Цели и целепологание в организации

Любая организация не может существовать без цели. Цели - это конкретные конечные состояния или результаты, которых стремится достигнуть группа в процессе совместной работы. Цели разрабатываются руководством в ходе процесса планирования и сообщаются членам организации, что является важнейшим фактором координирования деятельности группы.

Существует понятие разнообразие целей. Организации различных типов ставят перед собой и различные цели. Так, организации, занимающиеся бизнесом, сосредотачивают внимание, прежде всего, на таких вопросах, как затраты и получаемая прибыль. Они, главным образом, ставят себе цели по рентабельности (прибыльности) и производительности. В свою очередь эти цели конкретизируются, находя выражение в таких, например, определениях, как доля рынка, разработка новой продукции, качество услуг, подготовка и отбор руководителей, а также социальная ответственность.

С другой стороны, государственные учреждения, которые не являются коммерческими организациями, формулируют свои цели, например, как предоставление конкретных услуг в рамках определенных бюджетных ограничений. Включаемые в формулировки этих целей этические представления и оценки социальной ответственности выражают в большей степени философию данной организации, чем конкретизацию результата.

Есть еще и социальные организации. То есть объединение людей понятие коллектива.

Ориентация, задаваемая ясно сформулированными целями, определяет все последующие решения руководства.

В каждом подразделении организации также необходима выработка своих целей. Например, целью подразделения маркетинга может стать сокращение количества жалоб потребителей в следующем году. Цели сходных подразделений в различных организациях могут быть гораздо ближе друг другу, чем даже цели различных подразделений в рамках одной организации, поэтому особенно необходима их координация. Цели подразделений должны удовлетворять деятельности организации как целого, а не входить в противоречия с целями других подразделений.

Чтобы понять, как главная цель организации может быть разбита на составляющие, необходимо изучить весь процесс.

Задачи – это конкретизированная поставленная цель, которую стремятся достигнуть конкретные исполнители. Процесс формирования задачи для каждого исполнителя состоит в разбиении генеральной цели организации (миссии) на подцели, которые затем становятся задачами для исполнителей. Процесс разбиения целей носит название декомпозиций.

Некая группа должна соответствовать нескольким обязательным требованиям, чтобы считаться организацией. К ним относятся:

1. наличие, по крайней мере, двух людей, которые считают себя частью этой группы;

2. наличие, по крайней мере, одной цели (т.е. желаемого конечного состояния или результата), которую принимают, как общую все члены дано группы;

3. наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели.

Цели являются начальным элементом системы управления организацией. Целеполагание (выбор и постановка цели) определяет набор конкретных функций и структуру управления, формирование стратегии и целевых программ, содержание информационных технологий и внутриорганизационных процессов. Вся деятельность организации - это процесс достижения целей с помощью определенных средств (структура, процессы). (рис. 1.3.)

Рис. 1.3. Процесс целеполагания

Цели нижнего уровня служат средством достижения целей более высокого уровня управления.

Цели классифицируются по разным признакам.

По источникам - внешние и внутренние. Внешние цели задаются извне, учитывают потребности более широкой социальной общности. Внутренние цели - это цели самого коллектива.

По степени важности цели разделяются на стратегические и тактические, а, исходя из периода времени, необходимого для реализации, подразделяются на долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные.

По содер жанию цели делятся на технологические, экономические, производственные, административные, маркетинговые, научно-технические, социальные.

. Цели могут иметь троякую направленность: на получение заданного результата; на осуществление той или иной деятельности; на достижение того или иного состояния объекта управления.

По форме выражения - подразделяются на цели, характеризуемые количественными показателями и описываемые качественно.

Цели можно рассматривать по уровню. Здесь выделяется миссия, общеорганизационные цели и цели подразделений, задачи.

Миссия создает представление о предназначении организации, ее философии, смысле существования, социальной ответственности перед обществом и своими работниками, ценностях и т.п. Миссия компании «Форд»: предоставление людям дешевого транспорта.

