При этом важнейшей характеристикой доку­мента является его идентифицируемость, обеспечиваемая наличи­ем соответствующих реквизитов. 1 страница

Под документом понимается зафиксированная на материаль­ном носителе идентифицируемая информация, созданная, полу­ченная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или де­ловой деятельности.

При этом важнейшей характеристикой доку­мента является его идентифицируемость, обеспечиваемая наличи­ем соответствующих реквизитов.

Документы содержат информацию, являющуюся одним из ви­дов ресурсов организации (наряду с материальными, финансо­выми, кадровыми и др.), обеспечивающих возможность реализа­ции управленческой деятельности. Документы необходимы для:

• осуществления эффективной и упорядоченной деятельно­сти организации, подразумевающей необходимую ответ­ственность;

• формирования и документального фиксирования органи­зационных и управленческих решений;

• обеспечения согласованности управленческой и админи­стративной деятельности;

• обеспечения непрерывности деятельности организации в условиях чрезвычайных ситуаций;

• соблюдения требований нормативно-правовых актов, регу­лирующих сферу деятельности организации во всех ее про­явлениях;

• обеспечения защиты и поддержки при возможных судеб­ных разбирательствах, связанных с деятельностью органи­зации;

• защиты интересов организации и прав ее сотрудников и клиентов, а также других заинтересованных лиц;

• обеспечения и документального фиксирования достиже­ний и разработок и соответствующих прав на интеллекту­альную собственность организации и ее сотрудников;

• документального фиксирования доказательств осуществле­ния деловой, личной и общественной деятельности орга­низации и ее сотрудников во всем ее многообразии и отли­чительных особенностях;

• формирования и сохранения корпоративной, индивидуаль­ной памяти, памяти общества.

Законодательно установлено, что документы и массивы доку­ментов, будучи информационными ресурсами, являются объекта­ми отношений физических, юридических лиц, государства и защи­щаются законом наряду с другими ресурсами. Кроме того, доку­ментирование информации — это обязательное условие включения ее в информационные ресурсы.

Сохранять созданные документы необходимо для:

а) обеспечения преемственности и согласованности действий при принятии как текущих управленческих решений, так и оценкиих будущих последствий и разработки соответствующих решений посредством:

• сохранения информации о принятых в прошлом и настоя­щих управленческих решениях и реализуемых видах дея­тельности (как части корпоративной памяти) в целях ин­формационного обеспечения решений и деятельности в настоящем и будущем;

• сохранения доказательств прошлой и настоящей деятель­ности для соблюдения подотчетности;

б) соответствия требованиям нормативно-правовых актов путем обеспечения документирования, разъяснения и внедрениянормативной базы, применимой к управлению документами с учетоособенностей деятельности организации;

в) соответствия текущим и будущим потребностям заинтересованных лиц посредством:

• идентификации обоснованных законом интересов, кото­рые заинтересованные лица (сотрудники, деловые парт­неры, клиенты и другие лица) могут иметь в отношении со­хранения документов в течение более длительного срока, чем это необходимо самой организации. В состав заинтере­сованных лиц могут входить и те, кому организация должна предоставлять доступ к своим документам в целях подот­четности (аудиторы, регулирующие органы власти, органы следствия, архивные органы или исследователи);

• идентификации и оценки правовых, финансовых, полити­ческих, социальных или других результатов от сохранения документов для соблюдения интересов исследователей и общества в целом;

• соблюдения законодательно обоснованных требований со­ответствующей архивной организации.

Для непрерывного осуществления своей деятельности, соблю­дения требований нормативно-правовых актов и обеспечения не­обходимой подотчетности организации должны создавать и сохра­нять аутентичные, достоверные и пригодные для использования документы, а также защищать их целостность в течение требуемо­го времени.

Документ считается аутентичным, если можно доказать, что он является тем, чем претендует быть, о чем свидетельствует досто­верность значений его реквизитов, в частности, что он был создан или отправлен лицом, действительно создавшим или отправившим его; а также был создан или отправлен в то время, которое обозна­чено. Термин «аутентичный документ» равнозначен термину «под­линный документ».

