- принятие тактических и стратегических решений по организации всего логистического процесса на фирме.
- ведение складского учета и регулярное информирование персонала фирмы об изменениях складского запаса;
- планирование доставок заказов клиентам с учетом их пожеланий и возможностей;
- приём товара;
- своевременное формирование наличия необходимого ассортимента в торговых залах и принятие решения о целесообразности размещения той или иной модели в определенном торговом зале;
- сотрудничество с частными перевозчиками, доставляющими товар с финских фабрик и координация их действий;
- сотрудничество со специалистами в области реставрации мебели в случае необходимости;
- учет и контроль расходов на содержание транспортного средства;
Должностные обязанности заместителя генерального директора.
- контроль за надлежащим соблюдением установленного в нормативном порядке режима работы персонала;
- планирование и осуществление маркетинговых мероприятий (рекламных кампаний, организация участия в выставках и др.);
- ведение переговоров с арендодателями (торговых площадей, склада) и ведение всех организационных работ по найму новых торговых площадей, складов, по ремонту и дизайнерскому оформлению торговых помещений, урегулирование возникающих в этой сфере проблем;
- осуществление кадровой политики фирмы (своевременное обнаружение потребности в кадрах, осуществление отбора, найма сотрудников, повышения квалификации и периодической оценки качества работы сотрудников);
- при необходимости представление интересов фирмы в возникающих конфликтных ситуациях с клиентами;
- обеспечение жизнедеятельности фирмы и ее персонала (организация закупки рабочей одежды, обеспечение работы оргтехники, при необходимости вызов системного администратора, регулярная закупка канцелярских товаров и принадлежностей для всех сотрудников и др.).
Должностные обязанности главного бухгалтера.
- выполнение работ по ведению бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций (учет основных средств, товарно-материальных ценностей, затрат на производство, реализации продукции, результатов хозяйственно-финансовой деятельности; расчеты с поставщиками и заказчиками, за предоставленные услуги и т.п.);
- участие в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов;
- осуществление приема и контроля первичной документации по соответствующим участкам бухгалтерского учета и подготавливает их к счетной обработке;
- отражение на счетах бухгалтерского учета операции, связанных с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств;
- начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений, заработной платы рабочих и служащих, других выплат и платежей, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников фирмы;
- разработка рабочего плана счетов, формы первичных документов, применяемые для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, участие в определении содержания основных приемов и методов ведения учета и технологии обработки бухгалтерской информации;
- подготовка данных по соответствующим участкам бухгалтерского учета для составления отчетности, отслеживание сохранности бухгалтерских документов, оформление их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив;
- выполнение работы по формированию, ведению и хранению базы данных бухгалтерской информации, внесение изменения в справочную и нормативную информацию, используемую при обработке данных;
- выполнение отдельных служебных поручений своего непосредственного руководителя [14, с. 269].
Должностные обязанности менеджера по логистике.
- поддержание связи со всеми фабриками производителями по поводу получения интересующей и уточнения имеющейся информации по запросам сотрудников, касательно ассортимента, сроков поставки товара, выполнение фабрикой нестандартных изделий по желанию клиента;
- отправка заказов, получение проформ от фабрик, их проверка и подтверждение с целью запуска заказов в производство (при необходимости исправление и/или устранение неточностей указанных в проформах данных);
- предъявление фабрикам жалоб на ненадлежащее качество полученного товара в виде составления официальных писем (рекламаций) с приложением необходимых доказательств (фотографий) и ведение переговоров с целью устранения дефектов в кратчайшие сроки за счет фабрики в случае наличия фабричного брака;
- составление и отправка рекламаций транспортной компании в случае наличия неисправимых дефектов вследствие транспортировки;
- снабжение торговых точек фирмы необходимыми материалами различных фабрик включая каталоги, прайс-листы, образцы тонировок, отделочных материалов (дерева, тканей, мрамора, искусственного камня, кожи) и комплектующих (ручек, ножек), листовки, рекламные проспекты с новыми моделями и периодическое обновление информации по существующему ассортименту фабрик и изменяющейся цене на продукцию, а также своевременное информирование сотрудников о возможных задержках выполнения заказов в связи с возникшими проблемами на производстве, информирование сотрудников о плановых остановках производства на фабриках (в связи с отпусками, национальными праздниками);
- планирование и организация отгрузок всех заказов Италии, Финляндии: группирование всех заказов по регионам местонахождения фабрик, по срокам их исполнения и по достижению в каждой сформированной группе необходимых количественных характеристик (объем, вес), сотрудничество с итальянским посредником в лице компании, занимающейся свозом всего товара на свой склад и организация отгрузки с этого склада, сотрудничество с другими фирмами-поставщиками по вопросам совместной отгрузки товара;
- при необходимости прием товара на складе в Санкт-Петербурге.
