Күнделікті бақылау жұмыс барысында жүзеге асырылады, оның обьектісі көбінесе бағынышты қызметкерлер, ал мұны жүзеге асырушы тікелей басшы. Бағынышты адамдарын жұмысын ұдайы тексеру. Ол жұмысты жетілдіру мақсатында туындаған проблемалар мен ұсыныстарды талқылау белгіленген жоспарлар мен нұсқаулардан ауытқұға жол бермейді.
Күнделікті жұмыс нақты жұмысты орындаумен бір мезетте жүргізілмеді, оның өзі жұмыс орындағаннан кейінгі нақты нәтиженің өлшемін білуге, ойлаған мақсатқа жетуге негізделген. Осы бақылауды жүзеге асыру үшін оған кері байланыс қажет. Кері байланыс жүйесі - алынған нәтижелер турады деректер. Кері байланыстың қарапайым мысалына басшының қарамағындағы адамның қанағаттанарлықсыз жұмысы туралы хабарын айтуға болады. Кері байланыс жүйесі басшыға көптеген күтпеген проблемаларды айқындауға, соған сәйкес тиісті шаралар қолдануға, қойылатын мақсаттан ауытқуларды дер кезінде болдырмауға мүмкікідік береді.
Кері байланыстын барлық жүйесі(биологиялық, ұйымдық) бірден – бір іргелі элементтерден тұрады, әрі бірден – бір принциптермен жұмыс істейді.
Кері байланыстың барлық жүйесінде:
- мақсаты болады;
- сыртқы ресурстарды пайдаланады;
- сыртқы ресурстарды ішкі ресурстарға пайдаланады,
- белгіленген мақсаттың едәуір ауытқуын қадағалайды;
- белгіленген мақсатқа жету үшін осы ауытқуларға түзету енгізеді.
Ортынды бақылау.
Мұның екі маңызды қызметі бар:
Бірінші қызметі: егер жоспарлауға қажетті ұқсас жұмыстарды алдағы уақытта атқару ұсынылған жағдайда, қортынды бақылау басшыға ақпаратты ұйымдастыруға мүмкіндік береді. Нақты алынған нәтиже мен талап етілетін нәтижені салыстыру арқылы басшының жоспардың қаншылықты дәл жасалатындығын бағалауға мүмкіндік береді.
Екінші қызметі мотивацияға ықпал етеді. Егер ұйым басшысы мотивациялық көтерелеуді белгілі бір нәтижелік деңгеймен байланыстыратын болса, ондай жағдайда әрине, нақты қол жеткен нәтижені дәл әрі әділетті бағалау қажет.
Сонымен кез келген жобаның кезеңдегі жұмыстың ақталу нәтижесін бақылау артқа сондай-ақ алға зер салудың, әрі келесі сұрақтарға жауап берудің негізгі болуы тиіс:
- біз нені үйрендік?
- Келесі жолы қалайша басқаша істеуге болады?
- Белгіленген межеден ауытқу себебі неде?
- Жаңа мақсатты ойластыру үшін қандай тоқтамаға келу қажет?
3. Бақылау процесі үш кезеңнен тұрады: стандарттар мен критерийлер жасау, оларды нақты нәтижелермен салыстыру, енгізілетін қажетті түзетулерді қабылдау, олардың әрқайсысында алуан түрлі шаралар жиынтығы жүзеге асырылады.
Стандарттарды белгілеу. Бақылауға пайдаланатын барлық стандарттар ұйымның мақсаты мен стратегиясына орай таңдап алынуы тиіс. Бақылау үшін стандарт ретінде пайдалануға болатын мақсаттардың маңызды екі ерекшелігін атап көрсетуге болады. Олар уақыт аясының болуымен, сол уақыт аралығында жұмыстын орындалуымен сипатталады, сол арқылы жұмыстың орындалу дәрежесін бағалауға болады.
| Стандарттарды белгілеу |
| Нәтижелік көрсеткіштерін жасау |
Нәтижелік көрсеткіштері түскен пайда, сату көлемі, материалдар құны болуы мүмкін. Бұл көрсеткіш сандық өлшеммен беріледі. Мұндай жағдайда арнайы тексеру, сұрау салу арқылы жұмыскерлердің рухани деңгейі мен хал-ахуалы туралы мәлімет алуға болады.