Достоверным (надежным) является документ, содержание ко­торого можно считать полным и точным представлением отобра­жаемых решений, деятельности или фактов и который как след­ствие безусловно может быть использован в последующих реше­ниях или деятельности.

Целостность документа определяется его полнотой и неизмен­ностью.

Пригодным для использования является документ, для которого можно определить его местонахождение (локализовать), получить к нему доступ, воспроизвести и интерпретировать. При воспроиз­ведении он должен напрямую связываться с деятельностью или решением, в результате которых он был создан.

Документ имеет содержание, контекст и структуру.

Содержание {контент) — это фактическая информация доку­мента, фиксирующая факты, решения, деятельность.

Структура — это внешний вид и расположение частей содер­жания (например, вид носителя, формат хранения, организация данных, расположение реквизитов, используемые шрифты, при­мечания, таблицы и т.д.), а также наличие в документе связей с другими документами (гиперссылок).

Контекст {внешняя среда) — это содержащаяся в документе или сопровождающая его информация, описывающая связи докумен­та с деятельностью организации и с другими документами. Это данные о самом документе (например, заголовок, автор, дата со­здания), о создателе и целях создания документа (например, об управленческой функции или деятельности, учреждении-создате­ле), об использовании документа (кем, когда, почему).

Описание упомянутых компонентов документа осуществляется в виде так называемых метаданных, которые также содержат дан­ные, связанные с управлением документами. Таким образом, к метаданным относятся не только реквизиты (элементы оформле­ния) документа, но и данные, сопровождающие документ (напри­мер, содержащиеся в регистрационно-контрольных журналах, учетных картотеках).

Различаются метаданные о: самом документе; принципах и пра­вилах управленческой деятельности; лицах, участвующих в про­цессе управления и документационного обеспечения управления; управленческой деятельности и ее процессах; процессах докумен­тационного обеспечения управления.

Управление документами

Управление документами определяется как область деятельно­сти, включающая эффективный и систематический контроль со­здания, получения, сохранения, использования и отбора (переда­чи) документов, в том числе процессы включения в систему и со­хранения (в форме документов) доказательств и информации о деловой и управленческой деятельности организации.

К управлению документами относятся:

• принятие основных организационных положений, направ­лений развития и стандартов в сфере управления докумен­тами;

• распределение ответственности и полномочий по управле­нию документами в организации;

• установление и распространение детальных процедур и ру­ководящих указаний по управлению документами;

• предоставление услуг, относящихся к управлению доку­ментами и использованию документов (в целях удовлетво­рения потребностей и защиты интересов организации и ее клиентов);

• проектирование, внедрение и администрирование специа­лизированных систем для управления документами;

• интегрирование управления документами в управленче­ские системы и процессы.

Стратегия управления документами основывается на разработке и принятии основных организационных положений, направлений развития и стандартов, процедур и практики, а также на проекти­ровании и внедрении систем управления документами в соответ­ствии с потребностями организации и требованиями нормативно-правовых актов.

Стратегия управления документами в организации должна со­держать как стратегию документирования деятельности организа­ции (какие документы требуются; когда, как и где они должны быть включены в систему), так и стратегию внедрения соответству­ющей системы управления документами.

Организации следует устанавливать, документально фиксиро­вать, поддерживать и распространять основные организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и прак­тику управления документами с тем, чтобы обеспечить необходи­мые для своей работы свидетельства, подотчетность и информацию о своей деятельности.

Основные организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и практика управления документами долж­ны иметь результатом официальные документы, обладающие ау­тентичностью, достоверностью, целостностью и пригодностью для использования.

Деятельность в области управления документами

Организации должны определять и документально фиксировать основные организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и практику (в целом политику) управления документами. Цель этого — создание и управление аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способными поддерживать управленческую и основную деятель­ность в течение необходимого времени. Организации необходимо обеспечить информирование о перечисленных действиях на всех организационных уровнях.