Миссия создает основу для формулировки целей организации и ее подразделений, выработки стратегии, распределения ресурсов, ориентирует деятельность управляющих. Цели преобразуются в конкретные задачи, рабочие задания.

Целям присущи множественность, соподчиненность, соотносительная важность, развертываемость.

Предприятие исполняет много ролей, например, роли производителя, потребителя, поставщика, нанимателя, налогоплательщика и т.д. Отсюда множественность целей.

Цели могут находиться друг с другом в отношении соподчиненности. При этом цели высшего уровня оказываются более важными и широкими по охвату и продолжительными по времени существования, чем цели низшего уровня.

Соотносительная важность целей делает необходимым ранжировать их, устанавливать приоритет. Цели можно ранжировать по таким основаниям, как вклад в реализацию миссии организации; по возможности их достижения в заданный срок; по величине выгоды, которая может быть получена и т.п.

Развертываемость означает, что более общая цель (по содержанию, по времени или по уровню) конкретизируется в определенном спектре локальных целей. (рис. 1.4.)

Правила осуществления декомпозиции главной цели на подцели:

- общая цель и цели разных уровней должны содержать описание конечного результата, а не способов их получения;

- реализация подцелей каждого последующего уровня является необходимым и достаточным условием достижения целей предыдущего уровня;

- подцели каждого уровня должны быть независимы друг от друга и невыводимыми друг из друга;

- фундамент дерева целей должны составлять задачи, работы, которые должны быть выполнены в установленные сроки.

Рис. 1.4. Развертывание целей

Суть управления по целям в организации состоит в том, что сотрудники, исходя из официальных целей, заложенных в планах, формулируют собственные индивидуальные цели деятельности. Исходя из достижения этих целей, оценивается эффективность деятельности, осуществляется материальное и моральное поощрение.

Участие подчиненных в постановке целей, интеграция целей во все организационные уровни, связь целей с оценкой их исполнения - это три существенные черты УПЦ.

Задачи, решаемые подчиненными могут быть конечным этапом в построении дерева целей.

Организация как система

В теории организации принято обращаться к системному подходу к изучению чего-либо. Так к термину организации как к системе. То есть основой теории организации является теория систем.

Система — это целое, созданное из частей и элементов, для целенаправленной деятельности.

Признаки системы: множество элементов, единство главной цели для всех элементов, наличие связей между ними, целостность и единство элементов, структура и иерархичность, относительная самостоятельность, четко выраженное управление.

Система может быть большой и ее целесообразно разделить на ряд подсистем. Подсистема — это набор элементов, представляющих автономную внутри системы область (например, экономическая, организационная, техническая подсистема).

Свойства систем:

система стремится сохранить свою структуру (это свойство основано на объективном законе организации — законе самосохранения;

система имеет потребность в управлении (существует набор потребностей человека, животного, общества, стада животных и большого социума);

в системе формируется сложная зависимость от свойств входящих в нее элементов и подсистем (система может обладать свойствами, не присущими ее элементам, и может не иметь свойств своих элементов). Например, при коллективной работе у людей может возникнуть идея, которая бы не пришла в голову при индивидуальной работе

Техническая подсистема включает станки, оборудование, компьютеры и другие работоспособные изделия, имеющие инструкции для пользователя. Набор решений в технической системе ограничен и последствия решений обычно предопределены. Например, порядок включения и работы с компьютером, порядок управления автомобилем, методика расчета мачтовых опор дляЛЭП, решение задач по математике и др. Такие решения носят формализованный характер и выполняются в строго определенном порядке. Профессионализм специалиста, принимающего решения в технической системе, определяет качество принятого и выполненного решения. Например, хороший программист может эффективно использовать ресурсы компьютера и создавать качественный программный продукт, а неквалифицированный — может испортить информационную и техническую базу компьютера.