- организация встреч директора фирмы с представителями фабрик.
Должностные обязанности продавца – консультанта.
- составление дизайн проектов жилых помещений с учетом всех пожеланий и возможностей клиентов с использованием специализированных программных продуктов;
- заключение договоров с клиентами на поставку товара в указанные сроки и расчет всего послепродажного сервиса по каждому заказу;
- по возможности урегулирование возникающих проблем с клиентами;
- принятие решений об оптимальном варианте оформления торгового зала с учетом изменяющегося ассортимента на экспозиции;
- обеспечение чистоты и порядка в торговом зале (уход за мебелью, оформление ценников на вновь поступившую в торговый зал мебель, своевременный заказ питьевой воды, организация бесперебойной работы оргтехники).
Должностные обязанности сборщика.
- выполнение всех работ по доставке, подъему, монтажу и установке мебели в соответствии с распоряжением генерального директора в указанные сроки;
- фотографирование обнаруженных при сборке фабричных или транспортных дефектови своевременное предоставление фотографий и необходимой информации менеджеру по логистике о виде и причине возникновения дефекта и о характеристике элементов, которые должны быть перезаказаны на фабрике в кратчайшие сроки для завершения монтажных работ по конкретному заказу.
В связи с тем, что в первое время работы фирмы штат сотрудников слишком мал, нет необходимости включать в его состав квалифицированных специалистов в области управления персоналом и рекламной деятельности. Однако впоследствии в связи с успешной деятельностью, по мере открытия новых торговых площадей и расширения штата фирмы необходимость в этих сотрудниках возрастает. В первое время этими обязанностями будет заниматься заместитель генерального директора при непосредственном участии и контроле директора фирмы. Это требует от него четкое знание стратегии фирмы, общие цели ее развития и специфики деятельности в данной сфере торговли. Развернутый перечень функций, связанный с осуществлением кадровой политики представлен следующим образом:
- определение потребности в персонале, как текущей, так и на перспективу;
- организация подбора персонала на основе должностных инструкций;
- организация и обеспечение работы по развитию персонала, повышению квалификации работников с использованием, как потенциала фирмы, так и сторонних образовательных учреждений;
- усовершенствование систем морального и материального стимулирования работников с учетом мотивации;
- проведение исследований социально-психологического климата в коллективе;
- разработка системы оценки труда отдела продаж;
- проведение исследований в целях создания эффективных рабочих команд;
- организация принятия совместных решений;
- анализ причин возникновения и урегулирование трудовых конфликтов;
- совместно с генеральным директором принятие решения о наложении административных взысканий и увольнения работников.
Комментируя некоторые представленные функции, хотелось бы отметить, что профессиональное развитие персонала планируется проводить путем организации поездок на фабрики, которые приглашают своих дилеров на экскурсии с целью более подробного и наглядного ознакомления с процессом производства, с новыми моделями, не представленными в салонах фирм-поставщиков. Представители фабрик отвечают на все вопросы, касающиеся ассортимента фабрики и производственного процесса. Это безусловно имеет огромный положительный эффект в отношении увеличения сбыта продукции. Более того, планируется участвовать в обучающих тренингах и семинарах по усовершенствованию техники продаж и общения с клиентами, а также проводить регулярный анализ слаженности и уровня психологического комфорта работы продавцов на каждой торговой точке. От уровня сплоченности зависит степень комфорта каждого сотрудника, качество работы и степень его удовлетворенности, что сказывается на уровне текучести кадров. Во избежание конфликтов и для повышения уровня производительности труда возможно формирование команды в торговой точке с учетом личного восприятия сотрудниками друг друга. Планируется проведение собраний с участием всего коллектива, на которых будут обсуждаться возникшие проблемы на каждом уровне организационной структуры и путем совместного обсуждения работников фирмы и руководства, будут вырабатываться оптимальные пути их решения. При этом обстоятельствами, которые будут приниматься во внимание при обсуждении проблем, являются доверие, а не власть, убеждение, а не распоряжение, работа на единую цель, а не ради исполнения должностной инструкции.
