Наявний однорівневий список можна перетворити на багаторівневий, змінивши рівні ієрархії елементів у списку.
- Клацніть елемент, який потрібно пересунути на інший рівень.; -На вкладці Основне у групі Абзац клацніть стрілку поруч з елементом Маркери або Нумерація, виберіть пункт Змінити рівень списку і клацніть потрібний рівень. До будь-якого багаторівневого списку можна застосувати стиль з колекції. - Виберіть елемент списку; -На вкладці Основне у групі Абзац клацніть стрілку поруч з елементом Багаторівневий список.
28 питання Запуск Excel можна здійснити використовуючи меню:
Пуск – Програми – Microsoft Excel.
Зручніше запускати Excel, клацнувши по піктограмі файлу, з яким недавно
працювали:
Пуск > Документи > клацання мишкою по піктограмі файлу, сожданного пакетом
Microsoft Excel. Типи даних.
Кожна комірка в Excel може містити дані одного з трьох типів:
- текст
- число, формула (починаючи із знаку рівно).
Комірка текстового типу даних може містити слова, пропозиції, довільний набір символів.
Комірка числового типу може містити числа в діапазоні – 1.67*10.1, 67*10, при
цьому кількість значущих цифр – на більше 15.
Excel надає можливість вводити числа в різному форматі.
Можна вводити десяткові числа, грошові одиниці, відсотки і представляти числа в
експоненціальному вигляді. Екран Excel містить наступні основні компоненти (мал. 1):
- рядок заголовка з кнопками управління вікном програми і вікном документа;- рядок основного меню;- дві панелі інструментів Стандартна і Форматування;- рядок формул і поле імені;- робоча область;- смуга прокрутки;- смуга перебору сторінок робочої книги;- рядок стану.
Є 9 основних меню в головному меню
Меню Файл дозволяє виконувати маніпулювання з книгами
Меню Правка дозволяє здійснювати редагування в робочій книзі.
Меню Вид дозволяє підлаштувати інтерфейс під смаки користувача, задати основний
вигляд робочій книзі. Меню Вставка дозволяє додавати дані та об’єкти на робочу область, як з програми так
імплементувати їх зовні. Меню Формат дозволяє форматувати вміст комірок, діапазонів, та різних об’єктів в робочому листі. Меню Сервіс дозволяє використовувати функції різних програм настройок, котрі
організують, спрошують чи автоматизують роботу. Меню Дані дозволяє працювати зі списками (БД).
Меню Діаграма-спрощує роботу по модифікації діаграми та її форматуванні.
Меню Вікно впорядковує роботу з декількома робочими книгами.
Робочі таблиці Excel призначені для аналізу даних, представлених в рядках і
стовпцях. Вони зберігаються у файлах, які називаються робочими книгами.
Таблиці в Excel складаються з рядків, стовпців і листів. Така структура є могутнім
засобом для виконання фінансового аналізу. Кожна створювана робоча книга складається з 3
робочих листів за замовчуванням.максимальна к-к визначається можливостями ПК.
Переміщення між листами:
- перехід до певного листа – клацання по його ярлику
- перехід до першого ярлика
- перехід до останнього ярлика
- перехід до попереднього / останньому ярлику
Для переміщення робочого листа в іншу позицію в цій же робочій книзі треба
перетягнути мишкою його ярлик. Скопіювати лист можна утримуючи клавішу CTRL натиснутої при переміщенні миші.
Excel розташовує до 255 листів, Вся інформація заноситься в клітки, адреси яких виходять з букви стовпця і номера рядка (А9, С16 D29). Поточна клітка обведена потовщеною рамкою – курсором.
Pg Up, Pg Dn – екран вгору, екран вниз
Home –на першу клітку рядка
End – на останню клітку рядка
Ctrl + Home–на першу клітку таблиці
Ctrl + End –на останню заповнену клітку
29 питання Кожна робоча книга складається із пронумерованих аркушів (Аркуші, Аркуш2,...) і розмічених сіткою ліній. Імена аркушів відображаються на вкладках у нижній частині вікна над рядком стану. Кожен аркуш складається із комірок.
