Одна из главных целей регистрации — создание банка данных о документах учреждения. Секретарь-референт на основе этого банка данных обязан в течение нескольких минут ответить на вопросы двух типов: у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ. Современные системы управления базами данных позволяют наводить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.
Поиск документов может выполняться по неисполненным документам, исполненным документам (имеющим дату исполнения и отметку о помещении в дело), по всей оперативной базе данных (документы текущего делопроизводственного года), а также при необходимости — по архивной базе данных (документы предшествующих лет).
Вопросы для самоконтроля
1 Виды и носители для регистрации документов.
2 Из чего состоит регистрационный номер документа?
3 Способы и виды контроля сроков исполнения документов.
4 Цели формирования номенклатуры дел в организации.
5 Сроки хранения дел в ведомственных архивах и дальнейшая судьба документов.
6 Реквизиты поиска для осуществления информационно - справочной работы с документами в учреждении.
7 Правила изъятия для работы документа из дела в текущем году и за прошлые годы.
Литература
1. Петрова Ю.А Секретарское дело. Настольная книга секретаря-референта (2008)//www.e-reading.link/book.php
2. Постановление Кабинета Министров ДНР от 16.10.2015 № 19-27 «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в органах государственной власти, органах местного самоуправления Донецкой Народной Республики» //dnr-online.ru
Тема 12: ОРГАНИЗАЦИЯ ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ.
План
1. Категории документов, подлежащих передаче в архив.
2. Порядок передачи дел в архив.
3.Процедура сдачи документов организации в архив при ее реорганизации или ликвидации.
Как проходит передача дел в архив организации? В первую очередь возникает два вопроса – какие документы требуется подготовить и за какие годы.
Какие категории документов передают в архив. Обычно в архив организации сдают документы постоянного хранения и временного > 10 лет хранения. В последнем случае, прежде всего, имеют в виду дела по личному составу.
Дела < 10 лет хранения обычно в архив не попадают, они остаются в отделах (где они заведены) до момента истечения сроков их хранения и утраты практической надобности. Но все же в отдельных случаях по решению руководства допускается передавать и такие дела в архив (например, нет места для хранения в отделе). Затем можно будет составить акт на уничтожение документов с временными сроками хранения.
За какие годы дела подлежат передаче в архив
Согласно правилам документы сдаче в архив подлежат не позднее 3-х лет после завершения их в делопроизводстве. Можно оформить передачу дел в архив и через год. Но сильно рано не рационально, потому что «свежие» документы могут понабиться в текущем делопроизводстве. Из-за этого будет много суеты, чтобы запрашивать их из архива.
График приема-передачи дел
В соответствии с существующими требованиями передача дел в архив должна происходить по графику. Этот график составляется в произвольной форме, из которого можно понять, какое структурное подразделение (можно даже указать конкретного исполнителя) и когда будет осуществлять передачу документов в архив.
Срок приема-передачи лучше указывать не 15.10.2016, а в более широком варианте – октябрь. Возможно, именно 15 октября случится кризис, а так у вас будет временное пространство для маневра.
График составляет ответственный за архив, согласовывает его с начальниками отделов, которым предстоит передача документов. Затем график утверждает руководитель организации. Или допустимо его утверждение руководителем службы делопроизводства, в состав которой обычно входит архив.
Порядок передачи дел в архив
В результате проведенной экспертизы ценности документов отобранные для приема-передачи дела необходимо включить в установленной формы сдаточную опись (ее образец непременно будет далее).
Звучит заумно. Но если все формулировать упрощенно, то это обозначает следующее. По номенклатуре дел необходимо наметить дела постоянного и долговременного хранения (в том числе по личному составу) и внести в график сведения о сроках и участниках передачи документов в архив (заранее на предстоящий год).
Уже во время подготовки дел к передаче в архив не забудьте поинтересоваться у исполнителей о наличии в отделе других дел данных категорий. Так как они могли завести дополнительные дела в течение года и даже не проинформировать службу делопроизводства об этом (поэтому их и нет в номенклатуре). Такие дела тоже надо включать в сдаточную опись.
Если обнаруживается отсутствие какого-либо дела, то служба делопроизводства имеет право запросить справку о причинах.
И, как правило, на этапе подготовки документов к сдаче в архив одновременно в структурных подразделениях проводится контроль правильности формирования дел и их оформления. И не только дел, готовящихся к передаче в архив, а смотрят так же как ведутся дела на стадии текущего делопроизводства. Если дел образовывается много, то знакомятся выборочно, чтобы составить представление о состоянии делопроизводства в отделе. В случае необходимости специалист архива раздает направо и налево ценные указания по устранению, улучшению и т.д.
После сдачи документов в архив проводится их научно-техническая обработка (в том числе они прошиваются в твердую обложку). При этом дела, как правило, переформировываются и оформляются в соответствии с нормативными требованиями (ведь в текущем делопроизводстве могут иметь место некие отступления от правил). Хоть данные требования понять не так уж и сложно, но, тем не менее, все попытки оформления дел специалистами отделов обычно бесполезны. Так как обработчик потом все переделывает. Во всяком случае, ему проще сделать все правильно заново, чем пытаться исправить уже сделанное.
Поэтому в структурных подразделениях на стадии подготовки дел к передаче в архив самое главное – проверить полноту отражения информации на обложке дел. Саму обложку не требуется переделывать, особенно если ее изначально при заведении дела оформили в установленном порядке. Просто посмотрите, чтобы все необходимые сведения были отражены на обложках дел (если нет, то дописать хоть ручкой). Это необходимо, чтобы во время обработки (прошивки) дел было проще разобраться и избежать ненужной суеты.