Биологическая подсистема включает флору и фауну планеты, в том числе относительно замкнутые биологические подсистемы, например, муравейник, человеческий организм и др. Эта подсистема обладает большим разнообразием функционирования, чем техническая. Набор решений в биологической системе также ограничен из-за медленного эволюционного развития животного и растительного мира. Тем не менее, последствия решении в биологических подсистемах часто оказываются непредсказуемыми. Например, решения врача, связанные с методами и средствами лечения пациентов; решения агронома о применении тех или иных химикатов в качестве удобрений. Решения в таких подсистемах предполагают разработку нескольких альтернативных вариантов решений и выбор лучшего из них по каким-либо признакам. Профессионализм специалиста определяется его способностью находить лучшее из альтернативных решений, т. е. он должен правильно ответить на вопрос: что будет, если...?

Социальная (общественная) подсистема характеризуется наличием человека в совокупности взаимосвязанных элементов. В качестве характерных примеров социальных подсистем можно привести семью, производственный коллектив, неформальную организацию, водителя, управляющего автомобилем, и даже одного отдельного человека (самого по себе). Эти подсистемы существенно опережают биологические по разнообразию функционирования. Набор решений в социальной подсистеме характеризуется большим динамизмом как в количестве, так и в средствах и методах реализации. Это объясняется высоким темпом изменения сознания человека, а также нюансов в его реакциях на одинаковые и однотипные ситуации.

Перечисленные виды подсистем обладают различным уровнем неопределенности (непредсказуемости) в результатах реализации решений (рис. 1.5.).

Рис.1.5 Соотношение неопределенностей в деятельности различных подсистем

Не случайно в мировой практике легче получить статус профессионала в технической подсистеме, значительно труднее — в биологической и чрезвычайно трудно — в социальной.

Социальная система может включать биологическую и техническую подсистемы, а биологическая — техническую (рис. 1.6.).

Рис. 1.6. Взаимодействие подсистем

Кроме основной, системы имеют следующую классификацию:

искусственные и естественные,

открытые и закрытые,

детерминированные и стохастические,

жесткие и мягкие.

В дальнейшем каждый подвид системы будем именовать также системой ввиду большого набора организаций, включаемых в них. Таким образом будем говорить о технической, биологической, социальной, искусственной и других системах.

Искусственные системы создаются человеком для реализации заданных программ или целей. Например, конструкторское бюро, клуб любителей пива, компьютер, спутниковый комплекс.

Естественные системы создаются природой, человеком, а, возможно, и Богом для реализации целей мирового существования. Например, система мироздания, циклическая система землепользования, муравейник.

Открытые системы характеризуются открытым характером связей с внешней средой и сильной зависимостью от нее. Например, коммерческие фирмы, средства массовой информации.

Закрытые системы характеризуются преимущественно внутренними связями и создаются для удовлетворения потребностей своего персонала и учредителей. Например, профсоюзы, политические партии, семья на Востоке.

Детерминированные (предсказуемые) системы функционируют по заранее заданным правилам, с заранее определенным результатом. Например, обучение студентов в институте, производство типовой продукции.

Стохастические (вероятностные) системы характеризуются трудно предсказуемыми входными воздействиями внешней и (или) внутренней среды и выходными результатами. Например, исследовательские подразделения, предпринимательские компании, игра в русское лото.

Мягкие системы характеризуются высокой чувствительностью к внешним воздействиям, а вследствие этого — слабой устойчивостью. Например, система котировок ценных бумаг, новые организации, человек при отсутствии твердых жизненных целей.

Жесткие системы — это обычно авторитарные, основанные на высоком профессионализме небольшой группы руководителей, организации. Такие системы обладают большой устойчивостью к внешним воздействиям и слабо реагируют на небольшие воздействия. Например, церковь, авторитарные государственные режимы.

Кроме того, системы могут быть простыми и сложными, активными и пассивными.

Каждая организация должна обладать всеми признаками системы. Выпадение хотя бы одного из них неизбежно приводит организацию к ликвидации. Таким образом, системный характер организации — это необходимое условие ее деятельности. Проанализируем далее, к чему может привести организацию отсутствие данных признаков системы (табл. 1.1).

Таблица 1.1.

