Правовое регулирование договорной работы в воинской части можно классифицировать:
1) по степени юридической силы нормативных правовых актов, регулирующих договорную работу в воинской части:
— определяющих организацию договорной работы во всех федеральных органах исполнительной власти, в которых законом предусмотрена военная служба;
— определяющих организацию договорной работы в Вооруженных Силах Российской Федерации;
— определяющих организацию договорной работы в видах (родах) Вооруженных Сил Российской Федерации, главных (центральных) управлениях;
— определяющих организацию договорной работы в конкретной воинской части (как правило, это инструкция об организации и проведении договорной, рекламационной и претензионной работы в воинской части, вводимая в действие приказом командира воинской части, и методические рекомендации по подготовке отдельных договоров, утверждаемые командиром воинской части или его заместителем);
2) по составным частям договорной работы:
— преддоговорная работа (как факультативная часть договорной работы);
— собственно договорная работа;
— рекламационная работа;
— претензионная работа;
3) по объектам правового воздействия, вытекающим из предмета договора:
— договор поставки;
— договор аренды;
— договор об оказании услуг;
— другие договоры;
4) по субъективно-волевому характеру действий при заключении договора:
— в порядке служебной необходимости;
— в инициативном порядке;
5) по субъектам, непосредственно принимающим участие в организации и проведении договорной работы в воинской части, обладающим определенными правами и обязанностями и несущим ответственность за организацию и ведение договорной работы:
— командир воинской части;
— начальник службы, к ведению которой отнесен тот или иной договор;
— начальник финансовой службы;
— помощник командира воинской части по правовой работе;
— другие должностные лица воинской части.
Возможны и другие основания для классификации договорной работы в воинской части как объекта правового регулирования.
Всю работу в области заключения и исполнения договоров, которая представляет собой единый процесс, условно можно разделить на следующие виды: собственно договорную, рекламационную, претензионную и исковую.
С точки зрения правового обеспечения договорной работы в воинской части определенный интерес представляет соотношение административных и договорных начал в этой области. Так, военное имущество в войска, как правило, поступает в централизованном порядке. Вместе с тем в определенных случаях необходимое имущество воинскими частями приобретается в процессе их хозяйственной деятельности.
Военно-административные отношения строятся на принципах властности и подчиненности. Так, заключение и исполнение договоров на приобретение материальных средств и оказание услуг воинским частям разрешено только в пределах планов хозяйственной деятельности, при наличии денежных средств на их оплату.
Основным методом правового регулирования договорной работы в воинской части является метод централизованного императивного регулирования в целях защиты интересов государства.
В процессе организации и ведения договорной работы в воинской части соответствующим должностным лицам необходимо руководствоваться нормами ГК РФ, а также, как было указано ранее, нормативными правовыми актами Министерства обороны Российской Федерации.
Таким образом, воинские части в условиях развития рыночных отношений в Российской Федерации с определенными ограничениями участвуют в заключении и исполнении договоров. Эти ограничения обусловлены их правовым статусом и системой снабжения. Многие вопросы участия воинских частей в договорной работе еще не получили закрепления в нормативных актах военного законодательства. Поэтому в ходе переработки действующих приказов и директив министра обороны Российской Федерации целесообразно упорядочить участие воинских частей в договорной работе, устранить противоречия, дублирование и пробелы в них с учетом новых экономических отношений, изменения соответствующего законодательства.
§ 2. Полномочия должностных лиц органов военного управления по ведению договорной, рекламационной и претензионной работы в воинской части
Основные направления функционирования органов военного управления при заключении и исполнении договоров включают правотворческую и правоисполнительную деятельность органов военного управления и подразделяются в зависимости от компетенции соответствующего командования при выполнении тех или иных оперативно-хозяйственных функций, а также их направленности и сферы действия.
Правотворческая деятельность включает подготовку и принятие правовых актов должностными лицами органов военного управления, регулирующих вопросы организации и проведения договорной работы как в целом в Вооруженных Силах Российской Федерации, так и непосредственно в каждой воинской части с учетом конкретных задач и специфических особенностей ее осуществления.