Комірка — це мінімальний елемент електронної таблиці. Вона має адресу, яка складається з імені стовпця й імені рядка, на перехресті яких розташована дана комірка. Рядки нумеруються арабськими цифрами (1, 2, 3,...), а стовпці літерами латинського алфавіту (А, В, С, D..., АА, АВ,...). Максимальне число стовпці на аркуші - 256. Максимальне число рядків також обмежене і дорівнює 65536.
Працюючи з книгою користувач може переходити з одного аркуша на інший. Для цього клацають мишею по ярлику відповідного аркуша. Той аркуш, що у даний момент відкритий у вікні Microsoft Excel, називається активним. Вкладка активного аркуша підсвічена яскравіше інших вкладок.
Для роботи із аркушами можна використовувати контекстне меню аркуша.
Microsoft Excel за замовчуванням надає всім аркушам імена Аркуші, Аркуш2,... При потребі імена аркушів можна змінювати. Для цього необхідно двічі клацнути по ярлику аркуша або навівши на нього курсор миші натиснути праву клавішу і ввести нове ім'я.
Нова робоча книга в Microsoft Excel 2007 містить за замовчуванням три аркуші. Звичайно їх кількість можна при потребі змінити. Для збільшення кількості листів необхідно викликати контекстне меню ярлика і вибрати команду Додати.
Для видалення аркушів із книги викликають контекстне меню, аркуша який необхідно видалити і вибирають відповідну команду.
Microsoft Excel дозволяє змінювати порядок розташування аркушів. Для цього використовують контекстне меню або ліву кнопку миші (простим перетягуванням). Можна також змінювати колір ярликів аркушів. Ця команда виконується через контекстне меню.
2. Введення та редагування даних.
Дані в поточну комірку можна вводити безпосередньо на аркуші або в рядок формул.
Якщо дані вводяться безпосередньо в комірку, то після натиску клавіші Enter чи клавіші управління курсором вони замінять попередній вміст комірки. Для завершення вводу можна також клацнути мишею за межами комірки або на кнопку Вводу (зелена галочка), яка з початком редагування автоматично відобразиться зліва від рядка формул.
Для відміни вводу слід натиснути клавішу Esc або клацнути мишею на кнопці Відміна (червоний хрестик), яка з початком редагування автоматично відображається зліва від рядка формул.
Дані також можна вводити в так званому режимі редагування в комірці, який активізується по натиску клавіші F2 або по подвійним клацанням миші. В цьому режимі клавіші керування курсором служать для переміщення по даним комірки і не призводять до завершення редагування.
Якщо активний режим редагування в комірці, то при натиску клавіші Delete видаляється символ, який розміщений справа, а при натиску клавіші Backspace - зліва від курсору вводу. Якщо режим редагування не включений, то натиск однієї із цих клавіш приведе до видалення вмісту комірки в цілому.
Для швидкого заповнення поточної клітинки вмістом комірки, яка розміщена зверху, слід натиснути комбінацію клавіш Ctrl+D.
Для швидкого заповнення поточної комірки вмістом комірки, яка розміщена знизу, слід натиснути комбінацію клавіш Ctrl+R.
Форматуванням клітинки називають встановлення вигляду відображення вмісту клітинки. Для форматування клітинки або виділеного діапазону клітинок використовують команду Формат або кнопки панелі інструментів Форматирование.
Поняття формату включає такі параметри: шрифт (тип, розмір, накреслення, колір); формат чисел; спосіб вирівнювання; розміри (ширина і висота) клітинок; обрамлення клітинок; візерунок фону.
Для встановлення типу і розмірів шрифту використовують вкладку Шрифти вікна діалогу Формат ячеек, яке відкривається при виконанні команди Формат/ячейка. На цій вкладці можна вибрати тип шрифту, його накреслення і розмір, колір символів. У полі Образец відображається вигляд символів для встановлених параметрів. Відповідні параметри можна встановити і кнопками панелі Форматировние.
Вирівнювання даних у клітинках. За замовчуванням Exceses вирівнює вміст клітинки по нижньому краю, при цьому текст — по лівій межі колонку, число — по правій. Користувач може змінити ці установки, використовуючи вкладкуВиравнивание вікна діалогуФормат ячеек або відповідні кнопки панелі інструментівФорматирование.
Розміри колонок і рядків. Excel за замовчуванням встановлює ширину колонки, що дорівнює 8.43 символу, а висоту — за розміром найвищого шрифта у рядку. Команди Формат/Строка/Висота строки і Формат/Стол- бец для встановлення ширини і висоти комірки.