Возможные результаты при нарушении целостности системы

Наименование отсутствующего признака	Возможный результат в деятельности организации
Множество элементов	Нехватка ресурсов, не все составляющие технологического процесса имеются в наличии
Единство главной цели у всех элементов	Отсутствие единой сплоченной команды
Связи между элементами системы	Каждый элемент организации будет обособлен от общего дела (нет возможности проявления закона синергии)
Относительная самостоятельность элементов системы (касается персонала)	Отсутствие возможности проявления творческого подхода (не реализуется потребность в самовыражении, самопроявлении)
Четко выраженное управление	Наличие хаоса и анархии в производственной деятельности

1.4. Понятие «закрытая» и «открытая» организация

Необходимо учитывать, что многое в теорию организации перешло из кибернетики. Так вот подход «черного ящика» тоже применяется. К организации принято относиться как к понятию черного ящика на начальных этапах ее изучения. Под «черным» ящиком принято понимать такое состояние системы, при котором о ее внутренних состояниях неизвестно ничего. А проследить за ее динамикой и сделать какие-либо предположения о ее работе можно только на основании «входов» и «выходов» системы. (рис1.7.)

Рис. 1.7. «Черный ящик» системы

Пребывание системы в состоянии «Белого» ящика подразумевает, что о состояниях системы, связях между составляющими ее элементами все известно. К сожалению, такое состояние недостижимо. Всегда сохраняется какая-то степень неизвестности. Поэтому система всегда пребывает в состоянии «Серого» ящика, то есть в постоянном поиске ответов на интересующие вопросы.

Помимо входов и выходов в системе выделяют понятие связей между элементами. Исключительно важна для функционирования системы связь, классифицированная по направленности действия, т.е. прямая и обратная.

При прямой связи выходное воздействие одного элемента осуществляется непосредственно на вход другого или через другие элементы. Обратная связь осуществляется на основе воздействия выходной величины системы или элемента на вход этой же системы или элемента, или других систем илиэлементов. Принцип обратной связи служит для формирования управляющих воздействий по улучшению функционирования системы или элемента, т.е. такого вида связь позволяет использовать информацию о состоянии управляемого объекта. При действии обратной связи на уменьшение отклонения системы от первоначального состояния она называется отрицательной (например, уменьшение контролируемого спроса ведет к снижению результатов работы системы организации), в противном случае — положительной обратной связью (рис. 1.8).

Немаловажным понятием при рассмотрении организации как системы является внешняя среда. Все то, что находится за естественными или искусственно созданными границами организации-системы признается внешней средой. Внешняя среда оказывает очень существенное влияние на деятельность любой организации. Однако для целей исследования влияние внешней среды может быть искусственным образом исключено. Подобный подход позволяет абстрагироваться от ненужных возмущающих воздействий и сосредоточить внимание на внутренних факторах организации.

Рис. 1.8 Схема функционирования системы

Принято выделять несколько моделей организации. Прежде всего это закрытие и открытие модели.

Закрытая модель — модель, у которой нет входов и выходов (либо они признаются неизменными и потому не принимаются во внимание при анализе). Таким образом, система, которая моделируется, принимается как бы изолированной от внешней среды (такая система называется замкнутой или закрытой). Естественно, что на самом деле у всякой страны есть экспорт, импорт, т.е. ее экономика тесно связана с внешней природной средой и т.д., да и вообще, любая экономическая система не замкнута, а открыта. Однако понятие закрытых моделей применяется как научная абстракция, помогающая изучать закономерности реальной экономики. Поведение такой упрощенной модели определяется не внешними факторами, а только начальным состоянием и внутренними закономерностями развития моделируемой системы.

Открытая модель - на входе организация получает от окружающей среды информацию, материалы, капиталы, человеческие ресурсы. В процессе своей деятельности организация преобразуют, полученные ресурсы в продукцию или услугу. Эта продукция или услуги являются выходом организации во внешнюю среду.

В зависимости от того, рассматриваются ли связи организации с внешней средой и уделяется ли внимание больше персоналу или имущественному комплексу, выделяют четыре модели организаций.