Одновременно с деятельностью по созданию классификаторов центральным органам государственного управления была поручена разработка на единой методической основе унифицированных, т.е. приведенных к максимальному единообразию, форм документов, объединенных в основные общеуправленческие функциональные системы.
Унифицированные системы документации предназначались прежде всего для использования в автоматизированных системах управления разных уровней. В то же время документы, входящие в унифицированные системы документации, и основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации предназначены и обязательны для использования союзами, концернами, ассоциациями, акционерными обществами, межотраслевыми, региональными и другими объединениями независимо от форм собственности и под-
чинения. А также министерствами, ведомствами и прочими органами управления в Российской Федерации; общественными организациями, применяющими как традиционные, так и смешанные, с использованием компьютерных технологий, методы обработки документной информации.
3.2. УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
В итоге многолетних усилий по совершенствованию документации было унифицировано свыше трех с половиной тысяч форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).
Каждый из документов получил кодовое обозначение, определяемое принадлежностью к одной из Унифицированных систем документации и местом документа внутри этой системы. Это кодовое обозначение подтверждает само право на его существование и соответствие утвержденному для обязательного применения образцу-эталону.
Коды форм по ОКУД проставляются в верхней части документа, однако точного единого места для всех форм не определено: так, в письме код формы традиционно указывался после адресных данных над индексом.
Унифицированные системы управленческой документации разработаны на основе:
• единообразия построения форм документов;
• регламентации содержания документов, входящих в каждую систему;
• исключения из документов дублируемых данных, а также традиционно включаемых в них данных, но не используемых при решении конкретных задач, добиваясь однократности ввода информации в процессе решения управленческой задачи;
• единства применяемой терминологии и условных обозначений, добиваясь сопоставимости показателей при переходе с одного уровня управления на другой и от одной системы к другой на основе унификации алгоритмов формирования показателей и документов;
• определения совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документа и создания единых моделей по-
строения совокупности их видов, ориентированных как на автоматизированную обработку, так и пригодных к восприятию человеком;
• установления единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях наличия специфических особенностей.
В настоящее время в Российской Федерации в соответствии с постановлением Госстандарта от 30.12.1993 № 299 имеются следующие общероссийские унифицированные системы управленческой документации.
Унифицированная система организационно -распорядительной документации, включающая:
• документацию по созданию организации, предприятия;
• документацию по реорганизации организации, предприятия;
• документацию по ликвидации организации, предприятия;
• документацию по приватизации государственных и муниципальных организаций,предприятий;
• документацию по распорядительной деятельности организации, предприятия;
• документацию по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;
• документацию по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия;
• документацию по кадрам.
Унифицированная система банковской документации, включающая:
• платежную документацию по безналичным расчетам через банки;
• документацию по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков;
• документацию по кредитным операциям банков;
• документацию по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов;
• документацию по операциям банков, связанных с международными расчетами;
• выходную документацию банков;
• документацию по депозитарным операциям банков;
• платежную документацию по безналичным расчетам через банки (внутрибанковские формы документов);
• документацию по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков (внутрибанковские формы документов);
• документацию по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот (внутрибанковские формы документов);
• выходную документацию банков (внутрибанковские формы документов);
• документацию по денежному обращению (внутрибанковские формы документов);
• документацию по кредитным операциям банков (внутрибанковские формы документов);
• бухгалтерскую документацию (внутрибанковские формы документов).
Унифицированная система финансовой учетной и отчетной документации бюджетных учреждений и организаций, содержащая:
• финансовую документацию;
• отчетную бухгалтерскую документацию бюджетных учреждений и организаций;
• учетную бухгалтерскую документацию. Унифицированная система отчетно-статистической документации, включающая:
• документацию по статистике национальных счетов и экономических балансов;
• документацию по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;
• документацию по статистике труда;
• документацию по статистике материальных ресурсов;
• документацию по статистике финансов;
• документацию по социальной статистике;
• документацию по статистике промышленности;
• документацию по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;
• документацию по статистике капитального строительства;
• документацию по статистике внешнеэкономических связей;
• документацию по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;
• документацию по статистике транспорта и связи;
• документацию по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.
Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий, включающая:
• отчетную бухгалтерскую документацию;
• регистры бухгалтерского учета;
• первичную учетную документацию.
Унифицированная система документации по труду, включающая:
• документацию по состоянию рынка труда;
• документацию по трудовым отношениям;
• документацию по повышению квалификации работников органов по труду;
• документацию по охране труда;
• документацию по минимальным потребительским бюджетам;
• документацию по обращениям в органы по труду. Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации, включающая:
• документацию по учету и распределению средств;
• документацию по планово-экономической деятельности;
• документацию по контрольно-проверочной деятельности. Унифицированная система внешнеторговой документации, включающая:
• оперативно-коммерческую документацию;
• товаросопроводительную документацию;
• расчетную внешнеторговую документацию;
• документацию, оформляемую при ввозе (вывозе) товара;
• транспортную внешнеторговую документацию;
• экспедиторскую внешнеторговую документацию.
Все унифицированные системы содержат комплекты образцов бланков конкретных документов, обновляемых по мере необходимости, а также нормативные и методические материалы по заполнению и применению этих документов. Почти все унифицированные формы документов приспособлены к двум вариантам использования в качестве образцов для создания:
• компьютерных шаблонов;
• бланков на бумаге для их быстрого рукописного заполнения.
Применение документов, вошедших в УСД, в принципе обязательно, ответственность за это должны нести как руководители министерств и ведомств, так и руководители объединений, организаций и предприятий. Государственный надзор за соблюдением требований УСД в госсекторе возложен на органы стандартизации и метрологии, а в негосударственном секторе — на местные органы исполнительной власти, однако на сегодняшний день механизм этого контроля далек от совершенства.
3.3. УНИФИЦИРОВАННЫЕ ФОРМЫ ОТРАСЛЕВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
Наряду с общегосударственными системами документации, обязательными для применения во всех случаях решения задач, документирование которых регламентировано соответствующей УСД, безусловно имеют право на существование формы документов, отражающие специфику информационного обеспечения конкретных отраслей деятельности или отдельных предприятий. Эта специфика заключается в следующем.
1. Особые дополнительные требования к информации для решения типовых управленческих задач. Например, оформление типовых кадровых задач по приему, перемещению и увольнению в высших органах власти, армии, организациях ограниченного доступа и т.д. Однако во многих случаях подобная специфика в значительной степени надуманна. Для ее ограничения предусмотрено обязательное согласование форм документов, измененных или введенных в УСД дополнительно, с организациями, ответственными за соответствующую общегосударственную систему документации. Методика согласования форм изложена в «Основных положениях Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации Госстандарта» (ПР 50-733-93) и имеет нормативный характер.
2. «Специфический» характер деятельности, для реализации которой и была, собственно, сформирована та или иная отрасль хозяйства. Данный вид специфической документации безусловно существует, так как в этих документах фиксируются особенности основной деятельности отрасли. Перечислить все виды специфической отраслевой документации вряд ли возможно и целесообразно. Достаточно указать некоторые из них для примера:
• документация по здравоохранению (общеизвестны рецепты, больничные листы, истории болезней и т.д.);
• документация по архивному делу (описи дел, листы-заверители, путеводители и т.д.);
• документация геолого-разведочного производства (карты, профили, дела скважин и т.д.);
• учебная документация (расписания, ведомости успеваемости, программы курсов и т.д.).
Перечисленные и аналогичные виды документации называются отраслевыми или специфическими в силу того, что их использование за пределами конкретных отраслей практически отсутствует. Вопросами определения состава данной документации, ее информационного наполнения, внутренней организации и оформления административно занимаются ведомства и (или) другие организации (как, например, Российская государственная библиотека для остальных библиотек страны), которые официально определены головными в конкретных отраслях деятельности.
Законодательством не установлены единые формы введения в практику специфической отраслевой документации. Это могут быть отраслевые стандарты, инструкции, распорядительные документы, вводящие или отменяющие отдельные формы документов. Органами стандартизации в рекомендательной форме предписывается разработка по аналогии с ОКУД классификаторов отраслевых форм документов. Отраслевые формы документов имеют нормативный характер в рамках административной системы отраслей (например, судебная, нотариальная и др.) или для всех организаций, занимающихся деятельностью, за которую ответственно конкретное ведомство (например, документация страховая, медицинская и др.)