Правоисполнительная деятельность, в свою очередь, предполагает осуществление как внутренней функции, направленной на обеспечение точного и неукоснительного исполнения правовых предписаний и использования правовых средств и юридических процедур в деятельности должностных лиц воинских частей при проведении договорной работы, так и внешней функции, задачей которой является обеспечение представительства интересов воинской части во взаимоотношениях с органами исполнительной власти, органами местного самоуправления, юридическими лицами, а также в судах общей юрисдикции, арбитражных судах, третейских судах и других инстанциях.
Направления организации и проведения договорной работы в Вооруженных Силах Российской Федерации могут подразделяться в зависимости от разграничения полномочий соответствующих органов государственной власти Российской Федерации и Министерства обороны Российской Федерации.
Задачи органов военного управления сводятся здесь в основном к правоисполнительной деятельности, а их правотворческая функция является несколько суженной и заключается лишь в детальной регламентации механизма исполнения имеющихся по этим вопросам нормативных правовых актов.
Органы управления воинской части состоят из воинских должностных лиц, осуществляющих функции командования: командира (начальника) воинской части, его заместителей, штаба и начальников различных служб (технической, автомобильной и др.).
Общее состоит в том, что и командир воинской части, и другие должностные лица, осуществляющие преимущественно командную деятельность, наделены необходимыми правами в договорной работе. Различие заключается в том, что руководящим органом воинской части как юридического лица является только ее командир. Остальные должностные лица, входящие в систему органов управления воинской части, выступают в договорных отношениях от имени воинской части по доверенности, выдаваемой командиром. В соответствии с нормами ГК РФ и АПК РФ доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на то его учредительными документами, с приложением печати этой организации. ГПК РФ определяет, что доверенность от имени юридического лица выдается руководителем соответствующей организации. Руководитель юридического лица (командир воинской части) действует на основании устава. Правомочия, которые принадлежат руководителю, — это правомочия самого юридического лица, выступающего субъектом договорной работы. Для исполнения возложенных на командира воинской части обязанностей он имеет широкий круг прав, что позволяет ему оперативно решать вопросы в интересах выполнения задач, стоящих перед воинской частью в договорных отношениях с контрагентами.
Так, командир воинской части руководит финансовым хозяйством воинской части и распоряжается в установленном порядке всеми денежными средствами, поступающими в воинскую часть. Он дает указания и распоряжения своим заместителям, начальникам служб и начальнику финансовой службы по вопросам финансово-хозяйственной деятельности воинской части, организует и осуществляет внутренний финансовый контроль.
Кроме того, командир воинской части своим приказом объявляет список должностных лиц (заместителей командира и начальников служб), которым предоставлено право разрешать и утверждать расходы. Приказом командира воинской части объявляется также список постоянных подотчетных лиц, т. е. должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет на текущие хозяйственные расходы.
Командир воинской части подписывает первой подписью все чеки и поручения банку, сметы-заявки на денежные средства, а также договоры, заключаемые воинской частью. Командир воинской части осуществляет руководство экономической работой. Он рассматривает и утверждает годовой план экономической работы воинской части, заслушивает должностных лиц о ходе его выполнения.
Командир воинской части решает основные, наиболее важные вопросы договорной работы воинской части. Он координирует и направляет деятельность своих заместителей и начальников служб. Но он не в состоянии один руководить всей указанной работой. Поэтому обязанности по руководству отдельными сторонами этой деятельности распределяются между его заместителями и начальниками служб. Так, заместитель командира воинской части, с одной стороны, обязан организовывать совершенствование и своевременный ремонт объектов учебно-материальной базы боевой подготовки, руководить разработкой расчетов на потребление для этих целей денежных средств; разрабатывать мероприятия по экономической работе на объектах учебно-материальной базы и обеспечивать их выполнение, а с другой стороны, имеет право разрешать выдачу подотчетных сумм и авансов для развития учебно-материальной базы боевой подготовки и утверждать авансовые отчеты по этим расходам. Начальник штаба части обязан своевременно сообщать заместителям командира, начальникам служб части сведения, необходимые для планирования хозяйственной деятельности воинской части, истребования, получения и расходования материальных и денежных средств.
