Распределение ответственности представлено в матрицах распределения ответственности

 

№	Подразделение (персонал) Название операции	Руководитель дирекции/ СП дирекции	Руководители проверяемых подразделений	Руководитель аудиторской группы	Члены группы аудиторов
	Формирование списка внутренних аудиторов	ОТ	ИН	ИН	ИН
	Управление процессом внутреннего аудита	ОТ	ИН	УЧ	ИН
	Планирование аудитов	ОТ	УЧ	ИН	ИН
	Подготовка к аудиту	УЧ	ИН	ОТ	УЧ
	Проведение внутреннего аудита	УЧ	УЧ	ОТ	УЧ
	Документирование результатов внутреннего аудита	ИН	УЧ	ОТ	УЧ
	Контроль устранения несоответствий и выполнения корректирующих действий	ИН	ОТ	УЧ	УЧ
	Анализ руководством результатов проведения внутренних аудитов	ОТ	ИН	УЧ	ИН

 

ОТ – ответственный за выполнение операции

УЧ – участвует в выполнении операции

ИН – получает информацию о ходе и результатах операции

4.3.2 Полномочия руководителя дирекции/ структурного подразделения, находящейся на полигоне дороги, дирекции /структурного подразделения дорожного подчинения (далее дирекции/ структурного подразделения), проводящего внутренний аудит первой стороны:

- определение объектов, подлежащих внутреннему аудиту СУОТ первой стороны;

- разработка графиков проведения внутренних аудитов СУОТ объектов дирекции/структурного подразделения;

- представление в РКЦУ графиков проведения внутренних аудитов на объектах дирекции/структурного подразделения для информации и контроля;

- обеспечение независимости руководителя команды аудиторов и членов команды относительно объекта аудита (или процесса СУОТ);

- обеспечение коммуникации с объектом аудита;

-управление средствами, выделенными для реализации программы внутренних аудитов в данной дирекции/структурном подразделении;

- доведение до дирекции/структурного подразделения и объектов (подразделений) необходимой информации, касающейся программы внутренних аудитов ОТ и ПБ, включая изменения в программе, результаты аудитов по другим объектам и т.д. (информация о результатах аудита объектов (подразделений) дирекции/ структурного подразделения в части основных выводов и плана корректирующих действий может быть применима к целому ряду объектов (подразделений) дирекции/ структурного подразделения);

- мониторинг выполнения плана корректирующих действий (далее КД) по результатам аудита на объектах (подразделениях) дирекции/структурного подразделения и доведение информации о статусе КД (выполнены/не выполнены) до регионального руководителя программы внутренних аудитов СУОТ – начальника службы охраны труда и промышленной безопасности.

4.3.3.Полномочия руководителя объекта аудита (подразделения: для дирекции- службы/отделы/секторы; для структурного подразделения –цеха, участки и т.п., в зависимости от структуры):

- организация подготовки необходимой документации для проведения аудита;

- доведение информации об аудите до всех участников со стороны объекта, в частности о необходимости их присутствия и активного участия согласно плану аудита;

- обеспечение помещения для проведения встреч в соответствии с планом аудита;

- обеспечение доступа команды внутренних аудиторов на производственные площадки, включая возможность фотографирования.

4.3.4 Полномочия и ответственность руководителя и команды внутренних аудиторов.

Внутренние аудиты СУОТ осуществляются командами внутренних аудиторов, члены которых прошли обучение и проверку знаний по курсу «Аудитор СУОТ». Внутренние аудиторы освобождаются от выполнения своих должностных обязанностей на время посещения проверяемого объекта.

4.3.4.1 Руководитель команды внутренних аудиторов должен выполнять следующие функции:

· взаимодействовать руководителями дирекции/структурного подразделения по согласованию объема запланированного аудита;

· распределять обязанности между членами команды в зависимости от их компетенций;

· составлять план аудита для последующего согласования с руководителем объекта аудита;

· вносить изменения в план аудита на месте, если таковое представляется необходимым для улучшения качества работ;

· запрашивать от руководителя объекта и направлять для изучения остальным членам команды материалы для подготовки к проведению внутреннего аудита;

· проводить вводное совещание на объекте перед началом аудита и заключительное совещание на объекте после проведения аудита;

· отслеживать, чтобы проводимый внутренний аудит СУОТ соответствовал требованиям государственных документов, документов компании;

· докладывать руководству объекта и руководителю, назначившему внутренний аудит дирекции/ структурного подразделения, о выводах аудита;

· контролировать качество и эффективность проводимого аудита.

4.3.4.2 Внутренние аудиторы должны выполнять следующие функции:

· анализировать материалы объекта, полученные для подготовки к аудиту, изучать требования стандартов и инструкций компании;

· оценивать системы и методы управления ОТ и ПБ объекта согласно установленным требованиям;

· анализировать полученные выводы и проверять их достоверность;

· удостовериться в том, что выводы соответствуют критериям, приведенным в государственных документах и документ ах компании;

· готовить отчеты об аудите;

· выполнять требования по документообороту ОАО «РЖД».