Принципы экспертизы и критерии ценности документов

 

Изменение конкретных исторических условий накладывает свой отпечаток как на наши оценки в отношении тех или иных исторических эпох, личностей, событий, так и на наше отношение к документам и их содержанию. Стремление к достижению большей объективности и адекватности в оценке архивных документов и их содержания требует систематического углубления наших представлений о документе как источнике познания исторической действительности. В советском архивоведении при определении ценности документов в равной степени применялись следующие основные принципы: историзма, партийности, комплексности, всесторонности.

Отечественные архивоведы полагали, что принцип историзма позволяет рассматривать каждый документ как продукт определенной исторической эпохи и оценивать его с позиций не только сегодняшнего дня, но и будущего. Можно выделить несколько направлений в понимании принципа историзма:

· во-первых, (в широком смысле) принцип историзма можно понимать как способ мышления, базирующийся на осознании неразрывной связи прошлого, настоящего и будущего;

· во-вторых, (в узком смысле) историзм понимается как принцип научного познания, требующий изучения каждого явления в его конкретной исторической обусловленности, развитии.

Принцип партийности неразрывно связан с принципом историзма, поскольку история была и остается партийной наукой. Подобный подход к определению характера исторической науки отражается и на работе с историческими источниками, каковыми являются архивные документы.

Что представляет собой принцип партийности? Его можно трактовать как сознательный подход к изучению истории с позиций определенной общественной группы, проявляющийся в проведении настроений, идеалов этой общественной группы в рамках исторических исследований.

Не следует полагать, что принцип партийности является продуктом марксистско-ленинского понимания истории. Определенное понимание того, как нужно подходить к изучению истории, встречается уже у древнеримского историка Публия Корнелия Тацита, который представил его в знаменитом выражении: «Sine ira et studio» (Без гнева и пристрастия). Значительно позже, в XIX в., в Германии представители так называемой малогерманской школы – Г. Зибель, Т. Моммзен, И. Г. Дройзен и т.д. – выдвинули новый лозунг: «Cum ira et studio» (С гневом и пристрастием). Эта историческая школа появляется в то время, когда перед Германией встал вопрос об объединении страны в единое государство. Как выразители совершенно определенного пути объединения страны (так называемого малогерманского, т.е. объединения Германии вокруг Пруссии), они полагали возможным решать с помощью истории те задачи, которые предстояло решить их Родине. Они полагали, что их исторические исследования могут помочь в достижении данной цели. При этом речь не шла о вульгаризации, искажении исторического прошлого.

Вместе с тем необходимо различать принцип партийности и дух партийности. Дух партийности, понимаемый как готовность не столько искать истину, сколько как желание отстаивать давно занятые позиции (вопреки любым доводам). Он ведет к вульгаризации, упрощению понимания исторического процесса, к игнорированию содержания исторических источников, устранению из научного оборота тех источников, которые не отвечают его требованиям.

Принцип всесторонности - наиболее сложный в экспертизе. В соответствии с этим принципом содержание документа следует рассматривать в различных аспектах, для изучения которых документ может служить историческим источником и учитывать все факторы, влияющие на его значение (язык документа, материал, на котором он написан, рисунки и пометки на документе и т.п.).

Принцип комплексной оценки документа наиболее широко применяется в экспертизе. Документы оцениваются не изолированно, не в отрыве друг от друга, а в совокупности с другими документами, исторически возникшими в результате деятельности конкретных учреждений. Логическим развитием этого принципа может служить системный подход в экспертизе. Он получил распространение с 1960—70-х гг. главным образом при определении ценности документов современных учреждений, в которых экспертиза охватила значительную часть их документальных фондов.

В соответствии с принципом комплексности оценке подвергаются документы системы в целом. Они образуются в процессе документирования управленческих процедур одной определенной функции (проектирования, планирования, финансирования, учета, контроля и т.д.) в рамках всех взаимосвязанных между собой в управлении учреждений, действующих на определенной территории (в государстве в целом, регионе, районе и т.д.), а не в одном конкретном учреждении.

Принципы архивоведения составляют методологическую основу экспертизы, которая определяет систему критериев ценности документов.

Критерии ценности архивных документов — это признаки, на основании которых определяется ценность документов.

Признаки оценки документов не являются устойчивой категорией. Они изменяются под влиянием различного рода факторов: развития государственного аппарата, процессов документирования, количества создаваемой документации и др. В зависимости от исторических условий значение одних критериев падает, других, наоборот, возрастает. Кроме того, можно выделить ряд критериев, которые носят универсальный характер, и критерии, которые применяются только при оценке специальных видов документации.