Компетенция всех должностных лиц в области договорной работы устанавливается централизованно нормативными актами военного законодательства. Указанное обстоятельство не лишает права командира воинской части, его заместителей и других должностных лиц в соответствии с законом, воинскими уставами и нормативными актами Министерства обороны Российской Федерации проявлять разумную творческую инициативу в выборе путей и средств в осуществлении принадлежащих им прав и исполнении обязанностей, в том числе и в осуществлении договорной работы.
Определив полномочия командира воинской части и его заместителей по организации договорной работы, далее рассмотрим распределение обязанностей по заключению и организации исполнения договоров в органах военного управления среди служб как субъектов договорной работы.
В настоящее время ответственность за своевременное и качественное оформление договоров и их исполнение, как правило, возлагается на соответствующие службы при непосредственном участии юридической службы в этой работе.
Такая организация договорной работы в воинских частях требует четкого разграничения обязанностей между различными службами и должностными лицами, которое способствовало бы выполнению всех ее требований по оформлению и исполнению договоров. По мнению автора, необходимо выделить службу, непосредственно отвечающую за подготовку, заключение и исполнение конкретного договора.
Надлежащая организация договорной работы предполагает, что ответственная за нее служба выполняет следующие функции:
а) принятие, учет и обработка актов, являющихся основанием для заключения или изменения договоров;
б) разработка, составление и оформление договорной документации;
в) организация согласования (визирование) договорной документации в воинской части;
г) организация урегулирования разногласий с контрагентами, подготовка материалов по преддоговорным спорам;
д) регистрация, хранение и учет договорной документации;
е) доведение до других служб данных о содержании заключенных договоров;
ж) контроль за исполнением договоров;
з) анализ и оценка состояния договорной работы, разработка мероприятий по ее усовершенствованию.
Определение юридической службы как ведущего звена договорной работы не освобождает от участия в ней другие службы и подразделения воинской части:
— во-первых, они должны в установленном в воинской части порядке предоставлять юридической службе материалы и информацию, необходимые для разработки содержания договоров и контроля за их исполнением;
— во-вторых, подготовленная договорной службой документация подлежит рассмотрению и проверке должностными лицами, ответственными за решение транспортных, финансовых и правовых вопросов;
— в-третьих, подразделения и службы при необходимости должны участвовать в урегулировании разногласий по условиям договоров, выделять компетентных представителей для рассмотрения споров в арбитражных судах;
— в-четвертых, каждое из управленческих звеньев воинской части должно обеспечить соответствие принимаемых управленческих решений условиям договоров, заключенных командиром воинской части.
Из требований Руководства по войсковому (корабельному) хозяйству вытекает, что в воинской части, кроме командира части, заместителя командира, начальника штаба, в мероприятиях по организации и проведению договорной работы как составной части хозяйственной деятельности принимают участие:
— заместители командира части по тылу, по технической части и подчиненные им должностные лица;
— начальник инженерной службы;
— начальник химической службы;
— начальник связи;
— начальник службы ракетно-артиллерийского вооружения;
— начальник медицинской службы;
— начальник финансовой службы;
— другие должностные лица воинской части в пределах своих функциональных обязанностей.
Указанные выше должностные лица воинской части обязаны:
— правильно определить потребность и знать обеспеченность подразделений материальными и денежными средствами по подчиненным службам для обеспечения боевой и мобилизационной готовности, боевой подготовки и создания необходимых материально-бытовых условий личному составу;
— своевременно истребовать и получать материальные и денежные средства и организовывать бесперебойное обеспечение ими подразделений по подчиненным службам;
— организовывать и контролировать учет, правильное хранение, сбережение и своевременное освежение запасов материальных средств всех видов;
— осуществлять контроль за правильным, экономичным и целесообразным расходованием (использованием) материальных средств;
— разрабатывать расчеты на требуемые денежные средства по подчиненным службам и корректировать их в соответствии с утвержденными назначениями, разрешать в пределах предоставленных прав и утвержденных сумм назначений и наличия денежных средств выдачу подотчетных сумм и авансов, а также утверждать авансовые отчеты и расходные документы;
— обеспечивать выполнение договорных обязательств;
— организовать претензионную работу по подчиненным службам.
