Нормально заполненной считается страница, на которой размещается 29-31 строка текста (1860 знаков) при печати через 2 интервала; 38-41 строка (2450 знаков) - через 1,5 интервала или 58-61 строка (3630 знаков) - через 1 интервал с учетом того, что каждая строка включает 60-64 печатных знака.
Все эти нормы используются во всех случаях, когда есть работы по изготовлению документов.
Нормы времени на работы по документационному обеспечению управления приводятся как для традиционных (ручных) технологий, так и для автоматизированных. Это позволяет особенно наглядно видеть временной выигрыш при автоматизации управленческого труда.
Хотя в названиях перечисленных выше нормативов времени отражены, прежде всего работы, связанные с документами, "Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению управления" содержат такие важные для секретаря разделы, как "Секретарско-референтские работы", где приводятся и виды работ по бездокументному обслуживанию:
· прием посетителей;
· ведение телефонных переговоров;
· вызов абонента к руководителю;
· организация связи руководителя с необходимыми лицами;
· получение информации по запросу руководителя об интересующем его лице;
· устная передача (сообщение) руководителю необходимой информации;
· вызов участников совещания по телефону;
· заказ пропуска по телефону.
Но помимо норм времени на основные виды работ, в указанных сборниках всегда освещаются и вопросы организации труда, режим труда и отдыха, рациональное оборудование рабочих мест, санитарные нормы.
Секретарь может найти в этих нормативных актах много полезных для себя советов.
Знание норм времени на выполняемые виды работ позволяет правильно планировать рабочий день и вовремя успеть выполнить все задания руководителя.
Таким образом, нормативно-методическая база делопроизводства регламентирует создание и обращение документов, описывает структуру и функции служб делопроизводства.
Унифицированные системы документации
В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД) - совокупности взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод унификации — установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.
Для поддержания УСД в актуальном состоянии осуществляется их ведение, предусматривающее внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости.
Классификаторы технико-экономической и социальной информации - нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды. Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов.
Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является изданная в 1990 г. Государственная система документационного обеспечения управления - ГСДОУ.
ГСДОУ - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.
Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. ГСДОУ распространяется на все системы документации органов государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, учреждений, организаций и предприятий, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники.
Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами, организации службы документационного обеспечения управления. Раздел «Документирование управленческой деятельности» содержит положения, определяющие состав управленческих документов, основные направления и порядок проведения унификации и стандартизации документов, оформления реквизитов управленческих документов, включая машиночитаемые документы и машинограммы, а также общие требования к составлению текстов документов. Раздел «Организация работы с документами» устанавливает принципы и порядок организации документооборота учреждения, построения информационно-поисковой системы по документам учреждения, контроля исполнения документов и подготовки документов к передаче в ведомственный архив на хранение.
Положения ГСДОУ внедряются в практику документационного обеспечения путем разработки и издания стандартов, инструкций по делопроизводству (документационному обеспечению управления), методик, правил, рекомендаций по различным аспектам делопроизводства, проведения унификации состава и формы управленческих документов и др. Положения ГСДОУ получили развитие применительно к соответствующему уровню управления в Типовой инструкции по делопроизводству в органах государственной власти, органах местного самоуправления Донецкой Народной Республики, разработанной в 2015 г.
"Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих" (утвержден Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37) является нормативным документом и рекомендуется для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм для наименования должностей и предъявляемых к ним квалификационных требований. Квалификационные характеристики, включенные в данный Справочник, являются нормативными документами, предназначенными для обоснования рационального разделения и организации труда, правильного подбора, расстановки и использования кадров, обеспечения единства при определении должностных обязанностей работников и предъявляемых к ним квалификационных требований, а также принимаемых решений о соответствии занимаемым должностям при проведении аттестации руководителей и специалистов. Наименования должностей служащих установлены в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР).
На основе квалификационных характеристик разрабатываются должностные инструкции для конкретных работников, а также производятся записи в трудовые книжки о наименовании должности работника.
При работе с кадровой документацией необходимы правила заполнения трудовых книжек.
Пакет этих документов необходимо постоянно обновлять по мере замены нормативно - методических актов новыми.
Вопросы для самоконтроля
1. Значение нормативно-правовой базы делопроизводства.
