Роль та місце документальної інформації в управлінні

Інформація у роботі менеджера є засобом обґрунтування рішення. Вона необхідна йому для успішного виконання виробничих і соціальних завдань організації у конкурентному середовищі.

Від повноти інформації залежить вірогідність того, чи буде вироблено оптимальний варіант рішення, або той, що має негативні наслідки.

У сучасних умовах зростають вимоги до обґрунтованості управлінських рішень, вироблених на основі точної й достовірної інформації. Часто інформацію ототожнюють з будь-якими відомостями, але менеджеру необхідні не різноманітні звіти, довідки та інші дані, а тільки ті, які потрібні для рішення конкретних завдань. Чим більший обсяг інформації, тим складніше знайти в ньому необхідні відомості. Крім того, якщо менеджер одержав документ, зміст якого вже знає, то з нього він не одержує ніякої інформації. Тому для менеджера інформацією можуть бути тільки нові для нього відомості, зрозумілі для практичного використання. Вони також повинні бути і корисними, сприяти вибору найкращих рішень. Оцінка корисності даних має суб'єктивний характер і багато в чому пов'язана з тим, що менеджер не налаштований на їх розуміння, зосередивши свою увагу на інших питаннях.

Ось чому інформація — це нові відомості, зрозумілі й оцінені як корисні для вирішення тих чи інших завдань. А зміст інформаційної роботи полягає в тому, щоб зібрати дані і перетворити їх в інформацію, тобто відібрати із них нові і корисні, а також надати їм форму, при якій вони будуть використані у найкоротший час.

В організаціях відрізняють внутрішню та зовнішню інформацію.

Види інформації стосовно менеджера організації показана на схемі 1.

До інформаційних матеріалів комерційної організації відносяться:

1. Відомості про виконання плану товарообігу в структурних підрозділах.

2. Дані про стан завезення товарів у торгову мережу постачальниками.

3. Дані про виконання договорів з оптовими базами та іншими постачальниками.

4. Звітні дані про стан товарних запасів на складах і

роздрібній мережі.

5. Дані про результати господарської діяльності по підприємству.

6. Дані про стан реконструкції і ремонту об'єктів.

7. Відомості про відсутні у продажу товари торговельного підприємства.

8. Дані про стан претензійної роботи в організації.

9. Відомості про збереження товарно-матеріальних цінностей у структурних підрозділах.

10. Розпорядча інформація, яка міститься у наказах та розпорядженнях менеджера і його заступників.

11. Інформація, яка є у постановах різних нарад, зборів трудового колективу та акціонерів та ін.

12. Інформація на ПЕОМ (АРМ менеджера).

Всі документи повинні бути ретельно оброблені, щоб використання наявної в ній інформації не викликало помилок і непорозумінь.

Сукупність відомостей, необхідних для прийняття рішень, може вважатись достатньою, якщо вона задовольняє таким вимогам:

• характеризує зміст завдання і суттєві для її виконання ресурси;

• достовірно відображає стан виробничої та комерційної діяльності у даний час;

• своєчасно надходить до суб'єкта управління, який правомірний приймати рішення;

• надається у достатньо простій формі для практичного використання.

Відбір необхідної інформації є важливою та складною процедурою, тому що недостатність інформації, як і її надлишковість (зайвість) знижує результативність праці в системі управління.

Обмін інформацією між різними рівнями управління виконується у формі повідомлень, показників і різних документів. Засоби, які визначають порядок реєстрації, перетворення, зберігання і пересування відомостей у поєднанні з необхідною для цього технікою складають систему інформації.

Сучасному рівню виробництва і комерційної діяльності організацій відповідає складна інформаційна система, яка використовує систему обчислювальних машин, включаючи ПЕОМ.

Інформація використовується менеджером як засіб організації виробництва і торгівлі, маркетингової діяльності у конкурентному середовищі. Ця властивість інформації проявляється у процесах обґрунтування управлінських рішень. Відбираючи відомості для обґрунтування рішень, менеджер повинен дотримуватися таких принципів:

• підлеглість господарського рішення загальним завданням організації;

• відповідність рішення досягненням науки;

• ретельна перевірка достовірності фактів;

• науковий підхід до узагальнень;

• сувора регламентація діяльності як при розробленні так і при виконанні рішень.

За своїм значенням для обґрунтування рішення інформація розділяється на чотири види:

1. Директивна (законодавча).

2. Науково-технічна.

3. Економічна.

4. Організаційно-нормативна.

Головною вимогою до інформації є її достатність, тобто подання менеджеру тільки суттєвих відомостей для виконання завдань управління.

Достатність інформації забезпечує можливість вибору рішення, підвищує ефективність управління за рахунок обґрунтованості рішень, скорочує час на їх розробку і прийняття, зменшенню витрат на збір і обробку відомостей. Відбір суттєвої інформації полегшується чітким формулюванням змісту завдань управління.

Директивна інформація забезпечує єдність управління, законність правових дій менеджера. Вона регламентує діяльність менеджера з позицій законності.

Науково-технічна інформація прискорює практичне використання економічних законів ринкової економіки, сприяє організації виробництва, праці та управління підприємством.

Економічна інформація показує стан господарської діяльності організації та її ефективність. Вона характеризує зміни трудового процесу, витрати дійової праці у кожному структурному підрозділі підприємства.

Організаційні нормативи — це засоби впливу на управляючу систему шляхом регламентування діяльності при виконанні завдань управління, встановлення норм і нормативів на виконання окремих трудових операцій.

При формуванні потоків інформації менеджер використовує принципи розподілу і кооперування праці робітників апарату управління. Порядок збору та переробки інформації формується функціональними відділами і передається у відповідні служби, які інформують керівництво про стан справ на підприємстві.

Відсутність завчасної та достовірної інформації часто призводить до того, що менеджер виконує функції управління і приймає рішення суб'єктивно, за інтуїцією, виходячи зі свого досвіду роботи.

Менеджер повинен правильно організувати доведення потоків інформації до кожного структурного підрозділу та виконавців.

Інформація, яка не відповідає виконуємим функціям, які виконуються працівником, не дає ніякої користі. При цьому у працівника забирається частина його робочого часу, який можна було б використати для виконання необхідних робіт. Менеджеру організації повинен надходити тільки такий обсяг інформації, який він може сприйняти.

Межа сприйняття інформації — це такий її обсяг, який здатен охопити у даний час менеджер, для того щоб знати правильний напрямок дій виконавців.

Таким чином, всі дії менеджера організації повинні виходити із знання дійсних обставин, професійного досвіду й базуватися на повній інформації.

Якщо робота менеджера ґрунтується на якості рішень, що приймаються, то в їх основі повинен бути високий рівень організації збору, аналізу і використання достовірної інформації.