Основными, наиболее широко применяемыми в экспертизе критериями ценности текстовой документации выступают:

1) значение содержания документов;

2) значение фондообразователя (учреждения, лица, в деятельности которых образовались документы);

3) время и место их возникновения;

4) повторяемость информации документов.

Определенную (чаще всего второстепенную) роль в экспертизе могут играть следующие критерии ценности:

· автографичность;

· юридическая сила документа;

· внешние особенности документов (художественные особенности, материал, на котором они написаны, и т.п.);

· палеографические и языковые особенности;

· физическое состояние документов.

Кроме того, в качестве критериев ценности могут выступать

· объем фонда;

· делопроизводственная форма документов.

Указанные критерии в экспертизе применяются в различной степени. Одни из них учитываются всегда, независимо от характера, времени происхождения, способа воспроизведения и других специфических особенностей документов. К их числу следует отнести значение содержания документов и значение учреждения или лица, в деятельности которого они образовались. Эти критерии применимы при оценке любой документации. Другие критерии, такие, как палеографические, языковые или художественные особенности документов, выступают значительно реже, главным образом при проведении экспертизы фондов личного происхождения, документации, в которой нашли свое отражение национальные черты и другие особенности фондообразователей.

Значительный объем документации, широкий круг вопросов, которые затрагиваются в содержании документов, весьма затрудняют проведение экспертизы и нередко требуют применения дополнительных критериев при оценке ценности документов. Такие критерии ценности используются в качестве дополнения к основным. Они позволяют детализировать и уточнить оценку в процессе проведения экспертизы.

В связи с развитием в конце 1960-х гг. теории экспертизы ценности документов и выработкой значительного числа дополнительных критериев оценки они были классифицированы по трем основным группам:

· критерии оценки происхождения документов;

· критерии оценки содержания документов;

· критерии внешних особенностей документов.

Обращая внимание на большое разнообразие критериев, которые применяются при осуществлении экспертизы ценности документов, поступающих на хранение в архивные учреждения, необходимо подчеркнуть ведущую роль основных критериев оценки ценности документов и рассмотреть их содержание более подробно.

Значение содержания документов. Содержание документов является основным критерием их ценности. Экспертиза документов требует глубокого и всестороннего изучения их содержания. Содержание документов представляет собой совокупность сведений о конкретных событиях, явлениях, предметах, лицах и т.п., нашедших свое отражение в данном документе. Ценность содержания документов будет зависеть от значимости события (явления, факта, предмета, лица), полноты его освещения, новизны, уникальности содержащейся в документе информации.

При изучении содержания к каждому документу следует подходить как к источнику информации, который позволяет получить знание не только об определенной области экономики, культуры, науки, но и о тех учреждениях или лицах, в деятельности которых они образовались (т.е. о фондообразователях). Однако это правило далеко не всегда выполнимо. В ряде случаев документ может не иметь значения для изучения той или иной области (сферы) человеческой деятельности, но представлять интерес с точки зрения истории фондообразователя, и наоборот.

Содержание документов необходимо рассматривать и оценивать как в целом, так и в деталях, уметь выделять главное и второстепенное и в зависимости от этого решать, какое значение могут иметь данные документы в решении тех или иных исследовательских задач.

При проведении экспертизы нет необходимости изучать каждый документ в отдельности. В условиях современности, когда создаются миллиарды документов, требование по изучению всех создаваемых и поступающих на экспертизу документов было бы абсурдным по причине невозможности его реализовать. В процессе экспертизы управленческих документов достаточно знать, какую информацию они несут, так как содержание документов, как правило, соответствует их назначению. Практическая реализация управленческого акта требует образования документа строго определенного вида и соответствующего содержания, что закрепляется унификацией и стандартизацией документов.

В соответствии с тем, какое информационное значение имеют документы современных учреждений, их можно распределить на три основные группы:

· документы, информация которых отражает основную деятельность учреждения, а также его структурных подразделений;

· документы, имеющие вспомогательный характер;

· документы по личному составу.

Документы, информация которых отражает основную деятельность учреждения, а именно вопросы руководства, планирования, финансирования, контроля за работой учреждения и деятельностью подведомственных учреждений, а также результаты этой работы, принято называть основными, так как они отражают главные направления деятельности учреждения и суммируют результаты этой деятельности за определенные промежутки времени. Поэтому подобная информация может представлять определенный научный интерес. Такие документы хранятся постоянно.

