Важливою складовою професіограми майбутнього фахівця є вміння представляти проекти, звітувати, переконувати, якісно інформувати аудиторію, тобто виступати публічно.
Проведення презентацій перестало бути привілеєм ділових людей, які використовують її як ефективний спосіб рекламування і продажу своєї продукції. Нині презентацію розглядають як жанр публічної промови, тому виникає необхідність у навчанні й формуванні презентаційних умінь і навичок майбутніх фахівців різних галузей. Презентація – це повідомлення, що містить нову ідею і її пояснення, стислу інформацію, демонструє матеріал для подальшого обговорення і освідомлення.
Іншомовні словники подають перелік подібних значень слова «презентація», серед яких варто виділити такі:
1) акт представлення чого-небудь;
2) виступ, під час якого представляють щось публіці;
3) спосіб представлення будь-якого продукту, речі, наукової праці, ідей.
Отже, презентація - це жанр публічного виступу і вид комунікативної діяльності, який спрямований на передачу групі осіб різного роду інформації.
Презентація - спеціально організоване спілкування з аудиторією, мета якого переконати або спонукати її до певних дій. Презентацію здійснюють через три канали: вербальний - те, що я говорю ; вокальний - те, як я говорю; невербальний — вираз очей, жести, рухи. Вплив на аудиторію суттєво посилюється завдяки володінню вокальним і невербальним засобами.
Презентація може бути успішною і неуспішною. Успішна - це презентація, під час якої досягнуто поставлену мету; неуспішна — аудиторію не вдалося переконати, підсумком стало розчарування як аудиторії, так і презентатора.
Основними причинами неуспішної презентації є:
- нездатність подолати хвилювання перед великою аудиторією;
- недоліки у плануванні й підготовці презентації;
- погано організований, неструктурований зміст;
- недостатній контакт із аудиторією;
- неуважність до деталей;
- відсутність відчуття часу;
- неефективне використання наочних засобів;
- перевантаження інформацією.
Метою презентації може бути представлення досягнень організації або окремої особи, висвітлення різноманітних заходів, перспектив розвитку інформаційних технологій, реклама певної продукції тощо.
Презентації проводять під час конференції та семінару, у навчальних аудиторіях, в торговельних залах та офісах, демонструють по телебаченню, транслюються на радіо.
В аудиторії презентація здебільшого використовується під час пояснення нового матеріалу, для супроводу усного повідомлення на практичному занятті чи лекції, доповіді на конференції, під час захисту навчального проекту чи науково-дослідної роботи.
Техніка проведення презентації вимагає не тільки знання мови, але й уміння правильно відібрати, обробити і подати інформацію, адаптувати її до конкретної аудиторії, ураховуючи її професійні, демографічні, соціальні, гендерні, етнічні, релігійні та культурні особливості й можливі міжкультурні розбіжності у сприйнятті інформації.
Отже, презентація потребує ретельної підготовки: тут діє правило Фауста, на кожну хвилину доповіді необхідно 30 хвилин попередньої підготовки. Готуючись до презентації, потрібно:
ü чітко сформувати мету і завдання презентації;
ü сформулювати тему і предмет презентації;
ü визначити аудиторію, на яку спрямована презентація, кількісний склад аудиторії;
ü визначити місце проведення презентації;
ü вибрати спосіб інформування;
ü передбачити головну ідею презентації;
ü зібрати матеріал;
ü продумати і структуризувати вступ, основну частину і висновки доповіді;
ü вибрати демонстраційно-наочні матеріали - візуалізація доповіді;
ü особисто провести пробну репетицію, підготуватися до відповідей на можливі запитання.
Зазвичай на презентацію приходять не за власним бажанням, а людей спеціально запрошують. Обов'язкова умова презентації - забезпечити відвідувачеві відчуття "бажаного гостя" Для цього треба ретельно готувати персонал. Це мають бути привабливі, доброзичливі, відкриті особи, які добре володіють словом, своїм голосом та невербальними засобами: жестами, мімікою, виразом очей тощо. Відвідувачі презентації чекають від доповідача:
· знання предмета презентації і певної підготовки;
· недвозначних і зрозумілих формулювань, чітко висловленої ідеї;
· вміння висловлюватися стисло;
· поєднання запропонованої ідеї з практичним застосуванням;
· уміння зосереджувати увагу слухачів на обговорюваній темі;
· чіткої організації інформації всієї презентації.
Ефективній підготовці презентації сприяють засоби Power Point, що є складовою пакета Microsoft Office. Вони дають змогу за допомоги комп'ютера досить швидко створити електронні слайди, що супроводжуватимуть виступ. Слайди можуть містити: текст, графічні зображення, ауді- та відеофрагменти.
Слайди можна подати як у чорно-білій гамі, так із використанням різних кольорових схем і видів оформлень, створених як професійними дизайнерами, так і автором презентації. Слайди можуть містити: текст, таблиці, діаграми, рисунки, відеокліпи, звуковий супровід тощо.
Набір електронних слайдів називають комп'ютерною презентацією.Комп'ютерна презентація є різновидом мультимедійних проектів.
Мультимедіа - одночасне використання різних форм представлення інформації: тексту, графіки, відеофрагментів та звуку.
Розрізняють такі види презентацій:
Презентація за сценарієм - це традиційна презентація зі слайдами, доповнена засобами показу кольорової графіки й анімації з виведенням відеоматеріалу на великий екран або монітор.