Литература
1. Конституция ДНР (с поправками и изменениями)// dnr-online.ru/konstituciya-dnr/
2. Закон Донецкой Народной Республики «Об Обращениях Граждан» № 13-IHC от 20.02.2015 //dnr-sovet.su
3. Закон Донецкой Народной Республики «Об Оплате Труда» № 19-IHC от 06.03.2015 //dnr-sovet.su
4. Закон Донецкой Народной Республики «Об Охране Труда» № 31-IHC от 03.04.2015//dnr-sovet.su
5. Закон Донецкой Народной Республики «Об Электронной Подписи» № 60-IHC от 19.06.2015//dnr-sovet.su
6. Закон Донецкой Народной Республики «О Персональных Данных» № 61-IHC от 19.06.2015 //dnr-sovet.su
7. Закон Донецкой Народной Республики «О Почтовой Связи» № 64-IHC от 29.06.2015//dnr-sovet.su
8. Закон Донецкой Народной Республики «Об информации и информационных технологиях» № 71-IНС от 07.08.2015//dnr-sovet.su
9. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения//vsegost.com/
10. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов//vsegost.com/
11. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти, утвержденные Приказом Главного государственного архивного управления Донецкой Народной Республики от 25.03.2015 №4 //dnr-online.ru
Постановление Кабинета Министров ДНР от 16.10.2015 № 19-27 «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в органах государственной власти, органах местного самоуправления Донецкой Народной Республики» //dnr-online.ru
Тема 6: МЕТОДЫ ОПТИМИЗАЦИИ И СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ РАБОТЫ. РАБОЧЕЕ МЕСТО СЕКРЕТАРЯ. УСЛОВИЯ ТРУДА СЕКРЕТАРЯ
План
1. Оборудование приемной офиса техническими средствами. Компьютерные программы в работе секретаря. Средства связи. Организация и автоматизация рабочего места секретаря. Оптимальные помещения. Обеспечение офиса канцелярскими и хозяйственными принадлежностями.
2. Эргономические требования к условиям труда секретаря. Основные документы, регламентирующие организацию рабочих мест, санитарные требования и нормы. Рациональное освещение, цветовое оформление, интерьер, фитодизайн приемной. Обеспечение офиса аптечкой и противопожарными средствами.
3. Планирование работы секретаря. Загруженность в течение рабочего дня. Режим труда и отдыха.
Рабочее место - зона трудовой деятельности сотрудника, оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей.
Организация рабочего места секретаря начинается с оснащения его мебелью, специальным оборудованием, канцелярскими принадлежностями.
В обязательный набор мебели должны входить:
§ канцелярский стол с придвижной тумбой;
§ подъемно-поворотный стул;
§ вспомогательный стол или подставка для оргтехники;
§ шкаф для хранения документации;
§ сейф для хранения важных документов, бланков, штампов и печатей;
§ стулья для посетителей.
Среди канцелярских принадлежностей и специального оборудования можно выделить предметы, часто используемые при работе с документами:
§ письменный прибор;
§ папка или лоток для текущих документов и бумаги;
§ справочно-алфавитные блокноты, ежедневник, еженедельник;
§ дырокол, степлер (скрепкосшиватель);
§ нож для бумаги, ножницы;
§ корректирующая справка («штрих»), клей;
§ магнитное приспособление для хранения скрепок, кнопок и другой металлической мелочи;
§ настенные часы;
§ папка с надписями «К докладу», «На подпись», «Документы в работе» и т. п.
Любому работнику для успешного выполнения возложенных на него функций требуются определенные условия труда. Они должны обеспечивать максимальные удобства работника во время работы при минимальных затратах сил и времени. Условия труда складываются из ряда факторов: технических, гигиенических, социальных, психологических, психофизических и эстетических.
Условия труда - совокупность факторов производственной среды, оказывающих влияние на здоровье и работоспособность человека в процессе его деятельности.
К техническим факторам условий труда относятся оснащение его рабочего места современными средствами оргтехники и использование в процессе труда новейших информационных технологий. При организации рабочего места секретаря следует позаботиться о специальной мебели и канцелярских принадлежностей.
Гигиенические факторы должны обеспечить сохранность сил и здоровья, минимальную утомляемость и хорошее самочувствие работника в процессе работы. К этим факторам можно отнести освещенность рабочего места, оптимальный температурно-влажностный режим в помещении, продуманную цветовую гамму в оформлении помещений, удобную мебель, отвечающую требованиям эргономики, и т. д.
Социальные факторы создают у работника ощущение комфортности, социальной защищенности. К ним можно отнести питание работников, медицинское страхование, доступ в спортивные и тренажерные залы, заботу администрации о летнем отдыхе сотрудников и др.