Персонифицированные обязанности и права по организации и ведению договорной работы излагаются в соответствующих нормативных актах.
Необходимо отметить особую роль юридической и финансовой служб в договорной работе.
Для проверки соответствия условий договоров о цене товаров, работ, услуг ценам (если они установлены правомочными на то органами) и обеспеченности денежными средствами проекты договоров должны быть согласованы с помощником командира (начальника) по финансово-экономической работе.
Помощник командира по финансово-экономической работе — начальник финансовой службы при анализе проекта договора обязан проверить:
— экономическую целесообразность заключения договора;
— обеспеченность воинской части денежными средствами по соответствующей статье сметы Министерства обороны Российской Федерации;
— соблюдение цен, установленных соглашением сторон, или цен (тарифом, расценок, ставок и т. д., регулируемых уполномоченными на то государственными органами;
— порядок расчетов по договору, их приемлемость и удобство для воинской части;
— ответственность сторон за несоблюдение условий договора (экономические вопросы).
Непосредственно перед подписанием договор должен пройти правовую экспертизу у помощника командира по правовой работе — начальника юридической службы, который в ходе такой проверки должен выяснить следующее:
— изложены ли в проекте договора все существующие условия, необходимые для договоров данного вида, а также условия, необходимые для обеспечения выполнения обязательств по договору;
— с достаточной ли полнотой и четкостью изложен текст договора, не содержит ли он формулировок, допускающих неоднозначное толкование;
— указаны ли в проекте положения, касающиеся имущественной ответственности сторон;
— уполномочен ли контрагент заключать данный договор;
— завизирован ли проект договора соответствующими структурными подразделениями (в частности, финансовой службой).
После подписания договор передается в службу, к ведению которой относится предмет договора.
Если договор связан с расходованием денежных средств, то он должен передаваться в финансовую службу, а его копия — в службу, к ведению которой относится предмет договора.
В процессе выполнения заключенных договоров и соглашений должностное лицо финансовой службы обязано:
— соблюдать расчетные условия по договору:
а) своевременное перечисление в разрешенных случаях аванса;
б) своевременный и обоснованный отказ (полный или частичный) от акцепта платежных требований;
в) своевременная оплата выполненных работ и оказываемых услуг;
— проверять правильность указанных в счетах цен, их соответствие условиям договора, правильность подсчета подлежащих оплате сумм и оформления всех расчетных документов.
Если договор связан с расходованием денежных средств, то он должен передаваться в финансовую службу, а его копия — в службу, к ведению которой относится предмет договора.
Указанные положения позволяют повысить качество организации и проведения договорной работы в воинской части.
При ведении рекламационной работы главными действующими лицами в ней являются соответствующие службы материально-технического обеспечения воинской части. Это вызвано тем, что здесь на первый план выходят проблемы эксплуатации изделий, их технических характеристик, хранения, транспортировки и т. п. Понятно, что этими специфическими вопросами призваны заниматься соответствующие службы.
Заместитель командира части (по тылу или вооружению) осуществляет контроль за исполнением договора, а значит, и за ведением рекламационной работы; начальник службы (продовольственной, вещевой, вооружения) непосредственно организует и контролирует эту работу в своей части; начальник финансовой службы контролирует своевременность предъявления санкций за нарушение договорных обязательств, в том числе и при осуществлении рекламационной работы.
Переходя к рассмотрению форм участия должностных лиц воинской части в претензионной работе, отметим, что в настоящее время претензионная работа организуется и ведется практически во всех воинских частях. В воинских частях Наставлением по правовой работе в Вооруженных Силах Российской Федерации ответственность за состояние и организацию претензионной работы возлагается на командиров (начальников) воинских частей (учреждений). Тем не менее функциональная обязанность организации претензионной работы должна быть возложена на юридическую службу, так как при подготовке претензии или ответа на претензию на первый план выходит умение правильно анализировать действующее законодательство.