Використання анімаційного тексту в поєднанні з діаграмами, графіками та ілюстраціями дає змогу зосередити увагу слухачів на основних твердженнях і сприяє кращому запам'ятовуванню інформації. Озвучує матеріал зазвичай сам ведучий.
Інтерактивна презентація — це діалог користувача з комп'ютером. Користувач приймає рішення, який матеріал для нього важливий, і вибирає на екрані потрібний об'єкт за допомоги миші або натисненням на клавіші. У цьому випадку видається інформація, на яку є запит.
Інтерактивна презентація дає змогу здійснювати пошук інформації, заглиблюючись в неї настільки, наскільки це було передбачено розробником презентації. Така презентація захоплює користувача і утримує його увагу.
Автоматична презентація - це закінчений інформаційний продукт, перенесений на відеоплівку, дискету, компакт-диск і розісланий потенційним споживачам з метою виявлення їхньої зацікавленості.
Успіх будь-якої презентації, незалежно від її мети, типу, теми, складу аудиторії, визначається вмінням доповідача презентувати свій задум.
Навчальна презентація призначена допомогти викладачеві забезпечити зручне і наочне викладання теоретичного і практичного матеріалу.
Навчальні презентації переділяються на такі види:
- презентації-семінари,
- презентації для самоосвіти,
- презентації-порадники
У навчальних можуть використовуватися всі інші види презентацій.
Навчальна презентаціяпризначена допомогти викладачеві забезпечити зручне і наочне викладання теоретичного і практичного матеріалу.
Серед навчальних презентацій залежно від мети її застосування можна виділити:
- лекційні (викладача);
- презентації-семінари;
- презентації для самоосвіти;
- презентації-порадники;
- презентації для клієнтів корпорацій;
- звіт про результати діяльності, проект, дослідження (студентська робота);
- тест (як викладача, так і студентів).
Крім того, навчальні презентації можна класифікувати за дидактичними ознаками: викладацькі та студентські.
При цьому викладацькі презентації призначені для:
- супроводу лекції (текст, ілюстрації, інтерактивні засоби спілкування з аудиторією);
- ілюстрування лекції, доповіді (тільки малюнки, графіка, відео);
- узагальнення, представлення результатів діяльності студентів, наприклад для доповіді на методичній раді тощо;
- постановки проблеми, створення пізнавальної мотивації студентів, колег тощо;
- перевірки або самооцінювання знань чи вмінь, тобто тестові;
- виконання вже зазначених функцій, тобто комбінована.
Студентська презентація за призначенням може бути:
- проблемною – вступ до теми;
- інформативною: інструкції, приклади для студентів, форми оцінювання, консультування. Вона використовується студентами самостійно впродовж вивчення теми, доступна їм у будь-який час навчального процесу;
- діагностичною, контролюючою: застосовується для перевірки знань студентів, самооцінювання наприкінці вивчення теми, розділу. Використовується студентами індивідуально і самостійно після вивчення розділу, теми та доступна їм у присутності викладачів чи у вільному доступі.
За кількістю студентів, які планують, проектують, розробляють, демонструють презентації, можна розглядати презентації:
- індивідуальні – розробляються і створюються одним студентом;
- групові – розробляються й створюються малою групою студентів.
Ураховуючи психолого-лінгвістичні та соціально-комунікативні особливості професійно спрямованого монологічного мовлення, варто виокремити два різновиди усної презентації:
1) презентація-доповідь;
Презентація-реклама.
Характерними для презентації-доповіді є: вміння інформувати слухачів про стан бізнес-процесу; сформулювати тему і викласти її план; зробити огляд економічної ситуації; подати пропозицію; зробити висновки; запросити до співпраці; персоналізувати висловлювання; декодувати візуальну інформацію тощо.
Презентація-реклама реалізується через такі особливі вміння: вміння мотивувати, переконувати слухачів; підкреслювати корисність теми презентації для слухачів; робити огляд набутого досвіду компанії; в тому числі в роботі з клієнтами; характеризувати бізнес-продукт, визначати його переваги для клієнтів; наводити приклади, закликати до придбання рекламованої продукції.
За призначенням презентації поділяються на: комерційні (здебільшого рекламного характеру); інформаційні; навчальні тощо.
За способом подання слайдів можна розрізняти презентації:
1. Для супроводу лекції, виступу – із записом голосу лектора чи усним супроводом.
2. Слайд-шоу – без супроводу лектора або із записаним голосом доповідача.
3. Комбінована – з усним супроводом, із записаним голосом, частиною якої може бути слайд-шоу.
За метою та масштабами проведення виділяють такі типи презентацій: брифінг, ексклюзив, конференція, шоу.
Презентація-брифінг – представлення нововведень компанії.
Презентація-ексклюзив – залучення нових клієнтів.
Презентація-конференція – привернення уваги громадськості та фахівців до нових компаній і товарів.
Презентація-шоу – підвищення престижу й підтримки іміджу компанії.
Не менш важливою є структура презентації – організація відібраної інформації в єдиний, логічно зв’язаний текст. Уміло структурована презентація характеризується виразним початком (установлення миттєвого контакту з аудиторією, створення атмосфери доброзичливості, утримування уваги та спонукання інтересу до теми), основною частиною (представлення ключових положень) і завершенням (виразний, короткий, обов’язково оптимістичний висновок, жарт, комплімент, висловлення вдячності), а також чітко окресленим переходом до кожної наступної частини виступу.