Основные организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и практика управления документами долж­ны быть приняты и одобрены на самом высоком уровне принятия управленческих решений и распространены во всей организации. Следует распределить ответственность за их соблюдение.

Упомянутые компоненты организации управления документа­ми разрабатываются на основе анализа управленческой деятель­ности. В них определяются области, в которых нормативно-пра­вовые акты, стандарты и практические рекомендации в наиболь­шей степени применимы к созданию документов, связанных с деловой деятельностью. При этом организации должны учитывать особенности своей основной деятельности, а также экономические аспекты. Организацию управления документами необходимо ре­гулярно пересматривать с тем, чтобы обеспечить отражение ею изменяющихся требований управленческой деятельности.

Ответственность и полномочия по управлению документами

Управление документами осуществляется как работниками, управляющими документами, так и другими лицами, создающими или использующими документы в процессе своей деятельности. В связи с этим возникает необходимость определить ответствен­ность в отношении документов и распределить ее между отдель­ными сотрудниками организации.

Обязанности и полномочия в области управления документами следует распределять между следующими сотрудниками организа­ции:

• управляющие документами;

• специалисты в области информационных систем и техно­логий;

• руководство организации;

• руководители подразделений;

• системные администраторы;

• другие сотрудники, для которых создание документов яв­ляется частью их работы.

Распределять обязанности и права по управлению документами и информировать об этом всех сотрудников организации требует­ся для того, чтобы в случае определения конкретной необходимо­сти создания документов и их дальнейшей обработки было ясно, кто ответствен за осуществление соответствующих действий.

Важнейшей целью определения ответственности, полномочий и взаимоотношений в области работы с документами является раз­работка и реализация системы правил по управлению документа­ми. Правила:

• требуют от сотрудников создания документов в соответ­ствии с управленческими потребностями и процессами,

т.е. адекватно фиксировать в документах управленческую деятельность, в которой они участвуют;

• гарантируют, что информационные системы и технологии, обеспечивающие управленческую деятельность, создают соответствующие документы;

• гарантируют обеспечение сохранности документов в тече­ние всего периода их полезного применения не только са­мой организацией, но и внешними заинтересованными сторонами (архивные учреждения, исследователи, аудито­ры);

• гарантируют, что документы уничтожаются или передают­ся на хранение только в соответствии с установленной про­цедурой.

Ответственность по управлению документами включает следу­ющие положения:

• особая ответственность и подотчетность в области управле­ния документами возлагается на руководящее лицо, обла­дающее необходимыми полномочиями внутри организа­ции;

• ответственность руководящих работников заключается в поддержке применения основных организационных поло­жений, направлений развития, стандартов, процедур и практики управления документами во всей организации;

• специалисты в области управления документами ответст­венны за все компоненты управления документами, в том числе за проектирование, внедрение и сохранение доку­ментных систем и их эксплуатационных характеристик, а также за обучение всех сотрудников организации управ­лению документами и эксплуатации документных систем в индивидуальной практической деятельности;

• системные администраторы ответственны за обеспечение того, чтобы все документы при их востребовании и исполь­зовании персоналом организации содержали точную ин­формацию, были доступными и удобочитаемыми;

• все сотрудники организации ответственны и подотчетны за создание и сохранение целостных, достоверных, аутентич­ных, пригодных для использования документов, отража­ющих их деятельность.

Таким образом, высшее руководство организации несет наи­большую ответственность за обеспечение эффективного управления документами. Оно способствует соблюдению процедур управ­ления документами во всей организации.

Специалисты по управлению документами устанавливают в ор­ганизации единую политику управления документами, процедуры и стандарты, а также обеспечивают внедрение процессов управле­ния документРуководители подразделений ответственны за обеспечение того, чтобы их сотрудники осуществляли создание и хранение докумен­тов, что является неотъемлемой частью их работы, в соответствии с установленными процедурами и стандартами.

Все сотрудники организации, которые создают, получают и хра­нят документы в процессе их повседневной работы, должны делать это в соответствии с установленными процедурами и стандартами. И если в управлении документами организации задействованы временные работники, важно обеспечить соблюдение ими соот­ветствующих процедур и стандартов.