Психологические факторы определяются взаимоотношениями сотрудников в коллективе, стилем руководства, т. е. психологическим климатом организации. Совместные праздники, «дни здоровья», спартакиады, поощрение проявивших себя в работе сотрудников, поздравления к праздникам - все это показатели хорошего психологического климата в коллективе. Такая психологическая обстановка способствует рабочему настрою, сотрудники ее ценят и дорожат своим рабочим местом.
Психофизические факторы должны учитывать колебания физического состояния работника сотрудника в течение рабочего дня. Нагрузка должна быть распределена в соответствии с этим состоянием. Например, первый час работы и сразу после обеденного перерыва не следует планировать пик производственной активности, т. к. организм в это время несколько расслаблен и не готов к интенсивному труду. К концу рабочего дня происходит общее утомление, поэтому на этот период следует оставить менее ответственную работу, не требующую концентрации внимания и умственного напряжения.
Пик работоспособности человека приходится на время с 9 до 12 часов и с 14 до 17 часов. На это время должна планироваться основная производственная нагрузка.
Эстетические факторы способствуют хорошему настроению работника, формируют в нем уважение к своему труду и гордость за предприятие, повышают престижность труда. Мебель, цветы, жалюзи, современный интерьер, приятная тихая музыка, цветовая гамма в оформлении и многое другое можно отнести к эстетическим факторам, влияющим на условия труда.
К условиям труда относится соблюдение эргонометрических требований. Этим требованиям должен соответствовать комплект секретарской мебели.
Эргометрические требования к секретарской мебели
| Наименование мебели | Рост работника | Высота мебели | |
| Канцелярский стол | до 170 см выше 170 см | 72 см 75 см | |
| Столик для работы на пишущей машинке или клавиатуре ПК | до 170 см выше 170 см | 66 см 68 см | |
| Стул, кресло | до 170 см выше 170 см | 45 см 47 см | |
Размещение мебели и оборудования должно соответствовать следующим принципам:
§ часто используемые объекты должны находиться в рабочей зоне, «под рукой»;
§ расположение предметов на столе должно соответствовать правилу «правой и левой руки» (справа - то, что берется и делается правой рукой, слева - то, что берется и делается левой рукой);
§ каждый объект в помещении должен иметь свое место и постоянную зону перемещения.
Санитарно-гигиенические нормативы для работников офиса, оснащенного компьютерами и оргтехникой регламентируются СанПиН 2.2.55.542-96 «Гигиенические требования к видеодисплейным терминалам, персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы».
Санитарно-гигиенические требования для работников офиса
| Параметры | Значения | |
| Естественная и искусственная освещенность | 300-500 люкс | |
| Уровень шума | не более 65 дБ | |
| Площадь на один ПК | не менее 6 м2 | |
| Объем на один ПК | не менее 20 м3 | |
| Кресла | подъемно-поворотные с регулируемой высотой и наклоном спинки | |
| Воздухообмен | нормальный (проветривания, вентилирование, кондиционирование) | |
| Микроклимат (оптимальные параметры) | влажность 40-60% to воздуха зимой от + 18 до + 21o to воздуха летом от + 23 до + 25o | |
| Расстояние до экрана монитора (при работе) | 50-70 см | |
| Непрерывное время работы на ПК | не более 2-х часов, обязательные перерывы | |
| Специальные меры | Комлексные упражнения для мышц тела и глаз, психологическая разгрузка | |
Таким образом, создание рациональной планировки рабочего места секретаря на предприятии имеет большое значение, как для облегчения труда, так и для повышения его привлекательности, положительно влияющей на производительность труда. Что касается рациональной организации труда секретаря-референта‚ то она складывается из организации рабочего места, условий труда и планировании рабочего дня.
Организация рабочего места секретаря
Приемная офиса - это центр работы фирмы, ее сердце. Самый талантливый и умный руководитель не сможет справиться с работой, если плохо организована работа приемной. Главное же лицо в приемной - это секретарь. Все чаще должность секретаря даже объединяют с должностью офис-менеджера.
Качество работы приемной напрямую связано с грамотной организацией внутрифирменного пространства в целом и пространства приемной в частности. От того, где расположена приемная, как она оснащена, каков дизайн ее интерьеров, зависит и скорость решения вопросов и общее впечатление от фирмы у ее клиентов, заказчиков, партнеров по бизнесу.
Современный офис должен отвечать требованиям экономичности, что особенно важно при высоких ценах на офисную площадь, высокой технической оснащенности, органичного дизайна и безопасности с точки зрения как защиты информации, так и личной безопасности сотрудников фирмы. Именно поэтому вопросы организации офисного пространства сейчас волнуют всех думающих руководителей.
