Тема 9: приёмы самостоятельной работы и самообразование секретаря.

План

1. Методы организации самостоятельной работы секретаря по совершенствованию профессионального уровня знаний.

2. Самообразование секретаря.

3.   Совершенствование техники и методов организации работы с информацией.

4. Совершенствование техники чтения и техники скорописи.

5. Социально-психологическая компетентность секретаря.

 

С каждым днем темп деловой жизни возрастает. Каждому, кто хочет быть востребованным специалистом, следует регулярно повышать квалификацию и осваивать разнообразные навыки. Без этого невозможно быть успешным и соответствовать изменяющимся требованиям времени.

Некоторые секретари и офис-менеджеры стремятся к самообразованию под влиянием внешних причин. Например, при карьерном росте, смене работы или устаревании технологий. Осваивать новые знания и умения можно и благодаря внутренним причинам — потребности в новизне, желании быть высококлассным профессионалом.

Что нужно знать и уметь

Секретарю и офис-менеджеру, как и большинству других офисных специалистов, необходимо обладать компетенциями, среди которых:

навыки межличностной коммуникации;

технические навыки — работа с офисными приложениями;

организаторские навыки;

грамотность;

в некоторых случаях — знание иностранных языков.

Помните также о развитии полезных качеств (пунктуальности, ответственности, самодисциплины и т. д.) и умений (запоминание информации, скорочтение, ораторское искусство и др.). Давайте своему мозгу разноплановую нагрузку. Нельзя развивать только один аспект (например, логическое мышление), обходя вниманием все остальные. Ведь в этом случае однотипное привычное мышление не даст вам возможности расти.

НА ЗАМЕТКУ!

Проводя регулярную и разнообразную работу над собой, вы держите свой мозг в тонусе и быстрее достигаете целей.

Куда пойти учиться?

Существует множество вариантов последипломного обучения.

Можно пройти курсы повышения квалификации при вузах, а также тренинги, курсы и вебинары, практические семинары и мастер-классы. Среди них есть как более продолжительные программы, длящиеся несколько месяцев, так и экспресс-программы (от пары часов до нескольких дней).

Вы можете усовершенствовать необходимые навыки при помощи занятий с личным преподавателем, тренером или коучем. В этом случае программа обучения будет адаптирована под ваши персональные потребности и особенности. Хотя это максимально быстрый и эффективный способ обучения, в то же время он самый дорогостоящий. Не каждый может себе его позволить, тем более если обучаться не в одной, а в нескольких сферах.

Новые знания и практические рекомендации можно получать из литературы и отраслевых СМИ (например, журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера»). Это самый бюджетный и вместе с тем результативный способ самообразования. Однако следует помнить, что далеко не все практические навыки можно развить с помощью книг и СМИ.

Например, навык скорочтения лучше оттачивать под наблюдением опытного преподавателя на индивидуальных занятиях либо в формате очного или онлайн-тренинга. То же самое касается отработки устной речи на иностранных языках.

Большинство новых знаний и технологий утрачивают актуальность довольно быстро, в среднем через два-три года. Поэтому наиболее эффективный способ повышения квалификации — это постоянное самообразование плюс посещение курсов по главным для вас темам.

План самообразования

Если вы решили заняться самообучением, будьте готовы к тому, что вас никто не будет направлять, толкать в спину, стимулировать выполнять практические задания. В школе и вузе такие функции выполняли преподаватели. Теперь же вам надо будет самим быть для себя и учеником, и учителем. Успех в этом случае зависит от мотивации и правильно составленного плана самообразования.

Универсального алгоритма его составления не существует, ведь у каждого человека свои цели и ресурсы. Тем не менее давайте познакомимся с основными принципами планирования.

Перед началом учебы ответьте себе на следующие вопросы:

Что для вас являлось барьером (тормозом) профессионального продвижения в последние 2–3 года?

Чего вам не хватает для профессиональной реализации?

Что мешает вам на высоком уровне решать профессиональные и личностные задачи?

Комментарий эксперта

Татьяна Родыгина, помощник руководителя, ООО «Хоум Клиник»

Как показывает мой опыт, останавливаться в развитии и самообразовании в наше время совсем не выгодно, как в профессиональном, так и в личном плане. Когда на предыдущем месте работы мне поручили просматривать отзывы и комментарии о нашей компании в социальных сетях, я поняла, что плохо разбираюсь в этом вопросе. Я не знала, как правильно зарегистрироваться на том или ином ресурсе, разместить свои данные и фотографии, добавить пользователей в друзья, присоединиться к группе, написать сообщение, — все эти манипуляции меня немного пугали. Разобраться в том, как искать информацию в социальных сетях с наименьшими затратами времени, как отличить настоящий комментарий от троллинга, мне помогли сотрудники нашего отдела маркетинга. Они провели для меня мастер-классы по общению в социальных сетях, рассказали о том, какие ресурсы существуют, ответили на многочисленные вопросы. Мне удобнее получать новые знания, как говорится, без отрыва от производства. Конечно, не в каждой компании есть такая возможность, но если она существует, то отказываться от нее не стоит. В большой компании всегда найдется специалист, который поделится с вами личным опытом. Да и кто сможет отказать в помощи помощнику руководителя!