Система управления документами

Управление документами в организации должно включать со­здание, применение и администрирование специальных систем, интегрированных с системой управления и управленческими про­цессами.

Такое управление осуществляется в рамках системы, носящей название «документная система» или «система управления доку­ментами» и определяемой как информационная система, которая обеспечивает сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним.

Система управления документами должна обладать следу­ющими свойствами:

• обеспечение аутентичности, надежности, целостности до­кументов, а также их пригодности для использования;

• обеспечение надежности управления документами, т.е. способности длительно и правильно осуществлять созда­ние, использование и хранение документов в соответствии с установленными процедурами;

• обеспечение целостности и единства всей совокупности действий и процедур по управлению документами;

• обеспечение соответствия всех действий по управлению документами установленным требованиям (внешним и внутренним);

• обеспечение всесторонности (комплексности) управления документами путем охвата всех видов деятельности, всех форматов представления данных в документах, всех видов носителей информации.

Система управления документами должна реализовывать сле­дующие функции:

• включение документов в систему управления документами;

• регистрацию;

• классификацию;

• доступ и защиту;

• хранение и обеспечение сохранности документов;

• использование документов, контроль их движения и ис­пользования;

• экспертизу ценности документов;

• отбор (передача) документов на хранение или уничтоже­ние.

Создание и применение систем управления документами, от­вечающих управленческим потребностям и нормативным требо­ваниям, может включать:

• проектирование систем управления документами;

• документирование систем;

• обучение сотрудников организации;

• преобразование документов в новые системы управления документами;

• установление стандартов, формирование методики оценки соответствия им и их соблюдения;

• определение сроков хранения документов, имеющих дли­тельную ценность.

При принятии решений, связанных с проектированием и внед­рением систем управления документами, следует принимать во внимание уже существующие в организации системы.

При создании и применении систем управления документами необходимо учитывать следующие требования, определяющие, что система должна:

• обладать функциональными характеристиками, позволяю­щими выполнять и поддерживать процессы управления до­кументами;

• обеспечивать документирование операций с документами, что предполагает полное и точное документальное фикси­рование всех операций, произведенных с отдельным доку­ментом или связанных с конкретным документом;

• обеспечивать присвоение документам сведений об их структуре и целостности, авторизованном контроле стату­са, связях с другими документами (так называемых мета­данных);

• обеспечивать ведение протоколов контроля системных процессов, в которых подробно фиксируются производи­мые с отдельным документом действия;

• обеспечивать надежные и эффективные средства хранения и физической защиты документов;

• обеспечивать неизменность свойств документов (аутентич­ность, надежность и пригодность для использования) при любых изменениях в системе (изменение форматов хране­ния и представления, переход на новую программно-аппа­ратную платформу, замена или расширение прикладных программ и т.п.) и даже при прекращении ее функциони­рования;

• обеспечивать своевременные, эффективные и безопасные средства доступа, поиска и использования документов;

• обеспечивать эффективные процедуры хранения и, при не­обходимости, уничтожения документов.

 

1.2. НОРМАТИВНО-ПРАВОВАЯ БАЗА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ

Осуществление деятельности по управлению документами должно основываться на определенной нормативно-правовой базе. Она включает различные правовые и нормативные акты, в соот­ветствии с которыми регулируются отношения между участниками указанной деятельности и регламентируются процессы и процеду­ры собственно работы с документами. При управлении докумен­тами всем организациям необходимо идентифицировать норма­тивно-правовую базу (регулятивную среду), влияющую на их дея­тельность, и требования к документированию их деятельности. Нормативно-правовая база включает:

• законы и нормативные акты, регулирующие управленчес­кую среду в целом и в специфических отраслях, в том числе относящиеся конкретно к документам, архивам, доступу, конфиденциальности, доказательству, электронной ком­мерции, защите данных, информации;

• стандарты практической деятельности организации;

• правила рекомендательного характера, отражающие дости­жения в области деятельности организации;

• добровольно применяемые кодексы поведения и этики.

