С целью обеспечения эффективности деятельности госучреждения, тесного взаимодействия всех его звеньев, исключения параллелизма в работе структурных подразделений разрабатываются организационно-распорядительные документы, регламентирующие деятельность и четко разграничивающие задачи, функции, права и обязанности самого госучреждения и каждого входящего в него подразделения, а также отдельных исполнителей с учетом специфических особенностей их деятельности.
Такими документами являются:
1) организационная структура госучреждения, утвержденная соответствующим нормативным актом;
2) штатное расписание или штат госучреждения (далее — штат);
3) положения о самом госучреждении и о всех его структурных подразделениях;
4) должностные инструкции на все должности, предусмотренные штатом.
На основании организационной структуры разрабатываются штаты, самостоятельных структурных подразделений госучреждения, о этом случае штат госучреждения — это совокупность штатов самостоятельных структурных подразделений госучреждения.
Штат (штатное расписание) — это нормативный документ, определяющий организационную структуру подразделения, численность работников, количество техники, для обслуживания которой требуется штатная численность.
Штат предусматривает наименование подразделения и входящих в него структурных подразделений, наименование должностей работников, техники, их количество, а также распределение функций между структурными подразделениями.
Штат должен стать единственным правовым документом для создания подразделения, комплектования его работниками, обеспечения заработной платой и другими видами довольствия.
Для разработки штатов используются следующие документы:
— утвержденная организационная структура;
— перечни наименований штатных должностей работников;
— схемы должностных окладов и тарифно-квалификационные
справочники;
— нормативы численности работников;
— сборники наименований техники;
— предложения заинтересованных подразделений.
Итак, совокупность должностей, распределенная по подразделениям органа государственного управления, есть штатное расписание, штаты. Классифицировать должности и их носителей, должностных лиц — значит описать официальную структуру госоргана.
Положение о подразделении предназначено для нормативно-правовой регламентации деятельности самого госучереждения, каждого самостоятельного и входящего структурного подразделения, отражает его роль и место в структуре госучреждения, показывает внутреннее Распределение работы в нем, при этом особо выделяются внештатные формирования и участки.
Рекомендуется следующая структура положения о подразделении:
1) общие положения;
2). задачи;
3) структура;
4) функции;
5) права;
6) взаимоотношения с другими подразделениями;
7) ответственность.
В разделе «Общие положения» указывается общее наименование Подразделения, степень самостоятельности при решении основных
функций, в чьем непосредственном подчинении находится данное подразделение. Здесь же необходимо дать перечень основных право., вых, директивных, нормативных и инструктивных материалов, которыми подразделение руководствуется в своей деятельности.
Раздел «Задачи» содержит формулировку основных задач, для ре. шения которых создано данное подразделение, и что должно быть основным содержанием его работы. Особое внимание при этом необходимо обращать на взаимную согласованность формулировок задач для взаимосвязанных подразделений.
В разделе «Структура» излагается характеристика внутренней структуры подразделения, дается перечисление всех внутренних звеньев и решаемых ими задач.
Раздел «Функции» является основным разделом Положения. Он должен содержать развернутую в виде функций характеристику указанных выше задач. Функции должны быть четко сформулированы и обеспечивать оптимальное распределение всего объема работ между структурными звеньями. Желательно указывать степень самостоятельности подразделения в решении тех или иных вопросов.
Раздел «Права» должен содержать перечень прав, реализуемых руководителем, другими должностными лицами подразделения, необходимых для реализации возложенных на подразделение функций. Особо следует выделить специальные права подразделения, если оно наделено ими в отличие от других аналогичных подразделений.
В разделе «Взаимоотношения с другими подразделениями» определяются взаимосвязи подразделений в ходе служебной деятельности. При необходимости указываются наименования документов или дается характеристика информации, которые данное подразделение должно передавать в другие подразделения или получать от них. Устанавливается периодичность обмена информацией.
В разделе «Ответственность» с учетом особенностей работы подразделения отражается характеристика основных позиций, по которым руководитель подразделения несет личную ответственность за выполнение возложенных на подразделение задач, за достоверность документации, подготавливаемой подразделением, за правильность применения тех или иных нормативных документов, за состояние дисциплины и работу с кадрами.
Исключить дублирование в выполнении конкретных функций, обеспечить взаимосвязь в работе специалистов, занимающих различные должности, обеспечить разграничение обязанностей и прав межяУ работниками позволяют должностные инструкции. Они устанавливают для каждой должности квалификационные требования, дают возможность определить потребность в кадрах по конкретным специальностям и с точным учетом квалификации, позволяют осуществить объективную оценку деятельности сотрудников, служат нормативной основой для применения к ним мер воздействия.
Должностные инструкции содержат следующие разделы: }) общая часть;
2) основные должностные обязанности;
3) должен знать;
4) права и ответственность;
5) квалификационные требования.
Раздел «Общая часть» вводится в том случае, если необходимо определить подчиненность, порядок назначения и освобождения от должности или ввести какие-то другие регламентирующие положения.