Секретарю или помощнику руководителя обязательно нужно развивать навыки эффективного общения. Помощник руководителя общается с сотрудниками компании, с деловыми партнерами, с посетителями и наконец с самим руководителем. Мне в этом плане повезло: на одном из психологических тренингов я познакомилась с замечательными профессионалами, которые мне очень помогли. Знания, направленные в том числе и на личностное развитие, оказались полезными мне и в профессии. Я всегда с благодарностью использую полученные знания как в работе, так и в личной жизни. Осенью я планирую продолжить учиться: на этот раз пойду на курсы ораторского искусства. Уверена, что мне этот навык обязательно пригодится!

Подробные и объективные ответы помогут вам понять, на что следует обратить внимание в первую очередь.

Переходите к составлению плана самообразования. Он должен содержать следующие пункты:

задачи;

способы выполнения;

сроки;

показатели, которые говорят о том, что вы выполнили поставленную задачу.

Удобно составить план самообучения в виде таблицы. Вот как можно заполнить ее на примере изучения иностранного языка:

Задачи	Способы выполнения	Сроки	Показатели
Понимать бытовую речь	Слушать новости, песни на иностранном языке, смотреть фильмы с субтитрами	2 месяца	Понимаю минимум 60% услышанного
Говорить, чтобы меня понимали	Посещать языковой клуб, найти собеседников в Skype	3 месяца	Регулярно общаюсь с двумя иностранцами
Читать популярную литературу	Выписывать новые слова, запоминать ежедневно по 10 новых слов	3 месяца	Выучил(а) минимум 1000 новых слов

Упражнение 1

Нарисуйте таблицу с личным планом самообучения. Для начала заполните одну строку — для развития самого актуального навыка или освоения наиболее важной области знаний.

Задачи	Способы выполнения	Сроки	Показатели

Ваш персональный мотиватор

В самообразовании очень важна роль самомотивации. Ведь тут нет тренера или преподавателя, который будет регулярно давать задания и проверять их выполнение. Поэтому отличным стимулом начать и не бросить учебу будут четко представленные выгоды от обучения.

Комментарий эксперта

Лима Шаммасова, бизнес-ассистент, «Петербургский Юристъ»

Секретарь (помощник руководителя) — это не просто человек, который отвечает на телефонные звонки, приносит кофе и регистрирует корреспонденцию. Ему ежедневно приходится перевоплощаться в специалистов самых разных областей.

Если необходимо отправить руководителя в отпуск, вы становитесь менеджером по туризму, который знает лучшие отели, самые удобные рейсы и самые надежные авиакомпании. Нужно организовать ужин для партнеров или корпоратив — вы уже event-менеджер, знающий, как заказать столик в ресторане, где все забронировано на месяц вперед, какие площадки для мероприятий сейчас самые модные, какая кавер-группа* понравится всем гостям и как, наконец, уложиться в выделенный на мероприятие бюджет. Нужно выбрать для подарка партнерам галстуки или аксессуары — вы стилист, подобрать новую мебель для кабинета директора — вы дизайнер, приехали заграничные гости — вы переводчик. Ваш шеф рвет и мечет — вы психолог…

Руководитель будет доверять только такому помощнику, который сможет выполнить все эти разнообразные задачи, не будет бояться новых проектов и проявит готовность постоянно учиться.

По работе мне часто приходится общаться с иностранными партнерами не только на английском языке, поэтому я изучаю еще несколько языков: французский, итальянский, арабский — и не планирую на этом останавливаться. В настоящее время существует множество доступных ресурсов для изучения иностранных языков, превращающих скучную зубрежку в интересный образовательный процесс с интерактивными элементами. Маленький бонус за ваши труды — руководитель будет приятно удивлен, когда вы сможете поприветствовать иностранного гостя на его родном языке, спросить его о впечатлениях о вашем городе, компании и т. д.

Также необходимо знать специфику работы вашей компании — неважно, в какой области вы работаете. Работая помощником руководителя, вы не можете оставаться в стороне от основной деятельности и проектов компании — при протоколировании совещаний, подготовке документов, переводах во время переговоров вы все равно столкнетесь со специальной терминологией, которую нужно правильно использовать. Читайте об изменениях в законодательстве в сфере деятельности вашей организации, о ее конкурентах и партнерах, старайтесь быть в курсе новых проектов и будущих мероприятий. Если вашему руководителю захочется поделиться размышлениями с вами, вы сможете показать свою эрудированность, продемонстрировать понимание работы компании, а может быть, и предложить свои идеи.