Положением о юридической службе Вооруженных Сил Российской Федерации определено, что юридическая служба организует и ведет претензионную работу, а если эта работа ведется другими подразделениями предприятия (воинской части), то юридическая служба должна осуществлять методическое руководство ею.
Таким образом, предусматриваются два возможных варианта: в одном случае на юридическую службу возлагается целиком ведение претензионной работы, во втором — юридическая служба обязана осуществлять методическое руководство претензионной работой. Однако как в первом, так и во втором случаях юридическая служба несет ответственность за состояние этой работы в воинской части.
Совершенно очевидно, что успешное проведение претензионной работы возможно только в том случае, если самое активное участие в ней примет юридическая служба. Активная роль юридической службы обусловлена не только тем, что при предъявлении или рассмотрении претензий могут возникнуть сложные правовые вопросы, но и тем, что для квалифицированного оформления претензий и ответов на них требуются юридические знания, которыми не всегда располагают работники оперативных отделов и служб.
Вместе с тем от участия в претензионной работе нельзя освободить и оперативные управления (отделы, службы), так как в них сосредоточена необходимая для предъявления и рассмотрения претензий документация (учетные и отчетные данные, счета, накладные, акты, расчеты и т. п.) и претензионная работа связана с их непосредственной деятельностью.
Правильная постановка претензионной работы немыслима без слаженности и согласованности в работе между службами, в частности, она требует наличия тесного делового контакта между юридической службой и тыловыми подразделениями, четкого и ясного разграничения обязанностей между ними.
§ 3. Правовое закрепление организации договорной работы в воинской части
Порядок ведения договорной работы обычно определяется в соответствующих положениях, утверждаемых командиром воинской части.
В настоящее время существующие в воинских частях локальные нормативные акты по вопросам ведения договорной работы отличаются не только по форме, но и по кругу затрагиваемых вопросов. В некоторых инструкциях, положениях, приказах определяется общий порядок оформления договорных отношений и организации исполнения договоров, защиты имущественных прав и интересов воинской части. Вместе с тем во многих воинских частях разработаны соответствующие служебные документы, регламентирующие только отношения, связанные с заключением и исполнением отдельных видов договоров.
Однако есть ряд общих требований, которые необходимо учитывать при составлении указанных инструкций и положений.
Во-первых, правила ведения договорной работы целесообразно указывать в одном служебном документе (положении, инструкции), введенном в действие приказом командира (начальника). Практика, при которой эти правила устанавливаются в многочисленных приказах, принимаемых в различное время, существенно затрудняет их применение.
Во-вторых, при составлении инструкций (положений) о договорной работе в них следует отражать специфические условия функционирования воинской части, не дублируя в локальных нормативных актах общие положения о договорах, предусмотренные действующим законодательством.
Инструкция может иметь следующие основные разделы, содержащие требования по ведению договорной работы:
1. Общие положения (задачи, подразделения, службы и должностные лица, ответственные за организацию и ведение договорной работы, их права и обязанности).
2. Порядок принятия и исполнения государственных контрактов.
3. Порядок оформления договорных отношений:
— порядок, схемы и сроки прохождения документации, связанной с заключением, исполнением, изменением и расторжением договоров;
— типовые образцы договорной документации;
— порядок разработки проектов договоров, согласования условий договоров с подразделениями, службами, должностными лицами, отвечающими за соответствующие участки работы(очередность и сроки); обязанности подразделений, служб и должностных лиц по урегулированию разногласий с контрагентами при заключении, изменении и расторжении договоров.
4. Порядок регистрации, учета и хранения договоров и другой договорной документации.
5. Организация исполнения договоров, учет и контроль исполнения договорных обязательств:
— порядок и форма доведения содержания заключенных договоров до всех заинтересованных подразделений и служб, должностных лиц воинской части;
— порядок организации исполнения договоров исполнителями;
— проведение анализа планирующих документов воинской части с учетом заключенных договоров и внесения в них изменений и дополнений;
— виды учета, формы и порядок ведения учета договоров;
— обязанности подразделений, служб и должностных лиц по организации и ведению учета и контроля за выполнением договорных обязательств;
— обязанности финансовой и юридической служб по контролю за своевременной оплатой исполнения договоров;
— порядок обеспечения контроля за качеством и количеством поступающей продукции, выполнения работ и оказания услуг;
— порядок документального закрепления выявленных нарушений и отступлений от условий договора;
— порядок проведения анализа документов, содержащих данные о выполнении условий договоров, сроке их выполнения, и порядок их передачи в подразделения, службы, должностным лицам, ведущим учет.