Большое значение имеет рациональная организация рабочего места секретаря.
Рабочее место секретаря - референта - это зона его трудовой деятельности, оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей.
Общая площадь приемной, где находится секретарь - референт, должна быть в пределах 12-16 кв.м. При выборе размеров площади необходимо учитывать следующие факторы:
1) подходы к мебели и оборудованию;
2) расстановку мебели и оборудования;
3) потребность - в отдельных случаях - особых условий;
4) возможность установки вспомогательного оборудования.
Организация рабочего места - это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению. Кроме того, организация рабочего места предполагает учет антропометрических данных исполнителя и обеспечение соответствующих нормам условий труда.
Поскольку секретарь - "лицо учреждения", то и его рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда. Ведь от того, как выглядит рабочее место секретаря, нередко судят о работе всего учреждения.
Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей и в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения:
- рабочее место секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих;
- в помещении приемной должны находиться только предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам непосредственно в процессе работы;
- мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарем, удобной для ее размещения.
Рабочее место секретаря традиционно включает три зоны: основная, где находится его рабочее место (стол с приставками и необходимой оргтехникой), зона обслуживания посетителей и вспомогательная зона, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и другое вспомогательное оборудование. Учитывая насыщенность трудового процесса секретаря-референта оргтехникой, оправданной будет П-образная планировка рабочего места.
Рабочий стол секретаря должен быть расположен удобно, так, чтобы был большой обзор и секретарь видел всех входящих, сидя к ним лицом. В то же время важно, чтобы ему не надо было часто вставать за отдельными предметами. Учитывая этот фактор, к основному столу секретаря всегда ставятся дополнительные столы-приставки.
Высота рабочего стола рекомендуется в пределах 68-73 см, столешница должна быть твердой и гладкой, преимущественно из дерева. Покрытие поверхности стола должно быть матовым (серого, зеленого, коричневого цвета с коэффициентом отражения 20-50%) и легко чиститься; углы и переднюю верхнюю грань столешницы следует выполнять закругленными. Высота пространства под столом для ног рекомендуется 60 см (на уровне колен) и не менее 80 см на уровне ступней. Все, что постоянно требуется секретарю во время работы, должно располагаться в пределах вытянутой руки, чтобы можно было взять необходимое, не вставая.
Располагать принадлежности на рабочем и приставном столах следует компактно, систематизировав по видам работ.
Важным элементом рабочего стола является внутренняя организация отделений рабочего стола, зависящая от его конструкции, вместимости, характера обрабатываемых документов. В рабочем столе также должен быть строгий порядок. Большой ящик лучше приспособить для вертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различные специальные приспособления - для карточек, малой оргтехники, канцелярских принадлежностей. Целесообразно выделить один ящик для хранения личных вещей. Все ящики должны легко выдвигаться, даже если они тяжело нагружены.
Дела и папки, хранящиеся как в столе, так и в шкафах, на полках, должны иметь яркую маркировку различной расцветки с кодовыми отметками, номерами дел по номенклатуре, что поможет быстро найти нужное дело или документ.
Может показаться преувеличением, но такой простой вид мебели, как стул, играет большую роль в организации рабочего места управленческого работника. От выбора стула в немалой степени зависит эффективность труда - неудобная поза утомляет, делает человека менее работоспособным. У секретаря - референта стул должен быть вращающимся и иметь спинку, передвигаемую в вертикальном и горизонтальном направлениях, что позволит подогнать его под любой рост. Сиденье стула должно быть слегка закругленным с краев, чтобы не затруднять кровообращение бедер, и с несколько вдавленным сиденьем в месте размещения центра тяжести. Для управленческих работников изготовляют стулья и кресла с подлокотниками, для работы на компьютере - без подлокотников, чтобы не стеснять движения. Сиденье стула должно быть покрыто латексом толщиной около 1 см, сверху которого накладывается влагонепроницаемый материал (меланжевая ткань, натуральное волокно). Кроме стола с приставками, в состав рабочей мебели секретаря-референта входит также стул для посетителя.
Рациональная организация труда секретаря начинается с организации рабочего места.
Рабочее место секретаря располагается в приемной, которая обычно примыкает к кабинету руководителя. Его следует разместить таким образом, чтобы секретарь мог видеть всех входящих в приемную. Площадь делится на рабочую зону и зону для посетителей.
При выборе размеров площади необходимо учитывать следующие факторы:
1) подходы к мебели и оборудованию;
2) расстановку и эксплуатацию мебели и оборудования;
3) в отдельных случаях потребность в особых условиях;
4) возможность установки дополнительного оборудования.
