Особенности деловой беседы

 

Деловая беседа - это форма делового общения между партнерами с целью обсуждения или решения конкретной проблемы. В систему подготовки деловой беседы входит:

Планирование - предварительный анализ участников, темы и ситуаций; подробный план подготовки к беседе..

Оперативная подготовка - сбор материалов, отбор и систематизация материалов, рабочий план, разработка основной части беседы; начало и окончание беседы. Тренировка - мысленная репетиция, устная репетиция. Структура деловой беседы:

Начало беседы. Задачи: установление контакта с собеседниками, создание приятной атмосферы для беседы, привлечение внимания, пробуждение интереса к беседе, если необходимо - «перехват» инициативы.

Передача информации. Этапы: обсуждение проблемы, передача информации, закрепление информации и обозначение нового направления информирования. Рекомендуется вместо того, чтобы давать чему-либо оценку, применять соответствующую технику вопросов в целях перехода от монолога к диалогу. Основными элементами фазы передачи информации являются: постановка вопросов: закрытых, открытых, риторических, переломных, вопросов на размышление, выслушивание, изучение реакций собеседников, передача информации собеседнику.

Аргументирование. Доказательная аргументация, когда мы хотим что-то доказать или обосновать. Контраргументация, с помощью которой мы опровергаем тезисы и утверждения собеседника. В любом случае необходимо тщательное изучение всех фактов и сведений, которые будут использованы в ходе аргументирования. Необходимо исключить взаимные противоречия. Формулировать ясные и логически верные заключения.

Принятие решений. Основные задачи, которые решаются в конце беседы:

1. Достижение основной или в самом неблагоприятном случае

2. запасной альтернативной цели.

3. Обеспечение благоприятной атмосферы в конце беседы.

4. Стимулирование нашего собеседника к выполнению намеченных действий.

5. Поддержание в случае необходимости в дальнейшем контактов с собеседниками и их коллегами.

6. Составление как можно более полного резюме беседы, понятного для всех присутствующих, с четко выделенными основными выводами.

ПРАКТИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ДЛЯ

ПРОВЕДЕНИЯ ДЕЛОВЫХ БЕСЕД

· заранее написать план беседы, отработать наиболее важные формулировки;

· применять положение психологии о периодическом воздействии на собеседника в ходе беседы, а именно: неблагоприятные моменты и факты чередовать с благоприятными; начало и конец - положительные фазы ведения беседы;

· постоянно помнить о движущих мотивах собеседника: его ожиданиях, преимуществах, которые он добивается посредством этой беседы; его позиции; его желании самоутвердиться; его чувстве справедливости; его самолюбии;

· при любой возможности использовать личный контакт. Избегать присутствия незаинтересованных и лишних лиц;

· самое большое внимание уделять ясному, краткому и понятному изложению;

· употреблять не очень длинные, но и не слишком короткие предложения;

· никогда, ни в какой ситуации не быть не вежливым и безвкусным;

· облегчать собеседнику «да - ответ»;

· избегать задавать вопросы, на которые собеседник может ответить «нет»;

· вникать в сущность изложения;

· дать фундаментальные объяснения позиции в каждом случае, когда собеседник с ней не соглашается;

· никогда не относиться к другим с пренебрежением;

· говорить комплименты умеренно;

· думать в «Вы - стиле»;

· всегда,когда есть возможность, признавать правоту собеседника;

· избегать пустой риторики;

· избегать профессионального жаргона (если собеседник - представитель другой профессии);

· всегда быть тактичным;

· избегать обходных путей, прямо идти к цели;

· отказаться от ведения шаблонных бесед;

· работать над развитием собственного стиля ведения беседы;

· повторять в беседе основные мысли собеседника;

· следить за логичностью своих мыслей и высказываний;

· избегать удаления от предмета беседы и попутных отступлений;

· облегчить собеседнику ответы на ваши вопросы;

· выражаться убедительно и в оптимистической манере;

· избегать превосходной степени сравнения.

