, ці документи, бібліографознавець О.П.Коршунов подає їх як етикетки до корзин чи ящиків, де зберігалися таблички. Він визначає ці переліки як "перші бібліотечні каталоги, що полегшували орієнтацію у складі і змісті наявних в бібліотеках документів та їхній пошук" (107, с. 23). З цих табличок-покажчиків започатковується, на його думку, бібліографічна інформація в її каталожній формі (там само).
Без сумніву, ці документи були прадавніми прототипами сучасних бібліотечних каталогів та бібліографічних покажчиків, але навряд чи тут реалізовувався інформаційний пошук за якоюсь пошуковою ознакою, крім фіксації факту наявності таблички з певною назвою. Вони скоріше нагадують інвентарні книги (до скринь чи корзин з табличками) і така їхня роль відповідає загальному намаганню шумерів проводити облік усіх своїх матеріальних ресурсів. Правда, тут виникає питання про високий рівень дублетності творів в списках (враховуючи припущення С.Крамера про те, що автором їх був один і той же писар). Заманливо пов'язати також історичні витоки таких "інвентарних книг" з першодокументами взагалі, тобто справжніми глиняними бірками (чи етикетками), котрі привішувалися на тару з товарами при їхньому транспортуванні чи зберіганні і були значно давнішими, ніж зазначені списки книг. Вважати, що вказані в глиняних покажчиках таблички пересилалися кудись чи навіть виступали як об'єкт купівлі-продажу, а списки були свого роду "супроводжувальними" документами такого пересилання, поки немає ніяких підстав. Можна було б також пов'язати ці "вторинні" документи з організацією навчання шумерських писарів, враховуючи специфічність змісту їх освіти та наявність канонічних списків літератури, яку учні повинні були вивчити. Але у цьому випадку нам довелося б визнати наявність різних "навчальних планів" вже у III тис. до н. е., оскільки переліки збігаються лише частково. Цікаво, що один із списків завершується 13 назвами, котрі за змістом можна було б віднести до повчальної літератури і яких немає в іншому каталозі.
У Стародавньому Єгипті часів Старого Царства одним терміном позначалися бібліотека й архів (177, с. 24). Наявність такого єдиного місця зберігання, можливо, підтверджується найдавнішим переліком шкіряних книг, що знаходились у скринях давньоєгипетського храму міста Едфу (238, с. 10-11). Список, поділений на дві частини — священної та світської літератури, був зафіксований на стіні цієї культової споруди (відомі фрагменти таких настінних записів і;в інших храмах Стародавнього Єгипту). Ймовірно, що він виконував функцію каталогу, своєрідної інвентарної книги, але також міг слугувати і списком рекомендованої літератури для навчання жерців, що проводилось у цьому храмі. Так, тут крім літератури священного, міфологічного та "наукового" змісту, є й "управлінські" документи — інвентар храму, книга про управління храмом, книга храмового персоналу. У період Середнього Царства бібліотеки та архіви позначаються різними термінами, що, можливо, було вислідом особливого зберігання офіційних документів. В адміністративному центрі Стародавньої Хетгії місті Хаттаусі у середині II тис. до н. е. знаходився архів, де були зібрані документи, що утворилися в результаті економічної та зовнішньополітичної діяльності держави за 150 років (55, с. 48). Однак, є й приклади сумісного зберігання різних документів. Скажімо, у відомій бібліотеці ассірійського царя Ашшурбаніпала (VII ст. до н. е.) знаходились таблички релігійного змісту, з "науковими" текстами, літописи, договори, листи, "повідомлення" з провінцій, а також списки цих провінцій, царські укази, переліки данин та податей, численні приватні документи (купчі, кредитні векселі, контракти, заповіти тощо) (182, с. 178-182).