Клітинка може бути порожньою або містити один з таких типів даних:
· числовий, включаючи дату і час;
· текст;
· формула.
30 питання Посилання на клітинки. Як відомо, адреса клітинки включає назву колонки і номер рядка. Адреси клітинок (посилання на клітинки) можна використовувати у формулах. Можливі відносні, абсолютні і змішані посилання.
Посилання, яке включає назву колонки і номер рядка, є відносним. При копіюванні формули, а також редагуванні листа таке посилання буде модифікуватись. Наприклад, якщо в якійсь клітинці є формула, яка посилається на клітинку В4, то при вилученні, припустимо, рядка 2 і зсуву по таблиці вгору формула буде модифікуватись таким чином, щоб посилатись на клітинку ВЗ. В абсолютних посиланнях перед назвою колонки і номером рядка стоїть символ $. Такі посилання не модифікуються. У змішаних посиланнях абсолютною є назва колонки і відносною - номер рядка або навпаки (наприклад, $АІ, А$1). У них модифікується тільки відносна частина посилання. У формулі можуть бути посилання на діапазон клітинок. Діапазон може бути тільки прямокутним. Вказуючи діапазон клітинок, задається адреса верхньої лівої клітки і через двокрапку - адреса нижньої правої клітки. Якщо у формулі є посилання на клітинки, які знаходяться на іншому листі, то посилання повинно містити їм я листа, знак оклику та адресу клітинки, наприклад, лист1!А1.
мена клітинок і діапазонів. Excel дає можливість назначати імена виділеним клітинкам і діапазонам. Для цього слід виконати команду Вставка/Имя/Прис-воить. На екрані з'явиться діалогове вікно Присвоить имя (мал.ІЗ.Іб), в полі Имя якого можна набрати ім'я. Ім'я повинно починатися з літери, може включати будь-які літери і цифри, а також знак підкреслення, знак питання, крапку. Адреса виділеної клітинки або діапазону з'явиться в полі Формула Якщо треба обмежити дію імені яким-небудь листом, то імені, яке набирається в полі Имя, повинно передувати ім'я листа і знак оклику, наприклад лист1!1м'я_1. Для вилучення імені слід розкрити список Имя діалогового вікна Присвоить имя, виділити ім'я і натиснути кнопку Удалить.
Слід відзначити, що коли створюється нове ім'я, припустимо, для клітинки АІ, а у формулах уже було посилання на цю клітинку, то Excel автоматично не модифікує формулу під це ім'я. Для встановлення імен у посиланнях на клітинки в діючих формулах виділеного діапазону слід виконати команду Вставка/Имя/Применить і в діалоговому вікні Применение имен клацнути мишею по іменах, які ви хочете використати.
Імена клітинок і діапазонів клітинок містяться у списку, який розкривається у лівій частині рядка формул Поле имени. Для вставки імені у формулу слід вибрати його з цього списку.
Функція автозаповнення буде корисною в тому випадку, якщо потрібно ввести послідовний ряд чисел, наприклад, номери в списку 1, 2, 3 і т.д. або дні тижня, місяці року і т.д. При цьому зовсім не обов’язково вводити кожне значення послідовності, достатньо використати функцію автозаповнення і всі значення з’являться автоматично.
Автозаповнення комірок відбувається за допомогою маркера автозаповнення, який знаходиться у правому нижньому куті будь-якої виділеної комірки або діапазону комірок.
Наприклад, для того щоб ввести послідовність чисел 1, 2, 3 і т.д. необхідно:
1. Ввести перше значення послідовності в комірці А1 - 1, ввести друге значення в комірці А2 - 2.
2. Виділити ці комірки.
. Навести вказівник миші на маркер автозаповнення (при цьому вказівник змінить свою форму) і, утримуючи ліву кнопку миші, протягнути вказівник вниз. Переглянути доступні види послідовностей у програмі Excel можна, вибравши у меню Сервис команду Параметры. В закладці Списки перераховано ряд послідовностей, які можна використати при автозаповненні. Крім того, тут можна створити власну послідовність і натиснути кнопку Добавить.
Перед використанням функції автозаповнення прогресій, необхідно встановити параметри прогресії:
1. В меню Правка вибрати команду Заполнить - Прогрессия.