Итак, когда в сдаточную опись включены все намеченные дела постоянного и долговременного хранения, то их доставляют в помещение архива. Вся информация о составлении описи документов в архив приведена в отдельной статье (образец и порядок ее заполнения). Если принято решение о передаче в архив дел временного срока < 10 лет хранения, то такие дела можно передавать без составления описей. В этом случае допускается их учет вести по номенклатуре дел.
Законченные делопроизводством дела постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, а также по личному составу подлежат сдаче в архив предприятия для хранения и последующего использования. Их передача осуществляется только по описям дел.
Дела же временного хранения (до 10 лет включительно) могут сдаваться в архив предприятия по решению руководителя. Однако, как правило, такие дела хранятся в структурных подразделениях, в которых они были сформированы.
Подготовка дел структурного подразделения к сдаче документов в архив включает проверку оформления дел и документов каждого дела, проверку правильного формирования документов в дела и соответствие дел утвержденной руководителем номенклатуре (п.п. 5.3.2 «Правил работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций», утвержденных приказом Государственного комитета архивов Украины от 16.03.2001 № 16).
В случае выявления каких-либо недостатков работники структурных подразделений обязаны их устранить. В случае отсутствия дел структурных подразделений, указанных в описях, необходимо принять меры по их розыску, предусмотренные п.п. 4.5.4 Правил №16.
Приемка (передача) каждого дела должна осуществляться работником архива предприятия в присутствии работника структурного подразделения, сдающего документы. В конце каждого экземпляра описи дел цифрами и прописью указывается фактическое количество дел, переданных в архив предприятия, номера отсутствующих дел, дата приемки-передачи дел и подписи лиц, сдающих и принимающих дела.
Доставка дел в архив предприятия осуществляется работниками его структурных подразделений. В архиве предприятия на основании описей дел структурных подразделений составляются годовые разделы сводных описей дел предприятия согласно:
o приложению 11 к Правилам №16 – для дел постоянного хранения;
o приложению 13 к Правилам №16 – для дел длительного хранения;
o приложению 14 к Правилам №16 - для дел по личному составу.
Остановимся на составлении описи дел по личному составу. Заголовки дел описи систематизируются по номинальному признаку в такой последовательности:
o приказы по личному составу;
o списки личного состава;
o карточки учета личного состава;
o личные дела;
o лицевые счета по заработной плате (расчетно-платежные ведомости);
o трудовые книжки (невостребованные);
o акты о несчастных случаях и др.
Личные дела (личные карточки) вносятся в опись по году увольнения работника и систематизируются в алфавитном порядке фамилий.
Описи дел по личному составу предприятий, в деятельности которых не создаются документы НАФ, составляются в 2-х экземплярах, которые подписываются составителем, одобряются ЭК предприятия, согласовываются с ЭПК государственного архивного учреждения и утверждаются руководителем предприятия. (п.п. 6.4.4 Правил №16).
Как сдать документы организации в архив при реорганизации или ликвидации предприятия? Каков порядок сдачи дел в архив?
Порядок сдачи документов организации в архив, а также дальнейшее их использование после реорганизации предприятия либо его ликвидации предусматривается в приказе, другом распорядительном акте или решении о реорганизации или ликвидации.
Сдача дел в архив ликвидируемого предприятия, сроки хранения которых не истекли, входит в обязанности ликвидационных комиссий (п.п. 12.3.1 «Правил работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций», утвержденных приказом Государственного комитета архивов Украины от 16.03.2001 № 16).
В случае реорганизации предприятия с передачей его функций другому предприятию правопреемник принимает по акту документы, незавершенные в делопроизводстве реорганизуемого предприятия, и его архив. Документы, не законченные в делопроизводстве, а также оформленные в установленном порядке дела по личному составу передаются правопреемникам.
Процесс архивирования документов при ликвидации организации является обязательной процедурой. В общем порядке производится списание документов, сроки хранения которых истекли, в результате чего составляется акт на списание документов с обязательной заверкой его экспертно-проверочной комиссией государственного архива. Хранение документов бухгалтерского учета, не подлежащих уничтожению, должно осуществляться по указанному предприятием адресу до истечения сроков хранения документов бухгалтерского учета.
Обращаем Ваше внимание, что предприятие должно обеспечить хранение документов с неистекшим сроком хранения либо непроверенных органом ГНС даже в случае ликвидации организации. Документы по личному составу (приказы, ведомости начисления заработной платы, ведомости о персонифицированном учете, личные дела/ карточки сотрудников и др.), оформленные надлежащим образом и внесенные в описи дел по личному составу передаются на дальнейшее хранение в Государственный архив. Хранение документов в архиве будет осуществляться в течение 75 лет.
Вопросы для самоконтроля
1. Опишите процесс подготовки документов на архивное хранение.
Литература
1. Петрова Ю.А Секретарское дело. Настольная книга секретаря-референта (2008)//www.e-reading.link/book.php
2. Постановление Кабинета Министров ДНР от 16.10.2015 № 19-27 «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в органах государственной власти, органах местного самоуправления Донецкой Народной Республики» //dnr-online.ru
Тема 13: ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ОГРАНИЧЕННОГО ДОСТУПА.
План
1. Принципы деятельности секретаря в обеспечении защиты конфиденциальной информации.
Секретарь является ключевой фигурой в большинстве фирм по работе с самой различной информацией. Значительная ее часть является конфиденциальной и может представлять интерес для конкурентов.
Секретарь должен знать, какая информация согласно законодательству РФ никогда не является конфиденциальной и какая может быть руководством организации отнесена к коммерческой тайне, а также какими методами необходимо осуществлять защиту конфиденциальности.
Коммерческая тайна (КТ) - научно-техническая, коммерческая, организационная или иная используемая в предпринимательской деятельности информация, которая обладает реальной или потенциальной экономической ценностью и не является общеизвестной.