В разделе «Основные должностные обязанности» перечисляются именно основные должностные обязанности, т. е. те обязанности, для выполнения которых данная должность введена в штат, и которые безусловно вытекают из задач и функций подразделения. При необходимости расширения круга обязанностей после перечисления основных вводится подраздел «Кроме того», в котором дается перечень дополнительных обязанностей, как правило родственных по содержанию, равных по сложности или без выполнения которых невозможно нормальное функционирование подразделения.
Обязанности должны излагаться лаконично, конкретно, без разночтений.
В разделе «Должен знать» указывается перечень нормативных и других документов, которыми должен руководствоваться в своей работе работник, занимающий данную должность. При необходимости регламентации практических действий работника, занимающего данную должность, может вводиться подраздел «Должен уметь», в котором перечисляются необходимые навыки и практические действия.
В разделе «Права и ответственность» должно содержаться описание полномочий работника, необходимых для выполнения всех предписанных ему действий. Указываются такие права работника, как принятие решений, получение информации, необходимой в работе, требования выполнения другими лицами определенных действий, право визирования документов, осуществление контроля.
Формулируются содержание и форма ответственности должностного лица за результаты и последствия его деятельности, за непринятие своевременных мер, если они относятся к кругу его обязанностей, за невыполнение возложенных обязанностей, а также за неиспользование предоставленных прав.
В разделе «Квалификационные требования» указывается минимально необходимый уровень образования для данной должности, а также указывается, какой стаж работы и на каких должностях должен предшествовать назначению на данную должность.
Подбор и расстановка кадров должны осуществляться в соответствии с установленными по каждой должности специальными и квалификационными требованиями, на основе которых также должна про- водиться аттестация и осуществляться контроль на их соответствие специальности и квалификации конкретного работника.
Должностные инструкции составляются для всех должностей, предусмотренных штатом подразделения. Исключение могут составлять начальники подразделений и руководители нештатных групп, так как их правовое положение может определяться в положениях, о соответствующих подразделениях, в том числе и нештатных. Вместе с тем по должностям начальников подразделений необходимо понимать и чувствовать разницу между управлением и исполнением и при составлении должностных обязанностей уметь выбрать правильные пропорции между ними, так как от этого во многом зависит успех руководства подразделением.
Для оценки работоспособности документов при их разработке необходимо ответить на следующие вопросы:
1) учтены ли в документе все существенные задачи, функции, обязанности;
2) четко ли определен характер основных и обеспечивающих задач, функций, обязанностей;
3) отмечены ли уникальные или специфические особенности задач, функций, обязанностей;
4) достаточно ли исчерпывающе определены задачи, функции, обязанности, понятны ли они без дополнительных пояснений, расставлены ли они по приоритетности;
5) как документ согласуется с аналогичными документами смежных подразделений (должностей) и нет ли в нем дублирования;
6) достаточно ли понятны, кратки и содержательны примененные формулировки;
7) имеет ли подготовленный документ постоянный характер, рассчитан ли он на длительный срок;
8) достаточно ли Четко выражены связи с аналогичными документами верхнего (руководители) и нижнего (подчиненные) уровней?
Перечисленные документы являются обязательными и должны разрабатываться еще до создания подразделения. В процессе функционирования подразделения именно эти документы лежат в основе процесса совершенствования организационной структуры подразделения.
Естественный процесс изменения общественно-политической и экономической обстановки в государстве ведет к изменению, преобразованию и дополнению задач, стоящих перед госучреждением, а следовательно, к необходимости корректировки организационной структуры. При проведении мероприятий по совершенствованию организационной структуры госучреждения необходимо учитывать что:
1) положения о подразделениях, должностные инструкции и нор' мы нельзя рассматривать как что-то статическое, наоборот, они должны корректироваться под воздействием информации, поступающей по обратной связи. Суммирование этих корректировок должно приводить изменениям организационной структуры, кадровым изменениям;
2) только анализ в течение достаточно длительного периода может дать необходимую информацию о правильности распределения задач и функций, отсутствия или наличия дублирования в работе под
разделений, правильности расстановки кадров, правильности применяемых нормативов, а следовательно, для выработки решений о необходимости кадровых изменений, изменений организационной структуры;
3) при изменении основных задач учреждения, а следовательно, и его организационной структуры, вышеописанный процесс создания основополагающих документов необходимо повторить и привести весь
пакет в соответствие с этими изменениями, в согласование с принципами оптимизации организационной структуры, а именно:
— отражение всех подразделений на всех уровнях с учетом их специализации;
— обеспечение единства целей, направлений и метрдов функционирования всех подразделений путем установления их связей как по вертикали (в пределах одной функции), так и по горизонтали (между разными функциями);
— преодоление чрезмерно узкой специализации подразделений и в то же время устранение дублирования в их работе;
— обеспечение оптимального сочетания централизации и децентрализации в управлении госучреждением;
— всемерная экономия организационных звеньев.
