Фондирование документов

Фондирование подразумевает практическое осуществление классификации документов по архивным фондам в пределах конкретного архива.

Фондирование документов включает следующие виды работ:

· установление границ архивных фондов;

· определение фондовой принадлежности документов;

· группировку и распределение (систематизация) документов по архивным фондам, объединенным архивным фондам и коллекциям в соответствии с делениями схемы классификации.

В рамках архивов для обоснования и осуществления классификации документов могут разрабатываться:

· исторические справки;

· рабочие инструкции по объединению документов однородных фондов, а также по созданию конкретных объединенных фондов;

· рабочие инструкции по проведению систематизации документов конкретных фондов;

· схемы классификации документов конкретных фондов и т.д.

Изучение истории фонда, его состава, истории фондообразователя, осуществляемое в рамках архива, проводится сцелью правильного фондирования и разработки наиболее оптимальных схем классификации документов архивного фонда, для определения и уточнения состава материалов архивного фонда, проведения экспертизы ценности документов фонда. Итогом данной работы является составление исторической справки.

Историческая справка о фондообразователе и фонде состоит из четырех основных разделов:

1) история фондообразователя;

2) история фонда;

3) характеристика документов фонда;

4) список использованных источников и литературы.

В первом разделе—«История фондообразователя» —кратко описывается история фондообразователя (с указанием ссылок на законодательные источники и документы фонда). В данном разделе, как правило, содержатся следующие сведения:

· крайние даты деятельности фондообразователя;

· задачи и содержание деятельности;

· политическая направленность деятельности;

· масштаб деятельности фондообразователя;

· место и роль фондообразователя в системе государственного управления, в хозяйственной или общественно-культурной жизни;

· организационная структура фондообразователя и ее изменения;

· условия и обстоятельства, вызвавшие ликвидацию фондообразователя или передачу его функций другому учреждению;

· особенности организации документов в делопроизводстве фондообразователя.

Во втором разделе—«История фонда» —приводятся краткие сведения по истории архивного фонда, начиная с описания того, в каких условиях и в каком составе находился фонд до поступления в архив и заканчивая событиями, которые произошли с архивным фондом в архиве. В процессе изучения истории фонда в первую очередь определяются:

· крайние даты документов фонда;

· количество единиц хранения в фонде;

· время поступления фонда в архив;

· данные по истории фонда до его поступления в архив;

· наличие структурных частей фонда (отделы, отделения и т. п.);

· крайние даты материалов (частей фонда);

· количество единиц хранения по каждой части в отдельности;

· степень сохранности материалов (по структурным подразделениям фондообразователя);

· случаи проведения экспертизы ценности документов;

· количество отобранных к уничтожению дел (после проведенных экспертиз);

· наличие утерянных документов;

· нахождение материалов данного фонда в других фондах или архивах, музеях и библиотеках;

· наличие документов, имеющих художественную ценность или написанных на иностранных языках;

· общее состояние материалов фонда, доступность их для использования;

· состав научно-справочного аппарата к фонду.

Третий раздел исторической справки—«Характеристика документов фонда» —содержит краткое описание состава и содержания материалов фонда; оценку их научно-исторического, практического значения; перечисление тем, по которым они были использованы, а также упоминание о публикациях документов фонда и список работ, при написании которых документы были использованы.

Четвертый раздел—«Список источников и литературы» —содержит все источники и литературу по истории фондообразователя и истории фонда, использованные при написании исторической справки.

Один экземпляр исторической справки хранится в деле фонда.

Типовая историческая справка составляется при классификации документов однородных фондов. При составлении справки на объединенный архивный фонд должна быть написана историческая справка по истории всех фондообразователей. Кроме того, в ней приводится обоснование причин создания объединенного архивного фонда, указываются признаки, на основе которых данный архивный фонд был создан.