2.5.7 Мотивация персонала
Система вознаграждения и контроля в общем виде основывается на личном вкладе каждого в успех общего дела. Продавец получает 2% с каждого принятого им заказа (может распределяться между всеми продавцами на этой точке или выдаваться индивидуально конкретному продавцу, оформившему заказ, на усмотрение коллектива), также 2% от общей стоимости проданного товара из торгового зала распределяется между всеми продавцами фирмы.
Данная система мотивации применяется во многих фирмах и является основным стимулом к увеличению числа заказов. Инновации в процессе деятельности вводятся только директором, но могут быть предложены на рассмотрение и утверждение любым из работников. Это стимулирует работника к генерации идей по оптимизации эффективности процессов, происходящих в его ведении. При грамотном изложении и обосновании имеющейся идеи, а также при очевидных финансовых и/или других преимуществах, она может быть одобрена и внедрена в процесс текущей деятельности, что, несомненно, положительно отражается на заинтересованности работников в общем процессе деятельности организации. В соответствии с разработанной системой оплаты труда установлена схема должностных окладов.
Более того, все сотрудники, кроме бухгалтера, будут получать дополнительные средства в соответствии с величиной установленного для каждого из них процента от суммы продаж за конкретный период. Это повышает заинтересованность и степень ответственного отношения к своим должностным обязанностям каждого сотрудника.
В качестве мотивирующих факторов помимо установления фиксированного процента с продаж, часть средств от фонда оплаты труда будут идти на социальные нужды работников. В первую очередь это медицинское страхование, выделение средств на оплату транспортных расходов, на организацию обучения и повышения уровня профессиональных знаний и навыков, ежемесячная компенсация части затрат на оплату мобильной связи. В качестве системы поощрения фирма планирует выделять денежную премию ко дню рождения всех сотрудников. В дальнейшем по мере развития фирмы и соответственно при расширении ее штата возможно установление определенной суммы на приобретение необходимых льгот и услуг. Работник будет иметь право самостоятельного выбора льгот и услуг в пределах установленной суммы. Такая система компенсации достигает сразу несколько целей организации: привлечение сотрудников в организацию и сохранение их в течение длительного периода времени, контроль и эффективное управление издержками на рабочую силу. А также выполняет главную функцию – стимулирование производственного поведения сотрудников фирмы, направление их усилий на достижение стоящих перед фирмой стратегических задач.
2.5.8 Организация подбора кадров
Существует несколько наиболее применяемых в данной сфере методов привлечения кандидатов, которыми и будет руководствоваться фирма. Важными факторами при приеме на работу на фирму являются обязательный опыт в сфере продаж, а также знание мебели производства Италии и Финляндии, умение работать с каталогами, приветствуется знание иностранных языков и коммуникативные способности, а также ответственность и исполнительность, стремление к увеличению объемов продаж. Немаловажным условием отбора кандидатов является опыт работы на аналогичной должности в одной из фирм, имеющей схожий ассортимент. Аналогичные факторы учитываются и при приеме на должность сборщика мебели, так как поставляемая продукция может отличаться по качеству и способу сборки от отечественных аналогов.
Одним из основных способов подбора кадров в данной сфере является поиск в сети Интернет. Это сопряжено с низкими финансовыми издержками, большим объемом информации и оперативностью поиска, однако требует тщательной проверки предоставляемой информации, так как сведения предоставляет сам кандидат [20, с. 311].
Еще один распространенный способ – это привлечение услуг частных кадровых агентств. Такие агентства имеют свои базы данных и осуществляют поиск в соответствии с требованиями заказчика. Этот метод удобен тем, что агентство само проверяет правильность всех полученных от кандидата сведений и старается определить соответствие кандидата корпоративному духу компании. Тем не менее, такой метод обусловливает высокие финансовые издержки.
Можно также воспользоваться объявлениями в средствах массовой информации, основное преимущество которых – широкий охват населения при относительно низких издержках. Однако вероятность привлечения высококлассных специалистов посредством таких изданий невелика.