Общая характеристика нормативно-правовой базы управления документами

Нормативно-правовую базу управления документами составля­ют как правовые акты, в основном ее регулирующие, так и отдель­ные положения нормативных актов, имеющих более широкую сферу действия (например, по вопросам информатизации, зако­нотворчества, работы органов власти, деятельности коммерческих структур и т.д.).

В состав нормативно-правовой базы управления документами входят:

• правовые и нормативные акты, принятые законодательны­ми и исполнительными органами государственной власти федерального уровня;

• государственные и международные стандарты;

• межведомственные и ведомственные инструктивно-мето­дические материалы.

Правовой акт — официальный письменный документ или дей­ствие, исходящие от уполномоченных органа государственной власти или местного самоуправления, должностного лица, кото­рыми устанавливаются определенные правила поведения участни­ков общественных отношений.

Нормативный правовой акт — письменный официальный доку­мент, принятый (изданный) правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. В Российской Федерации и ее субъектах нормативные правовые акты издаются в форме конституций, ус­тавов, федеральных конституционных законов, федеральных за­конов, законов, кодексов, указов президентов, постановлений правительств, распоряжений глав региональных администраций (губернаторов) и др. Согласно Правилам подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.08.1997, федеральными органами испол­нительной власти нормативные правовые акты издаются в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений.

Конституция — в материальном смысле это писаный акт, сово­купность актов или конституционных обычаев, которые прежде всего провозглашают и гарантируют права и свободы человека и гражданина, а равно определяют основы общественного строя, форму правления и территориального устройства, основы органи­зации центральных и местных органов власти, их компетенцию и взаимоотношения, государственную символику и столицу; в фор­мальном смысле представляет собой закон или группу законов, обладающих высшей юридической силой. Конституция — наивыс­шая правовая форма, в которой официально закрепляются цен­ности, институты и нормы конституционного строя, основы госу­дарственно-правового регулирования качественных общественных связей и отношений государственной власти.

Правовая норма — общеобязательное государственное предпи­сание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение.

Устав — установленный государством (государствами), соб­ственником имущества либо общественной организацией свод правил, регулирующих:

а) правовой статус государственного (область, край и другие
виды субъектов РФ) либо муниципального (район, город, муниципальный округ) образования — устав субъекта РФ, устав муниципального образования;

б) правовой статус международной организации (например, Устав ООН, Устав СНГ, Устав Союза России и Беларуси)—в этом случае устав является формой или составной частью международного договора;

в) правовой статус конкретных юридических лиц (унитарных
предприятий, хозяйственных обществ и товариществ, общественных и религиозных организаций, профсоюзов и т.д.)— в этом случае устав выступает как учредительный документ;

г) организация определенной сферы деятельности Вооружен-
ных сил (воинские уставы) и других военизированных формиро-
ваний (например, Дисциплинарный устав военизированных гор-
носпасательных подразделений в транспортном строительстве).

Закон — в широком смысле слова все нормативные правовые акты, любые установленные государством общеобязательные пра­вила. В собственном юридическом смысле закон — нормативный акт, принятый в особом порядке высшим представительным орга­ном законодательной власти либо непосредственным волеизъяв­лением населения (например, в порядке референдума) и регулиру­ющий наиболее важные и устойчивые общественные отношения. Законы составляют основу правовой системы государства, ее цен­тральную часть.

Федеральный закон — нормативный правовой акт, принятый в рамках установленной законодательной процедуры Государствен­ной Думой РФ, одобренный Советом Федерации и подписанный Президентом РФ, по вопросам исключительного ведения Россий­ской Федерации или по вопросам совместного ведения Российской Федерации и ее субъектов, обязательный для всех, имеющий вер­ховенство и прямое действие на всей территории Российской Фе­дерации.