К группе документов, имеющих вспомогательный характер, относят документы оперативной и бухгалтерской отчетности и учета, по текущим вопросам производства, строительства, снабжения, по бытовым и административно-хозяйственным вопросам. Подобные документы относят к категории документов временного справочного значения. Сроки хранения таких документов различны—от нескольких месяцев до десяти лет и больше.

Документы по личному составу составляют самостоятельную группу материалов учреждения. Они необходимы для удовлетворения личных запросов граждан в течение длительных периодов времени, равных примерно средней продолжительности жизни одного поколения. В составе этой документации находятся как основные документы, так и вспомогательные. Ценность этой документации чаще всего определяется не важностью информации, а факторами иного рода—служебным, общественным положением лица, к которому относятся документы, значением учреждения. Основная масса этой документации имеет справочное значение. По истечении сроков использования документы по личному составу подвергаются экспертизе. Те документы, которые имеют научное значение, передаются на хранение в государственный архив, остальные документы подлежат уничтожению. В государственном архиве документы по личному составу хранятся от нескольких лет до нескольких десятилетий (некоторые из них постоянного хранения).

Критерий значения содержания документов позволяет не только определить основную группу документов постоянного хранения, но и установить соответствующие сроки хранения для документов двух других групп.

При оценке документов современных учреждений необходимо учитывать, что назначение документа предопределяет его содержание и форму (формуляр). Содержание и форма (формуляр) документа взаимосвязаны. Это позволяет осуществлять отбор документов определенных видов (приказы, планы, отчеты, протоколы и т.д.) на хранение в государственные архивы на основе их функционального анализа. Вместе с тем следует отметить ограниченные возможности функционального анализа, который не может полностью устранить необходимость в рассмотрении содержания конкретного документа как основного метода определения ценности документа и обоснования необходимости его сохранения в качестве исторического источника.

Значение фондообразователя. Значительную роль в определении ценности документов играет критерий значения учреждения (лица), в деятельности которого образовались документы. Этот критерий не следует смешивать с критерием авторства, так как автором документов может и не быть то учреждение или лицо, в фонде которого они отложились. В отечественном (в частности, в советском) архивоведении критерий значения учреждения-фондообразователя всегда учитывался при проведении экспертизы.

Значимость учреждения в системе общественного и государственного устройства играет существенную роль при проведении экспертизы документов, во многом предопределяет их ценность и влияет на комплектование государственных архивов.

Значение событий, времени и места образования документов. Важную роль при проведении экспертизы играет такой критерий ценности документов, как значение события, которое нашло свое отражение в архивных документах.

В том случае, если событие имело эпохальное значение для истории страны, даже документы, содержащие малозначащие сведения, могут быть оставлены на постоянное хранение. Так, например, в отечественных архивах отобраны и сохраняются документы, которые отражают отдельные малозначащие эпизоды и факты Великой Отечественной войны. К ним можно отнести личные письма фронтовиков и тружеников тыла и листовки, газеты и прочие документы, представляющие определенный интерес для истории.

Не меньшее значение имеет время образования документов. Этот критерий ценности применяется к документам фондов как федерального, так и регионального, и местного подчинения.

Особое внимание следует обратить на документы, датируемые XVI — XVII вв. и более ранним временем. Они требуют не только бережного обращения в процессе изучения, но и особых условий хранения и периодического проведения реставрационных работ.

В течение XVIII – XIX вв., в связи с образованием Российской империи, созданием мощного бюрократического аппарата управления страной, значительно возрастают объемы создаваемой документации, однако за прошедшие столетия многие из документов погибли. Именно поэтому то, что сохранилось, имеет большое историческое значение и должно быть оставлено на постоянное хранение. С этой целью архивистами были введены так называемые запретные даты, ограничивающие сферу экспертов. Документы, возникшие ранее запретных дат, экспертизе не подвергались и должны были сохраняться независимо от содержания, происхождения, способа воспроизведения.

Первая запретная дата — 25 июня 1811 г.(дата издания разработанного М. М. Сперанским нового положения о министерствах) — введена в 1919 г.

В 1925 г. эта дата была заменена новой, выбор которой обусловливался гибелью большого количества документов в Отечественную войну 1812 г. Эта дата существовала в качестве запретной до 1957 г.