Сейчас у меня в планах усовершенствовать знание пакета MS Office. По работе мне часто приходится составлять отчеты и презентации, анализировать много информации и представлять ее выжимку в виде схем, сводных таблиц и т. д. Если я освою тонкости пакета офисных программ, то смогу упростить свою работу и сократить время на выполнение многих задач.

В современном мире не ставится вопрос — учиться новому или нет. Если вы нашли любимое дело, важно совершенствовать свои навыки, приобретать новые знания и становиться профессионалом, чтобы быть конкурентоспособным специалистом и чтобы работа давала вам возможность по праву гордиться собой и получать еще большее удовлетворение.

* Кавер-группа – это музыкальная группа, которая исполняет исключительно каверы (версии) известных композиций.

Прежде всего определите для себя, что вы получите от новых знаний и навыков.

Например, если вы изучите иностранный язык, то сможете посмотреть фильм в оригинале, чтобы потом обсудить его с друзьям, или первыми прочитать новую книгу любимого автора, не дожидаясь ее перевода. А также вы сможете легко общаться с носителями языка во время поездки за границу.

Если вы освоите скорочтение, то освободите несколько часов в неделю для приятных занятий: отдыха, общения с родственниками и друзьями, просмотра фильмов и прочего.

РЕКОМЕНДУЕМ!

Старайтесь общаться с позитивными и успешными людьми, которые будут вдохновлять вас своим примером.

Можно использовать визуальные мотиваторы. Для этого повесьте на видном месте вдохновляющую цитату или плакат. Выбирайте мотиватор, глядя на который вы чувствуете больший внутренний подъем.

Пообещайте себе что-то интересное и приятное за выполнение того или иного задания.

Еще один секрет: попробуйте относиться к учебе как к увлекательному квесту, в котором в результате ответов на вопросы, выполнения задач и разгадывания загадок вы побеждаете и получаете приз. Пусть сам процесс познания нового приносит вам удовольствие!

Упражнение 2

Запишите минимум три мотиватора для достижения ближайших целей в области самообучения. Например: «Законспектирую 3 главы книги по тайм-менеджменту — посмотрю серию любимого сериала» или «Когда я выучу 100 новых английских слов — схожу на массаж» и т. д.

Ваши мотиваторы:

1. …

2. …

3. …

4. …

Советы по эффективному обучению

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ!

Чем быстрее вы изучаете новые материалы и запоминаете их, тем больше времени остается на другие дела. Вам помогут развитие памяти, внимания, умения концентрироваться на задачах.

Использование принципов грамотной работы с информацией поможет сделать ваше самообразование максимально эффективным и результативным.

Регулярно выполняя следующие упражнения, вы сможете выработать необходимые навыки.

Упражнение 3

Это упражнение поможет вам натренировать концентрацию на предмете и усидчивость.

Подготовьте бумагу и ручку. Примите удобную позу. Направьте свое внимание на небольшой предмет. Это может быть любая вещица в поле зрения — на ваш выбор. Желательно выбрать что-нибудь с минимумом деталей, например электрическую розетку или выключатель. Ведь чем больше деталей, тем быстрее внимание уйдет в сторону.

НА ЗАМЕТКУ!

Для успешной учебы очень важна концентрация, т. е. способность удерживать свое внимание долгое время на каком-либо объекте. Регулярные тренировки поддерживают эту способность в хорошей форме и помогают преодолеть повышенную переключаемость внимания.

Выбирайте статическую вещь, т. е. такую, в которой нет движущихся деталей. По этой причине не берите часы, особенно если в них есть секундная стрелка.

Концентрируйтесь на этой вещи в течение 2 минут. Как только внимание будет уходить в сторону, переводите его обратно на этот предмет. Одновременно делайте пометку на бумаге, например ставьте прочерк. Когда 2 минуты закончатся, подсчитайте, сколько раз вы отвлекались на посторонние вещи и мысли.

Учтите, что внимание неизбежно будет перескакивать на другие предметы. Но частоту отвлечений можно и нужно постепенно снижать.

Упражнение 4

Найдите минимум 20 существительных среди букв в таблице. Слова построены по вертикали и горизонтали и могут изгибаться под прямым углом.

В условиях постоянно меняющегося мира важно не только много знать, но и постоянно изучать новое, не останавливаться на достигнутом и оперативно внедрять свои знания в жизнь. Ориентируясь на материалы данной статьи, вы можете составить свою программу самообразования, выполнение которой поможет вам развиваться планомерно, эффективно и с удовольствием.

 

Вопросы для самоконтроля

1. Цель и значение самостоятельной работы секретаря по совершенствованию профессионального уровня знаний.

 

Литература

1. Інтелект-карти в роботі секретаря // Довідник секретаря та офіс-менеджера    № 5, 2014. С. 66.