3.4. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ НАИБОЛЕЕ
РАСПРОСТРАНЕННЫХ ВИДОВ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
На практике сложился перечень наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов и разновидностей документов, которые в разное время назывались «административные», «общеуправленческие», а позднее — «организационно-распорядительные». Перечень этих документов нашел отражение в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД), Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, Основных положениях ГСДОУ. В них упоминаются такие организационно-распорядительные документы, как письмо, телефонограмма, протокол, акт, докладная и объяснительная записки, справка, заявление, доверенность, постановление, решение, распоряжение, приказ, указание и др.
При всем многообразии их содержания, за каждым из них исторически закрепились определенные правила оформления. Подавляющее большинство документов, отправляемых из организаций и направляемых им, являются информационно-справочными; в них содержится информация о фактическом положении дел. К ним относятся: справки; акты; докладные и объяснительные записки; протоколы; заявления и др.
Отдельную группу информационных документов составляет переписка организации с внешними организациями и физическими лицами: письма, телеграммы, телефонограммы, факсимильные и электронные сообщения.
3.4.1. Протоколы
Протокол — управленческий документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений несколькими лицами. Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов: коллегий министерств, ведомств, собрания трудового коллектива, общего собрания, собрания акционеров, заседания Совета директоров (учредителей).
Проект протокола составляется непосредственно во время заседания, содержание выступлений конспектируется, стенографируется или записывается на диктофон. Полное оформление протокола, как правило, проводится позднее. По полноте освещения хода заседания протоколы могут быть полными и краткими.
Протокол оформляется на бланке для внутренних документов или на чистом листе бумаги, на котором указывается:
• вид документа;
• дата;
• номер;
• гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению);
• наименование мероприятия;
• состав присутствующих, в том числе подтверждающий правомочность его проведения;
• заголовок мероприятия (повестка дня);
• текст;
• подписи всех присутствующих или только двоих: председателя и секретаря;
• отметка о направлении в дело.
На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления и подписания протокола. Если мероприятие длится несколько дней, то ставятся даты его начала и окончания через тире. Номер протокола обычно является порядковым номером заседания коллегиального органа в течение года.
Таким образом, структура протокола состоит из двух частей: первая — заголовочная (вводная) содержит указания председателя, секретаря, присутствующих, приглашенных и повестку дня; вторая — основная, фиксирует ход заседания, подписи участников.
Основная часть текста полного протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится в следующем порядке:
СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):
Словом «СЛУШАЛИ» начинается раздел по каждому пункту повестки дня. Перед ним ставится номер вопроса повестки дня. Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, таким образом, они зрительно разбивают текст на самостоятельные логические части.
После двоеточия указывают фамилию и инициалы выступавших и через тире — краткое изложение текста выступления. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты или тезисы докладов, выступлений, они не записываются в протокол, а после фамилии выступившего указывается — «текст (доклада, выступления) прилагается». Если в ходе обсуждения задавались вопросы, они должны быть зафиксированы в полном протоколе вместе с ответами. Записи делаются в лаконичной форме в части «ВЫСТУПИЛИ:».
Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня «РЕШИЛИ:» — запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Эта часть текста указывается в протоколе полностью, так как является наиболее важной его частью. Решения, содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты.
При выборах должностных лиц в протоколе указываются и результаты голосования по каждой кандидатуре.
Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения. В протоколе может быть пункт об утверждении обсуждавшегося документа, который прилагается к протоколу и имеет ссылку на его номер и дату.
В кратком протоколе указываются только рассмотренные вопросы, фамилии тех, кто участвовал в обсуждении, и принятые решения. Однако, по усмотрению собрания или его председателя, особые мнения или важные выступления могут быть внесены полностью и в краткий протокол. Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются. Кратко протоколируются также оперативные совещания.