ОПРОВЕРЖЕНИЕ

 

Опровержение - это обоснование ложности какого-либо утверждения или отрицания. В процессе опровержения доказывается, что из-за нарушений правил умозаключения и правил доказательства, а, следовательно, из-за нарушения законов логики противник допустил те или иные логические ошибки или просчеты. Опровержение делится на три вида: опровержение демонстрации, аргументов, тезиса. Каждый вид делится в свою очередь на несколько способов.

ОПРОВЕРЖЕНИЕ ДЕМОНСТРАЦИИ

Указывается на нарушение закона тождества, ссылка на возникшую у противника ошибку «от сказанного в относительном смысле к сказанному безотносительно», «смешение смысла собирательного со смыслом разделительным».

ОПРОВЕРЖЕНИЕ АРГУМЕНТОВ

· доказывается, что хотя аргументы противника истинны, из них не вытекает его тезис (ссылка на ошибку не вытекает);

· доказывается, что аргументы противника не обоснованы (ссылка на ошибку предвосхищение основания;

· доказывается ложность аргументов противника (ссылка на ошибку основное заблуждение);

· доказывается, что обоснованием для тезиса являются аргументы, а обоснованием аргументов - тезис (ссылка на ошибку порочного круга);

· доказывается, что из аргументов противника вытекает следствие, противоречащее его тезису; (сведение к абсурду аргумента);

· доказывается совместимость аргументов противника с тезисом, против которого он выступает;

· указывается на неоднозначность истолкования аргументов.

ОПРОВЕРЖЕНИЕ ТЕЗИСА

· доказывается, что противник обосновал не тот тезис, который он сформулировал сначала (ссылка на ошибку подмена тезиса);

· указывается неточность формулировки тезиса (ссылка на ошибку: кто слишком многое доказывает, тот ничего не доказывает);

· доказывается антитезис, т.е. суждение, противоречащее суждению противника.

· доказывается, что из тезиса противника вытекает следствие, противоречащее действительности (сведение к абсурду тезиса);

· доказывается совместимость утверждения противника с тезисом, против которого он выступает.

ДИСКУССИЯ И ПОЛЕМИКА

То, что называют общим именем «спор», имеет много разновидностей и вариантов. Два основных из них - дискуссия и полемика.

Дискуссия - одна из важнейших форм коммуникации. Метод решения спорных проблем и своеобразный способ познания. Она позволяет лучше понять то, что не является в полной мере ясным и не нашло еще убедительного обоснования. И если даже участники дискуссии не приходят в итоге к согласию, они определенно достигают в ходе дискуссии лучшего взаимопонимания. Польза дискуссии еще в том, что она уменьшает момент субъективности. Убеждениям отдельного человека или группы людей она сообщает общую поддержку и тем самым, определенную обоснованность.

Дискуссия представляет собой серию утверждений, по очереди высказываемых несколькими лицами, общающимися между собой. Заявления участников дискуссии должны относиться к одному и тому же предмету или теме. Это придает общению необходимую связанность. Тема дискуссии - это ее исходный пункт. Цель дискуссии - достижение определенной степени согласия ее участников относительно дискутируемого тезиса. Используемые в дискуссии средства должны, как правило, признаваться всеми, кто принимает в ней участие. Употребление средств другого рода ведет обычно к обрыву дискуссии.

Полемика - во многом подобная дискуссии, существенно отличается от последней в отношении как своей цели, так и применяемых средств. Цель полемики - не достижение согласия, а победа над другой стороной, утверждение собственной точки зрения. Средства, употребляемые в полемике, не обязательно должны быть настолько нейтральными, чтобы с ними соглашались участники. Каждый из них применяет те приемы, которые находит нужными для достижения победы, и не считается с тем, насколько соответствует представлениям других участников полемики о допустимых приемах спора.