Первісна внутрішня форма шумерських юридичних документів певною мірою була оповідною, тому що описувала хід судового процесу і тільки як додаток зазначалися окремі види рішень суду за якісь злочини. Але згодом ці постанови починають існувати окремо і формуються у звичний стандартизований виклад рядків закону, де кожній провині відповідає конкретне покарання, і такі записи є вже традиційними у вавилонську добу. Це ілюструється загальновідомим кодексом законів царя Хаммураппі (II тис. до н. е.), який надовго стає взірцем для багатьох держав Переднього Сходу. Існування зведень законів, система судочинства з подачею документів й іноді фіксацією ходу судового засідання створює окремішність сукупності видів юридичних документів. Їхня підготовка, трактування, інтерпретація посадовими особами формували особливий підхід до тексту, з одного боку, як інваріанту, а з другого — як неоднозначного, більш загального — при необхідності знаходження компромісного рішення і пошуку можливостей "обійти" закон (наприклад, наявність закону про заборону продажу землі в деяких передньосхідних державах змушувала власників ділянок усиновляти покупців). Необхідність правового вивчення обставин справи зумовлювала і знання супутних документів, зокрема, фінансових (купчі, векселі, заповіти тощо).
Слід зауважити, що чи не з самого початку зародження документальної форми фіксації інформації вона мала вже ознаки підтвердження справжності, офіційності, відповідної юридичної сили за наявності відбитку на бірці (а згодом — табличці) печатки власника. Існує думка, що зображення на печатках часів пізнього неоліту, які часто мали піктографічний характер, передували і певною мірою сприяли зародженню писемності. Печатки на глиняних документах в шумеро-вавилонському суспільстві були настільки розповсюдженим явищем, що це дало підставу фахівцям зробити висновок, що тільки найбідніші верстви населення їх не мали (ставили відбиток пальця на документі). Процедура затвердження документа печаткою була розповсюджена чи не на всьому Стародавньому Сході, що створювало прецедент офіційності, справжності, власницької ознаки як характеристики будь-якого документа. Одночасно усвідомлювались значення та роль печатки, оскільки вже у Стародавньому Вавилоні занотовувалися у спеціальній табличці факти загублення печатки власниками.
Розвиток шумерської (а пізніше й вавилонської) торгівлі призвів до появи загального грошового еквівалента, яким стало срібло (його позначення також відповідало слову "гроші"). Масштабність торговельних та фінансових операцій тих часів є вражаючою. Вже у XIX ст. до н. е. існували фонди касових союзів, які "перекидали" рилют) з Дворіччя до Малої Азії, де внаслідок нижчого рівня життя, дешевизни робочої сили, наявності природних багатств (зокрема, покладів металів) і значного ринку збуту товарів створювалися умови для отримання надприбутків (259, с. 17-24). Зрозуміло, що такого роду фінансові операції (кредиту, безготівкового розрахунку, умовних заліків) не могли відбуватися без відповідного документування. У цьому разі засвідчення документа і справді мало неабияку вагу. З іншого боку, феномен заміни значної суми грошей глиняною табличкою з написом та печаткою став не тільки прадавньою документальною формою безготівкового розрахунку, а й різних векселів, кредитових білетів, паперових грошей у цілому*.
Крім необхідності тлумачення текстів правового змісту у стародавніх шумерів та й інших народів, що населяли Передній Схід, був ще один подібний напрям — трактування семантики текстів документів релігійного змісту. Їхнє тлумачення було дуже важливим, враховуючи зв'язок багатьох культур Сходу із жертовним гаданням, прихованістю, неоднозначністю смислу написаного. Однак такі "герменевтичні дослідження" часто були пов'язані не стільки з наміром розшифрувати прихований смисл, скільки з необхідністю перекладу давніх текстів, кодифікацією документів написаних мовою, яка вже на той час не була в ужитку, в зв'язку із слабкою обізнаністю з можливостями багатоваріантності прочитання знаків забутої писемності. Прикладом такої ситуації є сприйняття шумерської культури вавилонською. Незважаючи нате, що вавилонські писарі повинні були знати старо-шумерську мову (вже на той час мертву) і виконувати читання та переклад текстів тих, хто досконало володів нею, у кожному наступному поколінні було все менше. Під час копіювання постійно зростала кількість помилок у текстах, що ускладнювало розуміння їх жерцями. Згодом це спричинило необхідність "розкриття" таємного змісту священних табличок і породжувало думку про езотеричний характер знань минулого*. Правда, були випадки і справді засекречування інформації, коли використовували "змінену мову".