В настоящее время документы, отложившиеся до середины ХХ в. (до окончания Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. включительно), как правило, уничтожению не подлежат. Эта дата носит название ограничительной, так как в порядке исключения отдельные фонды, датируемые временем начала ХХ в. разрешено подвергать экспертизе в том случае, если они засорены документами, не представляющими ценности. Право на уничтожение подобных документов предоставлено исключительно Федеральной архивной службе Российской Федерации (Росархиву) и архивным управлениям регионов.

Факторы значения события, времени и места образования документов тесно взаимосвязаны между собой и взаимно дополняют друг друга в процессе проведения экспертизы ценности архивных документов.

Повторяемость информации. Критерий повторяемости информации получил наибольшее применение в экспертизе управленческой документации, так как централизация управления, построение иерархической системы взаимосвязи между учреждениями привели к необходимости образования документов идентичного содержания или документов, несущих информацию о содержании других документов.

Документы с повторяющейся информацией могут быть в одном учреждении, во всех учреждениях ведомственной или отраслевой системы управления и даже в учреждениях разных систем. Документирование управленческих решений основано на повторяемости информации. В управлении почти каждый новый документ издается на основании повторения информации других документов. Наиболее характерно повторение информации для организационно-распорядительной, плановой, отчетной и некоторых других систем документации. Они образуются вследствие осуществления общих для всех учреждений функций руководства, планирования, организации, согласования, контроля. В этих системах документации можно обнаружить документы, которые могут дословно повторять друг друга. Их тексты или части текстов будут идентичными.

В учреждениях разного уровня в тех же системах документации можно обнаружить и такие документы, в которых содержание других документов не воспроизводится дословно, а передается путем соответствующей обработки в виде изложения, обобщения, суммирования данных. Документы, на основе которых были созданы новые документы, принято называть первичными источниками информации, а документы, отразившие (поглотившие) их информацию, — вторичными.

Таким образом, выделяют два основных вида повторяемости информации:

· формальный (когда происходит воспроизведение документной информации);

· аналитико-синтетический (когда происходит преобразование документной информации).

Формальный вид повторяемости информации находит свое выражение в таких формах повторения, как дублирование текстов документов и цитирование части текстов документов.

Для аналитико-синтетического вида повторяемости информации характерны более сложные формы повторения: обобщение, изложение и т.д.

Обобщение как форма повторения информации осуществляется путем суммирования данных первичных документов, проведения их анализа и синтеза и отражения полученных выводов во вторичном документе.

В архивоведческой практике встречается еще одна форма повторяемости информации — вариантность. Суть данной формы состоит в том, что иногда в процессе создания управленческой документации составляются два и более текста одного и того же документа. Такие тексты могут различаться деталями, не изменяющими смыслового содержания документа. Вариантность отражает этапность в создании документа.

Другой случай повторяемости информации, когда внесенные в текст документа изменения существенно влияют на его содержание и фиксируют различные пути решения одного и того же вопроса, рассматривается как одна из редакций документа.

Наличие дублирования документа определяется при сличении текстов подлинников, копий документов и дублетов документов.

Подлинником называется текст документа, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, т.е. документ, написанный на бланке, имеющий печать, штамп и подпись руководителя учреждения или структурной части, от имени которых он исходит.

Копией называется точное воспроизведение подлинника, заверенное лицом, на это уполномоченным.

Подлинник, как и любой другой первый экземпляр документа, предназначенный для снятия с него копии, рассматривается в качестве оригинала. Первоначальные тексты официальных служебных документов, являющиеся основанием для создания подлинников, обычно не хранятся и уничтожаются как черновики. В составе архивных фондов на постоянное хранение оставляются подлинники документов. Копии при наличии подлинников могут уничтожаться.

Если документ имеет большое научное значение и используется в практической деятельности учреждения, то на постоянное хранение, кроме подлинника, может направляться несколько экземпляров копий (как правило, два экземпляра).

При отсутствии в фонде подлинников документов на постоянное хранение направляются копии документов. Наличие в фонде заверенной копии служит основанием для уничтожения незаверенных копий.

Если в тексте подлинника и копий имеются расхождения, существенно влияющие на интерпретацию их содержания, то в этом случае на постоянное хранение могут быть оставлены и подлинник, и копии.

Иерархическая основа построения системы управления определяет потоки документов по восходящей и нисходящей структурным частям. По ним размножаются и рассылаются документы (уставы, положения), распорядительные директивные письма, инструкции, докладные записки, отчеты о работе. Подобное обстоятельство вызывает необходимость создания идентичных по содержанию документов, которые направляются в адрес различных учреждений, что и определяет дублетность информации, содержащейся в архивных документах.

