Пошук об'єктів у базі даних

Коли користувач вводить текст у полі Пошук, Access шукає в категорії всі групи, які містять об'єкт або ярлик об'єкта, що відповідає умовам пошуку. Усі групи, які не відповідають цим умовам, згортаються.

Примітка У програмі Access об'єкти шукаються лише в категоріях і групах, які наразі відображаються в області переходів.

Порада Щоб виконати пошук певного об'єкта в усій базі даних, виберіть в області переходів одну із вбудованих категорій, наприклад Таблиці та пов'язані подання або Тип об'єкта. Це допомагає забезпечити видимість усіх груп в області переходів.

Використання поля «Пошук» для пошуку об’єктів бази даних і ярликів для них

1. Якщо поле Пошук ще не відображається вгорі області переходів, клацніть правою кнопкою миші рядок меню у верхній частині області, та виберіть пункт Рядок пошуку.

2. Повністю або частково введіть у поле Рядок пошуку ім'я об'єкта або ярлика.

У міру введення символів Access шукає та відкидає заголовки груп, які не містять введеного тексту.

3. Щоб виконати пошук знову, натисніть кнопку Очистити рядок пошуку або видаліть символи, натискаючи клавішу BACKSPACE, а потім введіть новий текст, який потрібно знайти.

Примітка Після очищення поля Рядок пошуку в області переходів знову відобразяться всі доступні об'єкти.

Сортування даних

Сортування дозволяє переупорядкувати рядки в таблиці по будь-якому полі. Наприклад, щоб упорядкувати дані за ціною виробу. Для сортування даних слід виділити одне вічко таблиці і викликати команду Сортировка із меню Данные.

У полі прихованого переліку Сортировать по вибирається поле, по якому будуть відсортовані дані, і тип сортування:

по возростанию – цифри сортуються по зростанню, текст – за абеткою, логічні вираження – ЛОЖЬ передує ИСТИНА.

по убыванию – сортування в зворотному порядку.

У полі прихованого переліку Затем по указується поле, по якому будуть відсортовані дані, що мають однакові значення в першому ключовому полі. У другому полі Затем по указується поле, по якому будуть відсортовані дані, що мають однакові значення в перших двох ключових полях.

Для сортування даних також використовуються кнопки . Перед їх використанням слід виділити стовпець, по якому необхідно сортувати таблицю.

При сортуванні по однім стовпці, рядки з однаковими значеннями в цьому стовпці зберігають колишнє упорядкування. Рядки з порожніми вічками в стовпці, по якому ведеться сортування, розташовуються наприкінці переліку, що сортується. Microsoft Excel дозволяє також сортувати не всю таблицю, а тільки виділені рядки або стовпці.

Автофильтр

Команда Автофильтр установлює кнопки прихованих переліків (кнопки зі стрілкою) безпосередньо в рядок із іменами стовпців (мал.35). З їхньою допомогою можна вибрати записи бази даних, що слід вивести на екран. Після виділення елементу в переліку, що розкривається, рядки, що не містять даний елемент, будуть приховані. Наприклад, якщо у прихованому переліку поля Цена вибрати 99грн., то будуть виведені тільки записи, в яких у полі Цена міститься значення 99грн.

Якщо у прихованому переліку вибрати пункт Условие …, то з’явиться вікно Пользовательский автофильтр (мал.36). У верхньому правому переліку слід вибрати один з операторів (равно, больше, меньше та ін.), а у полі праворуч вибрати одне зі значень. У нижньому правому переліку можна вибрати іншій оператор, і у полі ліворуч – значення. Коли увімкнений перемикач И, то будуть виводитися тільки записи, які задовольняють обидві умови. При увімкненому перемикачу ИЛИ будуть виводитися записи, які задовольняють одну з умов. Наприклад, у вікні на мал.36 введені умови для виведення записів по виробам з ціною більше 99грн і менше 187грн.

Для виведення декількох записів з найбільшими або найменшими значенням по будь-якому полю слід у прихованому переліку поля вибрати пункт Первые 10. У діалоговому вікні Наложение условия по списку у першому полі з лічильником необхідно вибрати кількість записів, а у полі праворуч вибрати наибольших або наименьших.

Щоб вивести усі дані переліку, необхідно викликати команду Отобразить все або скасувати команду Автофильтр меню Данные, підміню Фильтр.