Наявність шумеро-вавилонських та й інших словників створювала напрям інтерпретації іншомовного тексту, який у перекладі повинен був точно передавати його смисл. Це вже були зародки філологічного аналізу інформації.
Ми приділили початковому періоду формування сукупностей документів значну увагу саме тому, що з тих часів починаеться перша диференціація знань про документ, і її напрями фактичне зберігаються і понині.
Це, по-перше, інвентарио-каталожний спосіб узагальнення відомостей про документи, коли їх враховують як одиниці зберігання, тобто ними оперують як матеріальними об'єктами обліку та зберігання З іншого боку, складання таких переліків вимагало певних операцій аналітико-синтетичного характеру, коли документ треба було подати у вигляді його стислої інформаційної моделі (183; 184). Спосіб вираження інформації полягав у виділенні головної теми або ж виокремленні заголовка документа з тексту чи наданні йому назви. Тобто операція обліку в бібліотеці/архіві поєднується з семантичним аналізом тексту, з одного боку, при наданні йому пошукового образу, і відповідного співставлення його (як головної ознаки ідентифікації) з реально існуючими об'єктами зберігання, з другого. За допомогою цих "інвентарних книг" можна було визначити наявність таблички чи сувою а бібліотеці, інакше кажучи, здійснити документальний пошук. Тому, певною мірою погоджуючись з думкою Е.П.Семенюка, що з двох шумерських табличок, про які вище йшла мова, починається практика інформаційного пошуку, яка обслуговувала потреби перших бібліотек та їх читачів (185, с. 32), все ж зауважимо, що формування таких знань про документ починається значно пізніше. Можна також відзначити, що поява даних списків була своєрідною реакцією суспільства на першу інформаційну (чи скоріше—документальну) кризу, оскільки тільки в давньошумерському місті Лагаш кількість знайдених археологами табличок з текстами нараховує близько двох десятків тисяч. Невідомий шумерський автор III тис. до н. е. свідчить, що "кожний намагається написати табличку" (23, с. ЗО).
По-друге, це початкове усвідомлення різного цільового призначення документів, їх функціонального спрямування, що позначилось у окремому архівному зберіганні адміністративно-господарських фінансових, торговельних, дипломатичних та інших документів, а значущість деяких з них зумовлювала особливі умови такого зберігання, зосередження їх у державних скарбницях, центральних храмах, сховищах і, навіть, іноді у гробницях.
По-третє, цей напрям поглиблюється жанрово-тематичною диференціацією документів, які містять тексти фінансового, юридичного, релігійного змісту. Розвиток різних сфер соціальної діяльності, бюрократичної системи, способів управління державою зумовлюють потребу в різних управлінських, правових, фінансових, дипломатичних, торговельних документах, вироблення певних правил організації їхнього тексту відповідно до жанрової специфіки. Документи вже тоді використовували з різною метою: як навчальні посібники, довідкові матеріали, практичні довідники, засоби управління чи фіксації облікової інформації. Усталеність певних видів документів створює наявність у них формуляра (215).
По-четверте, це усвідомлення поняття справжності документа, його офіційності через емпіричне вироблення такого формуляру, реквізитом якого, як правило, стає печатка, що засвідчує особу, права її власності, підтверджує написаний текст. Розуміння копії та оригіналу виникає вже на стадії переписування давніх табличок в часи Шумеру, коли їхня оригінальність підтверджувалась спеціальним терміном, що означав "правильні таблички".
По-п'яте, це аналіз інформаційної складової документа, який вимагав його перекладу з однієї мови на іншу, трактування міфологічних та релігійних текстів, дешифрування математичних задач тощо. Священні тексти сприймалися і як нормативні, а іншими проявами нормативності у поєднанні з офіційністю були законодавчі акти, укази царя тощо.