Дублетность в составе одного фонда носит название внутрифондовой, в составе разных фондов — межфондовой.

Проблема дублетности информации, содержащейся в управленческой документации, направляемой на хранение в архивные учреждения, решается следующим образом: на хранение оставляются документы в подлинниках в создавшей их структурной части, а в тех структурных частях, куда они в копиях присылаются для сведения, - уничтожаются. В том случае, если документ отсутствует в той структурной части, в которой он был создан, его отсутствие восполняется дублетами других структурных частей.

Межфондовая дублетность бывает двух видов:

· внутриведомственная (или отраслевая);

· межведомственная.

Дублетными документами в учреждениях, относящихся к одному ведомству (отрасли), чаще всего бывают нормативно-правовые акты органов государственной власти и управления, местного самоуправления, постановления, приказы, директивы, указания, распоряжения и другие документы руководящего характера. Они размножаются типографским способом или средствами множительной техники и рассылаются по всей системе учреждений. Подобные документы откладываются в копиях во всех подчиненных данному ведомству учреждениях, но, как правило, сохраняются только в фондах тех фондообразователей, которые были их авторами.

Межведомственная дублетность имеет не меньшее распространение. В их число могут входить нормативно-правовые акты органов государственной власти и управления, органов местного самоуправления, документы организационно-распорядительного характера, отчетность, материалы коллегиальных органов, акты, договора и многие другие документы, содержащиеся в документальных фондах учреждений различных систем, но имеющие идентичное содержание. При отборе на государственное хранение дублетных документов в фондах учреждений разных систем следует учитывать значение их для деятельности того учреждения, в фонде которого они отложились.

К выделению на уничтожение дублетных документов следует подходить осторожно. Не надо забывать, что ими можно восполнить утраченные документы. При отборе на хранение дублетных документов может оказать влияние наличие резолюций, помет, виз, которые иногда способны существенно дополнить их содержание.

Содержание одних документов в той или иной степени может быть отражено в других документах путем цитирования части текста одного документа в другом. Цитирование обычно встречается в документах организационно-распорядительного характера. Издавая приказ, подведомственное учреждение в качестве его основания цитирует часть содержания приказа вышестоящего учреждения.

Один из самых сложных видов повторяемости информации — аналитико‑синтетический, предполагающий преобразование информации одних документов в других. Такая форма повторения информации имеет место в отчетных, статистических документах, документации по бухгалтерскому учету и др.

Если наблюдается периодическое повторение преобразованной информации в документации, когда отчетность за небольшие отрезки времени находит свое обобщение в сводных документах за более длительные периоды времени, тогда кратковременные отчеты уничтожаются, а отчеты за длительные периоды сохраняются.

Если отчетные документы структурных подразделений были обобщены в сводном документе учреждения, то сохранению подлежит только сводный документ.

Если информация отчетных документов подведомственных учреждений была обобщена в сводных документах вышестоящего учреждения, то это может выступить основанием для уничтожения отчетов подведомственных учреждений в фонде вышестоящего ведомства.

Авторская принадлежность документов. Данный критерий относят к числу наиболее значимых при определении ценности документа.

Автором документов может быть как конкретное лицо, так и определенное учреждение, поэтому этот критерий широко применяется при оценке не только документов фондов личного происхождения, но и документов, возникших в деятельности издательств, редакций газет и журналов, творческих коллективов, театров, музеев и т. п.

Документы, образовавшиеся в процессе функционирования важных с исторической точки зрения учреждений или в результате деятельности крупных общественных и государственных руководителей, выдающихся людей науки, техники, литературы, искусства, обладают исторической ценностью как источники биографического и научного характера. Именно поэтому подобного рода документы могут быть оставлены на постоянное хранение в полном составе.

Особого внимания требуют к себе рукописные материалы, а также документы за подписью их авторов или с различными авторскими правками, пометами, резолюциями и т. п. Их ценность обусловлена не только содержанием текста, но и тем, что они позволяют составить некоторое представление о психо-эмоциональных переживаниях автора в процессе творческой работы над текстом рукописи, проследить различные этапы его деятельности.

В ходе экспертизы документов фондов личного происхождения помимо общих применяют и специальные критерии, разработанные в результате практической работы в рамках некоторых государственных архивов.