Расширенный фильтр

Команда Расширенный фильтр дозволяє фільтрувати дані з використанням інтервалу критеріїв для виводу тільки тих записів, що задовольняють визначеним критеріям (мал.37). При повторній фільтрації будуть проглядатися усі рядки, і приховані і відкриті. Значення перемикачів і полів вікна Расширенный фильтр наступне:

фильтровать список на месте – перемикач, що приховує рядки, які не задовольняють зазначеному критерію;

скопировать результат в другое место – копіює відфільтровані дані на інший робочий аркуш, або на інше місце на тому ж робочому аркуші;

Исходный диапазон – поле, що визначає інтервал, якій містить перелік, що підлягає фільтрації;

Диапазон условий – поле, що визначає інтервал вічок на робочому аркуші, якій містить необхідні умови;

Поместить результат в диапазон – поле, що визначає інтервал вічок, в який копіюються рядки, що задовольняють визначеним умовам; це поле активно тільки в тому випадку, якщо обраний перемикач скопировать результат в другое место;

Только уникальные записи – перемикач, що виводить тільки рядки, що задовольняють критерію і не містять неповторюваних елементів. Якщо інтервал критеріїв не визначений, то в цьому випадку усі рядки переліку, що містять дублікати, будуть приховані.

Для установлення складних критеріїв необхідно:

1. уставити декілька рядків у верхній частині робочого аркушу;

2. в одному із уставлених порожніх рядків увести імена стовпців, по яких слід відфільтрувати перелік;

3. при використанні критеріїв порівняння, імена критеріїв повинні бути ідентичні іменам стовпців, що перевіряються;

4. у рядках, розташованих під рядком із іменами стовпців, що перевіряються, увести критерії, яким повинні відповідати вічка стовпців, що перевіряються;

5. вибрати в меню Данные підміню Фильтр, а потім команду Расширенный фильтр, і в діалоговому вікні увести умови фільтрації.

Для об'єднання критеріїв за допомогою умовного оператораИ потрібно зазначити критерії в одному і тому ж рядку, а для об'єднання критеріїв за допомогою умовного оператора ИЛИ слід подати критерії в різних рядках. Наприклад, інтервал

критеріїв на мал.38 виводить на екран усі записи, що мають у стовпці Цена значення більше 50 і менше 100.

Після використання команд Автофильтр або Расширенный фильтр, таблиця переходить у режим фільтрації. У цьому режимі багато команд Microsoft Excel впливають тільки на зримі вічка. Після застосування фільтру для виводу тільки потрібних рядків, можна скопіювати отриману підмножину даних в інше місце для подальшого аналізу.

Щоб знову вивести усі записи слід у меню Данные вибрати пункт Фильтр і потім пункт Отобразить все.

42.Табличний процесор MS Excel: аналіз даних з використанням Мастера сводных таблиц. Об’єкти та інтерфейс, технологія створення макету та налагодження параметрів зведеної таблиці. Операції редагування та форматування об’єктів зведеної таблиці

Зведені таблиці - потужний та ефективний засіб упорядкування й аналізу даних. Вони називаються зведеними таблицями тому, що в них можна різним чином підбирати рядки і стовпці для аналізу даних із різних полів списку. Для створення зведених таблиць в Excel використовують Мастер сводных таблиц.

При створенні зведеної таблиці в Excel необхідно враховувати:

- Заголовки стовпців. Дані першого рядка списку використовуються як імена полів зведеної таблиці, тому в списку обов' язково повинні бути заголовки стовпців.

- Імена діапазонів. Якщо для списку застосовується ім' я діапазону, то при зміні списку зведену таблицю легше оновлювати і редагувати.

- Фільтри. Якщо до списку застосовані фільтри, то при створенні зведеної таблиці вони ігноруються. Всі дані списку автоматично включаються у зведену таблицю.

- Щоб створити зведену таблицю з відфільтрованих даних, скопіюйте результат застосування фільтру в інше місце на робочому листі. До отриманої копії даних застосуйте команду Сводная таблица.

- Проміжні підсумки. Загальні і проміжні підсумки в зведених таблицях обчислюються автоматично. Перед створенням зведеної таблиці зі списку видаліть усі проміжні підсумки, отримані раніше. Для цього слід виконати команду Данные - Итоги та натиснути кнопку Убрать все.

Зведена таблиця допускає виконання операцій тільки з числовими даними. Зазвичай у зведених таблицях використовується одне поле стовпців й одне рядків, на перетині яких відтворюється підсумкове значення, отримане на основі даних зі списку.