2. В групі Тип вибрати тип прогресії.
3. В полі Предельное значение потрібно ввести число, що відповідає останньому значенню прогресії.
4. В полі Шаг ввести крок прогресії - величину, на яку відрізнятимуться сусідні значення. Або встановити прапорець напроти параметру Автоматическое определение шага, тоді програма автоматично визначить величину кроку.
31 питання Абсолютна, відносна та змішана адресація клітинок у формулах
Дуже важливо вміти відрізняти абсолютні адреси клітинок від відносних. Excel за замовчуванням створює у формулах відносні адреси клітинок. Але при копіюванні формули в іншу клітинку відмінність між цими типами адрес стає очевидною. Відносна адресація клітинок у формулах
На рис. 2.36 відтворена робоча таблиця з формулою, яка введена в клітинку D2. Ця формула, в якій за замовчуванням використовуються відносні адреси клітинок, має такий вигляд:
В2*С2
Якщо скопіювати цю формулу в дві клітинки, розміщені нижче від клітинки D2, то Excel розмістить у них не зовсім точні копії наведеної формули. Excel змінить їх так:
Клітинка D3 =В3*С3
Клітинка D4 =В4*С4
Інакше кажучи, Excel змінить адреси клітинок у формулі відносно нового її положення. Така зміна адрес клітинок при копіюванні майже завжди влаштовує користувача.
Якщо вирізати і вставити формулу (тобто перемістити її в інше місце), то адреси клітинок, що входять у цю формулу, змінені не будуть. Це теж майже завжди влаштовує користувача. І справді, при переміщенні формули в іншу клітинку потрібно, щоб у ній збереглися первісні адреси клітинок.
Деякі дії з даними у таблиці виконуються за допомогою функцій, наприклад, обчислення середнього, мінімального, максимального значення, суми значень із заданого діапазону значень
тощо. Загальний вигляд функції:
=ім'я функції(параметр/и)
У електронних таблицях можуть бути представлені такі види функцій:
- математичні функції виконують різні математичні операції, наприклад, обчислення логарифмів, тригонометричних функцій та ін.;
- статистичні функції виконують операції по обчисленню параметрів випадкових величин або їх розподілень, представлених множиною чисел, наприклад, стандартного відхилення, середнього значення, медіани і т.п.
- текстові функції виконують операції над текстовими рядками або послідовністю символів, обчислюючи довжину рядка, перетворюючи прописні літери у рядкові і т.п.
- логічні функції використовуються для побудови логічних виразів, результат яких залежить від того, чи є істиною умова, що перевіряється.
- фінансові функції використовуються у складних фінансових розрахунках, наприклад, визначення форми дисконту, розміру щомісячних виплат для погашення кредиту, обчислення амортизаційних відрахувань та ін..
- функції дати і часу та ін.
Всі функції мають однаковий формат запису і включають ім'я функції і список розділених комою аргументів, що знаходяться у круглих дужках.
Будь-яка функція виконується або внесенням її тексту з клавіатури у активну комірку, або її викликом з активної комірки за допомогою Майстра функцій.
Майстер функцій — це спеціальна програма, за допомогою якої можна вибрати потрібну функцію і виконати її, вказавши всі потрібні параметри.
Майстер функцій можна завантажити через пункт меню
Вставка/Функція..., або за допомогою fxкнопки на панелі інструментів.
Приклади функцій:
SUM (список) – статистична функція визначення суми всіх числових значень у списку, який може складатися з адрес комірок і блоків, а також числових значень.
AVERAGE (список) – статистична функція визначення середнього арифметичного значення всіх перерахованих у списку величин.
МАХ (список) – статистична функція, результатом якої є максимальне значення у вказаному списку.
IF (умова, істина, помилка) – логічна функція, що перевіряє на істинність задану логічну умову.
32 питання Побудова діаграм і графіків
Діаграма являє собою вставний об'єкт, впроваджений на один з аркушів робочої книги. Вона може розташовуватися на тім же листі, на якому знаходяться дані, чи на будь-якому іншому листі (часто для відображення діаграми відводять окремий лист). Діаграма зберігає зв'язок з даними, на основі яких вона побудована, і при відновленні цих даних негайно змінює свій вид.