Решения коллегиальных органов, принятые на заседании, доводятся до сведения исполнителей и других заинтересованных лиц и сотрудников в виде распорядительных документов — решений (постановлений), в виде копии самого протокола, либо в виде выписки из протокола или из пунктов решений.
3.4.2. Акты
Акт — документ, составленный коллегиально, комиссией, постоянно действующей или специально создаваемой, состав которой утверждается распорядительным документом руководства организации для подтверждения установленных фактов, событий, действий.
Существует множество разновидностей актов с точки зрения их назначения: приема-сдачи (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности); испытаний (образцов, систем, технологий), инвентаризации, расследования аварий, несчастных случаев, ликвидации организации, коммерческие акты (по фактам повреждения, порчи грузов, нарушений правил транспортировки).
В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ.
Акт оформляется на общем бланке, если он относится к внутренним документам организации. Если акт является документом, представляемым в другие организации, то он должен содержать юридический адрес организации, его составившей.
Во вводной части акта указывается основание для его составления. Это может быть ссылка на документ (договор, распорядительный документ), на какие-либо факты. Далее приводится состав комиссии: инициалы и фамилии председателя, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке; при необходимости указываются и их должности.
В констатирующей части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также результаты работы: выводы и рекомендации. Содержание акта может быть разделено на пункты, включать материал, представленный в виде таблицы.
В конце текста могут указываться количество составленных экземпляров и их местонахождение, например:
Составлен в 2-х экземплярах:
1-й экз. направлен в префектуру СЗАО
2-й экз. в дело 05-09
Количество экземпляров определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.
При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте.
Акт считается принятым и вступает в силу после его подписания председателем и всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Члены комиссии, не согласные с содержанием акта, обязаны подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии может оформляться на отдельном листе и прилагаться к акту.
Как правило, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта. Для ряда актов — по материальным, финансовым и другим важным вопросам — необходимо также заверение печатью.
Для повторяющихся ситуаций имеются унифицированные трафаретные формы. Например, унифицированные формы актов о ликвидации учреждения, о выделении документов к уничтожению.
3.4.3. Докладные и объяснительные записки, заявления, справки
Докладная записка — документ, адресованный руководителю организации или вышестоящему органу, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.
В докладной записке должны быть указаны:
• наименование автора: организации, структурного подразделения, должностного лица;
• название документа;
• адресат;
• дата написания;
• заголовок к тексту;
• резолюция;
• отметка об исполнении.
Внутренняя докладная записка подписывается автором документа, внешняя — соответствующим руководителем организации и составляется на бланке. При использовании бланка для писем наименование вида документа «докладная записка» помещают над текстом.
В первой, вводной части текста излагаются факты или события, послужившие поводом для ее писания, вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях.
Докладная записка может оформляться и рукописным способом.
Объяснительная записка — документ, который сопровождает или объясняет основной документ (план, отчет), либо в котором сотрудник организации объясняет факты, поступки, события, причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины.
В первом случае объяснительная записка оформляется на общем бланке организации, во втором — может также оформляться рукописным способом.
Для обмена информацией между структурными подразделениями устойчиво используется такая разновидность документа, как служебная записка. Ее оформление соответствует общим правилам оформления внутренней переписки.
Заявление — документ, адресованный должностному лицу, содержащий просьбу работника. В дальнейшем при рассмотрении документа на заявлении проставляются резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его вдело.
Заявление обычно касается кадровых вопросов и может иметь приложения (копии личных документов). Личное заявление работника о внеочередном отпуске, о переводе или увольнении пишется, как правило, в произвольной форме от руки или на специально разработанном в организации бланке.
Для разрешения в суде спорных вопросов, возникших в отношениях организации и работника, составляются исковые заявления. В заголовочной части такого заявления кроме адресата (судебный или иной орган) указываются: кто направляет заявление — истец с указанием своего адреса, и кто нарушил права заявителя — ответчик.
Справка — документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий или удостоверяющий какой-либо юридический факт (о подтверждении места работы, занимаемой должности, места проживания и т.д.). Так как ситуации, по поводу которых справки выдаются, как правило, типовые, для их создания применяются унифицированные трафаретные бланки.