Федеральный конституционный закон — федеральный закон, принятый по вопросам, предусмотренным Конституцией Россий­ской Федерации (ч. 1 ст. 108 Конституции РФ), квалифицирован­ным большинством голосов членов Федерального Собрания (не менее чем тремя четвертями голосов от общего числа членов Со­вета Федерации и не менее чем двумя третями голосов от общего числа депутатов Государственной Думы). Федеральные законы не могут противоречить федеральным конституционным законам. Конституционные законы отклонению Президентом РФ не под­лежат.

Кодекс (лат. codex) — в буквальном смысле «собрание законов». В современном понимании кодекс представляет собой сводный законодательный акт, в котором объединяются и систематизиру­ются правовые нормы, регулирующие сходные, однородные обще­ственные отношения.

Подзаконный акт — правовой акт органа государственной влас­ти, имеющий более низкую юридическую силу, чем закон. Подза­конные акты принимаются на основании и во исполнение законов. В Российской Федерации на федеральном уровне к подзаконным актам относятся Указы Президента РФ, постановления и распоря­жения Правительства РФ, акты Центрального банка РФ, минис­терств, федеральных служб и агентств и других органов исполни­тельной власти, а также постановления палат Федерального Со­брания, решения судов и арбитражных судов.

Указ — в Российской Федерации и в ряде других государств соб­ственное название наиболее важных актов, издаваемых главой го­сударства (президентом). Указом, как правило, производится на­значение и освобождение от должности высших должностных лиц, вводится режим чрезвычайного положения или военного положе­ния, производится награждение орденами и медалями, присвоение

высших воинских и почетных званий, оформляются решения об­щенормативного характера. По общему правилу указы не должны противоречить конституции и законам данного государства (в Рос­сийской Федерации — Конституции Российской Федерации, фе­деральным конституционным законам и федеральным законам).

Постановление — правовой акт ряда органов и должностных лиц. В форме постановлений принимают акты по вопросам своего ведения Совет Федерации и Государственная Дума Федерального Собрания РФ, Правительство РФ, правительства субъектов РФ.

Распоряжение — один из видов подзаконных актов (Президента РФ, Правительства РФ, министерств и ведомств и др.), акт органа власти или управления, изданный в рамках его компетенции и имеющий обязательную силу для физических и юридических лиц, которым распоряжение адресовано.

Приказ — правовой документ, принимаемый правомочным на то должностным лицом (федеральным министром, начальником УВД, директором завода и т.п.) в порядке осуществления едино­началия.

Правила — форма нормативного правового акта, которым уста­навливаются процедурные нормы, определяющие порядок осуще­ствления какого-либо рода деятельности, например, Правила пользования отдельными видами транспорта, Правила противо­пожарной безопасности. Администрация предприятий и учрежде­ний по согласованию с профсоюзом утверждает Правила внутрен­него трудового распорядка.

Инструкция (от лат. instructio — наставление, устройство) — это:

а) подзаконный нормативный акт, издаваемый министерствами, другими центральными и местными органами государственного управления в пределах их компетенции на основании и во исполнение законов, указов, постановлений и распоряжений Правительства РФ и актов вышестоящих органов государственного управления;

б) собрание правил, регламентирующих производственно-техническую деятельность.

Положение — это:

а) нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы государственногооргана;

б) нормативный акт, устанавливающий права, обязанности, формы, порядок деятельности, ответственность организаций, их должностных лиц и структурных подразделений.

Указание — правовой акт, издаваемый органом управления пре­имущественно по вопросам информационно-методического ха­рактера, а также связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления. Регламент — правовой акт, определяющий порядок деятельно­сти управленческого персонала, коллегиального или совещатель­ного органа власти.

Стандарт — нормативный документ, содержащий комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации

Правовая база управления документами

Нормы права (предписывающие, обязывающие, запрещающие и иные), регламентирующие сферу управления документами, яв­ляются частью информационного права — системы охраняемых си­лой государства социальных норм и отношений, возникающих при осуществлении процессов сбора, накопления, регистрации, пере­дачи, хранения, копирования, упорядочивания, поиска, представ­ления, выдачи и защиты документной информации. Информаци­онные ресурсы (данные на различных носителях) и в их составе документы являются объектами отношений физических, юриди­ческих лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами.