Прием и первичная обработка документов

Операция в основном техническая. Проводится централизованно секретарем-референтом, а в крупных учреждениях - экспедициями или специально выделенным работником (экспедитором).

Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты по телетайпу, факсу, электронной почте.

Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки. При получении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки. Ошибочно полученная корреспонденция возвращается отправителю или пересылается адресату. После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. Если документы поступили по почте, вскрываются все конверты, за исключением имеющих надпись «лично». Конверты после вскрытия уничтожаются, за исключением писем частных граждан, так как обратный адрес может быть указан только на конверте. Сохраняются конверты и от документов, поступивших уже с просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа. Кроме того, при получении по почте просроченного финансового документа надо составить акт о дне получения документа, подписанный двумя сотрудниками организации (фирмы) и работником почты. На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию. Она состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Кроме того, в ней может быть указано сокращенное название учреждения-получателя. Учетный порядковый номер последнего документа, полученного в текущем году, показывает общее количество поступивших документов.

Типичной ошибкой, допускаемой при обработке входящих документов, является проставление отметки о поступлении только на документах, подлежащих дальнейшей регистрации. Остальные документы (рекламные и информационные письма, приглашения и многие другие) остаются неучтенными, хотя при их получении было затрачено время на вскрытие конверта, ознакомление с содержанием, определение, кому из работников может потребоваться полученная информация, передачу документа данному работнику. Входящий документопоток в таком случае указывается значительно уменьшенным, а время на обработку неучтенной корреспонденции невозможно просчитать.

Отметка о поступлении обычно проставляется в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем.

Документ, полученный по факсу, уже имеет дату получения. Учитывая, что факс, как правило, выводится на светочувствительную бумагу, текст на которой быстро выцветает, с важных документов снимают ксерокопию.

Заканчивается первичная обработка документов сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые.

Обработка и отправка исходящих документов, так же, как прием и обработка входящих, проводятся централизованно или секретарем или в экспедиции (экспедитором).

Получив документ к отправке, прежде всего, проверяют правильность его оформления:

- наличие подписи;

- наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют);

- наличие заголовка;

- наличие отметки об исполнителе;

- правильность адресования;

- если документ предназначен разовому корреспонденту, наличие адреса;

- наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений. Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.

При отправке документа по почте он вкладывается в конверт. Документы, направляемые в один адрес, вкладываются вместе в один конверт. Конверты адресуются, маркируются. Для постоянных корреспондентов конверты заготавливаются заранее. Все оформление документов, предназначенных к почтовому оформлению, проводится в строгом соответствии с требованиями «Правил оказания услуг почтовой связи».

Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки.

Виды деловой переписки и их название определяются способами передачи деловой информации, которая разделяется на два основных: почтовая связь и электросвязь. К видам деловой корреспонденции относятся: деловое письмо, телеграмма, факсограмма, телефонограмма, телекс, электронное сообщение.

Деловая корреспонденция – это обобщенное название различных по содержанию документов, использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. Она составляет особую группу в информационно-справочной документации.

Письмо – самый распространенный вид документа, используемый в управлении, поэтому для данного вида сконструирован специальный бланк. Письмо может оформляться на бланке формата А4 или формата А5.

В том случае, если текст письма не превышает семи строк, напечатанных через 1 межстрочный интервал, письмо оформляется на бланке А5 и в нём отсутствует заголовок. Текст служебного письма должен быть ясным и логичным, кратким.

Он строится, как правило, по следующей схеме:

- введение, в котором объясняются причины составления письма;

- основная часть, в которой излагается существо вопроса, включая доказательства или опровержения;

- заключение, в котором формулируется основная цель письма.

Объем письма не должен превышать двух страниц.

Письмо как минимум оформляют в двух экземплярах. Первый экземпляр подготавливают на бланке и отсылают адресату, второй (копия) – подшивается в дело.

Перечень и местоположение и требования к оформлению реквизитов делового письма даны в Типовой инструкции по делопроизводству.

По функциональному признаку письма можно разделить на требующие ответа и не требующие ответа

Письма, требующие ответа	Письма, не требующие ответа
Письмо-запрос	Сопроводительное письмо
Письмо-предложение	Письмо-подтверждение
Письмо-рекламация	Письмо-напоминание
Письмо-просьба	Письмо-предупреждение
Письмо-предложение	Письмо-извещение
	Письмо-заявление

По признаку адресата письма делят на обычные и циркулярные.

По особенностям композиции письма делятся на одноаспектные и многоаспектные. Простое деловое письмо – письмо одноаспектное.

Каждый вид официального письма имеет свои языковые формулы. Языковая формула – это устойчивый оборот, словосочетание, выражающее вид, характер той или иной управленческой, производственной или просто профессиональной функции.

По структурным признакам деловые письма делятся на: регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (отражающие необычную ситуацию).

Конкуренты делового письма: Телеграмма, Телефонограмма, Телефакс, Электронное сообщение.

 

Вопросы для самоконтроля

1. Что понимается под терминами "система документации" и "унифицированная система документации"?

2. Какие унифицированные системы документации содержатся в Общероссийском классификаторе управленческой документации?

3. Какие виды управленческих документов включает в себя Унифицированная система организационно-распорядительной документации?

4. Назовите реквизиты, отражающие обработку документа.

5. Чем деловая корреспонденция отличается от других справочно-информационных документов?

6. В каких случаях деловые письма заверяются печатью?

7. По каким признакам классифицируют деловые письма??

8. Какие виды деловых писем вы знаете?

9. В каких случаях посылаются гарантийные письма?

10. Каковы правила оформления телеграммы?

11. В чём особенность оформления телефонограмм

 

Литература

1. Петрова Ю.А Секретарское дело. Настольная книга секретаря-референта (2008)//www.e-reading.link/book.php