Ұйымдастыру процесінің ең маңызды жұмыс аясының бірі болып өкілеттілік қарым – қатынасы есептелінеді, ол жоғары басшылықты төменгі деңгей жұмысшыларымен байланыстырады және міндеттерді бөлісу, үйлестіруді қамтамасыз етеді. Өкілеттіліктер аралығындағы (деңгейлер бойынша) қатынастарды қалыптастыру құралы болып өкілеттілікті беру есептеледі.
Өкілеттілікті беру – басшының қарамағындағы бағыныштыға белгілі бір міндеттерді шешу, іске асыру жолындағы іс – қимыл еркіндігін беру процесі.
Кәсіпорынды басқарудың құрылымының әрбір элементі – салалық немесе жеке міндет – нақты басқарушылық өкілетін тасушы болып табылады, яғни арнайы берілген құқықтардың, жеке өзі шешім қабылдау міндетінің, кәсіпорын мүддесі үшін жасалған әрекеттерді қалыптастырудың жиынтығы.
Өкілеттік кәсіпорынның немесе салалардың басқарушылары мен қызметкеріне тапсырылады.
Олар жұмыстың бір бөлігіне немесе толығымен өзі жауап беретін персонифициялық өкіл болып табылады.
Кәсіпорындарда өкілдіктің бірнеше түрлері бар: басқаратын, кепілдемелік, есептік-бақылау, координациялық, келісімдік.
Басқаратын өкілдіктің мәні – оны иеленуші шешім қабылдауға құқығы бар, оған қатыстылар орындарға міндетті. Бұл өкілдіктер сызықты және функционалды болуы мүмкін.
Ø Сызықты өкілдік – басқарушылар мен бағынушылардың арасындағы тіке міндеттік байланыс болады. Мұнда біріншілер екіншілерге мақсатқа жету үшін нені, қашан, қайда жасайтын міндеттерін көрсетеді.
Сызықты өкілдік шеңберіне мыналар жатады: сала әрекетінің оперативті басқару, персонал еңбегін ұйымдастыру, талаптар құру, жұмысшылардың орындау қажет міндеттері, қызметкерлерді қабылдау және шығару, әрекеттерді бағалау, мадақтау және жазалау, ұжымда жақсы психологиялық климатты ұстап тұру.
Функционалды өкілдік - жанама байланыстар талабынан пайда болады. Олар мына кезде түйіседі: тікелей бағындыратын басқа (сызықты) басқарушылармен, жұмысшылар әрекетін басқарып отыратын басқару шешімін орындау үшін міндеттемеге сәйкес келетін басқарушылармен. Бұл шешімдер жұмыс әдісін жасайды, яғни мақсатқа жету үшін қалай әрекет ету керектігін анықтайды. Функционалды өкілдік - жанама байланыстар талабынан пайда болады. Олар мына кезде түйіседі: тікелей бағындыратын басқа (сызықты) басқарушылармен, жұмысшылар әрекетін басқарып отыратын басқару шешімін орындау үшін міндеттемеге сәйкес келетін басқарушылармен. Бұл шешімдер жұмыс әдісін жасайды, яғни мақсатқа жету үшін қалай әрекет ету керектігін анықтайды.
Басқару жалғыз жүргізуді сақтап қалу үшін функционалды өкілдіктің көлемі мен мазмұны қатаң регламентацияланады. Мысалы, функционалды басқарудың концепциясы тек бір деңгей төменде таралады. Негізінен мұндай өкілдікке басты мамандар мен сол қызмет басқарушылары ие болады.
Кепілдемелік өкілдік - мұны иеленушілер басқарушылықты қажет ететіндерге мәселелерді қалай шешуге болатындығы туралы шешім береді. Алдыңғы жағдайға қарағанда бұл кеңестер орындау үшін міндетті емес және ынталық сипатқа ие емес. Кепілдемелік өкілдіктерге мамандар, референттер, кеңесшілер, және т.б. жатады.
Есептік-бақылау өкілдігі – басқарушы және орындаушылар әрекетін тексеру шегінде орындау, олардан міндетті ақпараттарды талап ету, талдау жасау және шыққан нәтижені өзінің қорытындысымен бірге тиісті инстанцияға жіберу.
Координациялық өкілдік – ортақ шешімді қабылдау және өндірумен байланысты. Осы өкілдікті иеленуші тұлға немесе бөлімше кәсіпорынның мақсатына сәйкес жоғарғы басшының атынан әрбір субъектіні басқару құрылымындағы әрекетін келістіріп, бір салаға бағыттай алады. Координациялық өкілдікке күрделі немесе дау тудыратын мәселелер болғанда уақытша немесе тұрақты болатын әртүрлі комитеттер мен комиссиялар ие болады.