К коммерческой тайне относятся, прежде всего:
· идеи;
· изобретения;
· открытия;
· технологии;
· индивидуальные детали коммерческой деятельности, позволяющие успешно конкурировать;
· прибыль фирмы и т.п.
Обеспечение сохранности конфиденциальной информации требует соблюдения следующих условий:
· определение сведений, составляющих коммерческую тайну организации;
· обеспечения порядка защиты коммерческой тайны.
Согласно законодательству ДНР не является коммерческой тайной информация:
· содержащаяся в учредительных документах и документах, дающих право заниматься коммерческой деятельностью;
· содержащаяся в годовых отчетах, бухгалтерских балансах и других формах бухгалтерской отчетности;
· связанная с исчислением и уплатой налогов и других обязательных платежей в бюджет;
· по задолженности работодателей по зарплате и другим социальным выплатам;
· о наличии свободных рабочих мест;
· связанная с соблюдением экологического и антимонопольного законодательства;
· по обеспечению безопасных условий труда.
Основная цель защиты конфиденциальной информации, в том числе коммерческой тайны, состоит в том, чтобы, как говорят профессионалы, предотвратить ее утечку, то есть доступ к конкурентам.
Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:
· установление правил отнесения информации к конфиденциальным сведениям;
· разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к конфиденциальным сведениям;
· ограничение доступа к носителям информации, содержащим конфиденциальную информацию;
· ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов, содержащих конфиденциальную информацию;
· использование организационных, технических и иных средств защиты конфиденциальной информации;
· осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны конфиденциальной информации.
Допуск работника к конфиденциальной информации осуществляется с его согласия. Работодатель имеет право отказать в приеме на работу тому, кто не хочет брать на себя обязательства по сохранению коммерческой тайны.
Как и все сотрудники фирмы, секретарь должен при поступлении на работу подписать индивидуальное обязательство или договор о неразглашении коммерческой тайны и об ответственности за ее сохранность. В таком документе основными являются следующие обязательства:
· не разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну, которые будут доверены или станут известны при исполнении служебных обязанностей, в том числе в течение определенного срока после увольнения из организации;
· соблюдать доведенные до сведения сотрудника требования по защите коммерческой тайны;
· не использовать сведения, составляющие коммерческую тайну, без согласия ее владельца;
· не иметь никаких обязательств перед другими лицами и организациями.
Секретарю необходимо проявлять разумную осторожность в разговорах с потенциальными партнерами или клиентами, для которых любая информация может оказаться важной.
Секретарю часто приходится отвечать на различные вопросы. Естественно, что его поведение определяется конкретной ситуацией. На скользкие вопросы ответы должны быть уклончивы. По рекомендациям японских специалистов, самый умный ответ на подобный вопрос - «не знаю». Однако согласно нормам и правилам деловой этики для секретарей такой ответ нежелателен. Лучше порекомендовать собеседнику обратиться с этим вопросом к руководителю.
Особенно внимательно надо относиться к предметам, которые «забывают» посетители в приемной. Обычный блокнот-органайзер, «солидный» фломастер, портмоне или сверток могут оказаться техническими устройствами для подслушивания и «снятия» самой важной информации, в том числе после переговоров и ухода посетителей.
Нельзя оставлять посетителей в приемной одних, так как профессионалам ничего не стоит в течение нескольких секунд установить подслушивающее устройство или просмотреть документы.
Все оставленные или найденные предметы секретарь должен немедленно передать в службу безопасности организации. Разобраться с ними - задача специалистов,
Прежде чем получить доступ к конфиденциальным сведениям и документам, работники организации должны пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой о сохранении коммерческой тайны.
Вопросы для самоконтроля
1. В чем проявляется защита конфиденциальной информации?
2. Определите особенности работы с документами ограниченного доступа.
Литература
1. Петрова Ю.А Секретарское дело. Настольная книга секретаря-референта (2008)//www.e-reading.link/book.php
Тема 14: СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
План
1. Виды документации по личному составу.
2. Правила составления и оформления документации по личному составу.
3. Личное дело.
4. Подготовка документации по личному составу к архиву.
1. Трудовые правоотношения работодателя (организации, собственника предприятия) и работника в ДНР регулируются Трудовым кодексом. Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения подлежат документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, называют документацией по личному составу.
Документацию по личному составу (персоналу, кадрам) можно классифицировать на четыре группы:
·документация, связанная с комплектованием персонала организации;
·документация, связанная с процессом продвижения персонала по службе;
·документация, связанная с выполнением работником требований трудовой дисциплины;
·документация, связанная с прекращением трудовых отношений работников с организацией, с увольнением.
К сожалению, в последнее время сохранности документов по личному составу уделяется недостаточное внимание. Анализ, проведенный Комитетом государственной архивной службы РФ, показал, что из 1458 проверенных предприятий только 20% имеют специальное помещение для хранения таких документов. Как правило, документы рассредоточены по столам, шкафам, подсобным помещениям, находятся в бесхозном состоянии. При этом ответственные за данную работу лица часто меняются. Только в 30 организациях есть штатные единицы, отвечающие за сохранность документов по личному составу, а в 300 - не назначены даже ответственные. В результате в каждой четвертой из проверенных организаций обнаружена частичная или полная утрата документов. Проверка 20 уже приватизированных предприятий Новосибирска показала, что они практически остались без архива.
Работники, отвечающие за документацию по личному составу, обязательно должны знать Трудовой кодекс. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.
К документам по личному составу относятся:
·заявления о приеме, увольнении, переводе, трудовые договоры;
·приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе);
·трудовые книжки;
·личные дела;
·личные карточки формы Т-2;
На основании Трудового кодекса при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:
1) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
2) трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
3) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
4) документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
5) документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.
Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными законами, указами и постановлениями.
2 Правила составления и оформления документации по личному составу
Первым делом при приеме на работу работник пишет заявление о приеме на работу. В заявлении должны быть указаны название организации, фамилия руководителя организации, должность, о которой просит заявитель, структурное подразделение и условия приема. Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется. При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (или анкета) и составляется автобиография.
На заявление о приеме на работу проставляются визы лиц, участвующих в рассмотрении вопроса о приеме работника на данную должность.
В том случае, если работодатель удовлетворен кандидатурой работника, между ними заключается трудовой договор (контракт), издается приказ (распоряжение) о приеме на работу.
Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.
Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).
При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором.
«Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя» (ТК).
Ответственность за надлежащее выполнение порядка заключения трудового договора во всех случаях несет работодатель. При нарушении установленных ТК и иными законами обязательных правил при заключении трудового договора, если это нарушение исключает возможность продолжения работы, трудовой договор подлежит прекращению.
При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.
Согласно ТК трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.
Трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, считается заключенным, если работник приступил с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе. При заключении трудовых договоров с отдельными категориями работников законами и иными нормативными правовыми актами может быть предусмотрена необходимость согласования возможности заключения трудовых договоров либо их условий с соответствующими лицами или органами, не являющимися работодателями по этим договорам, или составление трудовых договоров в большем количестве экземпляров.
В трудовом договоре указываются:
·фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица), заключивших трудовой договор.
Существенными условиями трудового договора являются:
·место работы (с указанием структурного подразделения);
·дата начала работы;
·наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция;
·права и обязанности работодателя;
·характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;
·режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);
·условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
·виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.
В трудовом договоре могут предусматриваться условия об испытании, неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной), об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств работодателя, а также иные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с настоящим Кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.
Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.
Они являются важнейшими документами, составляемыми в процессе документирования функций кадровой службы предприятия. Приказами оформляются: прием, перевод и увольнение работников; предоставление им отпусков и командирование; изменение условий и оплаты труда, присвоение разрядов и изменение анкетно-биографических данных; поощрения и наложение взысканий.
Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление работника, контракт, докладная записка руководителя структурного подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт (например, о нарушении дисциплины), служебное письмо другой организации с запросом на перевод работника, свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии работника.
Приказы по личному составу оформляются и ведутся строго от приказов по основной деятельности. Тексты большинства приказов по личному составу не имеют констатирующей части и глагола «ПРИКАЗЫВАЮ», как это принято в приказах по основной деятельности. Поэтому кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия: «ПРИНЯТЬ», «НАЗНАЧИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ», «ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ», «ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК», «КОМАНДИРОВАТЬ». Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями КЗОТ. Постоянной информацией для любого кадрового приказа является указание распорядительного действия (уволить, премировать, перевести), фамилии и инициалы работника (имени и отчества полностью - при приеме на работу), должности и структурного подразделения (если предприятие имеет структурные подразделения), даты вступления в силу данного пункта приказа (если она не совпадает с датой регистрации приказа).
Приказы по личному составу обязательно регистрируются (отдельно от приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы используют книгу (журнал) регистрации (при сравнительно небольшом количестве кадровых приказов, издаваемых в течении календарного года) или регистрационные карточки (при больших массивах приказов для удобства справочно-поисковой работы). В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание, кем подписан приказ. С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется индексировать (нумеровать) их по следующему правилу: к порядковому номеру приказу добавляется буквенное обозначение (чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности). Целесообразно ввести разные буквенные обозначения для разных по содержанию кадровых приказов, например: № 28/к - приказ о движении кадров (прием, перевод, увольнение, изменение кадровой информации), № 12/км - о командировании, № 45/о - об отпуске, № 32/п - о поощрении.
Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях), фиксируется в трудовых книжках.
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
При приеме на работу трудовую книжку представляют лицу, ведущему документацию по персоналу предприятия. На работника, поступающего на работу впервые и проработавшего в организации свыше пяти дней, оформляется трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. Записи в трудовой книжке производятся на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию.
На титульном листе трудовой книжки указываются фамилия, имя и отчество работника полностью, без сокращения. Дата рождения в трудовой книжке должна содержать число, месяц и год.
Сведения об образовании (среднее, среднее специальное или высшее) и специальности или профессии указываются на основании документов: аттестатов, дипломов, сертификатов, справок (если образование незаконченное высшее).
На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она была впервые заполнена.
Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.
Все записи в карточках делаются на основании документов, предоставленных работником. На основании паспорта в разделе I «Общие сведения» указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, номер, серия паспорта, когда и кем выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указывают на основании записей в трудовой книжке. Для заполнения раздела II «Сведения о воинском учете» данные берутся из военного билета работника.
В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и личная подпись работника.
На оборотной стороне карточки содержатся разделы III «Прием на работу и переводы на другую работу», IV - «Аттестация», V - «Повышение квалификации» и VI - «Профессиональная переподготовка» и др. В разделе X «Дополнительные сведения» записываются данные о повышении квалификации, знании иностранного языка, второй специальности, инвалидности и т.п.
Наиболее важными являются разделы, касающиеся назначения и перемещения и даты и причины увольнения. Записи в этих разделах должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. В разделе о назначении и перемещении в конце каждой записи должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка.
При увольнении работника в карточке проставляются дата и номер приказа, указываются причины увольнения.
Эти сведения должны заполняться с особой тщательностью, так как они нередко служат основанием для Подтверждения трудового стажа работника.
Заполняются личные карточки рукописным или машинописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом фирмы, или секретарем-референтом. Все записи должны быть без сокращений. Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту.
На многих предприятиях личные карточки работников ведут с помощью ПК.
3. Личное дело - это совокупность документов содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но чаще всего - на руководителей и ведущих специалистов (при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки формы Т-2). Предприятие вправе само решить вопрос о том, какие документы (личные карточки или личные дела) заводить на сотрудников.
В состав личного дела должны входить следующие документы:
·внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
·анкета или личный листок по учету кадров;
·автобиография или резюме;
·копии документов об образовании;
·копии документов об утверждении в должности;
·копии характеристик;
·трудовой договор;
·копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;
·дополнение к личному листку по учету кадров;
·справки и другие документы, относящиеся к работнику.
Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов в деле, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.
Анкета или личный листок по учету кадров содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Она заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. При ее заполнении используются
·паспорт;
·трудовая книжка;
·военный билет;
·документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);
·документы об имеющихся изобретениях.
В графе «Образование» анкеты или личного листка применяются формулировки: «среднее (полное, общее)», «неполное начальное профессиональное», «среднее профессиональное», «незаконченное высшее профессиональное» - в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника.
Графа «Выполняемая работа с начало трудовой деятельности» заполняется на основании трудовой книжки. В этой графе фиксируется также обучение в учебном заведении, предшествующее трудовой деятельности.
В графе «Семейное положение» используются следующие формулировки: «женат» («замужем»), «разведен(а)» «вдовец» («вдова»), «холост» («не замужем»), после чего перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (отец, мать, жена, муж, сын, дочь). При этом указываются фамилия, имя, отчество, год рождения каждого члена семьи.
4. Часть этих документов в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень), имеет долговременный (свыше 10 лет) срок хранения. Перечень является основным нормативным документом для определения сроков хранения управленческой документации, в состав которой входят документы по личному составу и отбора их на дальнейшее хранение и уничтожение. Действие статей Перечня для данной категории документов распространяется на организации всех форм собственности.
К документам по личному составу, имеющим долговременный срок хранения, относятся:
·распорядительные документы (приказы, распоряжения, записки, заменяющие приказы по личному составу, постановления и др.);
·списки личного состава, в том числе списки работников, занятых на производстве с вредными условиями труда;
·карточки по учету личного состава, в том числе временных работников (форма Т-2);
·личные дела;
·лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
·акты о несчастных случаях, связанных с производством;
·тарификационные ведомости;
·табели и наряды работников вредных профессий;
·трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел;
·протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;
·протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий;
·документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников организации к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий;
·списки работников, уходящих на льготную пенсию;
·штатные расстановки;
·книги (карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников.
Срок хранения указанных документов в соответствии с Перечнем - 75 лет. Исключения составляют:
·акты о несчастных случаях, связанных с производством - 45 лет;
·тарификационные ведомости - 25 лет;
·протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет - 15 лет;
·протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий - 15 лет;
·списки работников, уходящих на льготную пенсию, - 50 лет;
В течение установленных сроков организация обязана обеспечивать их сохранность и предоставлять гражданам и организациям в установленном законодательством порядке информацию и сведения, содержащиеся в этих документах.
Подготовка документов по личному составу к длительному хранению начинается на стадии составления номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве.
В конце каждого года в учреждении составляется сводная номенклатура дел на будущий год, соответствующим разделом в которую включаются документы кадровой службы. Документы раздела кадровой службы представляют собой систематизированный перечень заголовков всех дел, заводимых в процессе ее деятельности, с указанием сроков хранения. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов, формирования их в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения.
Сроки хранения документов определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее - Типовой перечень).
Номенклатура дел является основной для составления описей, в том числе и на документы по личному составу.
При формировании документов в дела необходимо соблюдать следующие основные требования:
·помещать в дела только исполненные, правильно оформленные документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела по номенклатуре дел;
·включать в дело по одному экземпляру документа;
·группировать в дело документы одного календарного года (исключение составляют личные дела);
·помещать вместе все документы, относящиеся к одному вопросу;
·дело не должно содержать более 250 листов при толщине не более 4 сантиметров.
Запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.
Документы группируются в дела таким образом, чтобы они последовательно в логическом порядке освещали определенные вопросы. Как правило, документы располагаются в делах в хронологической последовательности.
Рассмотрим в качестве примера формирование распорядительной документации по личному составу - приказы.
Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.
В соответствии с Типовым перечнем приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.
К приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы о приеме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, длительных отпусках по уходу, длительных командировках. К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся: приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках.
Практика использования документов по личному составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела по вопросам деятельности. Например, отдельно группировать в дела приказы о приеме, увольнении, перемещении работников, то есть приказы, связанные с их трудовым стажем, и отдельно приказы о премировании, поощрении и т.д., то есть приказы, в которых содержатся сведения о заработной плате. При этом в каждом деле приказы имеют свою самостоятельную валовую нумерацию.
Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы по личному составу формируются в дела в пределах одного календарного года в хронологическом порядке и с относящимися к ним приложениями.
В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций распорядительные документы группируются в дела по видам, не допускается формировать в одно дело приказы и распоряжения с единой нумерацией. То есть приказы, распоряжения, указания группируются в самостоятельные дела со своей нумерацией.
Лицевые счета по заработной плате сотрудников формируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий.
По истечении одного года после завершения формирования дел в делопроизводстве проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив учреждения. В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций в архив поступают документы, в том числе по личному составу, не позднее чем через три года после завершения их формирования в делопроизводстве.
Дела передаются в архив в упорядоченном состоянии по сдаточной описи. Документы по личному составу выделяются в отдельную группу, систематизируются обособленно и включаются в самостоятельную опись.
Подготовка документов к длительному хранению включает в себя:
·проведение экспертизы ценности документов;
·оформление дел;
·составление описей и научно-справочного аппарата к ним (указателей, оглавлений).
При проведении экспертизы ценности документов в кадровой службе проводится отбор дел с долговременным сроком хранения (свыше 10 лет) для передачи в архив учреждения, выделение к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.
