Основним призначенням внутрішньої звітності є задоволення потреб управлінців будь-якого рівня в детальній інформації про певні аспекти діяльності підприємства для прийняття ними обгрунтованих рішень. Управління господарською діяльністю підприємства потребує прийняття обгрунтованих і виважених рішень керівництва. їх можуть забезпечити дані бухгалтерського обліку, представлені у форматі, доступному для розуміння управлінців. Фінансова звітність, що ґрунтується на узагальнених показниках і складається один раз у квартал, не може забезпечити якісної та необхідної інформації керівнику, оскільки управління поточною діяльністю щодня вимагає даних не тільки у вартісному вимірнику. Наприклад, прийняття рішення щодо придбання запасів вимагає інформації про наявність таких же запасів у розрізі їх видів, кількості. Спрямування грошових коштів на погашення кредиторської заборгованості також потребує даних про суму грошових коштів на поточному рахунку та про кредиторську заборгованість у розрізі конкретних підприємств, дати її виникнення і суму. Такі дані можуть бути отримані лише за допомогою внутрішньої звітності. Цим і обумовлюється її наявність та необхідність складання.
Внутрішня, звітність– це звітність, яка складається і подається управлінському персоналу різних рівнів управління. Основним завданням її складання є надання оперативної інформації відповідно до вимог управлінського персоналу. Система внутрішньої звітності повинна будуватися таким чином, щоб дані, які в ній містяться, дозволяли отримати відповідь на всі питання управлінців.
Форма внутрішньої звітності не є регламентованою, оскільки передбачає задоволення індивідуальних управлінських потреб конкретних користувачів на підприємствах. Вона розроблена таким чином, щоб її показники були зрозумілими, доступним та задовольняли потреби тих осіб, які її використовують.
Основними даними для складання внутрішньої звітності є нормативно-довідкова та фактична інформація бухгалтерського синтетичного та аналітичного обліку.
Основними вимогами, що висуваються до внутрішньої звітності, є наступні:
1. Внутрішній звіт повинен бути адресним і конкретним. Він не принесе бажаних результатів, якщо:
- інформація збирається для обліку обсягу продаж або визначення витрат і не пов'язана з інформаційними запитами конкретних керівників, які очолюють центри доходів або центри витрат;
- буде адресований не конкретному менеджеру, а його керівнику вищого рівня;
- буде містити нечітку інформацію за загальними питаннями. Ефективний управлінський контроль передбачає наявність конкретної звітної інформації.
2. Форми внутрішніх звітів повинні надавати корисну оперативну інформацію користувачам у зручному для сприйняття вигляді. При цьому слід враховувати особисті якості менеджера. Зокрема необхідно знати, якій формі надання інформації він надає перевагу (табличній, графічній тощо), які його плани та побажання, стиль роботи тощо.
3. Не слід перевантажувати звітність розрахунками. Керівнику потрібен мінімальний обсяг інформації, який повинен бути систематизований так, щоб на підставі інформації, яка в них міститься, керівник приймав оптимальні управлінські рішення.
Розрізняють різні види внутрішньої звітності, які класифікують за декількома ознаками. За змістом інформації внутрішні звіти поділяються на комплексні, тематичні (за вибраними показниками), аналітичні.
Комплексні звіти, як правило, надаються за місяць або за інший звітний період (квартал, шість місяців та т.п.) і містять інформацію про виконання планів за звітний період. Цей звіт внутрішньої звітності складається і надається користувачам постійно, відображаючи доходи та витрати за центрами відповідальності, виконання кошторису витрат, рентабельності, стану та руху господарських засобів за їх видами та (або) конкретними найменуваннями, а також інші показники, необхідні для загальної оцінки діяльності підприємства та контролю за цим процесом.
Тематичні звіти за окремими визначеними користувачем показниками надаються у випадку виникнення відхилень найбільш важливих для успішного функціонування показників. Наприклад, обсягу продажу, втрат від браку, фактів недопоставки за замовленнями, графіків виробництва продукції та інших, які не враховуються при оцінці планових показників, але які контролює центр відповідальності. Прикладом цього виду звітності є Звіт про введення в дію основних фондів за рік.
Студент розглядає під час виробничої практики: наявність внутрішньої звітності та її відповідність вимогам до звітних даних; звертає увагу на доцільність складання такої звітності та її інформативність; можливість використання звітних даних у процесі розробки управлінських рішень. Окрема увага звертається на можливостях удосконалення внутрішньої звітності в межах обраного об’єкта дослідження.
