Порядок учета документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации

Исходным моментом в установлении порядка учета документов государственной части архивного фонда РФ является определение понятия «Централизованный государственный учет документов Архивного фонда РФ».

Согласно Регламенту оно трактуется каксистема учета документов Архивного фонда РФ в масштабе субъекта РФ и федеральном масштабе, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения

Документами централизованного государственного учета являются:

· паспорт архива, который составляется на 1 января следующего за отчетным года;

· карточка фонда;

· сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января следующего за отчетным года;

· паспорт архива организации на 1 декабря отчетного года, хранящей управленческую документацию, кинофотофонодокументы, научно-техническую документацию;

· паспорт организации, хранящей документы отраслевого фонда, на 1 декабря отчетного года;

· сведения о состоянии хранения документов в организациях—источниках комплектования государственных, районных, городских архивов на 1 декабря отчетного года.

В случае если учет осуществляется в автоматизированном режиме, тем не менее показатели документов, отражающие количество, состав архивных фондов и количество единиц хранения, исходные показатели, необходимые для получения обобщенных показателей, должны входить в число обязательных реквизитов учетных баз данных.

Порядок учета документов государственной части архивного фонда РФ, хранящихся в государственных, районных и городских архивах, государственных музеях и библиотеках. Порядок учета данных документов построен с учетом деления системы государственного управления на 3 основных уровня – местный, региональный (уровень субъектов РФ) и федеральный.

Первый уровень представлен государственными архивами и их филиалами, районными и городскими архивами, государственными музеями и библиотеками.

Согласно регламенту они ежегодно составляют и представляют в вышестоящий орган управления архивным делом (в установленные сроки) следующие документы по учету:

· паспорт архива на 1 января следующего за отчетным года;

· карточки фондов на поступившие в течение года фонды;

· сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января следующего за отчетным года.

Федеральные государственные архивы и их филиалы представляют паспорта в Федеральную архивную службу России 1 раз в 3 года (например, на 1 января 1998 г., на 1 января 2001 г.) вместе с годовым отчетом о работе.

Федеральные государственные музеи и библиотеки—также 1 раз в 3 года (к 20 января следующего за отчетным года).

Карточки фондов федеральных государственных архивов и их филиалов, федеральных государственных музеев и библиотек и Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января следующего за отчетным года представляются ежегодно к 1 марта следующего за отчетным года.

Периодичность представления паспортов государственных архивов и их филиалов, районных и городских архивов, государственных музеев и библиотек субъекта РФ устанавливает орган управления архивным делом субъекта РФ, но не реже чем 1 раз в 3 года (например, на 1января 1998 г., на 1 января 2001 г.) вместе с годовым отчетом о работе.

Карточки фондов и Сведения об изменениях в составе и объеме фондов государственных архивов и их филиалов, государственных музеев и библиотек субъектов Российской Федерации на 1 января следующего за отчетным года представляются ежегодно не позднее 1 февраля следующего за отчетным года в двух экземплярах.

Второй уровень представлен органами управления архивным делом субъектов РФ, которые на основании представленных паспортов организуют и проводят следующие мероприятия по учету архивных документов:

а) составляют суммарные (в рамках субъекта РФ) паспорта всех государственных архивов и их филиалов, районных и городских архивов, государственных музеев и библиотек;

б) направляют три указанных паспорта в Федеральную архивную службу России (Федеральное архивное агентство) 1 раз в 3 года вместе с годовым отчетом о работе;

в) составляют сводный паспорт, включая в него учетные сведения об объеме архивных документов, хранящихся в научных и научно-отраслевых архивах Российской академии наук, действующих на территории субъекта РФ;

г) организуют и ведут фондовые каталоги органов управления архивным делом субъектов РФ (на основе карточек фондов, представленных государственными архивами и их филиалами, районными и городскими архивами, государственными музеями и библиотеками, а также научными и научно-отраслевыми архивами Российской академии наук;

д) направляют один экземпляр карточек фондов, поступивших в течение года в государственные архивы и их филиалы, государственные музеи и библиотеки субъектов РФ, и Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января следующего за отчетным года в Федеральную архивную службу РФ (Федеральное архивное агентство) ежегодно к 1 марта следующего за отчетным года.

Третий уровень представлен Федеральной архивной службой России (Федеральным архивным агентством), которое проводит следующие мероприятия по учету:

а) составляет 1 раз в 3 года суммарные (в рамках РФ) паспорта всех федеральных государственных архивов и их филиалов, государственных архивов субъектов РФ и их филиалов, районных и городских архивов, федеральных государственных музеев и библиотек, государственных музеев и библиотек субъектов РФ и сводный паспорт, включая в него учетные сведения об объеме архивных документов, хранящихся в Архиве Российской академии наук, научных и научно-отраслевых архивах Российской академии наук;

б) организует и ведет Центральный фондовый каталог Федеральной архивной службы России (Федерального архивного агентства РФ).