Для побудови діаграми звичайно використовують Майстер діаграм, що запускається клацанням на кнопці Майстер діаграм на стандартній панелі інструментів. Часто зручно заздалегідь виділити область, яка містить дані, що будуть відображатися на діаграмі, але задати цю інформацію можна й у ході роботи майстра. ип діаграми (крок 1 з 4).
На першому етапі роботи майстра вибирають форму діаграми. У списку Тип укажіть потрібний тип діаграми, а в області Вид – її вид. Якщо треба щоб діаграма мала незвичайний вид, перейдіть на вкладку Нестандартні і виберіть там тип діаграми з нестандартним форматуванням. Кнопка Перегляд результату дозволяє попередньо побачити, як буде виглядати обрана діаграма на робочому листі. Щоб скористатися цією кнопкою, встановіть покажчик миші на кнопці і натисніть ліву кнопку миші. Діаграма з'явиться в області Вид і буде там відображатися, поки не буде відпущена кнопка миші.
Excel дозволяє створювати на основі даних з електронної таблиці різні типи діаграм. Тип використовуваної діаграми вибирається в залежності від типу даних і від того, яким чином їх треба представити. Нижче приведені основні типи діаграм (мал. 1).
Майстер діаграм (крок 1 з 4): тип діаграми.
Гістограма. Використовується для порівняння декількох наборів даних, кожний з який представляє совою вертикальну смужку визначеної висоти. Ширина смужок рівна.
Лінійчата. Схожа на гістограму, але в цьому випадку для представлення наборів даних використовуються горизонтальні смуги.
Графік. Використовується тоді, коли необхідно простежити змінну деякого параметра протягом визначеного періоду часу, чи відстежити залежність однієї величини від іншої.
Кругова. Використовується для порівняння частин, що складають одне ціле.
Крапкова. Схожа на графік. Використовується для порівняння декількох (часто експериментальних) наборів даних, що виводяться у виді крапок.
З областями. Також схожа на графік. Допомагає аналізувати змінну значень деякого параметра на якомусь проміжку часу.
Кільцева. Діаграма подібна до кругової діаграми, але може містити кілька наборів даних.
Пелюсткова. Використовується для порівняння наборів даних, представляючи їх у вигляді площин, що нагадують пелюстки квітів.
Поверхня. Зміна значень у двох вимірах представлено поверхнею, що згинається.
Бульбашкова. Діаграма представлена трьома наборами значень у вигляді трьох пухирців, подібно крапковій діаграмі. Третє значення показує величину пухирця.
Біржова. Виходячи з назви діаграми, вона призначена для представлення набору даних трьох значень, які можна описати біржовими термінами: найвищий курс, найнижчий курс і курс закриття.
Циліндрична, конічна і пірамідальна. Діаграми, що представляють собою різновиди гістограм і лінійчатих діаграм зі зміненою формою представлення наборів даних відповідно до їх назви.
Нестандартні. Набір діаграм які відповідають описаним вище типам, але що мають поліпшене оформлення елементів діаграм
Вибір даних (крок 2 з 4).
З'явиться друге вікно Майстер діаграм: джерело даних діаграми, у якому, якщо потрібно, можете змінити дані для побудови діаграми. Для цього клацніть на кнопці згортання поля Діапазон, розташованої в правій його частині, і виділіть на листі новий діапазон комірок. Для повернення до вікна майстра клацніть мишею на кнопці відновлення вікна
Майстер діаграм (крок 3 з 4):
Параметри діаграми.
• відображення і маркірування осей координат (вкладка Осі);
Осі — це шкали, вздовж яких змінюється діаграма. У випадку двомірній діаграмі їх дві: осі х (горизонтальна) і вісь у (вертикальна). На осі х розташовуються всі діапазони даних і ряди. Якщо діапазон даних включає кілька рядів, то на осі x розміщаються написи, що відповідають кожному ряду. На осі у відображаються значення стовпців, ліній чи крапок, виражених у відповідних одиницях виміру. У тривимірній діаграмі вісь z спрямована нагору, вісь у відображає ширину діаграми, а уздовж осі х вказуються значення рядів.
• відображення сітки ліній, рівнобіжних осям координат (вкладка Лінії сітки);
Лінії сітки допомагають аналізувати значення даних. Так, за допомогою горизонтальних ліній сітки можна точніше визначити значення координат на гістограмі.
• опис побудованих графіків (вкладка Легенда);
Легенда допомагає розрізняти діапазони даних на діаграмі. Наприклад, для кругової діаграми легенда зображується у виді винесень з підписами до кожного її сектора.
• відображення написів, що відповідають окремим елементам даних на графіку (вкладка Підпису даних);
• представлення даних, використаних при побудові графіка, у виді таблиці (вкладка Таблиця даних).
У залежності від типу діаграми деякі з перерахованих вкладок можуть бути відсутніми.
33 питання функцiї списку значно полегшують виконання таких операцій,як сортировка даних та пошук потрібної інформації. Ι. Створення спискiв.
Створення списку треба починати з створення заголовкiв стовпцiв. Символи шрифту,використовуваного в заголовках,повиннi мати характерне написання(жирне чи курсив). Якщо заголовки оформлені iнакше,нiж данi,програма автоматично визначить, що вводиться список надає допомогу при його створеннi. Вводити данi до великої таблиці набагато легше якщо заголовки стовпчикiв постiйно вiдображуються на екранi.Для цього необхiдно активiзувати команду Закрепить области меню Окно. Ознакою кiнця списку є пустий рядок. Функцiї списку не можна використовувати якщо видiленi несумiжнi комірки. При автоматичному видiленнi областi списку Excel порiвнює значення першого i другого рядкiв. Якщо данi у цих рядках вiдрiзняються по типу чи по оформленню, Excel вважає значення першого рядка заголовками стовпцiв i не опрацьовує його.
Б). Редагування записiв
Редагування даних виконується так,як і редагування тексту. Клавiша [Tab] використовується для переходу до наступного поля,а комбiнацiя клавiш [Shift+Tab] – для повернення назад. Клавiша Вернуть i [Esc] використовуються для вiдмiнення внесених змiн.
Клавiша Удалить дає можливiсть видалити поточний запис.Якщо необхiдно вставити новий запис,клацнiть на кнопцi Добавить.
В). Пошук записiв
При пошуку записiв за допомогою форми даних використовуються критерiї пошуку. В результатi натиснення кнопки Критерий на екранi з’явиться форма даних без записiв. У критерiях можна використовувати символи пiдстановки: * — для замiни деякого числа символiв та?-для замiни одного невiдомого символа.Так, наприклад,
щоб знайти данi про людей фамiлiя яких починається на лiтеру К у якостi критерiю пошуку в поле Ф амилия потрiбно ввести наступне: К*.
При пошуку числових значень використовують оператори порiвняння. Наприклад, у якостi критерiю можна задати дiапазон значень, вказавши при цьому максимальне та мiнiмальне значення. Оператори, якi використовуються при формуваннi критерiю, приведенi у наступнiй таблицi.
Щоб знизити область пошуку, вкажiть декiлька критерiїв у рiзних полях. ΙΙΙ. Сортировка спискiв. Необхiднiсть сортировки даних у списках може виникнути при виконаннi найрiзноманiтнiших задач. Сортирувати можна як числовi так i текстовi данi. При цьому текстовi данi сортирують в алфавітному або протиалфавiтному порядку, а числовi – чи в порядку спадання,чи в порядку нарощення.
А). Сортировка рядкiв При використаннi функцiй списку видiлення списку вiдбувається автоматично.Та користувач може наперед видiлити комірки, що пiдлягають сортировцi. Діалогове вiкно Сортировка диапазона вiдкривається за допомогою команди Сортировка з меню Данные.
Якщо перший рядок видiленого дiапазону має заголовки стовпцiв слiд встановити опцiю подписям(первая строка диапазона ) в областi идентифицировать поля по, щоб виключити її iз сортировки. Опцiя обозначениям столбцов листа дозволяє виконати сортировку iз урахуванням даних першого запису видiленого дiапазону.
Б).Сортировка по стовпчикам.. Для того щоб задати сортировку по стовпчикам потрiбно видiлити комірки, якi пiдлягають сортировцi i вiдкрити дiалогове вiкно Сортировка діапазона. Клацнувши на кнопцi Параметры, вiдкрийте дiалогове вiкно Параметры сортировки i активiзуйте в областi Сортировать опцiю столбцы диапазона.