Справки, направляемые в другие организации, оформляются на общем или специальном (для справок) бланке, а используемые во внутреннем документообороте — на бланке структурного подразделения (если есть) или на чистом листе с указанием всех необходимых реквизитов.
При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью.
3.4.4. Распорядительные документы
Распорядительные документы содержат решения, направленные в системе управления сверху вниз, т.е. от вышестоящего к подведомственному, от руководителя организации к его подчиненным.
Основанием для издания распорядительного документа может быть исполнение принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов или реализация собственных решений в управленческой деятельности, вытекающих из функций и задач организации, задач по управлению персоналом.
С точки зрения порядка принятия решений все распорядительные документы делятся на две группы:
• документы, издаваемые в условиях коллегиальности: собранием, советом, правлением;
• документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решения, когда право принимать решения по всем вопросам управления и организации принадлежит руководителю.
Можно выделить следующие стадии подготовки и издания распорядительного документа в условиях единоличного принятия решений:
• обоснование необходимости издания документа;
• изучение существа вопроса;
• подготовка проекта документа;
• согласование (визирование) документа;
• внесение проекта документа на рассмотрение руководства;
• подписание (удостоверение) документа;
• доведение распорядительного документа до исполнителя (лей).
Проект документа оформляется на общем или специальном бланке с проставлением на верхнем поле справа слова «Проект».
Текст распорядительного документа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей.
Констатирующая часть текста является введением в существо рассматриваемого вопроса. В ней перечисляются факты и события, даются оценки. Нередко в констатирующей части излагается суть акта вышестоящего органа управления, во исполнение которого издается данный распорядительный документ, содержатся ссылки на законы или ранее изданные распорядительные документы или нормативные акты.
Основную нагрузку несет распорядительная часть текста документа, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от его вида она начинается соответствующими каждому виду документов зрительно выделяющимися глаголами (с новой строки (абзаца), прописными буквами, в разрядку) для отделения двух частей друг от друга.
Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста. Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты. В каждом пункте указываются исполнитель и срок исполнения. В предпоследнем пункте указывается (при необходимости) документ, утративший силу или подлежащий изменению в связи с изданием данного документа. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается общий контроль за исполнением документа.
Если нет указания на дату вступления его в силу в тексте самого распорядительного документа, он вступает в силу с момента подписания или доведения до сведения. Постановления Правительства РФ и федеральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования.
Постановление — правовой акт, принимаемый правительством, высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления по организационным и другим вопросам, связанным с осуществлением высшими органами государственной власти своих полномочий.
Текст постановления может иметь вступительную часть, если требуется дать разъяснения целей и мотивов издания. Она заканчивается ключевым словом — «ПОСТАНОВЛЯЕТ:».
Решение — это также распорядительный документ коллективных руководящих и совещательных органов учреждений, предприятий, фирм, издаваемый в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более неоднородными органами, действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решения.
Оформляются решения аналогично постановлениям, за исключением ключевого слова. В решениях используются слова «РЕШИЛ:», «РЕШИЛА:» или «РЕШИЛИ:». Подписывается решение всеми членами коллегиального органа или только председателем и секретарем.
Приказ — правовой акт, издаваемый единоличными руководителями организаций, личных фирм, министерств, отделов и т.д. Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления, он издается для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть актом управления, содержащим нормы права, регулирующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права.
В деятельности организации различают приказы по:
• личному составу;
• текущим кадровым вопросам;
• организационным вопросам;
• основной деятельности.
Приказ издается по вопросам: создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положений, инструкций, правил и других документов, регулирующих финансирование деятельности организации, материально-техническое обеспечение, научно-техническую политику; касающимся специфики основных видов деятельности отдельного предприятия или организации; приема, перемещения, увольнения работников, предоставления им отгулов и отпусков и т.п.
Распоряжение — документ, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности предприятия.
Распоряжения могут также издаваться ведомствами на основе и во исполнение законов, решений высших органов власти.
Указание — распорядительный документ по вопросам, связанным с исполнением приказов, постановлений и инструкций, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителем преимущественно по вопросам информационно-методического характера. Указания, как правило, имеют ограниченный срок действия.