В комплект средств оргтехники рабочего места секретаря входят:
1) стол однотумбовый;
2) приставка с тумбой под компьютер, компьютер;
3) стул подъемно-поворотный;
4) вспомогательный стол.
СОВЕТ. Рабочее место секретаря должно иметь необходимую площадь для оргтехники и такое месторасположение, чтобы секретарь мог видеть всех посетителей, а посетители при входе в офис сразу же видели секретаря.
Организация рабочего места секретаря руководителя формируется исходя из анализа содержания его деятельности, требований эргономики, гигиены и психофизиологии и направлена на проектирование оптимальной организации рабочего места.
Примерный перечень оргтехники и компьютерных средств, применяемых в работе секретаря:
1) средства малой оргтехники (письменные принадлежности: ручки, бумага, карандаши, ластики и т. п.);
2) средства составления и изготовления текстовых документов (компьютер, диктофон, принтер, сканер, в запасе – портативная пишущая машинка);
3) средства обработки бумажных документов (склеивающие и скрепляющие машины, конвертовскрывающее и резательное оборудование, адресовальное и штемпелевальное оборудование, машина для уничтожения документов);
4) средства хранения и поиска документов (картотеки различного типа, шкафы и полки, сейф);
5) средства связи (телефон, радиотелефон, радио, телетайп, факс, сетевая плата для локальной сети, средства оперативной диспетчерской связи, электронная почта, модем);
6) копировальные средства и аппараты;
7) шредер для оперативного уничтожения конфиденциальной информации;
8) офисная мебель и оборудование.
Средства малой оргтехники необходимы при любом уровне автоматизации работы секретаря. Так, ручки и карандаши у секретаря должны быть в рабочем состоянии, бумага с запасом, так как у посетителей, членов совещаний их может не оказаться в нужный момент, а техническое обеспечение переговоров и совещаний – его должностная обязанность.
В средствах составления и изготовления текстовых документов все чаще на первое место выходит компьютер, даже при очень небольшом документообороте. Созданные с его помощью документы имеют эстетически более приемлемый вид благодаря наличию различных шрифтов и цветового оформления, что не может не сказаться на отношении к документу и помогает создать благоприятное впечатление об авторе документа.
Диктофоны незаменимы в случае, когда необходимо бесшумное и точное отображение звуковой информации.
Сканер – удобное средство для ввода в компьютер большого количества текстовой и графической информации, а также документов в систему автоматизированного документооборота.
Средства связи могут быть объединены в аппаратном представлении, например телефон – факс – модем, должны иметь компактный вид и спокойные, приятные для слуха средства оповещения о начале связи. Копировальные аппараты подбираются в зависимости от объема работ, необходимого качества копий и других параметров.
Необходимым эффективным средством планирования рабочего дня секретаря и руководителя является еженедельник, в котором дела разносятся по датам.
Можно для этих целей использовать программный продукт типа Lotus Organizer, установленный на персональном компьютере. Lotus Organizer называют личной информационной системой, предназначенной для эффективной организации рабочего времени. В ее состав, помимо календаря, входят телефонный справочник, адресная книга, блокнот и т. д. Но даже при наличии Lotus Organizer для дублирования информации необходимо иметь обычный ежедневник или периодически производить распечатку каких-то данных из компьютера.
Документы, поступающие в архив отдела, хранятся в шкафу в папках-регистраторах, скоросшивателях, справочно-информационные пособия – в специальных шкафах.
Зона для посетителей комплектуется стульями, журнальным столиком и цветочницей. В том случае, если в здании нет гардероба, в приемной следует поставить шкаф для верхней одежды. Мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарем. Не рекомендуется ставить в приемной мягкую мебель, так как при правильной организации труда длительное присутствие посетителей не предполагается.
Иногда секретарю нужно приготовить чай или кофе для руководителя и посетителей. Для этого неплохо предусмотреть небольшую «мини-кухню». Безусловно, визуально она должна быть изолирована от мест для посетителей. Категорически не рекомендуется превращать в буфетную рабочее место секретаря.
Рабочее место секретаря структурного подразделения должно быть оснащено техникой коллективного пользования (принтерами, телефаксом, копировальным аппаратом и др.) для более продуктивного ее использования. Своевременная замена сменных печатающих картриджей, организация ремонта должны быть в ведении этого сотрудника. Наличие секретаря подразделения делает возможным использование телефонного коммутатора с одной линией выхода вне организации.