Отбор документов для дальнейшего хранения происходит путем проведения полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел. При этом из дел изымаются лишние копии экземпляров документов или документы, не относящиеся к вопросам, по которым было сформировано дело; учитывается правильность оформления документов.
Оформление дел предусматривает систематизацию документов в деле, подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов.
Документы в делах, содержащих приказы, распоряжения по личному составу, пересистематизируются в хронологической последовательности: в начале дела должны располагаться приказы (распоряжения) за январь, потом за февраль и т.д.
Подшивка сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.
Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками. При этом, учитывая интенсивность использования документов по личному составу по социально-правовым запросам граждан и учреждений, при выполнении переплетных работ, подшивке дел следует использовать картон высокого качества, имеющий повышенную плотность. Документы подшиваются, переплетаются так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста.
При наличии в личном деле невостребованных личных документов (удостоверений, свидетельств, трудовых книжек, военных билетов и т.п.) они вкладываются в конверт, который вместе с другими документами подшивается в дело. В начале каждого дела вкладывается чистый лист бумаги, в конце - лист-заверитель по установленной форме.
В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, количество листов внутренней описи дела. Не допускается вынесение заверенной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела. После чистого листа в начало дела подшивается внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись составляется к личным делам по установленной форме.
Внутренняя опись составляется для учета документов дела, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем, указывается должность составителя и расшифровка подписи.
Изменения состава документов личного дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и т.п.) заносятся в графу «Примечание» со ссылками на соответствующие документы, на основании которых произошло изъятие, дополнение, замена копиями и т.п. В случае значительных изменений в составе личного дела, итоговая запись к внутренней описи дела и заверенная надпись дела пересоставляются.
Ошибки при ведении кадровой документации не просто выражают неуважение к сотрудникам, но и являются нарушением требований трудового законодательства.
Вопросы для самоконтроля
1. Что такое кадровая документация?
2. Порядок формирования личного дела.
3. Формирование распорядительной документации по личному составу.
Литература
1. Петрова Ю.А Секретарское дело. Настольная книга секретаря-референта (2008)//www.e-reading.link/book.php
2. Постановление Кабинета Министров ДНР от 16.08.2016 № 10-21 «О трудовых книжках» //dnr-online.ru
Тема 16: ОСНОВЫ РАБОТЫ С ИЗДАНИЯМИ, ПУБЛИКАЦИЯМИ В СМИ, СПЕЦИАЛЬНОЙ ЛИТЕРАТУРОЙ, ИНТЕРНЕТ-РЕСУРСАМИ.
План.
1. Работа с текстами документов.
2. Особенности работы с ведомственными изданиями.
3. Составление отчетов.
4. Информационно-справочная работа.
Интернет для секретаря. Основные понятия
• Web браузер – позволяет пользователю читать размещенные в Интернете текстовые файлы, но что представляется более важным, предоставляет доступ к графической информации (демонстрация графического Web-сайта);
• Netscape – Web-браузер, разработанный компаний Netscape Co.;
• Internet Explorer – Web-браузер, разработанный компаний Microsoft;
• Указатель-линк – связывает как целые документы, так и отдельные части одного документа. Чтобы перейти от одного документа к другому достаточно курсором мыши щелкнуть на указатель-линк;
• Интернет-страница – может создаваться как для организации, так и для отдельно взятого лица;
• HTML – язык, на котором пишутся все Интернет-страницы и создаются указатели-линки;
• URL – указывает точное местонахождение любого источника информации, опубликованного в Интернете;
• Поисковые программы – позволяют искать документы, чьи заголовки и содержание соответствуют ключевым словам, на которых базируется поиск.
• Cookie – небольшой текст, который используется в веб-сайтах для записи посетителей. Когда вы посещаете сайт, cookie сохраняется на вашем жестком диске, и это позволяет сайту опознать вас, когда вы снова заглядываете в него. Cookie также сообщает сайту названия нескольких последних сайтов, в которые вы заходили, и каким типом браузера вы пользуетесь. Это удобно, например, если вы зарегистрировались в сетевом магазине, то cookie выдаст вам конкретные детали и вам не придется печатать их каждый раз. Однако, следствием этого может быть получение вами нежелательного письма (спама). Если вас это беспокоит, то вам следует настроить ваш браузер не принимать cookie. Для этого надо проконсультироваться в инструкции по эксплуатации.
Наиболее популярные поисковые программы
• AltaVista – считается самой большой поисковой программой (более 30 млн. проиндексированных документов). Поиск по ключевым словам и даже фразам, заключенным в кавычки;
• Yahoo – первый Интернет-справочник, создатели которого предприняли попытку проклассифицировать публикуемые документы, разделив их по отраслям знаний: Искусство; Бизнесе; Наука; Здравоохранение; Медицина, пр.;
• Excite — поисковая программа, в основу которой заложен концептуальный поиск информации;
• WebCrawler – программа, осуществляющая поиск информации в семи других поисковых программах одновременно;
• Yandex — русскоязычная поисковая программа; • Rambler— русскоязычная поисковая программа, которая обладает удобной системой поиска и выдачи найденной информации;
• Aport — русскоязычная поисковая программа, особенностью которой является то, что в запросах можно использовать слова в любой грамматической форме.
Рабочее окно программы Internet Explorer
После запуска программы, на экране появится окно программы Internet Explorer. Eго элементами являются:
Заголовок окна – стандартный заголовок Windows, в котором отображается название текущей открытой Web-страницы и название программы, в нашем случае Microsoft Internet Explorer. Этот заголовок не отличается от заголовка любого другого окна в Windows. В правой части Заголовка окна расположены кнопки, предназначенные для стандартных действий с окнами в операционной системе Windows.
Под заголовком располагается Меню. С его помощью вы можете выбрать любую команду программы Internet Explorer. Ниже Меню находится Панель инструментов. На этой панели расположены кнопки, обозначающие различные действия, которые можно выполнять в процессе работы. Кнопки, обозначающие действия, которые в данный момент выполнить нельзя, становятся серыми значками, и на них невозможно нажать.
Под полосой Панели инструментов расположено Поле для ввода адреса страницы, которую Вы хотите просмотреть. Центральная часть окна программы представляет собой Рабочую область и предназначена для отображения открытой в настоящий момент Web-страницы. Вертикальная и горизонтальная полосы прокрутки появляются, если эта страница не помещается в отведенное для нее поле просмотра, и это позволяет просматривать Web-страницу по частям.
Строка состояния предназначена для индикации тех действий, которые в данный момент выполняет программа Internet Explorer. Например, в строке состояния могут появляться сообщения: Готово; Поиск узла; Ожидание ответа.
Прогресс-индикатор представляет собой поле, расположенное правее Строки состояния внизу рабочего окна. Заполнение этого поля информирует о том, как выполняется операция, занимающая достаточно длительное время, например загрузка изображения, если текущая Web- страница содержит графическую информацию.
Основные принципы работы с программой Internet Explorer
При работе с сетью Интернет одним из главных понятий является понятие Web-страницы. При этом под страницей понимают документ, который содержит в себе кроме текста еще и изображения, звуковое сопровождение и даже видео. Кроме того, Web-страница может содержать ссылки на другие страницы или адреса электронной почты, которые обычно выделяются и/или цветом, и/или подчеркиванием.
Как и в большинстве программ, работа Internet Explorer начинается с загрузки на рабочий компьютер начальной или Домашней страницы. По умолчанию, этой страницей является страница фирмы Microsoft (http://home.microsoft.com). При желании в качестве Домашней можно назначить любую Web-страницу.
В процессе работы можно прервать процесс загрузки Web-страницы на рабочий компьютер. Для этого необходимо нажать кнопку Стоп.
Если нажать кнопку Обновить, то текущая Web-страница будет заново загружена из сети (например для того чтобы узнать текущий курс доллара). Это может быть полезным для просмотра страницы, загрузка которой была прервана кнопкой Стоп. Для отображения других Web-страниц нужно или ввести в Поле адреса новый адрес (например, http://www.fsu.edu), или указателем мыши выбрать интересующую вас ссылку в текущей Web– странице и щелкнуть на нее мышью. Обратите внимание, что проходя над ссылкой в тексте Web-страницы, курсор мыши меняет свою форму на стилизованное изображение пальца руки, а в строке состояния будет отображен адрес перехода, соответствующий ссылке.
Сохранение информации из Интернета
После того, как адрес задан, происходит поиск Web-страницы в сети Интернет и ее загрузка. Можно сохранить эту страницу на рабочем компьютере для дальнейшего использования с помощью команды Файл _ Сохранить как. Далее можно перейти на следующую Web- страницу.
Так же сохранить можно и с помощью буфера обмена. Выделить диапазон, скопировать, открыть Word, вставить.
Чтобы сохранить картинку, нужно щелкнуть правой кнопкой мыши по картинке и выбрать Сохранить рисунок как.
Таким образом, работа с программой Internet Explorer представляет собой перемещение по паутине ссылок на различные Web-сайты в Интернете. Для облегчения такого перемещения можно воспользоваться кнопками Назад и Вперед. Для перехода на Домашнюю страницу пользуйтесь кнопкой Домой.
Программа Internet Explorer запоминает адреса, введенные с клавиатуры в поле Адреса. Кнопка с правой стороны поля ввода адреса поможет выбрать из списка нужный вам адрес. Кроме этого на панели инструментов есть кнопки Избранное и Журнал.
Кнопка Избранное (или выбрать из главного меню Избранное) позволяет запомнить адрес конкретное страницы и занести его в память для последующего обращения к ней. Чтобы создать закладку, следует, находясь на нужной странице выбрать в меню Добавить в «Избранное». Здесь можно изменить название ссылки, поместить ссылку в определенную папку, создать новую папку. Чтобы открыть страницу из закладок, нужно нажать на одноименную кнопку на панели.
Кроме того можно Упорядочить «Избранное»: переложить ссылку в папку, переименовать, удалить.
Когда вам нужно вернуться к недавно просмотренному документу в Сети, поможет журнал посещений. Журнал хранит все адреса страниц в Интернете, которые вы посетили за последнее время. Адреса объединяются по неделям и дням. Удалить записи из Журнала можно нажав кнопку Delete.
Печать из Интернета
Чтобы распечатать всю страницу из Интернета выбрать Файл * Печать, или кнопку Печать из Интернета. Чтобы распечатать всю страницу из Интернета выбрать Файл * Печать, или кнопку Печать на панели инструментов. Но если вам нужно распечатать только часть__ страницы необходимо: выделить нужный диапазон, Файл – Печать и в окне Печать, поставить Выделенный фрагмент на панели инструментов. Но если вам нужно распечатать только часть страницы необходимо: выделить нужный диапазон, Файл – Печать и в окне Печать, поставить Выделенный фрагмент.
Работа с FTP
Интернет – это не только Web-страницы – вы можете пользоваться огромными файловыми архивами (библиотеками), которые находятся на FTP-серверах. Доступ к ним – через специальные программы-клиенты FTP или браузер Internet Explorer.
Адреса FTP-серверов обычно начинаются с букв ftp (а не www), а для доступа к ним используется протокол ftp:// (а не http://). Когда вы входите на FTP-сервер, окно браузера начинает напоминать окно «Мой компьютер» – появляются значки и имена папок и файлов. Но эти папки обладают всеми свойствами ссылок. Любую из них можно открыть в текущем или новом окне браузера. Внутри папок, как и следовало ожидать, вы увидите ссылки на файлы. Щелчок мышью на ссылке с именем файла повлечет загрузку данного файла на жесткий
диск вашего компьютера.