Келісімдік өкілдік – сызықты немесе функционалды өкілдіктің шегінде өзінің шешімін айтады. Келісімдік өкілдік сақтандыру немесе одақтасқан болуы мүмкін. Бірінші билік жүргізуші, мысалы заңгер, басқарушылар шешімінің әрекетін құқықтық нормаға сәйкестігін тексереді, ондағы қателерін көрсетеді және оларды дұрыстауды ұсынады. Мұнда басқарушы негативті нәтиженің болуында жауапкершілікті өз мойнына алып, заңгердің пікірін елемей тастауы мүмкін. Ортақтасқан немесе параллельді өкілеттілікке бас бухгалтерлер ие. Оның келісімінсіз, яғни қол қойылмаса, ақша құралдарының шығуымен байланысты шешімдер қабылдана алмайды.
Басқарушылық өкілдігі жауапкершіліктен бөлінбейді, яғни қабылданған шешімге есеп беру, белсенді әрекет және олардың сараптауларына қажеттілік тудыру.
Ортақ жауапкершіліктің объектісі – басқару әрекетін қалыптастыру үшін қажетті жағдайлар жасау, мысалы, кадрларды таңдау, құжаттарды дайындау және т.б. Мұндай жауапкершілікті негізінен басқарушы көтереді.
Функционалды жауапкершілік нақты жұмыстың орындалуы және орындаушының еншісі болуымен байланысты.
Басқару өкілеттігі және міндеттілік бір-біріне сәйкес келу керек. Әйтпесе жаман салдары болуы мүмкін.
Өкілеттіліктің жауапкершіліктен асып кетуінен әкімшілдік зорлық- зомбылыққа еркіндік болады, басқарушылардың көптеген әрекеттері жазалаусыз қалып қояды. Кері жағдай активті әрекеттің тоқтап қалуына әкеледі, мұнда адамдар зардаптардың пайда болуынан қорқып, ешқандай әрекет жасамайды.
Басқару құрылымынының әрбір саласындағы өкілдік пен жауапкершіліктің сәйкестігі дұрыс функционалдау үшін маңызды талаптардың бірі болып табылады.
Кәсіпорында жұмысшылар арасында формалды қатынас құратын және олар арасында міндеттерін бөлудің негізгі құралы өкілдікке делегат жүргізу деп аталады.
Өкілдікке делегат жүгізу - жұмысты және өкілетті белгілі бір адамға тапсыру. Ол орындау міндетін қабылдайды.
Делегат жүргізу – кәсіпорынның көлемімен байланысты басқарудың күрделі мәселелерінің бірі. Бұл құрам арқылы басшылық жұмысшылар арасында көптеген жұмыстарды бөледі, олар қойылған мақсатқа жету үшін қажет. Үлкен емес кәсіпорындарда, кіші бизнес сферасына жататындарда кәсіпкер (менеджер де бола алады) басқарудың негізгі функциясын атқарып, қажетті мәселелерді өзі шешіп басқара алады. Бірақ та әрекеттің көбеюіне байланысты және кәсіпорынның үлкеюіне байланысты басқарушы жұмыстарының бір бөлігін бағынушыларға беруге мәжбүр болады, өйткені әрбір басқарушының уақыты, білімі, тәжірибесі шектеулі болады. Және бұл кезде жалғыз басқару мүмкін емес және тиімсіз болады. Кәсіпкерлік тарихында басқарушылардың билікті ешкіммен бөлгісі келмегендіктен сәтсіздікке ұшырағаны туралы оқиғалар бар. Жұмыстың басқалар тарапынан орындалуына жете білу басқарудың мәнін құрайды, ал өкілдік делегат жіберу жұмысшыны менеджерге айналдырады.
Егер басқарушы делегаттауды, белгілі бір жұмыс орындауды басқа біреуге тапсырса, ол барлық қажетті ресурстарды әкелуі керек, яғни өкілеттің сәйкес көлемін делегаттауы керек.
Еңбекті мамандандыру мен бөлісу адамдар жұмысының өнімділігі едәуір арттыратындығы белгілі.Әркім өз міндетін айқын түсініп, қоян-қолтық әрекет еткенде ғана бірлесіп атқарған жұмыстың тиімді болатыны сөзсіз.Осыған орай ұйымдастыру қызыметінің міндеті, еңбек әрекеті элеметтері мен олардың өзара әрекет ету тәртібі арасындағы пропорцияны анықтау, жүйедегі әрбір жұмыскерлердің орны мен ролін белгілеу, олардың бөлімшелер мен звеноларға орналастыру, бұлардың бірескен әрекетін мұқият ұцымдастыру, аппараттағылардың барлығының, жекелеген қызметшілер мен жұмыскерлердің іс әрекетін белгілейтін құжаттар әзірлеу арқылы жоспарда көрсетілген шаралар мен өндірістік процестердің мүлтіксіз жүзеге асырылуын қамтамассыз ету.