Қол жеткен нәтижені белгіленген стандарттармен салыстыру процесінің екінші кезеңі, сол арқылы менеджер қол жеткен нәтижелердің алдын ала күтетін нәтижелермен сәкес келуін, әрі стандартқа сай келуін немесе одан ауытқуын айқындайды. Бақылаудың осы кезеніңде тиісті баға беріліп, оның өзі тиісті шешім қабылдауға негіз қалайды. Мұндағы мақсат ауытқу ауқымын, өлшемін, нәтижелерін, мәліметтердің берілуін анықтау және оны бағалау.
| Алынған нәтижелерді стандарттармен салыстыру |
| Ауытқу ауқымын бегіле. Ерекшелік ауқымын белгіле. Ерекшелік принципін пайдалан. Нәтижесін өлше стандарттар және нәтижелер туралы мұқият хабарла. |
Сызба 1 - бақылау процесінің екінші кезеңі
Жоғары буын басшылары мүмкін болатын ауытқуды, сол арқылы алынған нәтижесінің белгіленген нәтижеден ауытқуы қауіп - қатер тұғызбауы тиіс. Шағын бизнесмендер де осылай жұмыс істеуі мүмкін, алайда оларда ауытқу ауқымы шамалы болады.
| Жүріс – тұрыстың қолайлы линиясын таңдау |
| Ештеңе қолданбау. Ауытқуды жою. Стандарттарды қайта қарау. |
Сызба 2 - Бақылау процесінің үшінші кезеңі
Егер ауытқу байқалған жағдайда, сол ауытқулардың себебі анықталса онда ұйымды жоспарланған іске қайтару шараларын қолданып, ауытқуды жояды. Түзету енгізуді бір ішкі ауыспалы факторлардың мәнін жақсарту, басқару қызметін немесе технологиялық процестерді жетілдіру арқылы жүзеге асады.
Стандарттар жоспаға негізделеді, ал мұның өзі болашақ болжамы ғана болып саналады. Бақылаудың экономикалық тиімділігін арттыру үшін ерекшелік принціпі бойынша бақылау тәсілін қолданады, мұндайда стандарттан едәуір ауытқу байқалғанда ғана бақылау жүйесі іске асады.
Бақылаудың тиімділігін қамтамассыз етуде мәліметтерді берудің және таратудың зор ролі бар. Бақылау жүйесі тиімді әрекет етудің міндетті түрде жұмыскерлерге белгіленген стандарттарды, қол жеткен нәтижелерді хабарлап отыру қажет. Бұл мәліметтер дәл болуы, уақытында келіп түсуі және де қажетті шешімдер мен әрекеттер жасау үшін басшыларға дер кезінде беріліп отыруы керек. Яғни, стандарттар қызметкерлерге барынша түсінікті болуы тиіс.
3. Бақылауды жүзеге асыруға басшысы тікелей жауап береді.Бұл қызмет оның негізгі міндетті.
Бақылай білудің де зор маңызы бар. Кейде жөн-жоқсыз бақылау салдарынан басқа біреудің жұмысына кигілу, наразылық тұғызу кездеседі. Кімде-кім бақылауды талапқа сай жүргісі келсе, ең әуелі ол өзін- өзін бақылауы, өрескел қателіктерге жол бермеуі тиіс.
В.Зигерт пен Л.Ланг наразылық тұғызатын жеті түрлі қатені атап көрсетті:
1. Бақылау қақтығыспен шектелмеуі тиіс.
2. Жаппай бақылау ұқыпсыздыққа ұшыратады.
3. Жасырын бақылау реніш тұдырады.
4. Тек жауапты учаскені бақылаумен шектеуге болмайды.
5. Сенбегені үшін бақылауға болмайды.
6. Бақылау сырт көзге көріну үшін істелінбейді.