Сохранение рисунков и текста из Интернета
Любой рисунок или графическое изображение с загруженной Web-страницы можно сохранить на жестком диске в виде файла. Для этого необходимо щелкнуть на нужном рисунке правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт Сохранить рисунок как … Откроется окно сохранения файла, в котором можно выбрать диск и папку для записи файла.
Можно сохранить также любой фрагмент текста загруженной Web-страницы. Для этого необходимо выделить нужный текст, протащив по нему мышь с нажатой кнопкой и скопировать его в Буфер обмена Windows (Правка —> Копировать). Затем текст из Буфера обмена можно с помощью обычных приемов вставить в любой текстовый документ в любом текстовом процессоре или редакторе.
Размер шрифта
Можно изменять размер шрифта, которым отображается текст на Web-странице. В Internet Explorer для этого следует в меню Вид выбрать пункт Размер шрифта. Затем надо выбрать размер шрифта в открывающемся меню.
Зеркала
Путешествуя по Web, вы однажды столкнетесь с понятием зеркало (mirror). Дело в том, что популярным Web-сайтам приходится выдерживать тысячи и даже десятки тысяч обращений в день. Для снижения нагрузки создаются полные или почти полные копии таких сайтов на других серверах Сети. Эти копии называются зеркалами исходного сайта. В принципе, желательно, конечно, выбирать то зеркало, которое ближе всего к вам географически. В России создаются также зеркала популярных зарубежных сайтов. Так, например, у сайта TUCOWS (www.tucows.com), на котором располагается самое разнообразное программное обеспечение, наверное, больше сотни зеркал по всему миру, и в том числе есть и российские. Если вы хотите зайти на сайт TUCOWS, то вам предлагают сначала выбрать регион, а затем сервер в этом регионе.
7.3.2. Электронная почта
Почта на Яндексе
Письма
Все написанные и полученные пользователем письма почтовая программа раскладывает по папкам.
Входящие – содержит поступившие электронные письма;
Отправленные – содержит отправленные электронные письма, если стоит галочка в окне Сохранить копию письма при отправке;
Удаленные – хранит те поступившие электронные письма, которые после прочтения были удалены. Это своего рода «корзина».
Рассылки – в нее автоматически складываются письма, которые были одновременно разосланы большому числу пользователей. Все сообщения, попавшие в нее, могут быть удалены через две недели
Черновики – содержит заготовки электронных писем, которые еще не готовы к отправке.
Спам – нежелательное письмо. Получив его, вы будете недоумевать, как отправителю такого послания удалось раздобыть ваш адрес. Как указывалось выше, его можно получить через cookie, или иным путем, примерно так же, как и нежелательное сообщение по почте, факсу или телефону, что бывает реже. При входе в почту, открывается папка Входящие и вы увидите список поступивших писем с указанием: от кого, тема, дата, размер. Чтобы прочитать полученное письмо нужно нажать ссылку (тема).
При написании писем удобно пользоваться Адресной книгой. В ней хранятся часто используемые адреса. Это удобно для рассылки писем по отобранным адресам. В адресной книге вы можете добавить, написать, удалить запись. Внести запись – Добавить – заполняете поля имя, эл. адрес (они обязательны), телефон, день рождения, любой комментарий и нажимаете Добавить.
Тело письма по аналогии с обычным письмом – листы бумаги, которое вкладывают в конверт. Наберите текст письма в нижней области окна. Можно вставить готовый текст из Word’а – выделить текст, скопировать через буфер обмена, перейти в электронную почту и вставить в тело письма (Правка – Вставить).
В Яндексе вы можете проверить орфографию (кнопка Проверить), перевести русские буквы в латинские (транслитерация – Translit). В помощь вам на почте Яндекса есть словарь (Словарь Лингво). Если требуется вложить в письмо файл, их можно Присоединить к вашему письму (не больше 3-х). Нажмите кнопку Обзор – появится окно Выбор файла. Вы выбираете тот файл, который вам необходим и либо 2 раза щелкаете мышкой по нему, либо выделяете его и нажимаете Открыть. Имя файла будет занесено в одну из строк поля Присоединить – файл вложен.
Если вы хотите сохранить ваше письмо в папке Отправленные поставьте галочку в окне Сохранить копию письма при отправке. Если вы не готовы отправить это письмо сохраните его в Черновике – нажмите кнопку Сохранить как черновик. Когда вы уже все заполнили, письмо нужно отправить – нажать кнопку Отправить. После этого появится надпись, что ваше сообщение отправлено.
Ответить на письмо.
Чтобы ответить на конкретное письмо – необходимо из папки Входящие выбрать нужное и открыть. Затем на панели выбрать Ответить. Если нужно ответить как автору письма, так и всем адресатам, которым были разосланы его копии, выдайте команду Ответить всем.
Пересылка письма
Если вы хотите, чтобы полученное письмо прочитали другие лица, перешлите его им, не набирая это письмо заново. Выбрать из папки Входящие нужное и открыть. Выберите команду Переслать. Откроется окно Написать письмо. В окне будет содержаться пересылаемое письмо. Заполните заголовок письма; если требуется, внесите в него свои комментарии и отправьте.
При неформальной переписке по электронной почте допускается использование так называемых Emoticons. Это схематическое изображение человеческого лица для передачи эмоций (Smileys) и слова, сформированные из первых букв словосочетаний, которое оно заменяет (акронимы).
Smileys
:) – улыбка;
;) – подмигивание;
:(– хмуриться;
:– D – смех;
:– X без комментария;
: (– плач;
:-> – сарказм;