Именно это различие целей и средств дискуссии и полемики лежит в основе того, что противоположная сторона в дискуссии именуется обычно «оппонентом», а в полемике «противником». Полемику можно сравнить с военными действиями, не предполагающими, что противник согласится с применяемыми против него средствами; дискуссия подобна «военной игре», в ходе которой допустимо опираться только на средства, доступные другой стороне и признаваемые ею.

СОЦИАЛЬНО-ПСИХОЛОГИЧЕСКИЕ

ПРИЗНАКИ АУДИТОРИИ

 

Аудитория определяется как пространственно расположенная группа людей, объединенных интересом к предмету высказывания, а также взаимодействующих с оратором и друг с другом в процессе восприятия речи.

Для того, чтобы грамотно строить свое выступление, оратор должен хорошо знать социально-психологические признаки аудитории. Согласно одному из главных положении социальной психологии любой коллектив не есть простая сумма личностей и, следовательно, человек, находясь в большей или меньшей группе людей даже в точении сравнительно короткого времени, чувствует и ведет себя несколько иначе, чем наедине.

Контактная аудитория лучше подготовлена для восприятия речи, чем каждый слушатель в отдельности. Степень активности выступающего с трибуны должна равняться степени активности аудитории или, лучше, превышать ее: пассивный оратор едва ли может рассчитывать на успех.

Поведение и интенсивность реакции аудитории во многом зависят от ее размеров. Чем она малочисленнее, тем более спокойно, буднично ее поведение. И наоборот, если послушать оратора пришли десятки, а то и сотни людей, сам этот факт создает обстановку неординарности, торжественности, приподнятости. Поэтому реакция большой аудитории может быть гораздо интенсивнее, чем сравнительно малой.

Как известно, чем выше степень однородности, тем легче оратору управлять аудиторией и добиться желаемого результата. Особенно благоприятна аудитория, совпадающая с трудовым или учебным коллективом.

В процессе ораторской речи управляющим звеном выступает оратор, управляемым - аудитория, хотя, несомненно, каждый слушатель, обладая волей и сознанием, так или иначе участвует в управлении, способствуя или препятствуя реализации замысла оратора.

Важнейший компонент названной системы - обратная связь. Обратная связь в системе «оратор-аудитория» может быть классифицирована прежде всего как линейная и нелинейная, внешняя и внутренняя.

В полной аудитории возникает «реакция заражения», когда каждый слушатель в той или иной степени подвергается так называемой внутригрупповой внушаемости, индивидуальное критическое отношение к происходящему снижается, люди мыслят и переживают интенсивнее, особенно если их мысли и чувства созвучны коллективным («цепная реакция» смеха, возгласов восторга, возмущения или иного проявления эмоций в зрительном зале, на стадионе, митинге и т.д.). Опытный оратор хорошо знает это свойство аудитории и умеет опереться на него: достаточно завладеть вниманием части слушателей, остальные последуют их примеру. Внушаемость аудитории зависит от пола, возраста (у женщин и молодежи внушаемость, как правило, выше), рода занятий, а также характера группы.

Потенциальная аудитория становиться реальной лишь в результате поляризации, т.е. концентрации внимания собравшихся на ораторе, который появился на трибуне и начал выступление.

Процесс становления аудитории иногда в значительной степени определяется предварительным настроем. Этому способствует сама обстановка, архитектура зала, убранство помещения - строгое, или, наоборот, торжественное, в зависимости от характера мероприятия. Музыка, хоровое пение значительно повышают эмоциональный настрой аудитории.

Любая аудитория обладает определенной системой «социальных санкций», которые она применят к оратору. Так, как если оратор удовлетворяет ожиданиям аудитории, она награждает его аплодисментами или использует другие знаки одобрения.

Свое несогласие, неодобрение аудитория не редко выражает шумом, выкриками или даже свистом. Подобные знаки-сигналы имеют различный характер, а также интенсивность в зависимости от национальной принадлежности слушателей.

Перечисленные свойства могут быть присуще различным аудиториям в разной степени. Однако все они вместе и каждый в отдельности оказывают большое воздействие на характер и интенсивность реакции собравшихся слушателей.