7. Өз қортындыңды іште сақтама.
Мінез–құлық ғылымының өкілі Ньюмен бақылау тиімділігін арттыру үшін менеджерлерге бірнеше ұсыныс айтады:
- Қызметтерге қолайлы ойластырған стандарттарды белгіле;
- Екі жақты қарым - қатынас белгіле;
- Өрескел бақылауға жол берме;
- Стандарттарды қатан, бірақ жеткілікті белгіле;
- Стандартқа жеткені үшін мадақта;
Бақылаудың мақсаты-нәтижелік. Мәліметті жинау және оның дұрыс екендігін жариялау осы мақсатқа жетуі. Бақылау қарапайым болуы тиіс. Бақылаудың қарапайым түрі жеңіл, әрі тиімді. Бақылау тиімді болу үшін ол адамдардың мүмкіндіктеріне сай болуы керек. Бақылаудың тағы бір сипаттамасы– үнемділік.
4. Басқару қызметіндегі жоспарлау мен бақылау өзара байланысты болуы үшін дер кезінде, нақтылы, дәл берілетін мәліметтер қажет.
Күнделікті жедел шешімдерді қабылдау үшін бейресми жолмен жиналған мәліметтерді пайдаланады. Ол үшін басшы қол астындағыларымен пікірлеседі, әріптестермен және клиенттермен әңгімелеседі, газеттерді және мерзімді басылымдарды оқиды. Сол арқылы ол көптен пайдалы жәйттарды біледі, алайда осы мәліметтердің өз тіпті шағын ұйым үшін басқару ісінде шешім қабылдауға жеткіліксіз. Сондықтан да басшы үшін мәліметтерді ресми жолмен жинау және өңдеу қажет болады.
Мәлімет тасқыны артуына байланысты тиімді, әрі жедел шешім қабылдау үшін ақпарат- басқару жүйесін (АБЖ) ұйымдастыру қажет болады. Ол әкімшілікке шешім қабылдауға қажетті мәлімет беріп отыратын ресми жүйе.
АБЖ-нің мақсаты жаспарлау, бақылау қызметінің және өндірістік істің тиімді орындалуын жеңілдету. Бұл жүйенің маңызды міндетті адам адамдарға қажетті мәліметтерді дер кезіңде беріп отыру.
Бақылау ісінде компьютерлерді пайдалану басшыларға қажетті мәліметтерді беріп қана қоймай, оларға жоспарлы және нақты нәтижелерді салыстыруына, ондағы айырмашылықты дер кезінде байқауына, тұындаған проблемаларға өзгеріс енгізуіне жәрдемдеседі.
АБЖ пайдаланушыларға бейімделуі, яғни олар өндейтін материалдар соны алатын басшылардың қажетіне жарауы тиіс. АБЖ жобағанда ескеретін жайт, басқарушылардың мәліметті қажетсінуі түрліше келеді, әрі оның қызметі лауазымдарының бір-біріне бағыну дәрежесіне және қызмет міндеттеріне байланысты.
Энтони басқарушылардың мәліметті қажет етуіндегі өзгешеліктерін зерттей отырып, басқару ісін үш категорияға бөлді.
1. Стратегиялық жоспарлау – «тұтастай ұйым мақсатына орай шешім қабылдау процесі, осы мақсаттарға жету үшін ресурстарды пайдалану, осы ресурстарды алу, пайдалану және орналастыру стратегиясы».
2. Басқару бақылауы – «басқарушының ресурстарды алуды қамтамасыз етуі және ұйымның жалпы мақсатына жету үшін оларды тиімді пайдалануы».
3. Жедел бақылау – «нақты міндеттерді тиімді және білікті орындауды қамтамассыз ету процесі. Іс- әректтегі осы категориялар жоғары, ортаңғы және төменгі буындығы буындағы басқарушылардың міндеттеріне шамамен сәйкес келеді. АБЖ осы аталған категориядағының әрқайсысының түрліше талаптарына сәйкес келетін мәліметтер беруі тиіс».
