Понятие об экспертизе ценности документов и ее задачи

Экспертиза ценности документов представляет собой процесс изучения документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение.

Экспертиза ценности документов составляет один из основных видов практической работы с документами в рамках архивов. В ходе ее проведения документы подвергаются источниковедческой оценке, в результате которой осуществляются комплектование государственных архивов полноценными документами и формирование Архивного фонда Российской Федерации.

Необходимость проведения экспертизы объясняется неравноценностью документов как источников информации. Одни документы несут ценную информацию о политической, научной, культурной жизни общества, развитии экономики, работе государственного аппарата и т.п. и могут служить источниками по изучению различных областей знания и отраслей государственной и общественной жизни. Информационное значение других документов не выходит за пределы узкопрактических целей. Их роль как источников для осуществления научных исследований невелика. Кроме того, значительная масса документов содержит информацию, которая теряет свое значение практически сразу же после их возникновения. Такие документы могут быть уничтожены.

Значение информации предопределяет возможность и длительность использования документов и обусловливает продолжительность их жизни.

Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой удовлетворяют целям обеспечения государства, науки, общества, а также и отдельных граждан необходимой информацией. Соответствующие сроки их хранения устанавливаются экспертизой. Документы, содержащие ценную научную информацию, по истечении сроков их использования в оперативной деятельности учреждений поступают на вечное хранение в государственные архивы. Материалы же справочного информационного значения хранятся только в архивах ведомств и учреждений в течение сроков возможного их использования, после чего уничтожаются.

В России экспертиза документов начала широко проводиться в первой половине XIX в. в связи с переполнением исторических ведомственных архивов и архивов учреждений. Этот вид работы носил название «разборка решенных дел» с целью уничтожения «ненужных бумаг» по мере накопления документов. Документы, не потерявшие практического значения для деятельности учреждений, сохранялись, остальные - уничтожались. Таким образом освобождалось место для текущей документации.

Каждое ведомство имело свои «Правила хранения и уничтожения решенных дел». Единых критериев оценки документов, обязательных для архивов всех учреждений, в дореволюционной России не было. Узковедомственный подход к разрешению вопросов экспертизы вел к большим расхождениям в определении ценности документов. В результате многие ценные документы, не представлявшие интереса для какого-либо ведомства, уничтожались.

После издания декрета «О реорганизации и централизации архивного дела» от 1 июня 1918 г. было обращено серьезное внимание на проведение экспертизы архивных документов, получила свое развитие теория и практика экспертизы. Уже в 1920—1930-е гг. была разработана единая методика определения ценности документов, были сформулированы критерии ценности документов, получили признание два метода оценки документов (непосредственная оценка и оценка по перечням), была введена система экспертных органов, сложилась определенная организация работы по проведению экспертизы, которая в общих своих чертах сохраняется до сих пор.

В современном западном архивоведении, где вопросы теории и практики экспертизы ценности документов являются не менее злободневными, не выработано единой методики проведения экспертизы ценности документов, отсутствует единство и в трактовке понятия «экспертиза ценности документов». По мнению многих архивистов, назначение экспертизы зависит от непрерывного возрастания деловых бумаг, в связи с чем экспертиза рассматривается как средство уничтожения документов. Контрольные функции архивных органов ограничены сферой государственных учреждений. Ведомствам предоставлены преимуществен-ные права в отборе документов на хранение и уничтожение.

В западном архивоведении преобладают функциональный и иллюстративный методы. Функциональный метод предполагает определение ценности документов с точки зрения оценки значения функций учреждения, в недрах которого возникают документы, без обращения особого внимания на их конкретное содержание и информационное значение. Иллюстративный метод требует количественного подхода к оценке документов, оставления на хранение образцов категорий документов.

Задачи экспертизы. Документы, содержащие ценную научную информацию, составляют сравнительно небольшую часть документального фонда учреждений. При проведении экспертизы прежде всего обращается внимание на выявление и отбор документации научного значения. Указанное обстоятельство позволяет выделить следующие основные задачи экспертизы ценности документов:

1) установить, какие документы несут ценную информацию, и отобрать их для передачи в государственные архивы;

2) определить сроки хранения документов;

3) установить степень сохранности документов и, в случае частичной их утраты, обеспечить полноту состава архивных фондов путем восполнения недостающих материалов.

С целью разрешения первой из указанных задач подвергаются изучению, как документы отдельных учреждений, так и комплексы документов учреждений определенных ведомств (а также документы учреждений других ведомств в том случае, если эти учреждения взаимосвязаны друг с другом в управлении).

Изучение документальных фондов позволяет выявить примерно две основные группы документов: имеющих научную ценность и имеющих справочное значение. Документы различных учреждений, имеющие научную ценность, подвергаются сравнительному анализу, они сопоставляются друг с другом, в результате чего осуществляется их окончательный отбор в государственные архивы.

Задача отбора документов в государственные архивы требует всестороннего изучения функций, учреждений, в деятельности которых они образовались. Это вызвано неравноценностью учреждений и соответственно документов, которые образовались в их деятельности, как источников информации.

С отбором документов в государственные архивы связано решение некоторых вопросов их комплектования. Так, при отборе необходимо определить, в составе каких фондов и в какие государственные архивы должны поступать определенные категории документов (т.е. определяется состав документов архивного фонда, соответствующих профилю каждого государственного архива). Определение места хранения той или другой документации (плановой, отчетной) вызвано наличием в фондах учреждений, взаимосвязанных в управлении, большого количества идентичных документов и документов с повторяющейся информацией. При централизованной системе управления одни и те же документы могут быть не только в фонде учреждения, их создавшего, но и в фондах подчиненных, соподчиненных и вышестоящих учреждений одной или разных систем управления. Экспертизой устанавливается, в составе фондов каких государственных архивов (федерального, регионального или местного значения) документы с повторяющейся информацией будут сохранены, а в составе каких выделены к уничтожению.

Решение задачи по определению сроков хранения документов осуществляется путем изучения документов справочного значения и распределения их на группы долговременного, временного и кратковременного хранения. Конкретные сроки хранения для документов каждой группы устанавливаются с учетом интересов ведомств и на основе нормативно-правовых актов, а также с учетом опыта работы учреждений и архивов по использованию документов.

При решении третьей задачи, связанной с установлением степени сохранности документов, экспертиза позволяет определить, какие категории документов отсутствуют в составе архивного фонда и какими документами идентичного содержания в составе других фондов они могут быть восполнены.

Документы подвергаются экспертизе и в других случаях, а именно:

· при публикации документов, создании различного рода справочников (описей, обзоров, каталогов, путеводителей), отборе для микрофильмирования и т.п.;

· при передаче из одного архива в другой (в этом случае устанавливается значение и соответствие поступающих материалов профилю архива-приемщика);

· при покупке документов (приобретая документы, архивы, музеи, библиотеки подвергают их всестороннему изучению с целью оценки).

При проведении экспертизы нельзя забывать, что утраченное восполнить трудно, но при этом нельзя оставлять на хранение документы второстепенного значения. Это особенно важно в связи с ростом числа учреждений, организаций и предприятий, расширением их деятельности. Ежегодно (только в период существования СССР, в 1980-е гг.) в учреждениях, предприятиях и организациях образовывалось около 100 млрд документов, что составляло не менее 1 млрд дел. Поэтому одна из существенных задач экспертизы — изыскание путей уменьшения количества документов, оставляемых на хранение, но при условии обеспечения целей науки и государства необходимой информацией о политической, экономической, культурной и другой жизни страны. Эта задача может быть решена совместными усилиями архивистов, источниковедов и историков, а также специалистов других отраслей знаний.