Руководители фирмы могут обращаться к сотрудникам с просьбой оказать помощь и заняться поиском кандидатов среди знакомых, с которыми им довелось работать ранее в других фирмах и которые зарекомендовали себя с положительной стороны. Этот способ достаточно привлекателен, так как связан с небольшими затратами и более легким вхождением в коллектив организации. Однако подобранный таким образом сотрудник может быть необъективно оценен, с точки зрения, его профессиональных качеств, а также ему может быть представлена недостаточно точная информация о требованиях, предъявляемых к сотруднику и об условиях работы. Поэтому каждый кандидат должен в обязательном порядке проходить собеседование с руководителями фирмы, на котором будет объективно оцениваться уровень его профессионализма и потенциал.
После отбора кандидатов они обязательно проходят испытательный срок длительностью в два месяца. При прохождении испытательного срока продавец имеет возможность находиться в торговом зале с более опытным сотрудником, изучать каталоги с продукцией, задавать уточняющие вопросы по ассортименту, с которым придется работать, а также ознакомиться со стилем работы фирмы. В случае удачного прохождения процесса адаптации нового сотрудника и достижения определенных рабочих показателей за время испытательного срока сотруднику предлагается быть зачисленным в штат фирмы на постоянной основе с оформлением работника в соответствии с действующим трудовым законодательством.
В общем виде подход к управлению персоналом, разработанный для фирмы можно охарактеризовать как демократический. Он предполагает, что отношение к труду у сотрудника развивается под влиянием опыта, он готов развивать свои умения, брать на себя ответственность и реализовывать поставленные цели. В этом случае человек не нуждается в постоянном контроле и развивает самоконтроль. Тем не менее, на фирме будет осуществляться выборочная проверка правильности оформления и расчет стоимости заказов с целью сокращения числа проблем с выполнением заказа по ошибке продавца.
Общение с представителями фабрик и с остальными бизнес партнерами фирмы будет осуществляться через сеть Интернет. Оперативное получение и обработка информации позволяет быстро принимать необходимые решения, касающиеся любой стадии организационного процесса исполнения заказа, начиная с уточнения информации по интересующему клиента ассортименту и заканчивая временем прибытия на склад фирмы необходимых комплектующих для замены бракованных элементов. Четкое распределение и исполнение должностных обязанностей, а также осведомленность каждого сотрудника фирмы о круге полномочий и сфере ответственности остальных сотрудников позволяет также оперативно принимать решения, касающихся всех сфер ее деятельности внутри фирмы.
2.5.9 Организация торгового зала
Еще одним аспектом, требующим внимания, является расстановка мебели в торговых залах. Этот вариант представляет собой торговый зал с площадью 150 м². Он разделен на зоны. В каждой из этих зон представлена мебель для гостиных, столовых, спален, кухонь. Ассортимент, представленный в торговой точке дает общее представление о возможностях фирмы, он охватывает предметы мебели различного функционального предназначения, стилевых направлений, ценовых категорий и дизайнерских решений, цветов и размеров. Мебель, находящаяся на экспозиции призвана вызвать первичный интерес к продукции, представляемой фирмы, это должны быть наиболее популярные модели, стандартных размеров и цветов. При этом клиент должен четко осознавать, что он может получить более подробную уточняющую информацию по интересующим его моделям и заказать ту модель, которая наиболее полно отвечает его потребностям. Этому способствуют каталоги продукции, имеющиеся на каждой точке, а также уровень профессионализма находящихся на этих точках консультантов. Вся представленная продукция может быть доставлена клиенту в течение нескольких дней. Это выгодно тем, что полностью исключается различие внешнего вида и потребительских свойств купленного товара от ожиданий самого клиента. Ниже приведена схема расстановки мебели в магазине «Мебельный Торговый Дом», рисунок 2.
14
8 13
8 15 16 24
10 14 6
12 17
25
8 9 9 11 22
проход
8 11
11 24
3 5 3 9
8 18
7 6 9
21
1 1
18 19 20
2 4
Рисунок 2 – Схема расстановки мебели
1 – Кровать
2 – Прикроватная тумба
3 – Шкаф
4 – Туалетный столик
5 – Комод
6 – Банкетка
7 – Пуф
8 – Диван 3-местный
9 – Диван 2-местный
10 – Угловой диван
11 – Кресло
12 – Журнальный столик
13 – ТВ тумба
14 – Стенка
15 – Газетница
16 – Библиотека
17 – Цветочница
18 – Стол обеденный
19 – Прилавок
20 – Витрина
21 – Кухня
22 – Лампа
23 – Консоль
24 – Стеллаж с каталогами
25 – П/помещение
Конфигурация торгового зала, представленного на рисунке 2, продиктована стилистикой магазина и представляет собой два небольших зала, разделенных главным проходом, расположенным вдоль всего магазина.
Мебель должна быть представлена таким образом, чтобы она привлекала клиента, этому могут способствовать яркие расцветки, необычные стилевые решения, она должна быть с легкостью продемонстрирована в разобранном виде по желанию клиента (особенно касается диванов с различными механизмами трансформации и обеденных раздвижных столов), то есть она должна быть легкодоступной. Нагромождение большого количества предметов мебели отнюдь не способствует стимулированию спроса, а наоборот может создать ощущение захламленности торгового зала и испортить все впечатление.
По обеим сторонам прохода смонтирован подиум, отделяя, таким образом, торговое пространство от прохода. В соответствии с рисунком 2, видно, что зал разделен на зоны и представляет мебель разной тематической направленности. Как упоминалось в предыдущем разделе, местоположение данного магазина обуславливает наличие посещаемости клиента с большими материальными возможностями, что не могло не отразится на ассортименте, который будет выставляться в этом зале. Здесь будут присутствовать коллекции более дорогих фабрик, некоторые коллекции которых представлены в стиле Барокко, в исполнении с лакировкой с декоративными элементами ручной работы, полихромией и рельефами с позолотой. Поверхности комода и тумбочек украшены декоративными элементами ручной работы со стеклом. Кровати имеют декоративные панели с ручной резьбой и обивкой бежевым атласом. Элегантным и изысканным украшением спальни служит воздушный балдахин. Мебель выражает все свое естественное обаяние мягкими линиями и формами.
В дальнейшем товар будет закупаться по мере продажи продукции, выставленной в торговых залах и находящейся на складе. Предпочтение будет отдаваться наиболее популярным моделям и новинкам фабрик, имеющим наиболее привлекательный дизайн с точки зрения директора фирмы. Новинки обычно закупаются с ежегодных мебельных выставок, проходящих в Италии и Москве
Характеристика и стоимость товара, закупаемого фирмой на экспозицию и для формирования складского запаса на первое время, представлена в таблице 6.
Таблица 6 – Расчет закупочной стоимости первого заказа товара на экспозицию и для формирования складского запаса
| Наименование товара | Количество, ед. | Отпускная цена за ед. товара, руб. | Закупочная цена за ед. товара, руб. | Общая закупочная стоимость товара, руб. |
| Комплект мягкой мебели: диван 3-местный с механизмом трансформации + 2 кресла | 271 950 | 122 378 | 856 646 | |
| Комплект мягкой мебели: угловой диван (3м-угол-2м) с механизмом трансформации + 1 кресло | 204 240 | 91 908 | 183 816 | |
| Комплект мягкой мебели: диван 2местный + 1 кресло | 171 495 | 77 173 | 308 692 | |
| Стол обеденный | 56 583 | 25 462 | 76 386 | |
| Стул | 8 214 | 3 696 | 44 352 | |
| Витрина | 78 481 | 35 316 | 70 632 | |
| Прилавок | 53 993 | 24 297 | 48 594 | |
| Кровать | 42 837 | 19 277 | 77 108 | |
| Прикроватная тумба | 13 711 | 6 170 | 49 360 | |
| Шкаф | 63 012 | 28 355 | 113 420 | |
| Комод | 27 990 | 12 596 | 25 192 | |
| Туалетный столик | 15 345 | 6 905 | 13 810 | |
| Пуф | 14 989 | 6 745 | 13 490 | |
| Комплект кухонной мебели | 366 522 | 164 940 | 164 940 | |
| ТВ тумба | 20 460 | 9 207 | 18 414 | |
| Библиотека | 30 243 | 13 609 | 13 609 | |
| Композиция стенки с витриной и кассетницей | 188 700 | 84 915 | 169 830 | |
| Журнальный столик | 17 946 | 7 076 | 40 380 | |
| Консоль | 26 922 | 12 115 | 24 230 | |
| Цветочница | 13 846 | 6 231 | 24 924 | |
| Газетница | 19 301 | 8 685 | 34 740 | |
| Банкетка | 15 385 | 6 923 | 27 692 | |
| Лампа | 27 133 | 12 210 | 48 840 | |
| Аксессуары для оформления зала (картины, вазочки, пледы) | 10 000 | |||
| Итого: | 2 459 097 |