6. Анализ и оценка договорной работы:
— обязанности подразделений, служб и должностных лиц по проведению определенного вида анализа с установлением объема и источников используемой для этого информации;
— подготовка соответствующих предложений по результатам анализа;
— в какой форме, кому и в какой срок должны быть представлены результаты проведенной работы (справка, доклад и т. д.).
7. Ответственность должностных лиц, по вине которых воинская часть понесла экономические убытки в результате допущенных нарушений договорных обязательств.
При подготовке инструкции независимо от того, в какой воинской части она разрабатывается, необходимо учитывать следующие положения.
Во-первых, наиболее важно в предполагаемом документе отразить определенные функции довольствующих служб и подразделений юридической службы по осуществлению контроля за заключением, исполнением, учетом договоров, предъявлением рекламаций и претензий. В нем, в частности, необходимо предусмотреть:
— структурные подразделения соответствующих служб, которые отвечают за подготовку проектов договоров, учет, хранение договоров и других документов, ведение журналов учета рекламаций и претензий;
— подразделения, с которыми проекты договоров должны быть согласованы, порядок и сроки их согласования и визирования;
— подразделения (органы), которые принимают меры к урегулированию разногласий по договорам;
— меры по установлению договорных отношений путем заключения государственных контрактов, а также реализации договоров о намерениях (фьючерсных договоров);
— систему контроля за исполнением договорных обязательств;
— порядок, сроки, специфику разных контрагентов при предъявлении и рассмотрении претензий, возникающих при заключении и исполнении договоров;
— порядок, сроки оформления материалов, необходимых для ведения арбитражных дел;
— обособленные конкретные формы участия юридической службы в договорной работе, проводимой в основном тыловыми подразделениями и довольствующими службами, службами материально-технического обеспечения воинских частей.
Во-вторых, особое внимание при разработке инструкции должно быть обращено на организацию учета.
В воинской части целесообразно вести оперативный и сводный учет выполнения договорных обязательств, предъявленных и удовлетворенных рекламаций и претензий.
Оперативный учет должен обеспечивать определение результатов выполнения договорных обязательств за каждый отчетный период: месяц, квартал с начала года нарастающим итогом отдельно по каждому заключенному договору.
Оперативный учет выполнения договоров рекомендуется вести в специальном журнале или на карточках.
Сводный учет осуществляется путем дополнительной обработки (группировки, выборки, суммирования) данных оперативного отчета за тот или иной отчетный период и отражает обобщенные данные о выполнении обязательств по договорам.
При большом количестве контрагентов, широкой номенклатуре (ассортименте) продукции, широком спектре обязательств по выполнению работ и оказанию услуг и при наличии соответствующих возможностей целесообразно использование для учета выполнения договоров электронно-вычислительной техники (автоматизированной системы контроля исполнения договоров).
Важной предпосылкой достоверности учета выполнения договорных обязательств, например, по поставкам продукции является надлежащая организация работы по приемке продукции. Поэтому в целях обеспечения контроля за количеством и качеством поступающей продукции командиру воинской части необходимо:
— определить ответственных за приемку продукции по качеству и количеству;
— представить в соответствующий орган военного управления для утверждения список компетентных лиц, рекомендуемых для утверждения в качестве представителей общественности при приемке продукции;
— организовать постоянно действующую учебу этих лиц, возложив обязанность по ее проведению на юридическую службу и другие заинтересованные подразделения.
В-третьих, в инструкции обязательно должен быть предусмотрен порядок ее изменения. Особенно это важно в период развития и постоянного формирования законодательной базы.
В-четвертых, в качестве приложений к инструкции можно предложить не только образцы и примерные формы документов, связанных с порядком организации договорной работы, но и перечень основных нарушений договорных обязательств, и расчет штрафных санкций.
